مهم‌ترین فاکتورها برای انتخاب بهترین نرم افزار حسابداری

نرم افزار حسابداری برای راه‌اندازی یک کسب‌وکار سالم ضروری است. شما باید بیاموزید که به دنبال چه ویژگی‌هایی باشید و برای چه نرم افزاری هزینه پرداخت کنید.

• نرم افزار حسابداری به شما کمک می‌کند تا حساب‌های پرداختنی و هزینه‌های خود را در یک جا پیگیری کنید.
• بسته‌های نرم افزاری حسابداری از نظر اندازه، قابلیت‌ها و ادغام متفاوت هستند.
• هنگام انتخاب نرم افزار حسابداری، باید همه پیشنهادات، از جمله مطابقت، گزارش، ردیابی و افزونه‌های موجود را ارزیابی کنید.
• این مقاله برای صاحبان مشاغل یا حسابداران مالی است که به دنبال ترکیب بهترین نرم افزار حسابداری در عملیات خود هستند.

یکی از اولویت‌های اصلی شما به‌عنوان یک صاحب کسب‌وکار، نظارت دقیق بر پولی است که وارد و پرداخت می‌کنید. به همین دلیل است که داشتن نرم افزار حسابداری مناسب بسیار مهم است. شما به برنامه‌ای نیاز دارید که کمکتان کند وظایف حسابداری روزانه خود از جمله ثبت پرداخت‌ها، ردیابی هزینه‌ها، صورت‌حساب مشتریان و تطبیق تراکنش‌ها را انجام دهید. نرم افزار حسابداری شما همچنین باید در مدیریت سلامت مالی کسب‌وکارتان کمکتان کند. به شما امکان ‌دهد گزارش‌هایی تهیه کنید که عملکرد کسب‌وکارتان را از زوایای مختلف تجزیه و تحلیل کنید.

ما عوامل دخیل در انتخاب نرم افزار حسابداری برای کسب‌وکار شما را بررسی و به چند گزینه عالی نگاه می‌کنیم.

عوامل اولیه‌ای که در انتخاب بهترین نرم افزار حسابداری باید در نظر گرفته شود

انتخاب بهترین نرم افزار حسابداری برای کسب‌وکار شما چالش‌برانگیز است. هر برنامه شامل مجموعه‌ای از ویژگی‌ها می‌شود. بیشتر آنها چندین طرح قیمتی را ارائه می‌دهند که از نظر عملکرد، تعداد کاربران و سایر جنبه‌ها متفاوت است.

برای ساده‌سازی جست‌وجوی خود، هنگام انتخاب نرم افزار حسابداری برای کسب‌وکارتان، سه عامل اصلی را در نظر داشته باشید.

• هزینه: آیا نرم افزار حسابداری ساده و ارزان‌قیمت را ترجیح می‌دهید یا برنامه‌ای که هزینه بیشتری دارد اما دارای ویژگی‌های اضافی است؟
• قابلیت استفاده: چند کاربر باید به نرم‌افزار دسترسی داشته باشند؟ آیا سیستم مبتنی بر ابر را ترجیح می‌دهید که بتوانید در هر جایی به آن دسترسی داشته باشید یا نرم‌افزار دسکتاپ؟ آیا برای داشتن اپلیکیشن موبایل به نرم افزار حسابداری خود نیاز دارید؟ برنامه باید چه قابلیت‌هایی داشته باشد؟
• ویژگی‌ها: نرم افزار حسابداری برای انجام چه کاری نیاز دارید؟ آیا به هر دو ابزار حساب‌های دریافتنی و حساب‌های پرداختنی نیاز دارید؟ کدام گزارش حسابداری را باید تهیه کنید؟ آیا برای ردیابی موجودی به آن نیاز دارید؟ آیا به آن نیاز دارید که شامل خدمات جانبی مانند ردیابی زمان، مدیریت پروژه و حقوق و دستمزد باشد؟

مزایای بهترین نرم افزار حسابداری

استخدام یک حسابدار حرفه‌ای یا حسابرس، یا استفاده از یک شرکت حسابداری خارجی، همیشه از نظر مالی امکان‌پذیر نیست. به‌خصوص اگر کسب‌وکار شما کوچک است، بهتر است خودتان با نرم افزار حسابداری مناسب به امور حسابداری بپردازید.

• صرفه‌جویی در زمان: لازم نیست منتظر بمانید تا شخص دیگری وظایف حسابداری مورد نیاز خود را انجام دهد. با نرم افزار حسابداری، می‌توانید این کار را خودتان انجام دهید، با تمام ابزارهایی که نیاز دارید.
• سوابق خودکار: با وقوع تراکنش‌های جدید، نرم افزار حسابداری به صورت پویا یک رکورد جامع از معاملات مالی سازمان شما ایجاد و نگهداری می‌کند تا مطابق با قوانین و مقررات دولتی و صنعتی باشد.
• دقت بالاتر: نرم افزار حسابداری احتمال خطای انسانی را کاهش می‌دهد. این ویژگی به این دلیل است که نرم‌افزار می‌تواند مستقیماً به حساب‌های بانکی شما متصل شود. تراکنش‌ها و سایر داده‌ها را برای ایجاد بینش دقیق بدون خطر اشتباه تایپی یا کپی و جای‌گذاری اشتباه کند.
• یک مکان برای همه وظایف مالی: بسیاری از فروشندگان نرم افزار حسابداری، خدمات اضافی مانند رعایت حقوق و دستمزد و مالیات را ارائه می‌دهند که می‌تواند از یک پلتفرم انجام، ردیابی و نظارت شود.
• حقوق و دستمزد بهینه شده: با نرم افزار حسابداری مناسب، می‌توانید فعالیت‌های حقوق و دستمزد خود را خودکار کنید. به این شکل مزایا و مالیات‌ها برای ارائه پرداخت دقیق و سریع برای هر کارمند محاسبه می‌شود.

هزینه نرم افزار حسابداری چقدر است؟

نرم افزار حسابداری بسته به ویژگی‌های آن، تعداد کاربرانی که پشتیبانی می‌کند و سایر عوامل از نظر هزینه متفاوت است. بسیاری از بهترین شرکت‌های نرم افزار حسابداری، نرم‌افزار مبتنی بر ابر را به‌جای مجوزهای نرم‌افزاری به‌عنوان خدمات ارائه می‌دهند. بنابراین هزینه اشتراک ماهیانه را دریافت می‌کنند.

نرم افزار حسابداری به عنوان یک سرویس معمول کاملاً معقول است. این بسته‌ها معمولاً طرح‌های متعددی را با سطوح پرداختی ارائه می‌دهند که مقدار آن در ماه متغیر است. سازمان‌هایی که نیازهای منحصربه‌فرد دارند یا نیاز به حساب کاربری برای چندین کاربر دارند، برنامه‌های قیمت‌گذاری سفارشی خواهند داشت. اما حتی این طرح‌ها هم مقرون به صرفه هستند. حتی اگر بخواهید هزینه نرم افزار را به جای ماهانه، سالانه بپردازید، شامل نرخ‌های تخفیف هم خواهید شد.

طرح‌های گران‌تر اغلب شامل ویژگی‌های پیشرفته‌ای مانند گزارش‌های هزینه و ردیابی فروش، صورت‌حساب‌های مکرر، ردیابی پروژه، صورت‌حساب، یادآوری‌های سررسید خودکار، عملکردهای تیمی، قابلیت‌های گزارش‌دهی پیشرفته، ردیابی موجودی و سفارش‌های خرید هستند. بسیاری از شرکت‌های نرم افزار حسابداری، ادغام‌هایی را برای افزایش قابلیت‌های نرم‌افزار یا اتصال آن به برنامه‌های تجاری دیگر، گاهی اوقات با هزینه اضافی، ارائه می‌کنند.

چندین شرکت یک نسخه آزمایشی از نرم افزار حسابداری خود را ارائه می‌دهند، اگرچه آنها معمولاً دارای ویژگی‌های اساسی هستند یا تعداد کاربران، مشتریان یا معاملات را محدود می‌کنند. برخی از ارائه‌دهندگان نرم افزار حسابداری رایگان از خدمات افزودنی که ارائه می‌دهند درآمد کسب می‌کنند. اگر کسب‌وکار شما بسیار کوچک است یا می‌خواهید نرم‌افزار را برای اجرای آزمایشی طولانی‌تر از زمانی که دوره آزمایشی اجازه می‌دهد استفاده کنید، این برنامه‌ها مفید هستند.

چه فاکتورهای قابل استفاده‌ای را باید در نرم افزار حسابداری جست‌وجو کنید؟

فعالیت در تمام رشته‌های حسابداری به استفاده از یک نرم افزار حسابداری نیاز دارد. برای یافتن بهترین نرم افزار حسابداری برای کسب‌وکار خود، باید تصمیم بگیرید که چگونه و در کجا می‌خواهید از آن استفاده کنید. آیا شخص دیگری از این سیستم استفاده خواهد کرد یا خیر. در ادامه چند فاکتور برای انتخاب بهترین نرم افزار حسابداری ذکر می‌کنیم.

– ادغام آسان

حتی برنامه‌های کاربردی حسابداری با ویژگی‌ها و قیمت‌های معقول در جهان، اگر با راه‌حل‌های موجود شما، مانند پلتفرم‌های فروش، سیستم‌های حمل و نقل و حتی برنامه‌های حقوق و دستمزد، ادغام نشوند، سود چندانی برای کسب و کار شما ندارند. با انتخاب بهترین نرم افزار حسابداری که با راه‌حل‌های موجود شما کار می‌کند، هیچ‌گونه مشکل سازگاری که منجر به خطاهای زمان‌بر بالقوه شود، نخواهید داشت.

– دسترسی چند کاربره

اکثر برنامه‌های حسابداری به شما این امکان را می‌دهند که کاربران دیگر را به سیستم دعوت کنید و داده‌هایی را که می‌بینند و وظایفی که به آنها دسترسی دارند کنترل کنید. به عنوان مثال، ممکن است بخواهید به شریک تجاری و حسابدار خود دسترسی کامل بدهید و در عین حال به کارمندان خود اجازه دهید از سیستم فقط برای پیگیری زمان و فاکتور مشتریان خود استفاده کنند.

برخی از سیستم‌ها به شما اجازه می‌دهند تا چندین کاربر را بدون هزینه اضافی دعوت کنید. بعضی دیگر دسترسی حسابدار رایگان را ارائه می‌دهند اما از شما می‌خواهند که در یک طرح قیمت بالاتر مشترک شوید یا برای اضافه کردن کاربران دیگر به سیستم هزینه اضافی بپردازید. برخی نرم‌افزارها برنامه‌های پرداخت «نامحدود» را برای تطبیق با کسب‌وکارهای در حال رشد ارائه می‌کنند و در عین حال گزینه‌های یک حساب قوی را ارائه می‌دهند. درک نیازهای دسترسی شرکت شما را به سمت تصمیم درست راهنمایی می‌کند.

– پشتیبانی از چند کسب‌وکار

اگر صاحب بیش از یک کسب‌وکار هستید، ممکن است یک نرم افزار حسابداری مالی بخواهید که چندین کسب‌وکار را تحت یک حساب بدون هزینه اضافی پشتیبانی کند. در غیر این صورت، برای راه‌اندازی حساب‌های جداگانه برای هر نهاد، هزینه اضافی پرداخت می‌کنید.

– نرم افزار مبتنی بر ابر و دسترسی به موبایل

اکثر سیستم‌های حسابداری برتر مبتنی بر ابر هستند، به طوری که می‌توانید در هر زمان و هر مکان از هر رایانه‌ای با دسترسی به اینترنت به حساب خود هم دسترسی داشته باشید. این سهولت دسترسی به شما کمک می‌کند تا کسب‌وکار خود را از راه دور اداره کنید، چه در خانه باشید و چه در تعطیلات.

بسیاری از نرم‌افزارها برنامه‌های تلفن همراه را برای کمک به نظارت بر اطلاعات کلیدی و انجام وظایف اصلی خارج از محل کار ارائه می‌دهند، که به ویژه برای تیم‌هایی که از خانه یا در نقطه‌ای دیگر، کار می‌کنند مفید است. برخی از بسته‌ها برنامه‌های جداگانه‌ای را برای کارمندان با ویژگی‌های اساسی، مانند پیگیری زمان و ارسال رسید هزینه ارائه می‌دهند.

قابلیت‌های برنامه موبایل متفاوت است، بنابراین اگر دسترسی به تلفن همراه برای شما یک ویژگی ضروری است، مطمئن شوید که برنامه سیستم حسابداری عملکرد مورد نیاز شما را دارد. همچنین باید مطمئن شوید که روی پلتفرم دلخواه شما کار می‌کند. زیرا برخی از آنها فقط با iOS سازگار هستند، در حالی که برخی دیگر را می‌توان علاوه بر تلفن‌ها و تبلت‌ها با ساعت‌های هوشمند نیز استفاده کرد.

– نرم افزار حسابداری مبتنی بر ابر در مقابل نرم افزار دسکتاپ

در حالی که ممکن است فرض کنید که نسخه‌های مبتنی بر ابر و نسخه دسکتاپ نرم افزار حسابداری انتخابی شما عملکردهای یکسانی دارند، این دو پلتفرم می‌توانند تفاوت‌های قابل توجهی داشته باشند.

نسخه دسکتاپ بسته نرم افزار حسابداری معمولاً یک بار خرید است. از سوی دیگر، نرم افزارهای مبتنی بر ابر معمولاً بر روی مدل اشتراکی اجرا می‌شوند. نرم افزار حسابداری دسکتاپ، اغلب می‌تواند فقط به داده‌های ذخیره‌شده در آن رایانه دسترسی داشته باشد، و ویژگی‌ها و عملکردهای به‌روزرسانی شده با گزینه‌های مبتنی بر ابر را از دست بدهد. با این حال، برخلاف نرم افزار ابری، نرم افزار حسابداری دسکتاپ برای دسترسی، به اتصال به اینترنت وابسته نیست.

نرم‌افزار مبتنی بر ابر مستقیماً با حساب‌های بانکی شما همگام‌سازی می‌شود و از هر جایی می‌توانید به آن دسترسی داشته باشید. همچنین به‌روزرسانی‌های منظم با ویژگی‌های جدید برای بهینه‌سازی عملکرد ارائه می‌دهد. علاوه بر این، ذخیره‌سازی داده‌های مبتنی بر ابر امنیت سطح بالایی را ارائه می‌دهد، بنابراین می‌توانید مطمئن باشید که اطلاعات مالی حساس شما محافظت می‌شود.

ویژگی‌های اساسی نرم افزار حسابداری

بهترین نرم افزار حسابداری ویژگی‌ها و ابزارهای زیادی را برای کمک به مدیریت امور مالی خود ارائه می‌دهد. یک برنامه حسابداری باید نیازهای کسب‌وکار شما را برآورده و انجام کارهای معمول حسابداری را آسان کند. همچنین باید به شما کمک کند تا تصویر بزرگی از عملکرد کسب‌وکار خود را ببینید.

اکثر کسب‌وکارها می‌توانند به کارکردهای حسابداری اولیه مانند صورت‌حساب (هم از طریق ایمیل و هم از طریق پست حلزون)، ردیابی درآمد و هزینه، تولید گزارش مالی و مدیریت مشتری بسنده کنند.

با این حال، اگر کسب‌وکار شما بیش از چند محصول می‌فروشد، می‌خواهید که نرم‌افزار موجودی شما را ردیابی کند، فروشندگان را مدیریت و در سفارشات خرید به شما کمک کند، اگر کسب‌وکار شما خدمات ارائه می‌دهد، به برنامه‌ای نیاز دارید که ردیابی زمان و ساعت‌های قابل پرداخت فاکتور را آسان کند.

در ادامه برخی از ویژگی‌هایی که نرم افزار حسابداری باید داشته باشد، برای کمک به شما به منظور صرفه‌جویی در زمان و مدیریت بهتر امور مالی آورده شده است.

– اتوماسیون صرفه‌جویی در زمان

برخی از نرم افزارهای حسابداری را می‌توان به گونه‌ای تنظیم کرد که صورت‌حساب‌های مکرر و اعلان‌های سررسید را به صورت خودکار ارسال و در زمان رسیدگی به صورت‌حساب‌ها و وظایف حساب‌های دریافتنی صرفه‌جویی کند. سایر برنامه‌ها می‌توانند با انطباق تراکنش‌ها و حساب‌ها در زمان صرفه‌جویی کنند. از آنجایی که داده‌ها به صورت خودکار وارد و مدیریت می‌شوند، خطاها عملاً حذف می‌شوند.

اگر کسب‌وکار شما مظنه‌ها یا تخمین‌هایی را به مشتریان ارائه می‌دهد، به دنبال برنامه‌ای باشید که بتواند این اسناد را بایگانی و تنها با چند کلیک به صورت‌حساب تبدیل کند. اگر موجودی حمل می‌کنید، به دنبال سیستمی باشید که با ایجاد خودکار سفارش‌های خرید زمانی که اقلام به زیر آستانه تعیین‌شده می‌رسند، محصولات را دوباره سفارش می‌دهد.

– آماده‌سازی مالیات

با نرم افزار حسابداری که دارای محاسبات مالیاتی خودکار، نرخ‌های مالیاتی متعدد و گزارش مالیاتی است، زندگی خود (و حسابدارتان) را آسان‌تر کنید. همچنین باید بتوانید به حسابدار خود اجازه دسترسی به داده‌های مربوطه در سیستم را بدهید یا به راحتی تمام داده‌ها و فایل‌های لازم را برای آنها ایمیل کنید.

با این حال، با یک مسیر کاغذی خودکار برای امور مالی شرکت، به راحتی می‌توانید با قوانین و مقررات صنعت خود، مطابق و به‌روز بمانید.

– خدمات خرد حسابداری

یک سیستم حسابداری مالی برخی از خدمات خرد اختصاصی حسابداری، مانند پردازش پرداخت و خدمات حقوق و دستمزد، پذیرش پرداخت آنلاین و پرداخت به کارکنان را آسان می‌کند. اگرچه این خدمات معمولاً هزینه اضافی دارند، اما استفاده از آنها راحت است. ممکن است این هزینه‌ها با هزینه‌ای که برای این خدمات در جاهای دیگر می‌پردازید، قابل مقایسه باشد. جذابیت این رویکرد این است که شما می‌توانید خدمات را با هم ترکیب و یک راه‌حل حسابداری متناسب با نیازهای خاص خود ایجاد کنید.

– ادغام‌های شخص ثالث

نرم افزار حسابداری با ادغام با برنامه‌ها و خدماتی که قبلاً استفاده می‌کردید، به‌طور خودکار داده‌ها را بین سیستم‌ها در زمان واقعی به اشتراک می‌گذارد و از این طریق اداره تجارت شما را آسان‌تر کند. ادغام‌های محبوب شامل سیستم‌های نقطه فروش، پردازش پرداخت، مدیریت موجودی پیشرفته، تجارت الکترونیک، ERP ،CRM، بازاریابی ایمیلی و برنامه‌های گوگل است.

سؤالاتی که هنگام ارزیابی نرم افزار حسابداری باید پرسید

هنگامی که انتخاب‌های خود را به چند گزینه محدود کردید، برای آزمایش‌های رایگان ثبت‌نام کنید تا بتوانید خودتان ببینید که آیا نرم افزار حسابداری ویژگی‌های مورد نیاز شما را دارد، استفاده از آن آسان است و در وقت شما صرفه‌جویی می‌کند یا خیر.

با شرکت‌های نرم‌افزار تماس بگیرید و کیفیت خدمات مشتریان آن‌ها را بسنجید تا مطمئن باشید در صورت بروز مشکل در برنامه، پشتیبانی لازم را دریافت خواهید کرد.

در اینجا به لیستی از سؤالاتی اشاره می‌کنیم که باید هنگام تماس بپرسید تا به شما در انتخاب بهترین نرم افزار حسابداری مناسب برای کسب‌وکارتان کمک کند:

• آیا نرم افزار شما برای صنعت من مناسب است؟
• آیا راه‌حل‌های سفارشی را متناسب با نیازهای کسب‌وکار من ارائه می‌دهید؟
• نرم افزار شما می‌تواند چند کارمند و مشتری را در خود جای دهد؟
• چگونه نرم افزار شما می‌تواند به من در پیروی از قوانین مالیاتی و مقررات مالی کمک کند؟
• چگونه از اطلاعات من نسخه پشتیبان تهیه می‌شود؟ آیا می‌توان بلافاصله پس از قطعی دسترسی را بازیابی کرد؟
• چه اقدامات امنیتی برای ایمن نگه داشتن اطلاعات کسب‌وکار و مشتریان من در نظر گرفته‌اید؟
• هزینه کل چقدر است؟ آیا هزینه راه‌اندازی یا ذخیره‌سازی ابری وجود دارد؟
• چه نوع پشتیبانی فنی و خدمات مشتری ارائه می‌دهید؟