تسهیل فرآیند اموال‌گردانی با اپ موبایل جمع‌دار
کنترل و حفاظت از اموال برای سازمان‌ها اهمیت زیادی دارد و تسهیل فرآیند اموال‌گردانی با اپ موبایل جمع‌دار از این جهت اهمیت دارد که مدیران مالی و لجستیک سازمان‌ها به دنبال پاسخ به سوال چطور مدیریت فرآیند اموال‌گردانی را بهینه‌تر انجام دهیم؟ به دنبال ابزارها و فناوری‌‌های جدید هستند.
کنترل و حفاظت از اموال برای سازمان‌ها اهمیت زیادی دارد و تسهیل فرآیند اموال‌گردانی با اپ موبایل جمع‌دار از این جهت اهمیت دارد که مدیران مالی و لجستیک سازمان‌ها به دنبال پاسخ به سؤال چطور مدیریت فرآیند اموال‌گردانی را بهینه‌تر انجام دهیم؟ به دنبال ابزارها و فناوری‌‌های جدید هستند.
عملیات جمع‌داری اموال در سازمان‌ها معمولاً پروژه‌ای زمان‌بر و پرهزینه است و در موارد بسیاری سازمان‌هایی که پراکندگی جغرافیایی و دفاتر متعدد دارند، این فرآیند را از عملیات مدیریت مالی و لجستیک خود حذف می‌کنند. در چنین شرایطی استفاده از نرم‌افزارها و ابزارهای نوین برای تسهیل فرآیند اموال‌گردانی با اپ موبایل جمع‌دار مورد توجه قرار می‌گیرد.
شرکت چارگون با تجربه چندین ساله در ارائه خدمات حوزه لجستیک در قالب نرم‌افزارهای مدیریت اموال و مدیریت انبار و حسابداری انبار، ضمن آشنایی با فرآیند اموال‌گردانی در توسعه ابزارهای تسهیل‌کننده این فرآیندها نیز پیشرو بوده است. ارائه اپ موبایل جمع‌دار دیدگاه همراه در همین راستا انجام شده است. با استفاده از برنامه موبایلی جمع‌دار، سازمان‌ها می‌توانند فرآیند صورتبرداری، نگهداری و ردیابی اموال خود توسط امین اموال را تسریع کنند.
مدیریت فرآیند اموال‌گردانی برای کنترل و حفاظت از اموال، یکی از فرآیندهای مهم سازمان‌ها است. این فرآیند که در برخی سازمان‌ها با نام جمع‌داری اموال یا ردیابی اموال نامیده می‌شود، چالش‌های زیادی به همراه دارد.
مدیریت صحیح و مؤثر بر اموال می‌بایست از زمان تحصیل آنها اعمال گردد اما در عمل بسیاری سازمان‌های بزرگ قادر به انجام آن نیستند. فرآیند اموال‌گردانی که باید یک بار در سال انجام شود، به دلیل گستردگی برخی سازمان‌ها، هزینههای زیادی ایجاد می‌کند و گاهی چنان پیچیده می‌شود که اجرای آن به‌صرفه نیست.
رویکرد‌های جدید به مدیریت فرآیند اموال‌گردانی مبتنی بر فناوری اطلاعات و نرم‌افزارهای حوزه لجستیک، می‌تواند راهگشای این مشکل باشد. اما اجرای آن به مهندسی مجدد و بهبود سبک اجرایی جمع‌داری اموال وابسته است.
بهینه‌سازی مدیریت فرآیند اموال‌گردانی
بهینه‌سازی مدیریت فرآیند اموال‌گردانی و راه‌اندازی نرم‌افزارهای مدیریت انبار و اموال و حوزه لجستیک موجب می‌شود که بتوان اطلاعاتی از قبیل بهای تمام شده، تاریخ بهره‌برداری، نرخ و روش استهلاک، مبلغ استهلاک انباشته، مرکز هزینه و محل استقرار، شخص تحویل‌گیرنده و سایر اطلاعات مربوطه را در هر مقطع از زمان در اختیار مدیران لجستیک سازمان قرار داد.
در راستای بهینه‌سازی مدیریت فرآیند اموال‌گردانی سه مرحله اساسی زیر باید در نظر گرفته شود:
مرحله اول: عملیات قبل از صورتبرداری اموال و پلاک‌کوبی
بازبینی کدینگ کالا
پیش از شروع عملیات صورتبرداری، باید در ابتدا تمامی کالاهای غیرمصرفی مورد استفاده مجموعه طبق اطلاعات ثبت شده قبلی گردآوری و همسان‌سازی شود. بدین‌صورت از ثبت یک نوع مال با چند عنوان مختلف جلوگیری می‌شود.
همچنین انجام این کار موجب آسان‌تر شدن روند صورتبرداری خواهد شد زیرا تمامی عناوین کالاهای موجود در مجموعه مشخص می‌شود. علاوه بر همسان‌سازی عناوین قبلی مورد استفاده، این اقلام می‌بایست با توجه به نوع کاربری و طبق نیاز سازمان گروه‌بندی شوند.
تعریف و بازبینی محل‌های استقرار اموال
پیش از شروع به عملیات صورتبرداری، باید تمامی محل‌های استقرار مورد استفاده تا سطح مورد نیاز سازمان، کاملاً مشخص شده و تعریف شوند. انجام این کار موجب جلوگیری از گمراهی جمع دار حین صورتبرداری در خصوص ثبت اطلاعات محل استقرار و همچنین تشخیص حد تفکیک سطح محل استقرار خواهد شد.
تعیین مراکز هزینه اموال
مرکز هزینه یکی از مهم‌ترین شاخص‌های واحد مالی در خصوص ثبت اطلاعات ریالی مختلف است، پس هنگام ثبت اطلاعات اموال حین صورتبرداری، باید علاوه بر ثبت اطلاعاتی مانند محل استقرار و مسئول تحویل‌گیرنده، اطلاعات مرکز هزینه آن مال نیز مشخص شود تا در عملیات بعدی مانند گزارش‌گیری، ثبت اسناد حسابداری و … مورد استفاده قرار گیرد.
بازبینی ساختار سازمانی
یکی از معیارهای اصلی کنترل تعدادی و ریالی اموال در هر مجموعه، تفکیک اموال به نسبت هر واحد تحویل‌گیرنده است. با توجه به اینکه حین صورتبرداری، هر مال به نام شخص تحویل‌گیرنده آن مال ثبت می‌شود، ضروری است سمت هر شخص که معین‌کننده دپارتمان وی در ساختار سازمانی است، کاملاً صحیح باشد. همچنین لازم است وضعیت ساختار سازمان در خصوص تمامی واحدها و دپارتمان‌ها، در به‌روزترین وضعیت ممکن قرار داشته باشد.
پلاک‌کوبی اموال
پلاک‌کوبی از مجموعه اقداماتی است که در جهت کنترل، ردیابی و نگهداری سوابق هر یک از اقلام مشخص اموال، برای جلوگیری از هرگونه اشتباه یا سوءاستفاده احتمالی از آنها انجام می‌شود. پیش از شروع به صورتبرداری و پلاک‌کوبی اموال، باید فرمت برچسب اموال شامل QR Code طراحی و مورد تأیید مدیران مرتبط در سازمان قرار بگیرد.
تجربه بانک کشاورزی از سیستم‌های نرم‌افزاری مدیریت اموال
او گفت: از حدود ۳ سال پیش با توجه به تعداد گسترده شعب بانک و هزینههای پشتیبانی، لزوم استفاده بهینه‌تر از اموال و شفافیت آمار موجودی کالاهای انبارها استقرار سامانه پویا و بروز لجستیک در بانک، احساس شد.
وی ادامه داد: در این نیازسنجی از همان ابتدا بر ضرورت ارتباط این سامانه با بخش مالی تأکید داشتیم تا بتوانیم آماری شفاف از هزینههای خرید و نگهداری اموال در اختیار مدیران قرار دهیم.
مدیر تدارکات و خدمات اجرایی بانک کشاورزی خاطرنشان کرد: با هم‌فکری حوزه آی‌تی بانک و شناخت کافی نسبت به عملکرد شرکت چارگون، نرم‌افزارهای لجستیک دیدگاه را برای استقرار در بانک انتخاب کردیم.
به گفته وی؛ سابقه خوب و تجربه موفق در تولید و طراحی نرم‌افزارهای لجستیک شامل سیستم‌های خرید و تدارکات، مدیریت اموال، انبار و حسابداری انبار و سیستم املاک و مستغلات از دلایل انتخاب چارگون برای انجام این پروژه بوده است.
مدیر تدارکات و خدمات اجرایی بانک کشاورزی با اشاره به ساختار سنتی صورتبرداری اموال بانک به صورت دستی گفت: پیش از استقرار نرم‌افزارهای لجستیک دیدگاه، خرید اموال فقط با درخواست واحدها صورت می‌گرفت. آمار دقیقی از میزان استهلاک اموال بانک وجود نداشت و شناسایی اموال به صورت سنتی و غیرمکانیزه انجام می‌شد که همه این اقدامات برای بانک، هزینه‌ساز بودند.
به گفته وی، شناسایی اموال بر اساس مناطق جغرافیایی و تعداد کالاهای موجود در انبارها از دلایل دیگری بود که استقرار نرم‌افزارهای لجستیک دیدگاه و بومی‌سازی آنها متناسب با نیازهای بانک را توجیه‌پذیر می‌کرد.
علیزاده به برگزاری جلسات متعدد با کارشناسان چارگون و طراحی یک سامانه جامع لجستیکی اشاره کرد و افزود: در بخش انبار و اموال بر اساس نیازسنجی‌های صورت گرفته، شناسایی اموال با جزئیات و بنابر محل استقرار و کاربری، صورتبرداری و پس از چندین بار مغایرت‌گیری، بارگذاری شد. پس از آن، آموزش‌های لازم برای بهره‌برداری به همه کاربران مرتبط ارائه و در نهایت سامانه با اطلاعاتی شفاف و کارآمد به تمامی واحدهای مربوطه و امین اموال‌ها واگذار شد.
وی، تغییر فرهنگ سازمانی مدیریت و نگهداشت اموال در بانک را دستاورد بزرگ این سامانه اعلام کرد و گفت: این تغییر، با مکانیزه شدن کلیه مراحل ثبت درخواست و خرید کالا، تأیید مسئول واحد، ارجاع به بخش تدارکات و بررسی موجودی کالاها و تهیه آنها در صورت عدم موجودی، صورت گرفته است.
وی ادامه داد: استفاده کالاهای پرمصرف با عمر مفید پایین، هزینههای بانک را افزایش داده بود، وجود این سامانه لجستیکی در بخش اموال کمک کرد تا کالاهایی که عمر مفید کوتاهی دارند، خریداری نشوند و فضای انبارها را اشغال نکنند.
مرحله دوم: صورتبرداری اموال به صورت الکترونیک و مغایرت‌گیری لحظه‌ای
انجام صورتبرداری اموال با استفاده از نرم‌افزار و اپ‌های موبایلی که با اسکن بارکد‌های اموال به سرعت اطلاعات را جمع‌آوری می‌کنند، باعث می‌شود جمع داری اموال در سازمان‌های بزرگی که تعداد و پراکندگی بالایی در ساختمان‌ها و تجهیزات دارند با هزینه بسیار پایین‌تری انجام شود.
این امتیاز که امین اموال سازمان می‌تواند در لحظه اسکن بارکد، اطلاعات قبلی مال را با وضعیت ثبت‌شده قبلی آن مطابقت دهد، فرآیند پیچیده مغایرت‌گیری را تسهیل می‌کند.
اهمیت سرعت و سادگی آنجایی بیشتر مشخص می‌شود که این فرآیند در برخی سازمان‌ها به قدری طولانی می‌شده که در انتهای بازه زمانی جمع‌داری، وضعیت بسیاری از اموالی که در شروع پروژه، ثبت شده بودند، تغییر می‌کرد و همین موجب می‌شد سازمان هیچ‌گاه نتواند اطلاعات اموال خود را یک بار در سال، به صورت دقیق و باضریب خطای قابل قبول در اختیار داشته باشد.
مرحله سوم: پالایش داده‌ها پس از اتمام صورتبرداری اموال
پس از اتمام عملیات صورتبرداری اموال و تحویل آنها به مسئول مربوطه و تجمیع کلیه اطلاعات اموال، می‌بایست مراحل نهایی جهت ثبت و تأیید اطلاعات اموال به شرح زیر انجام شود:
طبقه‌بندی اموال مطابق کدینگ حسابداری
اطلاعات اموال صورتبرداری شده مطابق کدینگ حسابداری و سرفصل‌های تعریف شده تفکیک شود تا جهت عملیات بعدی صدور اسناد حسابداری مرتبط با اموال و دارایی‌های ثابت، مورد استفاده قرار گیرند.
اعمال قوانین و نرخ محاسبه استهلاک طبق ماده ۱۴۹
پس از طبقه‌بندی اموال مطابق کدینگ حسابداری، قوانین محاسبه استهلاک متناظر با هر گروه مال، برای آنها در نظر گرفته شود تا محاسبه استهلاک این اموال، بر اساس نرخ محاسبه استهلاک معرفی شده طبق ماده ۱۴۹ انجام گردد.
تطابق اطلاعات ریالی بر اساس دفاتر مالی
پس از گروه‌بندی اموال بر اساس طبقات و گروه‌های اموال و همچنین با در نظر گرفتن مرکز هزینه هر مال، اطلاعات جمع‌آوری شده می‌بایست با گردش فعلی دفاتر مالی مورد استفاده مجموعه تطبیق داده شود تا اصلاحات لازم در لیست اموال بر اساس اطلاعات واحد مالی انجام شود و یا در صورت لزوم، اصلاحات در دفاتر مالی انجام گیرد.
کانورت اطلاعات
پس از اتمام موارد فوق، باید کانورت و ثبت کلیه اطلاعات صورتبرداری و پالایش شده، در نرم افزار مدیریت اموال انجام گیرد.
پیشنهاد ویژه نرم‌افزاری: فرآیند صورتبرداری توسط اپ موبایل جمع‌دار دیدگاه
در نهایت برای بهینه کردن مدیریت فرآیند اموال‌گردانی پس از ثبت کامل اطلاعات کلیه اموال صورتبرداری شده در نرم‌افزار مدیریت اموال و الصاق برچسب، می‌توان هنگام صورتبرداری از اموال موجود در سازمان با استفاده از اپ موبایل جمع‌دار دیدگاه همراه این فرآیند را با سهولت و دقت‌نظر بیشتری انجام داد.
با تعریف دستور صورتبرداری در اپلیکیشن جمع‌دار دیدگاه همراه، می‌توان اطلاعاتی را که توسط جمع‌دار در سیستم مدیرت اموال ذخیره شده را فراخوانی نموده و مشاهده کرد. چنان‌چه امین اموال سازمان مغایرتی در اطلاعات اصلی نظیر تحویل‌گیرنده، محل استقرار یا … مشاهده نماید امکان اعمال‌شدن اصلاحات بر روی اموال فراخوانی شده وجود خواهد داشت. با انجام تغییرات مورد نظر توسط کاربر اموال، اطلاعات جمع‌آوری شده می‌تواند مورد تأیید قرار گرفته و به اموال موجود از قبل اضافه شوند.
برخی امکانات اپ موبایل جمع‌دار دیدگاه
- انجام عملیات صورتبرداری اموال توسط امین اموال به صورت آفلاین
- بازرسی اموال به صورت آنلاین
- اسکن بارکد مال، مکان مال و مسئول مال علاوه بر وارد کردن دستی شماره
- نمایش گرافیکی پیشرفت صورتبرداری
- ثبت مغایرت و تعیین وضعیت صورتبرداری اموال جست‌وجوی مال، مکان مال و مسئول مال
- اتصال به دستگاه‌های جانبی برای خواندن بارکد
هیچ دیدگاهی ارسال نشدهاست!
در بحث پیرامون این مطلب شرکت کنید!