16 عامل مهم در انتخاب سیستم حسابداری برای مشاغل کوچک
حسابداری بخشی مهم و لازمه هر کسب‌وکار موفقی است. این نشان می‌دهد که هر کسب‌وکاری دارای یک سیستم حسابداری مالی است که در درجه اول برای پاسخگویی و سودآوری کار می‌کند. بسیاری از کسب‌وکارها از یک سیستم دستی برای مدیریت بخش حسابداری یک سازمان استفاده می‌کنند. پردازش دستی داده زمانی که مجبور به پردازش حجم عظیمی از داده‌ها هستید، مؤثر نیست. این کار، منجر به از دست رفتن داده‌ها می‌شود.
امروزه نرم افزار حسابداری مالی به یک نیاز حیاتی برای هر کسب‌وکاری تبدیل شده است. چه صاحب یک کسب‌وکار کوچک باشید و چه یک سازمان بزرگ، تاکنون به اهمیت نرم افزار حسابداری پی برده‌اید. مطمئناً متوجه شده‌اید که مدیریت مالی به صورت دستی به شما کمک نمی‌کند تا به نتایج مورد انتظارتان دست یابید. نرم افزار حسابداری قابلیتی را که با حسابداری دستی برای خطای انسانی همراه است، به شدت کاهش می‌دهد. بهره‌مندی از یک سیستم حسابداری مالی، بودجه‌بندی را تسهیل می‌کند و به شما امکان دسترسی به اطلاعات مهم را تنها با چند کلیک می‌دهد.
نکته‌ای مختصر در مورد سیستم حسابداری
نرم افزار حسابداری یک پلتفرم دیجیتالی است که وضعیت مالی یک کسب‌وکار را ارزیابی و از آن مراقبت می‌کند. توصیه کارشناسان برای اطمینان از جریان نقدی پایدار به هر سازمان کوچک یا بزرگ، استفاده از یک نرم افزار حسابداری است. یک نرم‌افزار حسابداری عمدتاً با نیازهای سرمایه، ساختار، فرصت‌های سرمایه‌گذاری، تنظیم سیاست‌های مالی و تعیین تصمیمات مالی سروکار دارد.
چنین نرم افزاری به صاحبان مشاغل اجازه می‌دهد تا هر موضوع مالی داخل سازمانی، از جمله مدیریت حساب‌های پرداختنی، حساب‌های دریافتنی، دفتر کل، صورت‌حساب‌ها، حقوق و حتی گزارش‌های دارایی‌های شرکت را پیگیری کنند. یک نرم افزار حسابداری وظایف مربوطه را خودکار می‌کند، هزینه‌های حسابداری را کاهش می‌دهد، ورود داده‌های اضافی را حذف می‌کند و تصمیمات مالی بهتری را از طریق گزارش‌دهی سریع می‌گیرد.
گزینه‌های زیادی برای نرم افزار حسابداری در بازار موجود است، پیدا کردن نرم افزار حسابداری مناسب برای کسب‌وکار شما می‌تواند دشوار باشد. در اینجا، به برخی از عواملی که باید هنگام انتخاب نرم افزار حسابداری مالی در نظر بگیرید، مورد بحث قرار می‌دهیم.
16 فاکتوری که در انتخاب سیستم حسابداری باید در نظر گرفت
نرم افزارهای حسابداری زیادی وجود دارد که برای مشاغل کوچک مناسب است. در نگاه اول به نظر می‌رسد که همه این نرم افزارها عملکرد یکسانی دارند. بنابراین، چگونه تصمیم می‌گیرید که بهترین نرم افزار حسابداری برای کسب و کار شما کدام گزینه است؟ هنگام انتخاب چشمان خود را باز کنید و مجموعه عواملی را در نظر بگیرید. در ادامه به 16 نکته اشاره می‌کنیم که وقتی به دنبال نرم افزار حسابداری برای یک تجارت کوچک هستید باید به آنها فکر کنید.
عملکرد عمومی
جست‌وجوی خود را با نوشتن لیستی از عملکردهای اصلی که نیاز دارید، آغاز کنید. آیا می‌خواهید برای مثال سفارشات خرید را افزایش دهید؟ آیا می‌خواهید انباری از مواد اولیه، قطعات یا محصولات نهایی را در اختیار داشته باشید؟ تمام سیستم‌های حسابداری خوب به شما کمک می‌کنند تا سوابق حسابداری اولیه را حفظ کنید. اگرچه آنها می‌توانند در انواع دیگر عملکردها بسیار متفاوت باشند.
نرم افزار کاربرپسند
موفقیت هر نرم افزار بستگی به این دارد که کاربر چقدر می‌تواند آن را هوشمندانه مدیریت کند و چگونه نرم افزار هوشمند نیازهای تجاری شما را برآورده می‌کند. کاربرپسندی را می‌توان برای هر سیستم عامل، برنامه کاربر نهایی، برنامه داخلی اختصاصی و بسیاری از فناوری‌های دیگر اعمال کرد. موفقیت کل سیستم را می‌سنجد. چه کسب و کارهای کوچک و چه بزرگ، باید هنگام جست‌وجوی یک نرم افزار حسابداری به دنبال محصولی باشند که تمامی الزامات حسابداری مالی را برآورده کند.
کارکرد خاص صنعت
برخی از انواع کسب و کارها الزامات خاصی دارند. یک توسعه‌دهنده وب‌سایت ممکن است برای پیگیری سودآوری پروژه‌ها به هزینه پروژه نیاز داشته باشد. یک کسب و کار تجارت الکترونیک ممکن است به نرم افزار حسابداری نیاز داشته باشد که با نرم افزار تجارت الکترونیک ادغام شود. بنابراین، جست‌وجوی خود را فقط به برنامه‌‌های شناخته شده و عمومی حسابداری محدود نکنید. همچنین جست‌وجوی آنلاین برای نرم افزارهای خاص صنعت ارزشمند خواهد بود.
قابلیت چند ارزی
اگر اغلب تراکنش‌ها را با ارزهای دیگر ارسال می‌کنید، به عملکرد چند ارزی نیاز خواهید داشت. این کار به شما امکان می‌دهد تراکنش‌ها را هم به ارز خارجی و هم به ارز داخلی خود ارسال کنید. اگر دارایی‌ها و بدهی‌ها را به ارزهای دیگر نگه دارید، باید بتوانید تجدید ارزیابی ارز را نیز انجام دهید. عملکرد ارز خارجی اغلب در سیستم‌های استاندارد حسابداری مشاغل کوچک در دسترس نیست. بنابراین، اگر از ارزهای مختلف زیادی استفاده می‌کنید، مطمئن شوید نرم‌افزاری که خریداری می‌کنید دارای عملکرد چند ارزی است.
نیازهای مالی خود را در نظر بگیرید
نرم افزار مناسب به این معنی است که تمام نیازهای کسب و کار شما را برآورده می‌کند و بهترین فرصت را برای رشد در اختیارتان قرار می‌دهد. یک نرم افزار مبتنی بر نیازهای شما به نحوه عملکرد کسب و کارتان می‌پردازد و تمام نیازهای حسابداری شما را برآورده می‌کند. برای این کار، ابتدا باید درباره ویژگی‌هایی که در نرم افزار حسابداری موردنظر خود به شدت نیاز دارید، تحقیق کنید و تصمیم بگیرید.
بر روی ویژگی‌های الحاقی تمرکز کنید
ویژگی‌های الحاقی نکاتی هستند که عمداً در نرم افزارهای حسابداری برای برخی نیازهای خاص تجاری گنجانده شده‌اند. الزامات خاص ممکن است شامل دسترسی به سیستم، سازگاری گزینه پرداخت یا اجازه ادغام با سایر ویژگی‌ها باشد. باید به آن توجه کامل داشته باشید.
یک نرم افزار حسابداری مالی همچنین امکان حذف ویژگی‌های اضافی را که برای تجارت شما مناسب نیست در اختیارتان قرار می‌دهد.
یکپارچه‌سازی با سایر نرم‌افزارهای تجاری
شما باید همیشه هنگام به‌روزرسانی نرم افزار حسابداری خود یا جست‌وجوی نرم افزار جدید مراقب باشید. شما باید نرم‌افزاری را انتخاب کنید که به‌طور یکپارچه با سایر نرم افزارهای موجود در تجارت شما ادغام شده باشد. حسابداری بخش مهمی از هر کسب و کار است. بنابراین، شما باید آن را به درستی انتخاب کنید تا به کسب و کار شما آسیب نرساند.
سازگار با بانک‌ها
بهترین نرم افزارهای حسابداری امکان ادغام با بانک شما را فراهم می‌کند. این ادغام به شما امکان می‌دهد تراکنش‌ها را از بانک خود دریافت کنید. پس از آن هم، می‌توانید تطبیق‌های بانکی خود را تکمیل کنید. اگر به این روش تسویه حساب‌های بانکی‌تان را خودکار کنید، در زمان شما صرفه‌جویی زیادی خواهد شد. برای اینکه بتوانید این کار را انجام دهید، نرم افزار حسابداری شما باید با نرم افزار بانکتان سازگار باشد.
مقیاس‌پذیری سیستم حسابداری
اگر انتظار دارید کسب و کارتان رشد کند، به یک سیستم حسابداری نیاز دارید که بتواند با آن رشد کند. رشد تجارت منجر به افزایش حجم معاملات خواهد شد. همچنین نیاز به سیستم حسابداری چند کاربره را افزایش خواهد داد. حجم بالاتر تراکنش‌ها همچنین ممکن است استفاده از عملکرد نرم افزار اضافی را توجیه کند. بنابراین، ایده خوبی است که بررسی کنید به چه ارتقاهایی نیاز دارید تا بتوانید با گسترش آینده کسب و کار خود کنار بیایید. همچنین باید بررسی کنید که این ارتقاها چقدر هزینه دارند.
گزینه‌های امنیت کاربر
اگر برای رشد عمده در تجارت خود برنامه‌ریزی می‌کنید، باید امنیت کاربر را در نظر بگیرید. شما باید بتوانید تعریف کنید که هر کاربر چه چیزی را می‌تواند در سیستم حسابداری خود ببیند و انجام دهد. این نوع امنیت بسیار فراتر از امنیت خواندن و نوشتن ساده است. هنگامی که چندین نفر از نرم افزار استفاده می‌کنند، باید امنیت مبتنی بر نقش را نیز داشته باشید.
Cloud یا Desktop؟
نرم افزار حسابداری مبتنی بر ابر در حال رواج یافتن است. این ویژگی امکان دسترسی آسان به سیستم حسابداری شما را در هر کجا که هستید فراهم می‌کند. همچنین به شما این امکان را می‌دهد که به افراد دیگر مانند حسابدار خود نیز دسترسی داشته باشید. اشکال نرم افزار مبتنی بر ابر این است که شما نیاز به دسترسی به اینترنت دارید. بنابراین، عدم دسترسی به اینترنت، یعنی عدم دسترسی به حساب‌هایتان.
سهولت استفاده
استفاده از اکثر نرم افزارهای مدرن حسابداری مشاغل کوچک آسان است. با این حال، برخی نسبت به دیگران به دانش فنی و حسابداری بیشتری نیاز دارند. نرم افزار حسابداری باید کار شما را آسان‌تر کند، نه پیچیده‌تر. بنابراین، قبل از خرید یک نرم افزار حسابداری، یک نسخه دمو از نرم افزار را امتحان کنید و نظرات مشتریان را بخوانید.
گزارش
بررسی کنید که سیستم حسابداری موردنظرتان چه گزارشات استانداردی را ارائه می‌دهد. اکثر نرم افزارهای حسابداری دارای گزارش‌نویس هستند. با این حال، نوشتن گزارش از ابتدا زمان می‌برد. نرم افزاری که شامل مجموعه‌ای جامع از گزارش‌های استاندارد باشد، در زمان شما صرفه‌جویی می‌کند. زمانی که با سیستم بیشتر آشنا شدید می‌توانید گزارش‌های سفارشی خود را بنویسید.
آنچه حسابدار شما توصیه می‌کند
از حسابدار خود بپرسید که آیا نرم افزار حسابداری خاصی را توصیه می‌کند یا خیر. اگر حسابدار شما با نرم افزاری که استفاده می‌کنید آشنا باشد، ممکن است بتواند به شما در پیکربندی و استفاده از آن کمک کند. آشنایی اولیه همچنین باعث می‌شود حسابدار شما راحت‌تر اطلاعات مورد نیاز خود را از حساب‌های شما پیدا کند. بنابراین، باید هزینه‌های حسابدار شما را کاهش دهد.
قیمت
نرم افزار حسابداری آنلاین و مبتنی بر ابر خیلی گران نیست. معمولاً با هزینه متوسط ماهانه مجوز استفاده از آن در دسترس است. قیمتی که می‌پردازید به عواملی مانند عملکرد و تعداد کاربران بستگی دارد. برخی از نرم افزارها نیز بر اساس حجم معاملات قیمت‌گذاری می‌شوند. به آنچه در آینده نیاز خواهید داشت فکر کنید و همچنین به آنچه اکنون نیاز دارید هم بیندیشید. در صورت رشد کسب و کارتان، نرم افزار حسابداری خود را باید تغییر دهید. اما معمولاً ارتقاء یک سیستم بسیار ساده‌تر و ارزان‌تر از جایگزینی آن است.
پشتیبانی مشتری
هنگام انتخاب هر نرم افزاری برای کسب و کارتان، پشتیبانی مشتری یک عامل کلیدی است. هنگامی که برای اولین بار شروع به استفاده از یک سیستم حسابداری جدید می‌کنید، به آموزش و نگهداری نیاز خواهید داشت. همچنین به پشتیبانی مداوم هم نیاز خواهید داشت. نوع پشتیبانی و آموزش موجود را بررسی کنید و بپرسید که چه زمانی پشتیبانی در دسترس است. اگر معمولاً حساب‌های خود را در آخر هفته به‌روز می‌کنید، پشتیبانی از شنبه تا چهارشنبه برای شما مفید نخواهد بود.
سایر ویژگی‌های سیستم حسابداری مشاغل کوچک
در ادامه به برخی از ویژگی‌های ضروری دیگر که نرم افزار حسابداری شما باید داشته باشد، اشاره می‌کنیم:
- موجودی حساب، موجودی خارج از انبار و مدیریت پسماند
- صورت‌حساب، فاکتور و بایگانی GST آسان
- ردیابی هزینه‌ها/پروژه‌ها بر اساس دسته‌بندی‌ها
- انجام تسویه بانکی
- جزئیات مشتریان و فروشندگان را مدیریت کنید
- پرداخت‌ها و رسیدهای حساب را مشاهده کنید
- ترازنامه، صورت سود و زیان را مشاهده کنید
- گزارش‌نویسی
- مدیریت کارکنان و پردازش حقوق و دستمزد
- کنترل متمرکز
سؤالات متداول در خصوص سیستم حسابداری
سیستم حسابداری چیست؟
نرم افزار حسابداری در انجام وظایف مختلف مانند صورت‌حساب، برآورد، ردیابی هزینه و زمان و … کمک می‌کند و با آن می‌توانید تراکنش‌های مالی روزانه یک سازمان را مدیریت و ثبت کنید. به این ترتیب، صاحبان مشاغل می‌توانند به‌طور مؤثر مدیریت دارایی، مدیریت هزینه، مدیریت درآمد، حساب‌های دریافتنی، حساب‌های پرداختنی، گزارش‌گیری و تجزیه و تحلیل را انجام دهند.
چرا به نرم افزار حسابداری نیاز داریم؟
نرم افزار حسابداری می‌تواند به خودکارسازی بسیاری از کارهای خسته‌کننده حسابداری مانند صورت‌حساب، پیگیری پرداخت‌ها و ایجاد گزارش کمک کند. این ویژگی می‌تواند زمان شما را برای تمرکز بر مدیریت فرآیند کسب و کارتان آزاد کند. علاوه بر این، نرم افزار حسابداری می‌تواند به منظم نگه داشتن امور حسابداری شما کمک کند.
چرا ادغام کسب و کار خود با نرم افزار حسابداری ضروری است؟
نرم افزار حسابداری هم هزینه‌های عملیاتی و هم مخارج سرمایه‌ای را کاهش می‌دهد زیرا نیاز شرکت‌ها به خرید سخت‌افزار یا استخدام کارکنان IT اضافی را از بین می‌برد.
- دیگر نیازی به استخدام تعداد زیادی از افراد برای انجام امور حسابداری و بانکی ندارید.
- در زمان و هزینه شما صرفه‌جویی می‌کند و برای بازیابی بلایا و سایر خرابی‌ها نسخه پشتیبان تهیه می‌کند.
- امکان مشاهده در زمان واقعی داده‌های مالی را به شما می‌دهد و به دقت آنها را مدیریت می‌کند.
- گزارش و تجزیه و تحلیل ارائه می‌دهد که به تجزیه و تحلیل عملکرد مالی و درک بهتر سودآوری، هزینه‌ها و درآمد کمک می‌کند.
سیستم حسابداری پیشرفته چه ویژگی‌هایی دارد؟
نرم افزار حسابداری به شما کمک می‌کند تا پول وارد شده و خارج از کسب و کار خود را پیگیری کنید. در زیر برخی از ویژگی‌هایی وجود دارد که باید در یک نرم افزار حسابداری بررسی کنید:
- پردازش فاکتور
- حالت پرداخت چندگانه (آنلاین/آفلاین)
- حساب‌های پرداختنی
- تسویه حساب بانکی
- ایجاد خودکار کوپن
- گزارش‌نویسی
- فهرست
- ترازنامه
- ردیابی
در انتخاب سیستم حسابداری چه فاکتورهایی را باید در نظر گرفت؟
قبل از خرید نرم افزار حسابداری، یک صاحب کسب و کار باید در مورد نرم افزار، مزایا و ویژگی‌های آن تحقیق کند. قبل از تصمیم‌گیری نهایی باید نیازهای کسب و کار خود و عوامل زیر را در نظر بگیرید:
- شما باید دریابید که چه کسانی از نرم افزار حسابداری شما استفاده خواهند کرد و چه تعداد حساب کاربری از آن بهره خواهند برد.
- انواع وظایف کلیدی که باید برای حسابداری انجام دهید را تعیین کنید.
- نرم افزار حسابداری انتخاب کنید که با چندین گزینه پرداخت سروکار دارد.
- شما باید دریابید که آیا کسب و کار شما نیازمند الزامات حسابداری خاصی است یا خیر.
- تعیین کنید که آیا نرم افزار حسابداری شما پشتیبانی مشتری مناسبی را برای کسب و کارتان فراهم می‌کند یا خیر.
سیستم حسابداری چگونه می‌تواند به کسب و کار شما کمک کند؟
سوابق نرم افزاری حسابداری این وظایف تکراری دستی را خودکار می‌کند، امور مالی کسب و کارتان را به شیوه‌ای بهتر درک می‌کند و به شما امکان می‌دهد گزارش‌های مالی تهیه کنید. سیستم حسابداری همچنین عملکردهای مختلفی را انجام می‌دهد که به رشد کسب و کار شما کمک می‌کند:
- تولید و ارسال فاکتور توسط نرم افزار حسابداری تسهیل می‌شود.
- در فرمول‌بندی تخمین‌ها کمک می‌کند.
- نرم افزار حسابداری ردیابی هزینه‌ها را تسهیل می‌کند.
- در تنظیم اظهارنامه مالیاتی کمک می‌کند.
- به نظارت بر جریان نقدی یا سود و زیان کمک می‌کند.
- روند پیش‌بینی و تصمیم‌گیری بودجه را ساده می‌کند.
سخن آخر
هنگامی که زمان و پول خود را در یک سیستم حسابداری برای حسابداری بدون خطا صرف می‌کنید، به دنبال بهترین نرم افزار این حوزه هستید. هنگامی که به استفاده از آن ادامه می‌دهید، تغییر و مراجعه به نرم افزارهای دیگر قابل قبول نیست. بنابراین، شما باید در یافتن بهترین نرم افزار حسابداری برای کسب و کارتان بسیار مراقب باشید.
نکته اصلی که از این مقاله می‌توان گرفت این است که در خرید نرم افزار حسابداری عجله نکنید. اگر نرم افزار حسابداری اشتباهی بخرید، فقط پول شما هدر نخواهد رفت. شما همچنین زمان زیادی را هدر خواهید داد و هنگامی که یک کسب و کار کوچک را اداره می‌کنید، زمان شما یکی از ارزشمندترین منابع محدودی است که در اختیار دارید.
ما در نرم افزار حسابداری چارگون راه‌حل نرم‌افزاری شگفت‌انگیزی را به مشتریان خود ارائه می‌دهیم که با هوش تجاری در سراسر صنعت سازگار است. از وب‌سایت ما دیدن کنید، برای درخواست دموی رایگان با ما تماس بگیرید و ببینید که چگونه نرم‌افزار ما با نیازهای کسب‌وکار شما مطابقت دارد.
هیچ دیدگاهی ارسال نشدهاست!
در بحث پیرامون این مطلب شرکت کنید!