آیا کسب و کار کوچک شما می‌تواند از سیستم BPM برخوردار باشد؟

سازمان‌های کوچک فقط از لحاظ اندازه و حجم کار کوچک هستند اما فرآیندهای جاری در آن‌ها تقریباً مشابه شرکت‌های بزرگ است. بنابراین سیستمی جهت مدیریت فرآیندها، تغییرات سازمانی و به‌روزرسانی نیاز خواهند داشت. شناسایی چالش‌ها و فرصت‌های به‌کارگیری اتوماسیون اداری و راه‌اندازی BPM در کسب‌وکار کوچک به پیشبرد هر چه بهتر اهدافشان کمک خواهد کرد.

جستجوی نرم‌افزار مدیریت فرآیند کسب‌وکار (BPM) می‌تواند روندی دلهره‌آور و پرهزینه باشد که نیاز به تحقیق طولانی‌مدت دارد. محبوب‌ترین سیستم‌های BPM معمولاً برای سازمان‌های بزرگ مناسب بوده زیرا آن‌ها از نظر فنی و کدنویسی پیشرفته هستند. این امر تصور در مورد مقرون‌به‌صرفه بودن را برای مشاغل کوچک بسیار سخت می‌کند و ممکن است احساس کنند سیستم‌های BPM برای کسب‌وکارهای کوچک بسیار محدود هستند. خوشبختانه، گزینه‌های دیگری وجود دارد.

ابزاری که اجرای فرآیندها را تا حد زیادی تسهیل نموده و از کندی آن‌ها می‌کاهد، نرم‌افزار BPMS است. BPMS با مکانیزه کردن فرآیندهای سازمان بدون کدنویسی و یا با کدنویسی حداقلی، اجرای آن‌ها را تسهیل می‌کند. استقرار یک نرم‌افزار BPMS مناسب کمک بزرگی به کسب‌وکارهای کوچک می‌کند.

هیچ چیز به اندازه کیفیت پیاده‌سازی BPMS در موفقیت یا شکست طولانی‌مدت سیستم BPM شما تأثیر قابل توجهی ندارد. اگر روند راه‌اندازی BPM در کسب‌وکار کوچک ضعیف اجرا شود، زمان و هزینه زیادی هدر می‌رود بدون این که هیچ مزیتی ببینید. شما باید هزینه کل مالکیت را برای سیستم BPM انتخابی خود ارزیابی کنید. این رقم است که باید برای آن بودجه و اندازه‌گیری میزان بازگشت سرمایه خود را در نظر بگیرید.

۴ عامل اصلی تاثیرگذار در هزینه‌های BPM برای مشاغل کوچک

1. زمان استقرار

   هنگامی که زمان انتخاب سیستم BPM فرا می‌رسد، مهم‌ترین سوالی که باید از خود بپرسید این است که یک سیستم پیش‌فرض استقرار کنید یا یک راه‌حل ابر EPR نصب کنید؟ BPMS خدماتی ارائه می‌کند که نیازی نیست توسط کارکنان IT شما مدیریت یا سرویس‌دهی شود. با استفاده از این نوع استقرار، سیستم BPM یک شرکت، داده‌ها و اطلاعات مربوط به آن توسط فروشنده نرم‌افزار BPM به صورت متمرکز (در ابر اینترنت) مدیریت می‌شوند و مشتریان با استفاده از یک مرورگر وب به آن‌ها دسترسی دارند. راه‌حل‌های BPM پیش‌فرض به صورت محلی بر روی سخت‌افزار و سرورهای شرکت شما نصب می‌شوند، سپس توسط کارکنان IT شما مدیریت می‌شوند.

2. تعداد کاربر

   راه‌حل‌های پیش‌فرض برای مشاغل کوچک خیلی منطقی نیست. مشاغل کوچک‌تر معمولاً به استقرار ابر میزبان می‌روند. هزینه‌ی کمتر اولیه به معنای بازگشت سریع‌تر است. راه‌حل‌های BPM به ازای هر کاربر قیمت‌گذاری می‌شوند.

3. ویژگی‌ها و ماژول‌ها

   همه راه‌حل‌های نرم‌افزاری BPM یکسان ساخته نشده‌اند. همه آن‌ها نقاط قوت و ضعف خود را دارند از جمله عملکردی که ارائه می‌دهند، نوع پشتیبانی ارائه شده، ادغام‌های موجود به صورت آماده و موارد دیگر.

   سیستم‌های BPM در هر شکل و ابعادی وجود دارد. هر محصولی بسته به صنعت و مواردی که بیشترین کمک را می‌کنند، مزایا و معایب خود را دارد. در این سناریو، مشاغل کوچک می‌توانند از سیستم‌های کمتر پیچیده BPM بهره‌مند شوند. شما احتمالاً نیازی به همه‌ی المان‌های یک سیستم BPM ندارید، پس چرا هزینه آن را پرداخت کنید؟ برخی از رایج‌ترین ویژگی‌ها عبارتند از:

• ورود به سیستم
• مدیریت گردش کار
• ادغام
• گزارش و تجزیه و تحلیل
• معیارهای عملکرد فرآیند

4. هزینه‌های آموزش

   زمانی که نوبت به آموزش نرم‌افزار BPM می‌رسد، مهم است که اولین بار آن را درست انجام دهید تا در آینده از بروز هر گونه مشکل یا خرابی جلوگیری کنید. در هر مرحله از پروژه خیلی زود به آن‌ها آموزش دهید چرا که کارکنان ممکن است آن‌چه را آموخته‌اند فراموش کرده و شتاب خود را از دست بدهند. اگر خیلی دیر به آن‌ها آموزش دهید، تیم شما آماده نخواهد شد و تأخیرهای پروژه رخ می‌دهد. مهم است که به کاربران نهایی نیز آموزش دهید تا آن‌ها آماده استفاده از فرآیندهای جدید در روز اول باشند.

   

با مشارکت دادن کارمندان خود در راه‌اندازی BPM در کسب‌وکار کوچک از ابتدا تا انتها می‌توانید با ایجاد مشکل مقابله کنید و آن‌ها را در طول مسیر در مورد قابلیت‌های خاص نرم‌افزار یا راه‌های استفاده از آن در حد توانایی خود راهنمایی کنید. مشارکت دادن کارمندان خود به این روش، فرهنگ ادامه یادگیری را تقویت می‌کند که انگیزه آن‌ها را حفظ می‌کند. یک نیروی کار متعهد نیز پروژه BPM شما را روان‌تر کرده و از شرکت در برابر هر گونه مشکل یا خرابی سیستم در مقابل کمبود دانش کاربر در جاده محافظت می‌کند.

بنابراین BPM اگر به‌طور مداوم برای یک مدت طولانی مورد استفاده قرار بگیرد، پیشرفت‌های تدریجی را هدایت خواهد کرد و منجر به دگرگونی عمیقی به یک سازمان فرآیندمحور خواهد شد زیرا از روش‌ها و تکنیک‌های BPM در موقعیت‌هایی که مشکل وجود دارد استفاده می‌شود و کارایی را افزایش می‌دهد.