حسابداری چیست؟ یک عملیات ساده یا فرایندی استراتژیک در کسب و کار؟

زمانی که کسب و کاری را راه‌اندازی می‌کنید، ناگهان انواع مسئولیت‌های جدید را بر عهده می‌گیرید. یکی از مهم‌ترین مسئولیت‌ها حسابداری است. اما حسابداری دقیقاً چیست؟ چه ارزشی به کسب و کار شما می‌دهد و چقدر زمان نیاز دارد؟

حسابداری چیست؟

نحوه ثبت، سازماندهی و درک اطلاعات مالی کسب و کار شما حسابداری نامیده می‌شود. شما می‌توانید حسابداری را به عنوان یک ماشین بزرگ در نظر بگیرید که اطلاعات مالی خام را در آن قرار می‌دهید. سوابق تمام معاملات تجاری، مالیات‌ها، پیش‌بینی‌ها و غیره که داستانی در مورد وضعیت مالی کسب و کارتان به شما می‌گوید.

حسابداری نحوه به دست آوردن تصویر واضحی از وضعیت مالی خود است. این به شما می گوید که آیا سود می‌کنید یا نه؟ جریان نقدی شما چقدر است؟ ارزش فعلی دارایی‌ها و بدهی‌های شرکت شما چقدر است؟ و کدام بخش از کسب و کار شما واقعاً درآمدزایی می‌کند؟

چرخه حسابداری

حسابداری با ثبت معاملات شروع می‌شود. در واقع هر فعالیت یا رویدادی که شامل پول در کسب و کار شما می‌شود، باید در دفتر کل شرکت شما قرار گیرد. ثبت معاملات تجاری از این طریق بخشی از حسابداری است. اولین مرحله چیزی است که حسابداران آن را «چرخه حسابداری» می‌نامند. فرآیندی که برای دریافت داده‌های تراکنش و ارائه گزارش‌های مالی دقیق و منسجم طراحی شده است.

چرخه حسابداری شش مرحله اصلی دارد که در اینجا به آنها اشاره می‌کنیم:

تجزیه و تحلیل و ثبت معاملات

هر گونه صورت‌حساب، صورت‌حساب بانکی یا اعتباری و رسید از تراکنش‌های تجاری را جمع‌آوری کنید.

ارسال تراکنش‌ها به یک مرکز کلی

زمان آن فرارسیده است که آن اسناد را بردارید و شروع به ثبت تراکنش‌ها برای معاملات خود کنید. این مرحله شامل سه جزء از یک تراکنش است:

چه زمانی اتفاق افتاده است؟

برای چه بوده؟

و چقدر بوده است؟

برخی از مشاغل از حسابداری تک ورودی استفاده می‌کنند که در آن فقط هزینه یا درآمد وارد می‌شود. اما روش رایج‌تر حسابداری دو ورودی است که هر تراکنش را در دو حساب ثبت می‌کند: پول از کجا می‌آید و به کجا می‌رود.

آماده‌سازی یک تراز آزمایشی تنظیم نشده

در پایان یک دوره گزارش، تمام حساب‌های کسب و کار خود را فهرست کنید و مانده آن‌ها را مشخص کنید.

آماده‌‌سازی ورودی‌های تنظیم را در پایان دوره

هنگامی که نیاز دارید ورودی‌هایی را که قبلاً ایجاد کرده‌اید به‌روز کنید، ورودی‌های تنظیمی را آماده می‌کنید. به عنوان مثال، اگر مشتری در پرداخت فاکتور تأخیر داشته باشد، برای کمک به پرداخت آن، 5 درصد تخفیف ارائه دهید، برخلاف تغییر ورودی که قبلاً انجام داده‌اید، تخفیف را به عنوان یک ورودی تعدیل‌کننده وارد می‌کنید.

آماده‌سازی یک تراز آزمایشی تنظیم شده

پس از وارد کردن ورودی‌های تنظیم، یک موجودی آزمایشی تنظیم شده برای شما باقی می‌ماند. این اطلاعات اکنون آماده تبدیل به صورت‌های مالی است.

تهیه صورت‌های مالی

در نهایت، تمام اطلاعاتی که جمع‌آوری کرده‌اید به صورت‌های مالی شما تبدیل می‌شوند. این مرحله نهایی شامل خلاصه کردن تمام اطلاعات مالی شما در گزارش‌های مختصر برای بررسی آسان است.

نرم افزار حسابداری اطلاعات مالی شما را می‌گیرد و بیشتر این قوانین و فرآیندها را خودکار می‌کند. بنابراین ما از جزئیات چرخه حسابداری صرف‌نظر می‌کنیم. در ادامه در مورد محصول نهایی یعنی صورت‌های مالی صحبت می‌کنیم:

چرا حسابداری برای کسب و کار کوچک شما اهمیت دارد؟

هر سفر بزرگ با یک نقشه راه آغاز می‌شود. زمانی که برای رشد شرکت خود برنامه‌ریزی می‌کنید، تعیین اهداف ضروری است. سود شما در یک سال آینده چگونه باید باشد؟ پنج سال دیگر چطور؟

 رشد برنامه‌ریزی

هماهنگی با حسابداری به شما کمک می‌کند تا از امور مالی کسب و کار خود آگاه باشید. این اطلاعات برای ارزیابی سرعت توسعه کسب و کار شما و هدایت تصمیم‌گیری در آینده ضروری است. بدون گزارش دقیق، تصویر مالی کامل را نخواهید داشت. پاسخ به سئوالات زیر اهمیت دارند:

• بهای تمام شده کالای فروخته شده شما افزایش یافته است؟
• اهداف رشد شما معقول است؟

بدون صورت‌های مالی، پاسخی عینی نخواهید داشت.

تضمین وام

اگر می‌خواهید کسب و کار کوچک خود را با وام تأمین کنید، صورت‌های مالی به‌روز ضروری هستند. به عنوان مثال، فرض کنید می‌خواهید از طریق یکی از بانک‌ها وام درخواست دهید. شما باید به‌طور متوسط ​​سه سال صورت‌های مالی به اضافه یک سال پیش‌بینی جریان نقدی ارائه دهید. در صورت نداشتن سیستم حسابداری، ارائه هر یک از این موارد تقریباً غیرممکن است.

برای جذب سرمایه‌گذار یا فروش کسب و کار خود به حسابداری نیاز دارید

ممکن است در حال حاضر قصد نداشته باشید کسب و کار خود را بفروشید، اما ایده خوبی است که گزینه‌های خود را باز بگذارید. بهترین راه برای انجام این کار، ایجاد یک سیستم حسابداری مناسب در حال حاضر است. سرمایه‌گذاران، سهام‌داران یا خریداران بالقوه انتظار دارند سوابق حسابداری بررسی شده توسط یک CPA که ثابت کند تجارت شما سودآور و در مسیر رشد است.

به شما کمک می‌کند حقوق بگیرید

زمانی که مشتری به شما بدهکار است، به صورت‌حساب‌های دریافتنی (AR) در ترازنامه شما ظاهر می‌شود که به‌طور خودکار توسط نرم‌افزار حسابداری شما یا به صورت دستی توسط شما یا حسابدار شما ایجاد می‌شود.

با مراجعه به ترازنامه خود، می‌توانید میزان مؤثری را که پرداخت می‌کنید پیگیری کنید. سپس می‌توانید فرآیندهایی مانند مهلت‌های پرداخت یا پیگیری بهتر با مشتریان را در نظر بگیرید تا مطمئن شوید که در زمان نیاز به پولی که به می‌خواهید می‌رسید.

به شما کمک می‌کند تا از بدهی‌های خود اطلاع داشته باشید

اگر کسب‌وکار شما به منابع مختلفی مانند کارت‌های اعتباری، وام‌ها و حساب‌های قابل پرداخت بدهی دارد، باید به چندین حساب بروید تا آن‌چه را که بدهکار هستید بررسی کنید. ترازنامه همه مواردی را که بدهکار هستید در یک مکان نشان می‌دهد. همچنین تمام موجودی حساب‌های بانکی شما را نشان می‌دهد تا بتوانید هم‌زمان به هر دو مراجعه کنید. این گزارش عالی برای بررسی است تا مطمئن شوید که پول نقد برای پرداخت بدهی‌های خود و برنامه‌ریزی پرداخت‌های آینده در دسترس دارید.

شما را از جریمه نجات می‌دهد

همان‌طور که تجارت شما رشد می‌کند، پیگیری تمام تعهدات گزارش اطلاعات مالیاتی شما می‌تواند دشوار باشد. علاوه بر این، اگر اشتباهاتی در گزارش‌های مالی شما وجود داشته باشد، خطر گزارش نادرست درآمد خود را دارید. حسابداری جامد سوابق مالی کامل و دقیقی را در اختیار شما قرار می‌دهد که خطر نقض قوانین مالیاتی و احتمال ممیزی را کاهش می‌دهد. زمانی که یک حسابدار دارید که مالیات شما را برای شما ثبت می‌کند، می‌توانید مطمئن باشید که آن‌ها به طور دقیق و به موقع انجام می‌شوند. انجام این کار بدون سوابق مالی قابل اعتماد تولید شده از طریق حسابداری دقیق تقریباً غیرممکن است.

نرم‌افزارهای حسابداری

مشاغل کوچک با استفاده از نرم‌افزار حسابداری  پیشرفت‌های بزرگی کرده‌اند. زیرا افراد بیشتری در مسیر کارآفرینی قرار می‌گیرند. در حال حاضر طیف گسترده‌ای از گزینه‌ها در دسترس است. اینکه کدام‌یک برای شما بهترین است بستگی به نیازهای حسابداری کسب و کار شما دارد. در همین راستا بهترین نرم افزار حسابداری مالی باید بتواند نیازهای متنوع سازمان‌ها و شرکت‌های مختلف را پوشش دهد. یک نرم‌افزار حسابداری مالی کارآمد روش‌های مختلف از جمله حسابداری دولتی، حسابداری تعهدی، حسابداری شرکتی و دانشگاهی را پشتیبانی می‌کند.

نقش نرم‌افزار حسابداری در فرآیند جامع مالی

اجرا و مدیریت امور اداری روزمره در سازمان‌ها به روش سنتی تقریباً منسوخ شده است. اکثر سازمان‌ها فارغ از نوع فعالیت، ساختار، اهداف و تعداد کارکنان، به لزوم اتوماسیون فرایندها پی برده‌اند. آنها به انواع نرم‌افزارهای اداری، مالی و ارتباطی متوسل شده‌اند. اگرچه استفاده از نرم‌افزارهای سازمانی در نوع خود پیشرفت بزرگی به شمار می‌رود. با این حال فعالیت جزیره‌ای واحدها و نرم‌افزارهای آن‌ها، خود باعث بروز مشکلاتی خواهد شد. راه‌اندازی نرم‌افزار حسابداری در فرآیند جامع مالی اهمیت زیادی دارد.

در مورد اطلاعات مالی، این مشکلات بزرگ‌تر و پیچیده‌تر خواهند بود. در چنین مواردی پس از مکانیزه کردن فرآیند مالی حسابداری، راه‌اندازی فرایند جامع مدیریت مالی راهگشا خواهد بود. بسیاری از سازمان‌ها، هر واحد به صورت مستقل اقدام به انتخاب و تهیه نرم‌افزار می‌کند.  این روند امکان یکپارچه‌سازی آن‌ها را با دشواری‌هایی مواجه می‌کند. از سوی دیگر فرایند اتوماسیون در هر واحد، بر اساس سیاست مستقل مدیران و کارکنان آن واحد انجام می‌شود.

فرایند جامع حسابداری عبارت است از اتصال نرم‌افزارهای مالی و حسابداری واحدهای مختلف به یکدیگر و ایجاد شبکه‌ای از نرم‌افزارهای به‌هم‌پیوسته. این فرایند ابعاد گسترده‌ای دارد و واحدها و دپارتمان‌های گوناگونی را شامل می‌شود. مکانیزه کردن این فرایند صرف‌نظر از این که ابعاد سازمان بزرگ، متوسط یا کوچک باشد، گردش کار را در سازمان تسهیل می‌کند. در نتیجه سازمان با کاهش هزینه‌ها می‌تواند بهره‌وری خود را افزایش دهد.