سکوی مدیریت روزانه
در سازمانی که هر روز پر است از نامه، دعوت‌نامه جلسه، درخواست و مدارکی برای نگهداری، سرعت و دقت در مدیریت این حجم کار، رمز عملکرد مؤثر است. راهکار اتوماسیون اداری دیدگاه چارگون در قلب این جریان می‌ایستد و همه ارتباطات و فرآیندهای رسمی و غیررسمی را در بستری امن و یکپارچه کنار هم می‌آورد. از ثبت نامه تا برنامه‌ریزی و پیگیری مصوبات جلسات، از سپردن وظایف تا دسترسی لحظه‌ای به اسناد، همه‌چیز هماهنگ پیش می‌رود. نتیجه آن، حذف پراکندگی اطلاعات، صرفه‌جویی در زمان و شفافیت کامل گردش داده‌هاست؛ یعنی سازمانی که کارها در آن همیشه بی‌وقفه و درست انجام می‌شوند.
درخواست دموچرا نرم افزار اتوماسیون اداری دیدگاه؟
با نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب دیدگاه، تمام تعاملات رسمی و غیررسمی درون و برون کسب‌وکارها در یک پلتفرم واحد یکپارچه میشود. نرم افزار مدیریت ارتباطات سازمانی، بستر امن و کارآمدی برای اشتراک‌گذاری اطلاعات فراهم می‌آورد و به بهبود فرآیندها کمک میکند. اتوماسیون اداری دیدگاه با بیش از یک میلیون کاربر روزانه، به سازمانها کمک میکند تا فرآیندهای خود را بهبود بخشند و کارایی را افزایش دهند.
مدیریت یکپارچه فرآیندهای سازمانی و اداری
افزایش شفافیت در ارتباطات سازمانی و پیگیری امور
ارتقای امنیت دادهها با کنترل دقیق دسترسی
تمام ماژول‌های اتوماسیون اداری دیدگاه - از مکاتبات و جلسات و اسناد گرفته تا مدیریت پروژه و تابلو اعلانات و پیشخوان ارباب رجوع - در یک بستر مشترک فعالیت میکنند و ارتباط کامل با سایر نرمافزارهای دیدگاه از جمله پرسنلی، قراردادها و BPMS دارند. این یکپارچگی باعث حذف داده‌های پراکنده، جلوگیری از دوباره‌کاری و ارائه یک تصویر کامل و متمرکز از تمام فعالیت‌های سازمان میشود.
دیدگاه طوری طراحی شده که بتواند با انواع ساختارهای سازمانی سازگار شود، از وزارتخانه‌های بزرگ با چندین واحد مستقل تا یک شرکت خصوصی کوچک. فرآیندها به‌راحتی با روال‌ها و نیازهای شما تنظیم می‌شوند، بدون اینکه محدودیتی در مقیاس، حجم کار یا تنوع فعالیت‌ها وجود داشته باشد.
توقف در فناوری یعنی عقب‌ماندن از نیازهای واقعی سازمان. به همین دلیل، تیم تولید دیدگاه به‌صورت روزانه روی بهبود قابلیت‌ها، توسعه ماژول‌های جدید و ارتقای رابط کاربری کار میکند. این یعنی نرمافزارهای دیدگاه همیشه با آخرین فناوری‌ها همگام است و با تغییر نیازها، کارایی خود را از دست نمی‌دهد.
چارگون استقرار را صرفاً نصب نرمافزار نمی‌داند. کارشناسان استقرار از تحلیل گام‌به‌گام فرآیندها شروع میکنند، دادهها را گردآوری و وارد سامانه میکنند، کاربران را آموزش می‌دهند و تا عملیاتی‌شدن کامل تمام واحدها همراه سازمان می‌مانند. نتیجه، راهاندازی بدون وقفه و همراه با پذیرش سریع کاربران است.
بعد از راهاندازی سیستم، تیم پشتیبانی همیشه در دسترس است. چه از طریق سامانه تیکتینگ، چه تماس تلفنی و چه اعزام کارشناس به‌صورت حضوری یا ریموت، اطمینان دارید که پاسخ مشکلات و نیازهایتان بدون وقفه داده میشود.
برخی از چالش‌ها و راه‌حل‌های اتوماسیون اداری دیدگاه
کانورت دیتا
چالش: مهاجرت به نرمافزار جدید معمولاً با دغدغه انتقال تمام سوابق همراه است. کاربران می‌خواهند همه اطلاعات پیشین خود را در همان سیستم جدید ببینند.
راه‌حل: تیم کانورت اتوماسیون اداری دیدگاه با تجربه بالا در انتقال داده از انواع نرم‌افزارها، اطلاعات و سوابق را کامل و دقیق وارد سیستم جدید میکند تا کوچک‌ترین بخشی از تاریخچه سازمان شما از دست نرود.
ساختار هلدینگی
چالش: سازمان‌های هلدینگی نیاز دارند که واحدها مستقل عمل کنند و هم‌زمان دسترسی‌ها به شکلی مدیریت شود که تعارض یا نفوذ ناخواسته‌ای رخ ندهد.
راه‌حل: دیدگاه با تعریف دسترسی در سطوح مختلف، از کل سازمان تا ریزترین بخش، این ساختار را ممکن میکند. حتی ادمین‌های هر واحد، میتوانند به‌طور اختصاصی بخش خود را مدیریت کنند.
محرمانگی
چالش: مکاتبات حساس، نباید در اختیار افرادی قرار گیرد که مجوز دسترسی یا مسئولیت مرتبط با آن را ندارند.
راه‌حل: با راهاندازی دبیرخانه‌های محرمانه و کنترل دقیق سطح دسترسی، نامه‌ها و اطلاعات محرمانه کاملاً محافظت می‌شوند و فقط افراد مجاز قابلیت مشاهده دارند.
پراکندگی اطلاعات و اسناد
چالش: نگهداری اسناد در پوشه‌های شخصی، ایمیل‌ها یا بایگانی‌های کاغذی باعث میشود بازیابی نسخه دقیق و نهایی دشوار باشد.
راه‌حل: با آرشیو الکترونیکی یکپارچه و موتور جست‌وجوی پیشرفته دیدگاه، آخرین نسخه هر سند در چند ثانیه پیدا میشود و فقط کسانی که مجازند به آن دسترسی خواهند داشت.
جلسات بدون خروجی مشخص
چالش: اگر جلسه‌ای بدون ثبت رسمی تصمیمات برگزار شود، پیگیری اجرای مصوبات تقریباً غیرممکن میشود.
راه‌حل: ماژول جلسات دیدگاهُ دستور جلسه، تصمیمات و مسئولیت‌های هر فرد را ثبت میکند، آنها را به وظایف اجرایی مختص هر فرد تبدیل میکند و پیگیری اجرای آنها را به‌طور خودکار انجام می‌دهد.
دشواری در کنترل و نظارت مدیران
چالش: نبود اطلاعات به‌روز و دقیق، تصمیم‌گیری مدیران را کند یا ناقص میکند.
راه‌حل: داشبورد مدیریتی و گزارش‌های تحلیلی دیدگاه همه شاخص‌ها و گزارش‌های کلیدی را لحظه‌ای نشان می‌دهد تا مدیران همیشه تصویر کامل و به‌روز داشته باشند.
نبود یکپارچگی میان سامانه‌ها
چالش: استفاده از چند نرمافزار جداگانه باعث دوباره‌کاری، خطا و از دست رفتن هم‌زمانی دادهها میشود.
راه‌حل: دیدگاه با اتصال کامل به سایر سامانه‌ها از طریق API، تضمین میکند که تمام دادهها به‌روز، یک‌دست و در دسترس باشند.
راهکار اتوماسیون اداری دیدگاه با زیرسیستم‌های جامع و یکپارچه خود، پیگیری امور اداری را بهبود و سرعت می‌بخشد.
هوش تجاری (BI) انقلابی در دنیای منابع انسانی ایجاد کرده است. هوش تجاری (BI) در منابع انسانی، فراتر از جمع‌آوری و تحلیل داده‌های خام مربوط به کارکنان است.
این فرآیند، گامی حیاتی در جهت تبدیل این دادهها به اطلاعات قابل فهم و کاربردی است که به شما کمک میکند تا تصمیمات آگاهانه‌تر و استراتژیک‌تری در مورد منابع انسانی خود اتخاذ کنید. این اطلاعات می‌تواند برای بهبود کارایی و اثربخشی وظایف مختلف منابع انسانی از جمله استخدام، آموزش و توسعه، مدیریت عملکرد، جبران خدمات و برنامه‌ریزی منابع انسانی استفاده شود.
پیگیری فرآیندهای مرتبط با مکاتبات اداری بخش عمده‌ای از فعالیت‌های روزانه در سازمانها و شرکت‌ها را شامل میشود و تجربه استقرار نرم افزار اتوماسیون اداری در بسیاری از سازمانها و شرکت‌های ایرانی با ایجاد تحول چشم‌گیر در تسریع عملکرد سازمانی و صرفه‌جویی در هزینه‌ها همراه بوده است.
نرم افزار مکاتبات اداری از حوزه اتوماسیون اداری مجموعه نرم افزاری دیدگاه از اولین نرم افزارهایی است که در شرکت چارگون توسعه داده شده و پس از سال‌ها استفاده بیش از یک میلیون کاربر در سازمان‌های مشتری، اکنون از کامل‌ترین و پرکاربردترین نرم افزارهای دیدگاه به شمار می‌آید.
نرم افزار بایگانی اسناد از راهکار اتوماسیون اداری دیدگاه با هدف رفع پراکندگی اطلاعات در سازمانها و تأسیس آرشیوی متمرکز از اسناد، فایل‌ها و اطلاعات طراحی شده است. نرم افزار آرشیو اسناد به کاربران امکان می‌دهد تا اسناد، اطلاعات، فایل‌ها و مدارک مختلف را با حفظ محدوده‌های امنیتی و نیز تعریف چرخه حیات سند ذخیره نمایند.
در دنیای پویای امروز، سازمانها با انبوهی از فعالیت‌ها و پروژه‌ها روبه‌رو هستند که موفقیت آنها در گرو مدیریت کارآمد و تعامل اثربخش میان اعضای تیم‌های کاری است.
نرم افزار مدیریت کار به عنوان راه‌حلی جامع، با هدف ساماندهی وظایف، تسهیل پیگیری و ارتقای شفافیت در فرآیند انجام کارها طراحی شده است. این نرم افزار به شما کمک میکند تا وظایف و پروژه‌ها را به طور منسجم سازماندهی کنید، از پیشرفت کارها آگاه باشید و تعاملات اثربخشی بین اعضای تیم ایجاد کنید.
برگزاری جلسه یکی از متداول‌ترین امور سازمانی است و بخش زیادی از زمان مفید کارکنان در سازمانها و شرکت‌های مختلف در جلسات سپری میشود. استفاده از ابزارها و نرم افزارهایی که مدیریت بهینه جلسات را ممکن میکند، در بهبود عملکرد سازمانها تأثیر ویژه‌ای دارد.
نرم افزار برنامه ریزی جلسات دیدگاه از مجموعه اتوماسیون اداری نیز امکانات متنوعی جهت برگزاری مؤثرتر جلسات در اختیار کاربر می‌گذارد.
مرحله دریافت نامه از ارباب رجوع هنوز در بسیاری سازمانها به روش‌های سنتی و به صورت دریافت نسخه کاغذی نامه انجام میشود و هزینه‌های زیادی در مراحل ارسال، دسته‌بندی و ثبت نامه‌ها در نرم افزار مکاتبات به واحدهای دبیرخانه‌ای تحمیل میکند.
همه سازمانها و شرکت‌هایی که درخواست‌های ارباب رجوع را در قالب نامه دریافت میکنند و با ثبت آن در دبیرخانه، نامه را در نرم افزار مکاتبات اداری مجموعه دیدگاه به گردش می‌اندازند، میتوانند از نرم افزار میز خدمت (نرم افزار ارباب رجوع) برای مکانیزه کردن عملیات دریافت و ثبت نامه استفاده کنند.
در دنیای امروز، اطلاع‌رسانی سریع و دقیق به کارکنان و ارباب رجوع، نقشی حیاتی در موفقیت سازمانها ایفا میکند. تابلوی اعلانات به عنوان ابزاری شناخته‌شده و پرکاربرد، در این زمینه به کمک سازمانها می‌آید. نرمافزار تابلوی اعلانات به عنوان نسل جدید این ابزار، با ارائه امکانات و قابلیت‌های پیشرفته، اطلاع‌رسانی را به سطحی نوین ارتقا می‌دهد.
این نرمافزار تحت وب، امکان اطلاع‌رسانی به مخاطبان سازمان را به صورت دسته‌بندی‌شده فراهم میکند. به این ترتیب، دپارتمان‌های مختلف میتوانند تابلوی اعلانات اختصاصی خود را داشته باشند و اطلاعات مربوط به بخش خود را به طور مستقیم و بدون واسطه به مخاطبان مربوطه ارائه دهند.
تمام نامه‌ها و مستندات ثبت می‌شوند، گردش آنها قابل پیگیری است و آرشیو الکترونیکی قابل جست‌وجو همیشه در دسترس شماست. از ثبت یک نامه ارسالی یا دریافتی تا پیگیری لحظه‌ای وضعیت و پاسخ‌دهی، تنها چند کلیک فاصله دارید.
کارها و روال‌های تکراری را به‌صورت خودکار تعریف و اجرا کنید. اگر چند نقش یا سمت دارید، مدیریت آنها در یک محیط یکپارچه انجام میشود و می‌توانید از طریق وب یا موبایل به تمام وظایف خود دسترسی داشته باشید.
برنامه‌ریزی جلسه، دعوت از افراد، رزرو محل، امکان برگزاری آنلاین، ثبت و امضای صورت‌جلسه، ابلاغ و پیگیری مصوبات، همه در یک سیستم انجام میشود.
دیگر نیازی به بایگانی فیزیکی پرهزینه و پراکنده نیست. تمام مستندات شما در یک محل متمرکز تولید و ذخیره می‌شوند، طبقه‌بندی دقیق دارند و در چند ثانیه پیدا می‌شوند.
با یک نگاه می‌توان وضعیت کلی مکاتبات و شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) را دید. مدیران میتوانند روندها را تحلیل و تصمیماتی دقیق‌تر بگیرند.
سینک سرور به مجموعه‌هایی که در عین استقلال، ارتباط عملکردی با هم دارند، این امکان را می‌دهد هر کدام سرور مستقل و تحت مدیریت خود داشته باشند و در عین حال بتوانند سریع و روان مکاتبات را رد‌و‌بدل کنند. به‌طور مثال وزارت بهداشت می‌تواند از طریق سینک سرور با سازمان غذا و دارو تبادل مستقیم داشته باشد، یا سازمان امور مالیاتی با ادارات کل زیرمجموعه‌اش بدون نیاز به ارسال‌های دستی، هم‌زمان و بی‌وقفه مکاتبات را پیش ببرد.
نیازی نیست برای ارسال پیامک یا ایمیل از محیط نرمافزار خارج شوید. ارسال و دریافت فکس، پیامک و ایمیل همه به‌طور مستقیم در نرمافزارهای مکاتبات و جلسات در دسترس هستند.
نرمافزارهای دیدگاه، راهکار مناسبی برای سازمان‌های فرآیند‌محور است که بتوانند با هزینه اندک و با سرعت، فرآیندهای معمول و یا اختصاصی‌شده خود را مکانیزه کنند.
مشاهده
ویژگی‌های مجموعه نرم‌افزاری دیدگاه در امکان استفاده از پلتفرم‌ها و مرورگرهای مختلف خصوصاً در نسل ۵، کاربری نرم‌افزارها را برای کارکنان این سازمان در شعب داخلی و نیز نمایندگی‌های خارج از کشور تسهیل کرده است.
مشاهده
با قابلیت‌های سیستم مدیریت فرآیندهای چارگون، شرکت پلی پروپیلن جم گردش کار الکترونیکی را برای تسریع فرآیندهای داخلی خود به کار گرفته و این افزایش سرعت رضایت کارکنان را در این مجموعه به دنبال داشته است.
مشاهده
ما از سال ۱۳۸۲ در حال همکاری با چارگون هستیم و استفاده از سیستمهای تحت وب اتوماسیون اداری و منابع انسانی موجب شد فرایندهای مکاتبات و مراسلات اداری با بهره‌وری بالاتری انجام شود.
مشاهدهدرخواست دمو
چارگون، با رویکردی همراهانه در استقرار نرمافزار، تجربه‌ای روان و بدون پیچیدگی را برای مشتریان فراهم میکند. از آغاز کار تا بهره‌برداری کامل، تیم چارگون در هر مرحله در کنار سازمانها ایستاده است تا مطمئن شود نرمافزار به‌درستی در خدمت اهداف و نیازهای آنها قرار گیرد.
پس از استقرار، پشتیبانی چارگون همواره با ارائه پاسخ‌های سریع و خدمات بی‌وقفه ادامه دارد. این تعهد به همراهی و اطمینان خاطر، فضایی ایجاد میکند که مشتریان بتوانند با آرامش بر توسعه و بهبود سازمان خود تمرکز کنند.
سوالات متداول
اگر سوالی در مورد محصولات و خدمات حوزه اتوماسیون اداری دیدگاه دارید، شاید پاسخ آن را در این بخش پیدا کنید.
-
آیا نرمافزارهای اتوماسیون اداری دیدگاه قابلیت سفارشیسازی دارند؟
بله، نرمافزارهای اتوماسیون اداری دیدگاه دارای قابلیت سفارشیسازی بالا هستند و میتوانند بر اساس نیازها و فرآیندهای خاص هر سازمان تنظیم شوند. این انعطافپذیری به سازمانها کمک میکند تا نرمافزار را به بهترین شکل ممکن با سیستمهای داخلی خود یکپارچه کنند.
-
امنیت دادهها در نرمافزارهای اتوماسیون اداری دیدگاه چگونه تضمین میشود؟
نرمافزارهای اتوماسیون اداری دیدگاه با استفاده از پروتکلهای امنیتی پیشرفته مانند رمزگذاری دادهها، احراز هویت دو مرحلهای و کنترل دسترسی، از اطلاعات حساس کارکنان به طور کامل محافظت و تضمین میکنند که تنها افراد مجاز به دادهها دسترسی داشته باشند.
-
آیا نرمافزارهای اتوماسیون اداری دیدگاه قابلیت یکپارچگی با سایر سیستمهای سازمان را دارند؟
بله، نرمافزارهای اتوماسیون اداری دیدگاه قابلیت یکپارچگی و همگامسازی با سایر سیستمها و نرمافزارهای مورد استفاده در سازمان را دارند. این ویژگی باعث میشود که تمامی فرآیندهای کاری به صورت هماهنگ و یکپارچه انجام شوند و کارایی کلی سازمان افزایش یابد.
-
خدمات پشتیبانی چارگون برای نرمافزارهای اتوماسیون اداری دیدگاه شامل چه مواردی میشود؟
خدمات پشتیبانی چارگون شامل نصب و راهاندازی نرمافزار، آموزش کاربران، پشتیبانی فنی، بهروزرسانیهای منظم نرمافزار و مشاوره تخصصی برای بهینهسازی استفاده از نرمافزار است. تیم پشتیبانی ما همیشه آماده است تا به سوالات و مشکلات شما پاسخ دهد.
