پرش به محتوای اصلی

۶ دلیل مهم بودن مستندات فرآیند برای سازمان شما

مستندات فرآیند

اگر فرآیندهای سازمان شما با ناکارآمدی دست و پنجه نرم می‌کند، این کشمکش‌ها تا حدی دلیل مهم بودن اسناد را نشان می‌دهد. خواه کارکنان عملیاتی اصلی خود را از دست داده باشید یا روند گزارش‌گیری شما بی‌نظم شده باشد، داشتن اسناد و مدارک خوب می‌تواند به رفع برخی از مشکلات پیش روی شما کمک کند. آیا روش مستندی دارید؟ اگر چنین است آخرین باری که شما و تیم‌تان به آن‌ها نگاه کرده‌اید کی بوده است؟ به این فکر کرده‌اید که مستندات مناسب در سازمان شما چه تغییرات محسوسی ایجاد می‌کند؟

اهمیت مستندات فرآیند

اهمیت مستندات فرآیند برای سازمان‌ها

  1. کاهش ریسک هنگام خارج شدن کارمندان

    اگر مستنداتی نداشته باشید، هنگامی که یک کارمند سازمان شما را ترک می‌کند، خطر اخلال در عملیات اجرایی افزایش می‌یابد، زیرا کارمندان اخراج شده دانش فنی و نمونه کارها را با خود می‌برند. درنتیجه، در این مواقع شما و کارمندانتان درگیر مشکلاتی خواهید شد تا بتوانید روال‌های روزانه را به پایان برسانید.

    مستندسازی کلیه رویه‌ها از ابتدا تا انتها باعث کاهش خطر در هنگام گردش کار می‌شود و پیروی از بهترین روش‌های مستندسازی فرآیند باعث می‌شود که دفعه بعدی که شخصی از سازمان شما خارج می‌شود، امنیت بیشتری داشته باشید و دانش مربوطه در سازمان باقی بماند.

  1. روند عملیاتی خود را از دیدگاه تازه مشاهده کنید.

    هنگام مستندسازی فرآیندها به صورت گام به گام نسبت به زمانی که فرآیندها را با توجه به حافظه و سال‌ها تجربه انجام می‌دادید، نکات متفاوتی را مشاهده خواهید کرد. اگر از ابتدا اسنادی را ایجاد می‌کنید، متوجه خواهید شد که تولید یک راهنمای پردازش عملیات مرحله‌ای چند ساعت طول می‌کشد. انتقال دانش از ذهن خود به یک نسخه چاپی یا سند آنلاین کار ساده‌ای نیست.

    همکاران واحد مشاوره فروش جهت ارائه خدمات مشاوره درحوزه‌های مختلف نرم‌افزاری آمادگی دارند.

    گرفتن عکس از صفحه، سپس مستند کردن تمام یادداشت‌های جانبی، سناریوها، موارد استثنایی در قوانین و پیام‌های هشداردهنده زمان زیادی را می‌گیرد، اما اگر در کاهش خطر عملیاتی آینده جدی هستید داشتن یک راهنمای دقیق لازم است. اگر از قبل مستنداتی داشته باشید که منسوخ یا نادرست هستند، ممکن است متوجه شوید که گردش کار ناکارآمد است.

  1. روند گزارش‌گیری را با ثبات‌تر انجام دهید.

    هنگام انجام کارهایی که فقط به حافظه متکی هستند، همیشه امکان فراموش شدن چیزهای مهم وجود دارد. به عنوان مثال، ممکن است فراموش کنید که پرونده‌های پشتیبان ایجاد کنید یا این که داده‌های خاصی را حذف یا ویرایش کنید. ما انسان هستیم و ممکن است اشتباه کنیم. اگر اسناد فرآیندی دارید که به شما یادآوری می‌کند، نکات فراموش شده فوق را نادیده بگیرید، یک اقدام فعالانه دیگر برای کاهش خطر انجام داده‌اید. با داشتن این راهنما، تمام کاری که افراد باید انجام دهند این است که دستورالعمل‌ها را دنبال کنند و هر بار یک نتیجه ثابت و قابل پیش‌بینی به وجود خواهد آمد. بنابراین گزارش‌های دقیق و بدون خطا به روشی که می‌خواهید، انجام می‌شود.

  2. به عملیات خود تصویری حرفه‌ای‌تر بدهید.

    داشتن مستندات نه تنها باعث ایجاد ثبات در فرآیندهای شما می‌شود، بلکه یک استاندارد خوب را نیز تعیین می‌کند. رویه‌های مستند یک هدف را مشخص می‌کنند و مراحل رسیدن به آن را نیز نشان می‌دهند. داشتن استانداردهایی به صورت چاپی یا الکترونیکی نشان می‌دهد که شما بر کار نظارت دارید و به دیگران احساس اطمینان، اقتدار و اعتماد به عمل می‌دهد. هنگامی که استانداردهایی را به صورت مستند تنظیم می‌کنید. اعتبار و حرفه‌ای بودن شما را در مواردی که بیشترین اهمیت را دارند افزایش می‌دهد:

  • مشتریان با دانستن وجود سیستمی برای ارائه به موقع گزارش‌های دقیق، احساس امنیت می‌کنند.
  • مدیران و همکاران شما می‌بینند که شما مسئولیت‌پذیر هستید.
  • کسانی که به شما گزارش می‌دهند، می‌بینند که فرآیندها را جدی می‌گیرید و آن‌ها نیز این روند را دنبال می‌کنند.
  1. ابزار آموزشی برای استخدام‌های آینده بسازید.

    داشتن اسناد خوب نه تنها برای جلوگیری از خطر اخلال در عملیات مفید است، بلکه به عنوان یک منبع عالی برای آموزش اعضای جدید سازمان شما عمل می‌کند. یک مجموعه دستورالعمل ساده در زمان، تلاش و منابع شما برای استخدام کارمندان جدید صرفه‌جویی می‌کند.

    زمانی که شخصی برای اولین بار از آن استفاده می‌کند، مشاهده خواهید کرد که اسناد تا چه اندازه مؤثر است. اگر آن‌ها با دستورالعمل‌های شما دست و پنجه نرم کنند، شما یاد خواهید گرفت که چگونه سند را بهبود ببخشید تا در زمان استخدام جدید، کارها راحت‌تر شود.

  1. ایجاد انطباق در سازمان

    برای تهیه اسناد و مدارک باید بهترین روش‌ها در نظر گرفته شود. با تهیه مستندات نه تنها استانداردها و دستورالعمل‌های گام به گام را برای رسیدن به اهداف تعیین کرده‌اید، بلکه شفافیت را برای فعالیت‌های سازمان خود افزایش می‌دهید. بنابراین اگر شرکت سرمایه‌گذاری شما مورد بازرسی قرار گیرد، مستندسازی فرآیندها و گزارش‌گیری شما یکی دیگر از راه‌های نشان دادن جدی بودن پروتکل و انطباق سازمان توسط شماست.

مستندات فرایندها

تیم‌های مدیریت عملیات و اجرایی به روشنی می‌توانند دلایل اهمیت مستندات فرآیند برای سازمان‌ها را دریابند:

  • کاهش خطر
  • داشتن یک دیدگاه تازه از کار
  • ثابت قدم ماندن
  • نشان دادن حرفه‌ای بودن
  • داشتن یک ابزار آموزشی
  • سازگار بودن

شما در حال بهره‌مندی از تمام مزایای آن‌چه اسناد و مدارک خوب می‌تواند در عملیات شما ایجاد کند، هستید. مستندسازی فرآیندها بیان‌گر بلوغ عملیات شما است و نشان می‌دهد که شما به عنوان یک شرکت می‌دانید که چه کاری انجام می‌دهید و بعد از پیاده‌سازی آن‌ها به اهمیت مستندات فرآیند برای سازمان‌ها پی می‌برید.

مطالب مرتبط

ایجاد نرم‌افزار خاص منظوره در کارگاه مجموعه نرم‌افزاری مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار

کارگاه مجموعه نرم‌افزاری مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار شرکت چارگون در پنجمین گردهمایی سالانه مشتریان با موضوع ایجاد نرم‌افزار خاص منظوره با ... ادامه مطلب »

ارائه نرم‌افزارهای مدیریت کسب و کار دیدگاه در نمایشگاه گردهمایی چارگون
ارائه نرم‌افزارهای مدیریت کسب و کار دیدگاه در نمایشگاه گردهمایی چارگون

نرم‌افزارهای مدیریت کسب و کار (BPMS) دیدگاه در نمایشگاه جانبی گردهمایی سالانه چارگون معرفی شدند. به گزارش روابط عمومی چارگون ... ادامه مطلب »

عملیاتی‌سازی نرم‌افزار BPMS در دانشگاه علوم پزشکی و خدمات بهداشتی درمانی
عملیاتی‌سازی نرم‌افزار BPMS در دانشگاه علوم پزشکی و خدمات بهداشتی درمانی مازندران

دانشگاه علوم پزشکی و خدمات بهداشتی درمانی مازندران با خرید لیسانس و ارائه خدمات نصب، آموزش و عملیاتی‌سازی نرم‌افزار BPMS ... ادامه مطلب »

راه‌اندازی نرم‌افزارهای دیدگاه در شرکت روژین
نرم‌افزار BPMS دیدگاه در شرکت روژین راه‌اندازی می‌شود

شرکت روژین با خرید لیسانس و ارائه خدمات نصب، آموزش و عملیاتی‌سازی نرم‌افزارمدیریت فرآیندها( BPMS )، برای گسترش همکاری خود ... ادامه مطلب »

استانداری-بوشهر
تکمیل نرم‌افزارهای دیدگاه در استانداری بوشهر

استانداری بوشهر با خرید لیسانس و ارائه خدمات نصب، آموزش و عملیاتی‌سازی نرم‌افزار مدیریت فرآیندها (BPMS) دامنه همکاری خود با ... ادامه مطلب »

حضور شرکت صنایع آذر آب در فهرست کاربران اتوماسیون اداری دیدگاه

شرکت صنایع آذر آب با هدف ایجاد تحول سازمانی به نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری دیدگاه و نرم افزارهای مدیریت فرآیندها مجهز ... ادامه مطلب »

مجموعه نرم‌افزاری دیدگاه؛ انتخاب مدیران شرکت انرژی‌سازان تکین

مدیران شرکت انرژی‌سازان تکین نرم‌افزارهای BPMS و مکاتبات 5 را از مجموعه نرم‌افزاری دیدگاه برای نصب، آموزش و عملیاتی‌سازی برگزیدند. به گزارش ... ادامه مطلب »

عملکرد مجموعه نرم‌افزاری دیدگاه در سازمان‌های مشتری
ارائه جدیدترین محصولات اتوماسیون اداری دیدگاه در دومین همایش بزرگ نظام اداری کشور

شرکت چارگون با معرفی محصولات جدید اتوماسیون اداری دیدگاه از جمله سامانه پیشخوان ارباب رجوع در دومین همایش بزرگ نظام ... ادامه مطلب »

نرم‌افزار BPMS دیدگاه
استقرار نرم‌افزار BPMS 5 دیدگاه در 3 سازمان مشتری

تیم فنی چارگون نرم‌افزار BPMS 5 دیدگاه را با هدف ایجاد بستر طراحی فرآیندهای خاص منظوره در 3 سازمان مشتری ... ادامه مطلب »

جستجوی مطالب بیشتر

هیچ دیدگاهی ارسال نشده‌است!

در بحث پیرامون این مطلب شرکت کنید!

آدرس ایمیل شما منتشر نخواهد شد.