بایگانی دسته: اتوماسیون اداری

پیامک

سرویس پیامک، جهت دریافت مکتوبات و مشاهده یادآوری‌های مورد نیاز، از طریق پیامک و بر روی تلفن همراه طراحی شده است. همچنین به کمک این سرویس افراد می‌توانند با استفاده از کد ره‌گیری آخرین وضعیت مکتوبات خود را در سازمان پیگیری نمایند.

ویژگی‌های سرویس پیامک
مزیت توضیحات
ارسال و دریافت یادآور
  • ارسال یادآور به محض دریافت مکتوبات
  • امکان ارسال یادآوری دعوت به جلسه
  • عدم نیاز به اتصال به شبکه جهت مشاهده یادآوری‌های شخصی
  • امکان دریافت و ارسال یادآور در هر زمان و از هر نقطه جغرافیایی
پیگیری آسان مکتوبات
  • امکان پیگیری مکتوبات از راه دور توسط کد ره‌گیری

ایمیل

سرویس ایمیل، یکی دیگر از سرویس‌های زیرساخت حوزه اتوماسیون اداری مجموعه نرم‌افزاری «دیدگاه» است که دسترسی مستقیم به ارسال و دریافت نامه از طریق پست الکترونیک را فراهم می‌کند. با توجه به یکپارچگی این سرویس با دیگر بخش‌های این مجموعه، نیاز با خروج از سیستم و ورود به رابط کاربری نرم‌افزار دیگری نیست. سیستم ایمیل به شما این امکان را می‌دهد تا ایمیل‌های شخصی را نیز مدیریت نموده و در انجام کار خود تمرکز و هماهنگی را حفظ نمایید.

ویژگی‌های سرویس ایمیل
مزیت توضیحات
امکانات ارسال و دریافت ایمیل
  • ویرایشگر چند زبانه قوی
  • دریافت و پخش خودکار Email ها
  • ارسال Email و پیام داخلی هم زمان
  • پشتیبانی از حساب‌های پست الکترونیک متعدد
  • امکان ارسال به چند گیرنده همزمان
  • امکان کنترل حجم پیوست‌های ایمیل
  • منطبق بر پروتکل‌های POP3 و IMAP
  • پاسخگوی خودکار
تسهیل در فرآیند مکاتبات
  • امکان تبدیل ایمیل به نامه در انتظار
  • امکان تبدیل ایمیل به نامه دریافتی
  • امکان تبدیل ایمیل به پیام
  • امکان تبدیل ایمیل به نامه داخلی

فکس

با استفاده از سیستم فکس به عنوان یکی از سرویس‌های زیرساخت حوزه اتوماسیون اداری مجموعه نرم‌افزاری «دیدگاه»، امکان متمرکز سازی فرآیند ارسال و دریافت نمابرهای سازمان فراهم می‌شود. به این ترتیب با استفاده از امکان ارسال فکس به صورت الکترونیکی، نیاز به نصب و راه‌اندازی دستگاه‌های نمابر متعدد در بخش‌های مختلف سازمان حذف و هزینه‌های وابسته به آن کاهش می‌یابد. با کمک این سیستم، ارسال نامه به خارج از سازمان بدون استفاده از کاغذ امکان‌پذیر و سوابق نامه‌های ارسال‌شده کنترل و پیگیری شود.

ویژگی‌های سرویس فکس
مزیت توضیحات
گردش الکترونیکی فکس‌ها
  • گردش کاملاً الکترونیک فکس‌های دریافتی و ارسالی در سازمان
  • امکان ارسال فکس به صورت گروهی
  • امکان ارسال انواع فایل
  • تعیین زمان و اولویت ارسال
  • امکان ارسال مستقیم نامه‌ها توسط نرم‌افزار فکس
پیگیری
  • امکان پیگیری ارسال و یا عدم ارسال فکس
  • امکان اطلاع از دلیل عدم ارسال فکس
  • امکان پیگیری فکس‌های دریافتی سازمان
  • امکان جستجوی فکس‌ها براساس TSID و Caller ID
تسهیل در ارسال مکتوبات
  • امکان ارسال مکتوبات به خارج از سازمان بدون نیاز به تهیه پرینت
  • امکان تعیین زمان‌بندی جهت ارسال خودکار فکس
  • امکان پشتیبانی از خطوط متعدد فکس در نقاط مختلف جغرافیایی
  • امکان اتصال به دیدگاه از خارج از سازمان و ارسال مکتوبات از طریق فکس سازمان
کنترل دسترسی‌ها
  • امکان اعمال دسترسی جهت محدود کردن دسترسی دریافت و ارسال فکس‌های محرمانه
  • امکان مجزا سازی فکس‌های دبیرخانه‌های مختلف

مدیریت اسناد

پراکندگی اطلاعات یکی از مشکلات همیشگی سازمان‌ها و تأسیس آرشیوی متمرکز از اسناد، فایل‌ها و اطلاعات از دغدغه اصلی آن‌ها است. سیستم مدیریت اسناد به شما این امکان را می‌دهد تا اسناد، اطلاعات، فایلها و مدارک مختلف را با حفظ محدوده‌های امنیتی ذخیره نمایید. همچنین با تعریف فیلدهای اطلاعاتی پویا بر روی اطلاعات ذخیره‌شده، قابلیت جستجوی و گزارش‌گیری گسترده‌ای را در اختیار کاربر قرار می‌دهد.

ویژگی‌های نرم‌افزار مدیریت اسناد
مزیت توضیحات
آرشیو مستندات به صورت سازمانی و یا شخصی
  • دسترسی همه کاربران به امکانات آرشیو اطلاعات و اسناد
  • دسترسی به اطلاعات ذخیره‌شده از هر نقطه و در هر زمان
  • امکان تعریف ساختار آرشیو مستندات
  • امکان تعریف اطلاعات تکمیلی با ساختار قابل تعریف برای انواع اسناد و مدارک
اشتراک و کنترل دسترسی افراد به اطلاعات
  • ایجاد بستر مناسب جهت ایجاد Enterprise Information Portal در سازمان
  • امکان همکاری چند کاربر برای تکمیل یک مستند
  • اشتراک‌گذاری فایل‌ها و مستندات سازمان با رعایت سطح و نوع دسترسی
  • ذخیره و نگهداری متمرکز اطلاعات متنوع تولیدشده توسط منابع مولد اطلاعات
  • امکان مدیریت ویرایش فایل‌ها
جستجو و دستیابی سریع به اطلاعات
  • آرشیو کامل ویرایش‌ها و نسخ قدیمی هر مستند
  • جستجوی کامل متن و کلیدواژه
  • گزارش‌گیری پویا بر روی فیلدهای اطلاعات تکمیلی
  • دسترسی به اطلاعات نگهداری شده از هر نقطه و در هر زمان

مدیریت کارها

سیستم «مدیریت کارها»، ابزاری موثر در مدیریت پروژه‌های سازمان است. با کمک این سیستم مجموعه وظایفی که توسط کاربران و منابع مختلف ایجادشده و تخصیص می‌یابد، کنترل و روند اجرای آن‌ها مدیریت می‌شود. این وظایف، شامل کارهای ایجادشده به واسطه مصوبات جلسات، کارهای اختصاص‌یافته از سوی مدیران و همکاران و یا کارهای شخصی تعریف‌شده توسط خود کاربر است. اطلاعات کارها و اقدامات ثبت‌شده در سیستم، با توجه به سطوح دسترسی کاربر قابل جستجو، گزارش‌گیری و ره‌گیری است. امکاناتی نظیر درج و گزارش‌گیری از درصد پیشرفت کار و تعداد نفر ساعت هزینه شده و دیگر اطلاعات مورد نیاز جهت مدیریت پروژه‌ها و توزیع بهینه منابع را در اختیار مدیران سازمان‌ها قرار می‌دهد.

ویژگی‌های نرم‌افزار مدیریت کارها
مزیت توضیحات
ارتباط با سیستم تقویم و جلسات
  • امکان تخصیص کار به کاربران به واسطه مصوبات جلسات
سازمان‌دهی کارها
  • امکان ارجاع کار به کاربر دیگر
  • امکان اولویت‌بندی کارها
  • ایجاد کار جدید بر پایه کارهای تعریف‌شده
تعریف پیشرفت پروژه
  • امکان پیگیری کارهای تعریف‌شده، اقدامات انجام‌شده و اطلاع از درصد پیشرفت کار
ره‌گیری آخرین وضعیت
  • ارسال یادآور خودکار، در صورت پیشرفت و یا هرگونه تغییر در وضعیت کار
تهیه گزارش کار
  • امکان گزارش‌گیری از کارهای شخصی بر اساس کلیه فیلدهای اطلاعاتی
  • گزارش میانگین زمان پیش‌بینی‌شده و زمان انجام واقعی کار

مدیریت تقویم و جلسات

با استفاده از این سیستم شما می‌توانید از مزیت مدیریت موثر زمان و جلسات برخوردار شوید. این سیستم با امکانات متنوع، انجام تمامی فعالیت‌های مرتبط با فرآیند برگزاری جلسات از برنامه‌ریزی زمان جلسه تا ارسال دعوت‌نامه و دستور جلسه و در نهایت ثبت صورت جلسات و پیگیری مصوبات آن را امکان‌پذیر می‌سازد. این سیستم، ابزاری موثر به منظور نگهداری آرشیو اطلاعات سوابق و مصوبات جلسات سازمان‌ها است.

کلیه مراحل مربوط به تشکیل یک جلسه، از رایزنی‌های پیش از جلسه، تعیین دبیر جلسه، جستجوی زمان آزاد برای تشکیل جلسه و ورود اطلاعات دستور جلسات گرفته تا مسائل پس از تشکیل جلسه مانند تخصیص وظایف مرتبط با صورت‌جلسه و تبدیل صورت‌جلسه به نامه در این سیستم تحت پوشش قرار می‌گیرد.

ویژگی‌های نرم‌افزار تقویم و جلسات
مزیت توضیحات
پوشش کلیه مراحل جلسات و قرارها
  • امکان انجام کلیه مراحل قبل و بعد از جلسه
  • امکان تعریف جلسات و قرارهای تکرار شدنی با شرایط انعطاف‌پذیر
  • امکان پیگیری پاسخ مدعوین جلسه
  • امکان چاپ صورت‌جلسه و تبدیل آن به نامه داخلی
  • تولید و چاپ مکانیزه صورت‌جلسه و گزارش‌های گوناگون
اشتراک سررسید
  • اشتراک‌گذاری سررسید شخصی و اعطای دسترسی به سایر افراد برای مدیریت کارها و جلسات شخصی
ارتباط با نرم‌افزار مدیریت کارها
  • تعیین اقدام کننده برای هر یک از مصوبات صورت‌جلسه
  • امکان تبدیل هر یک از مصوبات صورت‌جلسه به کار و ارجاع به اقدام کننده
  • امکان مدیریت کارهای مربوط به یک صورت‌جلسه از طریق نرم‌افزار مدیریت کارها
تعریف سررسید غیرشخصی
  • امکان تعریف سررسیدهای غیرشخصی برای گروه‌های کاری (هیات مدیره، گروه بازرسی و..) و یا مکان‌های برگزاری (مانند سالن اجتماعات، سایت کامپیوتر) و تنظیم برنامه زمان‌بندی آن‌ها
یادآوری زمان جلسات و قرار ملاقات‌ها
  • مشاهده یادآوری زمان قرار ملاقات‌ها، جلسات، کارها و اقدامات
  • امکان تعویق زمان یادآوری و تعیین فواصل اخطاردهی

مکاتبات

همچنین با استفاده از امکانات این مجموعه، دسترسی مدیران و سایر کارکنان به چرخه عملیات روزمره و بررسی و تحلیل فرآیندهای سازمان فراهم می‌آید. مستند شدن روال‌ها و عملیات انجام‌شده در طول فرآیندهای مختلف سازمان علاوه بر شفاف‌سازی، منجر به بهینه‌سازی چرخه‌ها و تشخیص نارسایی‌های احتمالی می‌شود. مکانیزه شدن فرآیندها، پاسخ‌گویی به مخاطبین اعم از سازمان‌ها و مراجعه‌کنندگان را تسریع نموده و شفاف می‌سازد.

گستردگی جغرافیایی یکی از سربارهای هزینه‌ای سازمان‌ها است که با استفاده از راهکارهای تحت وب و فناوری‌های نوین تبادل اطلاعات و همسان‌سازی پایگاه‌های داده این مجموعه، به فرصتی برای متمرکز سازی فعالیت‌های سازمانی و افزایش بهره‌وری تبدیل شده است.

طراحی یکپارچه و پشتیبانی از عملیات و مستندات مختلف سازمانی از جمله نامه اداری، فرم‌های پویا، فکس، نامه پست الکترونیک، پیش‌نویس و تعاملات شخصی در کنار هم و همچنین امکان تعریف گردش کار و انتساب مستندات مختلف به چرخه‌های از پیش تعیین‌شده از سوی دیگر، مجموعه «مکاتبات» را به یک زیرساخت قوی و کامل برای رفع کلیه نیازهای سازمان مبدل می‌کند.

ویژگی‌های نرم‌افزار مکاتبات
مزیت توضیحات
مدیریت دبیرخانه‌ها
  • پشتیبانی از دبیرخانه‌های عادی و محرمانه
  • پشتیبانی از دبیرخانه مرکزی و ارتباط با دبیرخانه‌های مستقل محلی
  • تعریف ساختار بایگانی سازمان
حذف کاغذ از گردش مکاتبات
  • شامل امکاناتی از قبیل ویرایشگر داخلی کلمات،
  • استفاده از الگو و امضای الکترونیک در هنگام ارسال پیش‌نویس و ثبت نامه
  • امکان بایگانی، آرشیو و جستجو و گزارش‌گیری از کلیه مراحل گردش مستندات
  • امکان ارجاع الکترونیک با استفاده از قلم نوری، ضبط صدا و ویرایشگرهای داخلی
مکاتبات و تعاملات برون‌سازمانی
  • امکان برقراری ارتباط برون‌سازمانی از طریق فکس، ایمیل، شبکه دولت و سرویس شمیم
  • امکان sync اطلاعات پایگاه‌های داده مختلف و ارتباط درون سازمانی با سایر واحدها
تعاملات غیررسمی
  • تبادل اطلاعات و فایل‌های شخصی با استفاده از امکان ارسال پیام
کنترل سطوح دسترسی
  • امکان سفارشی سازی رابط کاربری و امکانات نرم‌افزاری، با توجه به سمت و سطوح دسترسی
  • امکان تعیین دامنه دسترسی مکاتبات درون سازمانی، با توجه به گروه‌کاری حوزه فعالیت آن‌ها
انعطاف‌پذیری
  • قابلیت تعریف و ویرایش اطلاعات پایه و تعاریف سازمانی بدون لطمه به اطلاعات موجود
کاربرپسندی و امکانات شخصی سازی
  • امکان شخصی سازی صفحه رابط کاربری با توجه به شرایط و سلایق شخصی
  • امکان ایجاد ساختارهای شخصی از جمله ساختار آرشیو شخصی، پوشه‌های نگهداری مستندات،‌ گروه‌های توزیع شخصی و کلیدهای میانبر توسط هر کاربر
  • استفاده از امکانات جانبی از جمله ارجاعات صوتی و حاشیه‌نویسی به کمک قلم نوری
پشتیبانی از مستندات MS-Office
  • امکان دریافت و گردش مستندات از نرم‌افزار Microsoft Office
  • امکان تهیه و تولید مستندات توسط امکانات Microsoft Office
  • امکان ایجاد الگوهای نامه توسط نرم‌افزار Microsoft Office word