نرم‌افزار مکاتبات اداری دیدگاه
پیگیری فرآیندهای مرتبط با مکاتبات اداری بخش عمده‌ای از فعالیت‌های روزانه در سازمان‌ها و شرکت‌ها را شامل می‌شود و تجربه استقرار این نرم افزار در بسیاری از سازمان‌ها و شرکت‌های ایرانی با ایجاد تحول چشم‌گیر در تسریع عملکرد سازمانی و صرفه‌جویی در هزینه‌ها همراه بوده است.
نرم‌افزار مکاتبات اداری از حوزه اتوماسیون اداری مجموعه نرم‌افزاری دیدگاه از اولین نرم‌افزارهایی است که در شرکت چارگون توسعه داده شده و پس از سال‌ها استفاده بیش از یک میلیون کاربر در سازمان‌های مشتری، اکنون از کامل‌ترین و پرکاربردترین نرمافزارهای دیدگاه به شمار می‌آید.
تازه‌های نرم‌افزار مکاتبات اداری چارگون
شرکت چارگون با طراحی و راه‌اندازی قابلیت مدیریت عملیات اتوماتیک مکاتبات اداری در نرم‌افزار مکاتبات اداری دیدگاه، گامی جدی برای تحقق اتوماسیون اداری هوشمند و بهره‌مندی از امکانات ماشین لرنینگ برداشته است.
امکانات نرم‌افزار مکاتبات اداری
- مکان پیاده‌سازی هر نوع معماری خاص و مدل‌های ویژه دبیرخانه‌های مختلف
- امکان جداسازی پیش‌نویس‌ها از مستندات رسمی سازمان
- امکان اجرای نرم‌افزار دیدگاه در مرورگرهای Safari ،Chrome ،Firefox و IE
- امکان تعریف محدوده دسترسی برای Admin سیستم (Local Admin)
- امكان جلوگیری از ثبت نامه دريافتی در دبيرخانه‌های غيرمرتبط
- امکان تعریف دفتر انديکاتور به صورت نامحدود
- ایجاد رابط کاربری به چند زبان (فارسی و انگليسی)
- امکان تعريف کليدهای ميانبر مورد نیاز کاربر
- امکان ویرایش های بصری
- امکان افزودن فایل متن و پیوست نامه
- امکان رنگ‌بندي اولويت‌هاي مربوط به نامه
- امكان تعريف تعداد ركوردهاي قابل نمايش در کارتابل
- امکان استفاده از Zero Padding یا صفرهای پیش از عدد، در کد اندیکاتور
- امکان تعیین محل درج شماره مسلسل نامه در قسمت‌های مختلف شماره اندیکاتور
- امکان تعریف اولویت‌های نامه
- امکان استفاده از لغت‌نامه فارسي به انگليسي و بالعكس
- امکان تولید شماره نامه به صورت وارونه
- امکان باز شدن پیش‌فرض کارتابل در زمان ورود به میزکار
- امکان بزرگنمایی (Minimize)، نمایش ،چیدمان و بستن کلیه پنجره‌ها (مدیریت پنجره‌ها)
- امکان الصاق انواع فايل به‌صورت یک یا چندین فایل
- امكان كنترل فضاي دسترسي فايل‌هاي پيوست توسط مدير
- امکان کوچک کردن (Minimize)، نمایش، چیدمان و بستن کلیه پنجره‌ها (مدیریت پنجره‌ها)
- امكان تعريف سازمان‌هاي مرتبط با مجموعه
- امكان مشخص نمودن تعداد آیتم‌های قابل نمايش در کارتابل
- امکان ایجاد رابطه سازمانی اتوماتیک و یک‌طرفه (دسترسی یک‌طرفه مکاتبات)
- امکان برقراری ارتباط با نرم‌افزار Microsoft Word
نکات شاخص نرم‌افزار مکاتبات اداری دیدگاه
نرم‌افزار مکاتبات اداری دیدگاه با ارائه مفاهیم جدیدی مانند پیش‌نویس الکترونیک، مفهوم نامه داخلی و شیوه‌های الکترونیک پیگیری، عملکرد سازمان را بهبود می‌بخشد و موجب ارتقای بهره‌وری می‌شود. کاهش هزینه‌ها و حذف کاغذ از چرخه امور اداری سازمان‌ها در کنار افزایش رضایت ذینفعان سیستم، بخش دیگری از مزایای این نرم‌افزار است.
- امكان درج يادآوري‌هاي شخصي به تعداد نامحدود بر روی آیتم‌های مکاتباتی
- امکان جستجوی نام در کلیه لیست‌های Drop Down سیستم جهت تسریع در انتخاب افراد، دپارتمان‌ها و دبیرخانه‌ها
- امکان ایجاد دسترسي «دریافت نسخه بدون امضای فایل‌های متن نامه‌های در انتظار بر روی كامپیوتر كاربری»، در دسترسي‌هاي كارمندي
- امكان دسترسي افراد به يك يا چندين پوشه خاص
- امکان تعریف روش جستجو بر اساس طبقه‌بندي، جهت تغییر کارکرد جستجو با منطق «و» و «يا»
- امکان ارتباط با سایر نرمافزارهای مجموعه نرم‌افزاری دیدگاه
- امکان تعیین شروط برای تهیه گزارشات پویا
اپ موبایل مکاتبات اداری
در برنامه موبایلی مکاتبات اداری دیدگاه، تمامی اطلاعات یک نامه در دسته‌بندی‌های مرتبط نمایش داده می‌شود. طراحی صفحه نامه به گونه‌ایست که علی‌رغم وجود اطلاعات زیاد، خواندن نامه را در موبایل بسیار راحت می‌کند. کاربر می‌تواند در این اپ موبایلی، پیش‌نویس را به نامه داخلی، نامه ارسالی و نامه در انتظار تبدیل کند. تبدیل پیش‌نویس به سادگی و تنها با انتخاب اندیکاتور و امضا انجام می‌شود.
نرم‌افزار اتوماسیون اداری دیدگاه چه مزیت‌هایی دارد؟
نرم افزار مکاتبات اداری دیدگاه، براساس بیست سال تجربه نصب و به‌کارگیری در سازمان‌های متنوع، امکانات کاملی برای پوشش دادن نیازهای سازمان‌ها و شرکت‌ها در صنایع مختلف فراهم می‌کند. طراحی مدرن و تطبیق آن با تکنولوژی روز امکان استفاده از نرم افزار مکاتبات را در مرورگرها و سیستم عامل‌های متنوع فراهم می‌کند.
امکان تعریف امضای شخصی و تعریف الگوهای نامه با تفکیک های مورد نظر از مزیت های این نرم افزار به شمار می رود. همچنین استفاده از یادآورها و نوتیفیکیشن ها در این نرم افزار امکان پذیر است.
- امكان «تفويض اختيار» به همراه آرشيو تفويض‌های سابق
- استفاده از درخت پیگیری
تسهیل فرآیندهای اداری و ارتباط با نمایندگی‌های سازمان فرهنگ و ارتباطات اسلامی در خارج از کشور
نرمافزارهای دیدگاه در حوزه اتوماسیون اداری ارتباطات بین واحدهای صف و ستاد را در این سازمان برقرار کرده است.
اطلاعات بیشتر درباره این نرم‌افزار در کاتالوگ محصولات چارگون قابل دسترس است
با این مطلب بیشتر آشنا شویم
از ویژگی‌های منحصر به فرد و مهم نرم‌افزار مکاتبات دیدگاه در سازمان‌های مشتری می‌توان به حذف کامل کاغذ از ساختار اداری (Paperless) اشاره کرد.
پیگیری نامه‌ها و آرشیو و مدیریت اسناد، امکان استفاده از بخش‌های مختلف منوی اداری (Multi-Window) و بازکردن چندین پنجره به صورت همزمان از دیگر مزیت‌های این سیستم است. قابلیت‌های عدم نیاز به آپدیت office ، وجود فضای تعامل و گفت‌و‌گو chat و collaboration ،Drag and drop بین کاربران این سیستم با استقبال زیادی مواجه شده است.