عوامل موثر بر موفقیت مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPM)

چه عواملی موجب می‌شوند موفقیت مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPM) در روالی که برای پیاده‌سازی فرآیندهای مکانیزه انجام می‌شود، حاصل شود؟

برای داشتن یک کسب و کار موفق نیاز است که چرخه مدیریت فرآیند برای فرآیندهای جاری و آنچه که در آینده باید اجرا شود، پیاده‌سازی شود. اینکه مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) چیست؟  قدم اول برای به‌کارگیری مدیریت فرآیند کسب و کار سازمان‌ها یا بنگاه‌های اقتصادی است تا مدیران آنها بتوانند، کسب و کار خود را به سوی اهداف تعیین شده هدایت می‌کنند.

در یک کسب و کار باید تمرکز اصلی روی عملکرد فرآیندها باشد. مدیریت بر مبنای فرآیند یک استراتژی موفق است و کسب و کار‌هایی که این استراتژی را انتخاب کرده‌اند مزایای زیادی به دست آورده‌اند. در این مطلب قصد داریم تعدادی از عوامل که بر موفقیت BPM تأثیرگذار هستند را معرفی کرده و  از آنها در جهت موفقیت هر چه بیشتر سازمان استفاده کنیم.

نقش مالک فرآیند در مدیریت چرخه عمر فرآیندها

مالک فرآیند یا مدیر فرآیند نقش کلیدی را در مدیریت فرآیندهای کسب و کار دارد. وظیفه‌ او ارزیابی دائمی فرآیند و ارتقای بهره‌وری آن به منظور اطمینان از اثربخشی بیشتر است. در واقع نقش مالک فرآیند، مدیریت چرخه عمر آن است و بعد از مشخص شدن اهداف هر فرد و دپارتمان، همسویی میان اهداف عملکردی فرآیند و جهت‌گیری استراتژیک سازمان را تضمین می‌کند. بدون پشتیبانی و همراهی مالک فرآیند، احتمال موفقیت در چرخه BPM به عنوان یک چارچوب مدیریتی جامع و فراگیر، بسیار کم است.

ضرورت تعریف استراتژی سازمانی

تعریف چشم‌انداز و استراتژی برای مدیریت فرآیندها عامل دیگری در موفقیت مدیریت فرآیند کسب و کار است. هر فرآیند در سازمان باید اهداف و مسئولیت مشخصی داشته باشند. نکته مهم، همسویی اهداف هر فرآیند با اهداف استراتژیک و چشم‌انداز سازمان است. فرآیندها باید در جهت تحقق اهداف اصلی سازمان طراحی، اجرا و بهینه‌ شوند. نبود استراتژی شفاف در سازمان باعث می‌شود که مهندسان فرآیند نتوانند ارزیابی درستی از عملکرد و اثربخشی آن، داشته باشند.

اهمیت مدلسازی با زبانی استاندارد

در سازمان‌های آگاه نسبت به ارزش بالای فرآیندهای کسب و کار، مستندسازی و مدل‌سازی فرآیند یک فعالیت اساسی و محوری است. مدل‌سازی فرآیند در ساختاردهی، اکتشاف، پیش‌بینی، اندازه‌گیری، اعتبارسنجی و کنترل فرآیند نقش کلیدی دارد.
هدف از مدل‌سازی ایجاد تصویری از فرآیند است که آن را به طور صحیح برای وظایف تعریف شده توصیف می‌کند. در مدلسازی از زبانی استفاده می‌شود که مجموعه‌ای استاندارد از نمادهایی است که برای نمایش دادن اجزای مدل به کار می‌رود. BPMN2 استانداردی کامل است که برای مدلسازی هر نوع فرآیند کسب و کار استفاده می‌شود.
تکامل  این زبان در طول زمان به استفاده‌ از آن در ابزارهای مدلسازی متنوع منجر شده است. نمادهای آن بسیار دقیق است و نمایش رویدادهای آغازین، میانی و پایانی،‌ فعالیت‌ها، جریان پیام‌ها، تعاملات و ارتباطات درونی و همکاری میان بخش‌های مختلف کاری را پوشش می‌دهد.

استفاده از یک BPMS قدرتمند

انتخاب یک ابزار قدرتمند برای اجرای مدل فرآیند از دیگر عوامل موفقیت مدیریت فرآیندهای کسب و کار است. ابزارها و تکنیک‌های مدلسازی زیادی وجود دارند. از تخته وایت‌بردهای ساده، کاغذ سفید تا ابزارهای قدرتمند و بعضاً پیچیده مخصوص BPM که امکان مدلسازی و ذخیره‌سازی داده‌ها را نیز فراهم می‌کنند. BPMS یک ابزار قدرتمند برای اجرای مدل فرآیندهای کسب و کار به صورت مکانیزه است. تمام این ابزارها برای تجزیه و تحلیل اثربخش بودن یک فرآیند قابل استفاده هستند؛ اما استفاده از یک BPMS قدرتمند شانس موفقیت شما را در عملیاتی‌سازی BPM افزایش می‌دهد.
در مقاله  ۹ ویژگی که باید از یک نرم‌افزار BPMS انتظار داشت از ویژگی‌های یک BPMS قدرتمند، بیشتر سخن گفته‌ایم.

قابلیت اصلاح و بهبود مستمر فرآیند

پس از اجرای فرآیند و تهیه گزارش از روند اجرای آن، می‌توان دریافت که در طراحی یا اجرای کدام قسمت از کدام فرآیند خطایی رخ داده و آن را اصلاح کرد. با اصلاح در طراحی فرآیند، تغییر روش انجام کار و حتی منابع مربوطه می‌توان به سمت بهبود فرآیند پیش رفت. نادیده گرفتن الزام به بهبود و تغییر فرآیندهای کسب و کار، عدم تحقق چرخه مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) را به دنبال دارد.
بهبود مستمر، رویکردی پایدار است که فرآیندها از طریق به کارگیری یک سیستم کنترل بازخوردی حساس و لحظه‌ای، کاراتر و اثربخش‌تر می‌شوند. از طریق سیستم کنترلی می‌توان از بهبودی دائمی اطمینان داشت.

درخواست دموی نرم‌افزار BPMS دیدگاه