تعریف ساختار بودجه‌ای مطابق با استانداردهای سازمان برنامه و بودجه کشور

در این نرم‌افزار می‌توان ساختار بودجه‌ای را دقیقاً مطابق استانداردهای سازمان برنامه و بودجه و نیازهای داخلی هر مجموعه تعریف کرد. هزینه‌ها و اعتبارات به تفکیک جاری و تملک، برنامه و طرح، فعالیت و پروژه، فصل هزینه، سرمایه، ردیف بودجه و دیگر پارامترهای موردنیاز سازمان، در یک ساختار انعطاف‌پذیر و پویا دسته‌بندی می‌شوند. نبود چنین انعطافی در بسیاری از سازمان‌ها، باعث محدودیت و بروز خطا در تعریف و مدیریت محل‌های اعتبار می‌شود.

چارگون با رویکردی کاملاً منعطف، فضای لازم را فراهم می‌کند تا هر سازمان بتواند با توجه به مقررات موجود و فرآیندهای واقعی خود، ساختاری دقیق و سفارشی طراحی کند. امکان تعریف پارامترها - بدون هیچ محدودیت در تعداد یا سطح‌بندی  -به‌صورت یک‌سطحی یا چندسطحی وجود دارد. این انعطاف‌پذیری باعث افزایش دقت در تخصیص اعتبار، سهولت در گزارش‌گیری و بهبود توان پاسخ‌گویی به مراجع نظارتی خواهد شد.

ثبت و نگهداری کامل رویدادها و عملیات‌های اعتباری مطابق با استانداردها

این سامانه هر رویداد و عملیات اعتباری - از موافقت‌نامه‌ها، تخصیص‌ها و تأمین اعتبارها تا پرداخت‌ها و تعهدات قطعی و غیرقطعی - را در یک محیط یکپارچه و قابل رهگیری ثبت می‌کند. معمولاً سامانه‌های مالی سنتی، اطلاعات مربوط به این رویدادها را پراکنده و با ابزارهای دستی ثبت می‌کنند که ردیابی، تطبیق و پاسخ‌گویی را سخت می‌کند. محدودیت‌های فنی یا رویکردهای ساکن بسیاری از نرم‌افزارها، جلوی ساخت و سازمان‌دهی مدل بودجه‌ای متناسب با نیازهای سازمان را می‌گیرد. چارگون این مسئله را با ارائه ساختاری دینامیک و قابل تنظیم به‌طور کامل برطرف می‌کند. مدیران سازمان می‌توانند با استفاده از قابلیت تعریف پارامترها و انواع عملیات اعتباری، ساختاری اختصاصی برای هر فرآیند طراحی کنند. در این سیستم، تمام سوابق از مرحله انعقاد موافقت‌نامه تا تخصیص اعتبار، تأمین اعتبار، پرداخت و ثبت تعهدات قطعی یا غیرقطعی، در یک بستر پویا و قابل تنظیم ذخیره شده و با قابلیت پیگیری سیستمی، همیشه قابل بررسی و ردیابی است.

کنترل مانده اعتبار و پیشگیری از مصرف اضافه

نرم‌افزار چارگون با کنترل لحظه‌ای مانده اعتبار و ثبت هرگونه کاهش یا افزایش اعتبار، جلوی مصرف بیش از سقف را می‌گیرد. در بسیاری از مجموعه‌ها، نبود مشاهده مانده اعتبار به صورت زنده، موجب می‌شود هزینه‌هایی بیش از مجوز و سقف مصوب ثبت شود و در نتیجه مغایرت مالی یا کسری اعتبار پیش بیاید. این سامانه امکان مدیریت مانده اعتبار هر محل را براساس موافقت‌نامه‌ها، تخصیص‌ها و هر رویداد مالی مرتبط فراهم می‌کند. اگر میزان هزینه یا تأمین اعتبار از سقف مصوب فراتر برود، سیستم با هشدار یا حتی جلوگیری سیستمی، روند را متوقف می‌کند. این قابلیت باعث پیشگیری از خطاهای انسانی در انتخاب محل اعتبار، حفظ امنیت مالی و انطباق کامل با الزامات حسابرسی خواهد شد.

تولید خودکار اسناد حسابداری مطابق با استانداردهای تعهدی

ثبت اسناد حسابداری مرتبط با رویدادهای بودجه‌ای، در نرم‌افزار چارگون کاملاً خودکار و طبق الگوهای قابل تنظیم صورت می‌گیرد. مغایرت اسناد و ورود دستی حجم بالای آرتیکل‌ها و تفصیل‌ها، همیشه چالش سازمان‌های مالی بزرگ است و زمان و انرژی زیادی را از تیم مالی می‌گیرد. این سامانه داده‌های تأمین اعتبار را مبنای صدور اسناد حسابداری قرار می‌دهد و بعد از تأیید مالی، سند به صورت قطعی ثبت می‌شود. حذف ورود دوباره داده، کاهش زمان پردازش، بالا رفتن دقت ثبت اسناد و تضمین صحت اطلاعات مالی از مهم‌ترین مزایای این قابلیت است. همچنین کارشناسان مالی می‌توانند زمان بیشتری را صرف تحلیل و تهیه گزارش‌های راهبردی کنند.

ابلاغ و تخصیص اعتبارات به واحدهای زیرمجموعه و پایش عملکرد

تخصیص اعتبارات مصوب به واحدهای زیرمجموعه سازمان و نظارت بر عملکرد هر واحد، در این سیستم به شکل کامل و قابل گزارش انجام می‌شود. بسیاری از سازمان‌ها، به‌ویژه در فرآیندهای غیرسیستمی، با مشکلاتی مثل ناهماهنگی و کمبود شفافیت در تخصیص اعتبارها و دشواری در پایش مصرف روبه‌رو هستند. با ثبت دقیق ابلاغ، مبلغ تخصیص‌یافته و محل اعتبار در نرم‌افزار بودجه دیدگاه چارگون، همواره وضعیت اعتبارات مشخص و عملکرد هر بخش در دسترس مدیران است. گزارش‌های تجمعی و تفصیلی بدون وابستگی به ابزارهای جانبی و تنها با چند کلیک قابل تولید است و زمان و احتمال خطای تهیه گزارش‌ها را به حداقل می‌رساند.

تعریف اطلاعات تکمیلی مطابق نیازهای خاص هر سازمان

در خیلی از مجموعه‌ها، نیاز به ثبت اطلاعات تخصصی و خاص‌تر از قالب استاندارد وجود دارد. برای همین، چارگون به کاربران اجازه می‌دهد فیلدهای اطلاعاتی جدید بر اساس نیاز هر سازمان، روی هر پارامتر و عملیات اعتباری تعریف و ذخیره کنند. این انعطاف در تعریف داده‌های تکمیلی، هم ابزار قدرتمندی برای مستندسازی و هم زمینه‌ساز تحلیل دقیق‌تر و تصمیم‌گیری‌های مالی قوی‌تر است. داده‌هایی که در نرم‌افزارهای دیگر پوشش داده نمی‌شوند، اینجا دقیق و ساختارمند قابل ثبت و مدیریت‌اند و نتیجه‌اش، گزارش‌گیری هوشمند و پاسخگویی بی‌دردسر به مراجع نظارتی است.

یکپارچگی کامل با سامانه‌های حقوق و دستمزد، قراردادها و خرید و تدارکات چارگون

نرم‌افزار بودجه و اعتبارات چارگون به‌صورت مستقیم به سامانه‌های حقوق‌ودستمزد، خرید و تدارکات، قراردادها و حسابداری متصل می‌شود و امکان ورود و خروج اطلاعات را بدون نیاز به دخالت دستی فراهم می‌آورد. پیوستگی کامل بین فرایندهای مالی و اجرایی سازمان یکی از نقاط قوت این سیستم است؛ چه در زمان صدور سند حقوق و فرایند تأمین اعتبار که معمولاً بسیار زمان‌بر و مستعد خطاست و چه در ثبت قراردادها و خریدهایی که بدون هماهنگی با واحد اعتبارات، می‌تواند تعهدات خارج از سقف بودجه ایجاد کند. در چارگون، اطلاعات حقوق به‌طور مستقیم به سیستم اعتبارات منتقل می‌شود و تأمین اعتبار با کمترین ورود داده و به شکلی بسیار تسهیل‌شده انجام می‌شود. اسناد حسابداری مربوطه هم به‌طور خودکار صادر می‌شوند. در فرایند خرید و قراردادها، قبل از انجام معامله، تمام درخواست‌ها ابتدا به بخش بودجه و اعتبارات ارجاع می‌شوند تا اعتبار به درستی تأمین و ثبت شود و بعد از عقد قرارداد، پرداخت دقیقاً از محل پیش‌بینی‌شده و مجاز صورت می‌گیرد. این روند، از ایجاد تعهدات خارج از سقف بودجه پیشگیری می‌کند و هماهنگی دقیق مالی و اجرایی را تضمین می‌کند.

اتصال به سامانه مکاتبات چارگون و پیوند فرآیندهای مالی و اعتباری

در این نرم‌افزار، تمامی نامه‌ها و مکاتبات مرتبط با مالی - مثل موافقت‌نامه‌ها، درخواست‌های تأمین اعتبار، ابلاغ تخصیص و استعلامات - کاملاً به رویدادهای مالی و اعتباری متصل می‌شوند تا هم شفافیت و هم ردیابی مستندات مالی تضمین شود. بسیاری از سازمان‌ها به دلیل پراکندگی و جزیره‌ای بودن مکاتبات مالی از طرفی و اسناد مالی از طرف دیگر، دچار دوباره‌کاری و کاهش شفافیت و دشواری در پیگیری و ارائه پاسخ به مراجع نظارتی می‌شوند. اتصال سیستمی مکاتبات و عملیات اعتباری، کل فرایند مدیریت مالی را روان‌تر، شفاف‌تر و قابل پیگیری‌تر می‌کند و از مشکلات دیرین گزارش‌دهی نجات می‌دهد.

گزارش‌ساز پویا و سفارشی‌سازی شده

دسترسی هم‌زمان به مانده بودجه و اعتبارات در هر محل، با امکان تولید انواع گزارش‌های مصوب و سفارشی مخصوص ساختار اجرایی هر سازمان، یکی دیگر از قابلیت‌های کلیدی نرم‌افزار چارگون است. در نبود ابزاری برای تهیه این نوع گزارش‌ها، روند پاسخ‌گویی به نهادهای نظارتی یا حتی تحلیل داخلی اعتبارات، زمان‌بر و پرخطا می‌شود. این سامانه ابزار گزارش‌ساز پیشرفته دارد تا بتوانید داده‌ها و مانده‌اعتبارات را به تفکیک واحدها، نوع هزینه یا محل بودجه در قالب‌های متنوع و قابل تحلیل استخراج کنید. سرعت و دقت گزارش‌ها افزایش می‌یابد و اطلاعات لازم برای تصمیم‌سازی، پایش و پاسخ‌گویی به سادگی در اختیار قرار می‌گیرد.

خط اعتباری هوشمند و کاهش خطاهای بودجه‌ای

قابلیت خط اعتباری هوشمند، با ایجاد ارتباط منطقی بین پارامترهای بودجه‌ای (مثل برنامه، فصل، نوع مصرف و محل اعتبار)، به شما کمک می‌کند که فقط مسیرهای مجاز برای تأمین اعتبار را ببینید و انتخاب کنید. در بسیاری از سازمان‌ها، به دلیل پیچیدگی و تنوع محل‌های اعتبار، انتخاب اشتباه محل بودجه‌ای یک اتفاق رایج و پرهزینه است که ممکن است مصرف از ردیف غیرمجاز یا مغایرت را به دنبال داشته باشد. نرم‌افزار بودجه چارگون با نمایش تنها مسیرهای درست و مجاز، ریسک خطاهای انسانی و مغایرت هزینه‌ای را به حداقل می‌رساند و انطباق هزینه با الزامات مالی را تضمین می‌کند.

اعمال سطوح دسترسی و امنیت مطابق نیاز واقعی سازمان

در این نرم‌افزار، امکان تعریف سطوح دسترسی، محدودیت‌های دقیق و کامل براساس نقش کاربر، نوع عملیات، وضعیت ثبت و انواع پارامترهای سازمانی مانند مرکز هزینه، برنامه، فصل و محل اعتبار وجود دارد. کنترل دسترسی کاربران به داده‌های اعتباری و عملیات مالی، نقش مهمی در حفظ امنیت سازمان، پیشگیری از خطاهای ثبت و تطبیق با ساختار اجرایی دارد. اگر این دسترسی‌ها به خوبی تفکیک نشود، خطر دسترسی به اطلاعات حساس برای افراد غیرمجاز و مغایرت عملکردی وجود دارد. با چارگون هر کاربر فقط به اطلاعات مرتبط با حوزه مسئولیت خود، مطابق سیاست‌ها و ساختارهای تعریف‌شده، دسترسی پیدا می‌کند و این اطمینان وجود دارد که عملیات‌ها دقیق و ایمن پیش خواهد رفت.