بهترین سیستم اتوماسیون اداری در سازمان آینده چه ویژگی‌هایی دارد؟

بهترین سیستم اتوماسیون اداری در سازمان‌های آینده باید بتوانند نیازهای متنوع و خاص منظوره سازمان‌های خدماتی و تولیدی را برآورده کنند. سامانه اتوماسیون اداری از سیستم‌های پایه‌ای سازمانی است. با توسعه فناوری‌های جدید مانند هایپراتوماسیون و اتوماسیون هوشمند انتظارات از اثربخشی این سامانه بالاتر رفته است. در ابتدا مکانیزه کردن و تسریع فرایندهای کسب و کار اولین هدف از راه‌اندازی اتوماسیون در سازمان‌ها بود. اما امروزه هوش تصمیم‌گیری و ارائه زیرساخت هوشمندسازی انتظار بالاتری ایجاد کرده است.

پنج ویژگی مهم در اتوماسیون اداری

برای ایجاد اثربخشی سازمانی و بهره‌وری بالاتر بهترین سیستم اتوماسیون اداری باید این پنج ویژگی را داشته باشد:

– گردش کار آسان

یک سیستم اتوماسیون اداری مدرن باید با در نظر گرفتن کاربر تجاری شروع به کار کند. وقتی می‌خواهید یک نرم افزار اتوماسیون اداری را آزمایش کنید، با ایجاد گردش کار خود شروع کنید. از خود بپرسید این کار چقدر آسان است؟ آیا می‌توانید به طور مستقیم دنباله‌ای از وظایف مورد نیاز برای اتمام یک مدیریت فرآیند کسب‌وکار را ایجاد کنید؟ اگر در پنج دقیقه اول نتوانستید آن را بفهمید، باید به گزینه بعدی بروید. یک نرم افزار نباید تعیین کند که کسب و کار شما چگونه باید عملیات خود را تنظیم کند. در عوض باید به تیم‌های شما کمک کند تا فرآیندهای موجود را تقویت کنند.

– سازگاری با موبایل

دفتر شما یعنی همان موبایل‌تان متحرک است و تمام ابزار شما نیز باید چنین باشد. چه کارمند از راه دور باشید یا فقط بخواهید در حین انتظار پرواز کارتابل نامه‌‌های خود را چک کنید، ابزار اهمیت زیادی دارد. ابزار اتوماسیون اداری که انتخاب می‌کنید باید در هنگام سفر به خارج از کشور، به همان راحتی که روی رایانه شخصی در دفتر اصلی کار می‌کند، روی تلفن شخصی هم کار کند.

– یکپارچه‌سازی با نرم افزارهای دیگر

سامانه اتوماسیون اداری تنها چیزی نیست که شما اجرا می‌کنید. شما پایگاه داده داخلی، یک CRM، یک ابزار اتوماسیون بازاریابی و یک نرم افزار مالی حسابداری مخصوص به خود را دارید. اما این فقط برای شروع است. وقتی به سیستم‌های زیادی متکی هستید، به ابزاری نیاز دارید که تمام این سیستم‌ها اداری را در بر بگیرد. از بین همه نرم افزارهای موجود، اتوماسیون اداری باید ساده‌ترین باشد تا با سایر ابزارهای شما ادغام شود.

– گزارش و تجزیه و تحلیل

چگونه متوجه می‌شوید که اتوماسیون اداری شما نتیجه می‌دهد؟ شما نمی‌توانید عملکرد اتوماسیون فرآیند هوشمند را بر اساس میزان خوشحالی تیم خود ارزیابی کنید. داده‌ها تصمیم‌گیرنده نهایی هستند. برای کسب‌وکارها مهم است که تاریخچه یک فرآیند، سرعت آن، کیفیت نتیجه و غیره را مقایسه کنید.

استفاده از نرم افزار دیگری برای اندازه‌گیری داده‌های گردش کار شما زمان‌بر و غیر ضروری است. چرا یک نرم افزار واحد که با ویژگی‌های گزارش و تجزیه و تحلیل تعبیه شده است نداشته باشید؟ بهترین محصولات اتوماسیون اداری اکنون به عنوان بخشی از پیشنهادات اساسی خود به این ویژگی مجهز هستند.

– گزینه‌های کنترل دسترسی

درست مانند محدود کردن ورود به محل کار خود، باید امتیازات دسترسی را نیز برای تمام گردش‌های کاری خود تنظیم کنید. بهترین سیستم اتوماسیون اداری این نیاز حساس را درک می‌کند. در این سیستم کنترل دسترسی را به عنوان بخشی از ویژگی‌های یکپارچه آن خواهید داشت. هنگام استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری برای کسب و کار خود، این قابلیت را نادیده نگیرید.

از دیگر ویژگی‌های یک نرم افزار اتوماسیون اداری ایده‌آل می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

• به فضای کمتری برای ذخیره داده‌ها نیاز دارد.
• ذخیره‌سازی و بازیابی داده‌ها را ساده می‌کند.
• اطلاعات را فوراً بازیابی می‌کند.
• نیاز به حفظ اسناد را از بین می‌برد.
• هر گونه شانس برای افزونگی داده را از بین می‌برد.
• به چندین نفر اجازه دسترسی به داده‌ها را می‌دهد.
• احتمال خطا را کاهش می‌دهد.
• صرفه‌جویی در پول، صرفه‌جویی در زمان و قدم به آینده

امکانات بهترین سیستم اتوماسیون اداری

در دنیایی زندگی می‌کنیم که با شتاب زیادی مدام در حال تغییر و تحول است، از این رو استفاده از اتوماسیون اداری روز به روز اهمیت بیشتری پیدا می‌کند. برای مثال شما به کمک نرم افزار اتوماسیون اداری می‌توانید پیش‌بینی کنید که بعد از تمام شدن همه‌گیری کرونا چه رفتارهایی از مشتریان تغییری نمی‌کنند و همچنان ادامه خواهد یافت. اتوماسیونی که با هوش مصنوعی ترکیب شده باشد، این امکان را به شما می‌دهد که تجربیاتتان را در این حوزه درست‌تر و بهتر کنید. به این ترتیب هم فروش خودتان را بالا ببرید و هم رضایت مشتریانتان را افزایش دهید.

یکی از بهترین راه‌ها برای این کار، بهره‌مندی از یک پلتفرم اتوماسیون کسب و کار است که موارد زیر را در اختیارتان قرار بدهد:

 – فرآیندها را کشف می‌کنید.

نرم افزارهای اتوماسیون اداری این امکان را به شما می‌دهند که بی‌کفایتی‌ها و نقطه‌های حساس را در فرایندهای عملیاتی تعیین کنید و بتوانید محلی را مشخص کنید که خودکارسازی فرایندها بیشترین تأثیر مثبت را برایتان در پی داشته باشند.

– از هوش مصنوعی بهره‌مند می‌شوید.

نرم افزارهای اتوماسیون اداری به شما کمک می‌کنند تا از داده‌هایی که به وسیله خودکارسازی عملیات‌های خود کسب کرده‌اید، همراه با یادگیری ماشینی و هوش مصنوعی بهره‌مند شوید تا توصیه‌های مطلوب را به دست آورید و از این طریق زمان اضافی برای نیروهای انسانی ایجاد کنید تا از آنها برای انجام کارهای مهم‌تر و استراتژیک‌تری استفاده کنید.

– تعداد نیروی کارتان را بالا ببرید.

هر زمان که احساس کردید ظرفیت برای سطح بالاتری از بهره‌وری ایجاد شده است یا در صورتی که به نیروی کمکی نیاز داشته باشید، می‌توانید از ابزارهای اتوماسیون فرآیند رباتیک (RPA) و نیروی کار دیجیتالی برای همکاری با انسان‌ها استفاده کنید.

– عملیات‌های اصلی را به صورت خودکار درمی‌آورید.

با بهره‌مندی از قابلیت‌های اصلی نرم افزارهای اتوماسیون اداری همچون پردازش اسناد، هدایت گردش کار، مدیریت تصمیم‌گیری و خدمات محتوایی در عملیات‌های سازمانی پراهمیت، می‌توانید نیازهای کسب و کارتان را به آسانی رفع کنید.

– امکان انجام همه کارهای اداری

شما می‌توانید در هر زمان و مکانی که هستید حتی خارج از محل کار هم به کارهایتان از طریق اتوماسیون اداری رسیدگی کنید.

مزایای بهترین نرم افزارهای اتوماسیون سازمانی

از دیگر مزایا‌ی اتوماسیون اداری می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

• حذف حجم زیادی از مکاتبات کاغذی سازمانی
• نگهداری اسناد و مدارک در حجم کمتر و ساده بودن مراجعه به آنها
• امکان شفاف‌سازی و مدیریت متمرکز در مراحل گردش اسناد
• امکان مدیریت و نظارت دقیق بر عملکرد کارکنان
• امکان ارتباط الکترونیکی با سازمان‌های دیگر
• مشاهده آخرین اقدامات انجام شده در هر لحظه توسط ارباب‌رجوع

کاربردهای بهترین سامانه اتوماسیون اداری

نرم افزار اتوماسیون اداری به شما این امکان را می‌دهد که فرآیندها را در بیشتر قسمت‌های یک سازمان ساده‌سازی کنید. برخی از مهم‌ترین این بخش‌ها عبارتند از:

– فعالیت‌های بازاریابی

سازمان‌ها قادر هستند برای ارسال ایمیل به فهرست مشتریان در یک زمان‌بندی از قبل مشخص شده از این نرم افزارها استفاده کنند و به این وسیله هزینه‌های اجرای کمپین‌ها به صورت دستی کم می‌شود. همچنین می‌توانید فعالیت‌های بازاریابی را از طریق این اتوماسیون به سیستم مدیریت ارتباط با مشتریان وصل کنید و کارهایی مثل هدف قرار دادن مشتریان با پیام‌های خودکار در شبکه‌های اجتماعی را انجام دهید.

– فرایند جامع مدیریت منابع انسانی

سیستم‌های اتوماسیون مدیریت جامع منابع انسانی قادر هستند گستره وسیعی از وظایف منابع انسانی همچون پردازش درخواست‌های استخدامی، زمان‌بندی مصاحبه‌ها، ارسال پیشنهادهای شغلی، استقرار نیروهای جدید، مدیریت حقوق و دستمزد و مدیریت مزایا را به صورت خودکار درآورد.

– فرآیندهای فروش

ابزارهای اتوماسیون فروش همچون Salesforce و سرویس‌های نرم‌افزاری دیگر از جمله SaaS به تیم‌های فروش این اجازه را می‌دهند که زمان پرداختن به ثبت فعالیت‌های مربوط به معاملات را کاهش دهند و در عوض زمان بیشتری را به برقراری ارتباط‌های تلفنی که به جذب مشتریان منجر می‌شود، اختصاص دهند. این ابزارها فرآیندهای تکراری در طی مسیر فروش را به صورت خودکار درمی‌آورند مثل تشخیص کیفیت لیدها و فرصت‌های فروش با توجه به سفر خریدار، سپردن مشتریان بالقوه به نمایندگان فروش مناسب برای آنها و ایجاد پیش‌بینی فروش با توجه به داده‌ها.

– امور مالی و حسابداری

زمانی که برنامه‌ریزی‌های مالی و حسابداری به صورت خودکار دربیایند، شرکت‌ها می‌توانند وقت بیشتری برای فعالیت‌های مهم‌تر مثل تجزیه و تحلیل داده‌ها، تعیین استراتژی و همکاری با سایرین بگذارند. برای مثال در مدیریت حساب‌های پرداختنی، ثبت داده‌ها خودکار می‌شود، صورت‌حساب‌ها به صورت خودکار با اسناد و مدارک تطبیق داده می‌شوند و تأییدیه‌ها هم به صورت خودکار پیگیری می‌شوند. این امر موجب می‌شود تا خطاهای موجود در داده‌ها کمتر شود و از تقلب به وسیله نظارت هوشمند جلوگیری می‌کند.