نبود شفافیت

چالش: در بسیاری از سازمان‌ها، اطلاعات دارایی‌ها پراکنده و ناقص است. معمولاً مشخص نیست هر دارایی دقیقاً در کجا قرار دارد، چه کسی مسئول آن است و در چه شرایطی نگه‌داری می‌شود. این ابهام می‌تواند منجر به تأخیر در پاسخ‌گویی، عدم هماهنگی بین واحدها و حتی بروز تخلفات یا سوء‌استفاده از دارایی‌ها شود. نبود یک تصویر کامل و آنی از وضعیت اموال، کنترل و تصمیم‌گیری را به فرآیندی زمان‌بر و پرریسک تبدیل می‌کند.

راه‌حل: نرم‌افزار مدیریت اموال دیدگاه با ثبت دقیق مکان استقرار، مشخصات کامل، وضعیت فعلی و فرد مسئول هر دارایی، یک پایگاه اطلاعاتی متمرکز ایجاد می‌کند. این پایگاه نه‌تنها به‌صورت لحظه‌ای به‌روز می‌شود، بلکه قابلیت گزارش‌گیری و مشاهده سریع از طریق داشبوردهای مدیریتی را هم فراهم می‌کند. مدیران می‌توانند در هر لحظه و از هر مکان، تصویری واضح و به‌روز از وضعیت کلی اموال داشته باشند.

ثبت‌های تکراری

چالش: وقتی هر واحد سازمانی داده‌های مربوط به یک دارایی را به‌صورت مستقل و در فرم‌ها یا نرم‌افزارهای غیرمرتبط وارد می‌کند، تداخل و مغایرت‌های اطلاعاتی اجتناب‌ناپذیر است. علاوه بر اتلاف وقت برای تطبیق داده‌ها، این وضعیت هزینه‌های مالی و نیروی انسانی را افزایش داده و می‌تواند منجر به ثبت چندباره یک دارایی یا از قلم افتادن دارایی دیگر شود.

راه‌حل: دیدگاه با ایجاد یکپارچگی کامل میان سیستم‌های مالی، انبار و منابع انسانی، جریان اطلاعات را یک‌باره و بی‌وقفه میان تمام بخش‌ها منتقل می‌کند. کافی‌ست یک‌بار داده‌ها در سیستم ثبت شوند تا به‌صورت خودکار و هماهنگ در تمام ماژول‌های مرتبط به‌روزرسانی شوند. این رویکرد، خطاهای انسانی را کاهش داده و فرآیندهای بین واحدی را روان و سریع پیش می‌برد.

جمع‌داری سنتی

چالش: بسیاری از سازمان‌ها همچنان جمع‌داری و صورت‌برداری اموال را با فرم‌های کاغذی یا روش‌های دستی انجام می‌دهند. این کار علاوه بر طولانی بودن، خطاهای انسانی زیادی دارد و باعث می‌شود مغایرت‌ها خیلی دیر شناسایی شوند. در این فاصله، نبود هماهنگی بین داده واقعی و داده ثبت‌شده می‌تواند به مشکلات حسابرسی، شکاف امنیتی یا حتی از دست رفتن اموال منجر شود.

راه‌حل: «جمع‌دار همراه» دیدگاه، امکان صورت‌برداری اموال با استفاده از موبایل را فراهم می‌کند. این اپلیکیشن با اتصال مستقیم به پایگاه داده اموال، داده‌ها را به‌صورت آنی به‌روزرسانی و بررسی می‌کند. مغایرت‌ها همان لحظه شناسایی و گزارش می‌شوند تا تیم‌ها بتوانند سریع واکنش نشان دهند. این روش، زمان و هزینه جمع‌داری را کاهش داده و دقت فرآیند را چند برابر می‌کند.

ناهماهنگی واحدها

چالش: وقتی هر واحد سازمانی مانند مالی، انبار یا منابع انسانی، اطلاعات مربوط به یک دارایی را به‌طور مجزا و بدون هماهنگی ثبت می‌کند، اختلاف در ارقام و گزارش‌ها اجتناب‌ناپذیر است. این ناهماهنگی باعث می‌شود حسابرسی‌ها طولانی و پرهزینه شوند، تصمیم‌گیری‌ها با داده‌های ناقص انجام شود و در مواقع حساس، سازمان نتواند به سرعت پاسخ دهد.

راه‌حل: دیدگاه با استفاده از ساختار پایگاه متمرکز اطلاعات، همه داده‌ها را همگام و یکسان نگاه می‌دارد. هر آسیبی به هماهنگی داده‌ها فوراً شناسایی و اصلاح می‌شود. این رویکرد نه‌تنها فرآیند حسابرسی را به‌شدت آسان می‌کند، بلکه به مدیران این امکان را می‌دهد با داده‌های کاملاً هماهنگ و واقعی تصمیم‌گیری کنند.

استهلاک دستی

چالش: ثبت اسناد مالی مرتبط با اموال و محاسبه استهلاک به روش‌های دستی و خارج از سیستم، علاوه بر وقت‌گیر بودن، ریسک بالایی از نظر خطا دارد. یک اشتباه کوچک در فرمول محاسبه یا ثبت دستی می‌تواند منجر به مغایرت در دفاتر مالی، اشکال در بستن سال مالی و حتی جریمه‌های قانونی شود. در بسیاری از سازمان‌ها این کار باید برای صدها یا هزاران دارایی تکرار شود، که فشار کاری و احتمال خطا را چند برابر می‌کند.

راه‌حل: نرم‌افزار مدیریت اموال دیدگاه، استهلاک را بر اساس ماده ۱۴۹ قانون مالیات‌ها و روش‌های استاندارد، به‌صورت خودکار محاسبه و اسناد حسابداری مرتبط را ثبت می‌کند. این فرآیند علاوه بر افزایش دقت و سرعت، تضمین می‌کند که تمام محاسبات با آخرین الزامات قانونی سازگار باشند. به این ترتیب، هم ریسک مالی کاهش می‌یابد و هم زمان تیم مالی صرف تحلیل و تصمیم‌گیری می‌شود، نه کارهای تکراری.

1. دریافت دارایی و ثبت اولیه

ورود یک دارایی به سازمان می‌تواند از مسیرهای مختلفی مانند فاکتور خرید، تحویل از انبار یا دریافت امانی انجام شود. در این مرحله، تمامی اطلاعات پایه شامل مشخصات کالا، قیمت، محل تحویل، تأمین‌کننده و مرکز هزینه به‌طور کامل در سیستم ثبت می‌شود تا مبنایی دقیق برای مدیریت‌های بعدی دارایی فراهم شود.

2. تحویل و تخصیص به واحد یا شخص

پس از ثبت اولیه، دارایی به واحد سازمانی مربوط، مکان مشخص یا شخص تحویل‌گیرنده اختصاص داده می‌شود. این فرآیند به‌صورت رسمی در سیستم ثبت می‌شود تا مسئولیت هر مال و محل دقیق استقرار آن در سازمان شفاف باشد.

3. استفاده و بهره‌برداری عملیاتی

دارایی پس از تحویل وارد چرخه عملیاتی سازمان می‌شود و در اجرای مأموریت‌ها و فعالیت‌های روزمره مورد استفاده قرار می‌گیرد. این مرحله ممکن است سال‌ها ادامه یابد و شرایط آن بسته به نوع و کاربری دارایی متفاوت باشد.

4. جابه‌جایی، انتقال یا تغییر محل استقرار

در طول دوره بهره‌برداری، ممکن است نیاز به انتقال دارایی به واحد یا ساختمان دیگر یا جابه‌جایی میان کارکنان باشد. تمام این جابه‌جایی‌ها باید به‌صورت رسمی و در بستر سیستم ثبت شوند تا امکان ردیابی دقیق در کل دوره استفاده فراهم باشد.

5. بازرسی و صورت‌برداری دوره‌ای

در بازه‌های زمانی مشخص، فرآیند جمع‌داری و بازرسی اموال انجام می‌شود. در این مرحله، دارایی به‌طور فیزیکی بررسی و اطلاعات مربوط به محل و وضعیت آن ثبت می‌شود. هرگونه مغایرت میان داده‌های واقعی و اطلاعات ثبت‌شده در سیستم شناسایی و ثبت می‌شود.

6. محاسبه استهلاک و ثبت اسناد مالی

دارایی‌های سرمایه‌ای با گذر زمان مشمول استهلاک می‌شوند. محاسبه این استهلاک بر اساس روش‌های استاندارد مالیاتی انجام شده و نتایج آن منجر به صدور اسناد حسابداری در سیستم مالی می‌شود. این مرحله برای پاسخ‌گویی به حسابرسان و بستن سال مالی از اهمیت بالایی برخوردار است.

7. تصمیم‌گیری برای پایان کار دارایی

پس از اتمام عمر مفید یا زمانی که دیگر نیازی به دارایی وجود ندارد، تصمیماتی مانند اسقاط و ثبت به‌عنوان مستهلک، فروش یا مزایده، اهدای دارایی یا واگذاری آن به سازمان دیگر گرفته می‌شود. تمامی این اقدامات مطابق مقررات سازمان و با ثبت مستند در سیستم انجام می‌شوند تا روند قابل پیگیری باشد.

8. خروج دارایی از چرخه بهره‌برداری

در نهایت، دارایی از فهرست اموال قابل استفاده خارج و تمامی اطلاعات مالی و سیستمی آن به‌روزرسانی می‌شود. این مرحله پایان رسمی چرخه عمر دارایی در سازمان است.