امنیت و عدم مغایرت نسخه‌های ارائه‌شده توسط ارباب رجوع، یکی از دغدغه‌های سازمان‌هاست. بسیاری از مکاتبات بین دستگاهی برای اخذ تأییدیه و استعلام نامه‌های ارائه‌شده توسط ارباب رجوع است.

همواره این نگرانی وجود دارد که در بین راه محتویات این نامه‌ها مخدوش و یا توسط افراد سودجو تغییر داده شود.

سامانه احراز اصالت فیزیکی نامه به شما کمک می‌کند تا ضمن حفظ کرامت ارباب رجوع، مغایرت‌های احتمالی نسخه فیزیکی ارائه‌شده با اصل نامه در سرور مبدأ را هنگام ثبت آن نامه در مقصد تشخیص دهید.

بسیاری از اطلاع‌رسانی‌ها در سازمان‌ها از طریق تابلو اعلانات انجام می‌شود. همچنین تعداد زیادی از مکاتبات روزمره که رسمی نیستند و تنها جنبه اطلاع‌رسانی دارند.

در سازمان‌ها، اغلب اطلاع‌رسانی‌های بسیاری همچون تغییر ساعات کاری و… انجام می‌شود. همچنین تعداد زیادی از مکاتبات روزمره در سازمان شما رسمی نیستند و تنها جنبه اطلاع‌رسانی دارند. این اعلامیه‌ها و اطلاع‌رسانی‌ها نیازی به ثبت و ارسال در سامانه‌های مکاتبات اداری ندارند. به همین دلیل وجود یک نرم‌افزار با امکاناتی متناسب با این نیازمندی در هر سازمان یک امر ضروری است.

نرم افزار تابلو اعلانات با قابلیت تعریف و ایجاد تابلوهای عمومی دپارتمانی و فراواحدی، این امکان را در اختیار روابط عمومی‌ها و واحدهای مرتبط قرار می‌دهد تا با درج اطلاعیه‌های مختلف برای مخاطبان متنوع، کارکنان سازمان را در جریان این موارد قرار دهد.