کارکرد نرم‌افزار خرید و تدارکات را می‌توان ایفای نقش رابط و واسطه‌گری بین ارکان داخلی یک سازمان با بسیاری از مراکز خارج از آن دانست. اینکه این سیستم رابط، چگونه نقش خود را ایفا می‌کند موضوعی است که در این مقاله به آن می‌پردازیم.
فرآیندهای خرید و تدارکات در رابطه مستمر و دائمی با تمامی بخش‌های سازمان از جمله خرید، مالی، انبارداری، پرسنلی، تولید، تعمیر و نگهداری، طراحی و تحقیق و توسعه، مهندسی و … هستند و رابطه مستمری با ارکان سازمان دارند. با تکنولوژی‌های روز و پیشرفته، ماهیت عرضه و خرید به سرعت در حال تغییر است. مدیریت تدارکات و خرید پروژه یک راه‌حل جامع، منظم و سیستماتیک است که با یکپارچه‌سازی، مبانی ارتباط با فروشندگان و پیمانکاران فرآیندهای استعلام، مناقصه، خرید، نظارت و کنترل فرآیند خرید را راهبری می‌کند.
اتوماسیون فرآیندهای خرید و تدارکات
اتوماسیون خرید و تدارکات، ثبت دقیق و اتوماسیون فرآیندهای خرید و تدارکات و بهینه‌سازی تعاملات و ارتباط‌های تجاری سازمان را با هدف بهینه‌سازی رابطه سازمان با ارائه‌کنندگان کالاها و خدمات در داخل و خارج از کشور، فراهم می‌کند.
اکثر سازمان‌ها همواره بر روی فرآیند خرید کالا با قیمت و شرایط مناسب به عنوان ابزار اصلی برای کسب کیفیت خدمات خود، تأکید ویژه دارند. به این معنی که کنترل هزینه‌ها، خرید موفقیت‌آمیز، استفاده بهینه از منابع مالی سازمان و کسب رضایت مشتریان، همگی مستلزم به‌کارگیری یک سیستم خرید و تدارکات کارآمد است.
کنترل و راهبرد این فرآیند در حیطه مسئولیت و وظیفه مدیران خرید و تدارکات و واحدهای پشتیبانی سازمان بوده و از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است. تکمیل این چرخه در بستر گسترده و منعطف نرم‌افزاری موجب استقرار نرم‌افزارهای لجستیک و استراتژیک در سازمان می‌شود. مدیریت تدارکات، یک سیستم فرعی در ترکیب سیستم کلی سازمان است که نقشی مانند نقش قلب در سیستم بدن موجود زنده را بر عهده دارد، زیرا خریداران و تأمین‌کنندگان مواد اولیه، با تهیه کالای مورد نیاز سازمان، خون را در بدن سازمان جاری می‌سازند، چرا که اگر مواد و لوازم موردنیاز به میزان لازم و در زمان مناسب در اختیار واحدهای مصرف‌کننده قرار نگیرد، در گردش عملیات سازمان و به ویژه سازمان‌های تولیدی و صنعتی، اخلال ایجاد می‌شود.
کارکردهای سیستم خرید و تدارکات
- ممانعت از اتلاف منابع
- کاهش هزینه‌های نگهداری کالا در انبار
- افزایش راندمان و کارآیی سیستم موجودی
- افزایش سود و بازگشت سرمایه
- کاهش هزینه‌های از مدافتادگی، افت کیفیت و هزینه‌های ناشی از تغییر قیمت
- حذف فعالیت‌های زائد
- وجود منابع عرصه قابل اطمینان برای تأمین موجودی مورد نیاز
- ارتباط مستمر و نزدیک با عرضه‌کنندگان
- درگیرکردن همه افراد سازمان از بالاترین رده‌های مدیریتی تا پایین‌ترین سطوح سازمانی در تصمیم‌گیری‌ها و فرآیند
- ایجاد بسترهای فرهنگی موردنیاز مثل همیاری و …
- برنامه‌ریزی‌های اساسی و فراگیر
انتخاب آگاهانه نرم‌افزاری کارآمد
در کسب‌وکارهای امروزی و در بنگاه‌های اقتصادی در کل دنیا، استفاه از رایانه و سیستم‌های نوین نرم‌افزاری یکی از مهم‌ترین عوامل موفقیت در استراتژی‌های تدوین شده است. تا آنجایی که انتخاب یک سیستم یکپارچه و نرم‌افزار تخصصی می‌تواند مهم‌ترین ابزار رسیدن به اهداف برنامه‌ریزی شده باشد. اما سؤال اینجاست این انتخاب چطور و در چه زمانی انجام گیرد تا باعث ایجاد بازدهی مثبت و کاهش ریسک‌ها و افزایش سود حاصل از فعالیت‌های اقتصادی و کاهش هزینه‌های جاری شود. آیا نرم‌افزارهای سیستمی و راهبردی این قابلیت‌ها را دارد؟
نرم‌افزار خرید و تدارکات دیدگاه برای ثبت و ردیابی فرآیند خرید سازمان به صورت خودکار بر اساس ساختار آیین‌نامه معاملات خرید دولتی یا آیین‌نامه معاملات شرکت‌ها طراحی شده است. این نرم‌افزار قابلیت ثبت و مدیریت انواع درخواست خرید کالا و خدمت و همچنین اطلاعات خرید شامل استعلام، پیش‌‌فاکتور، تأمین اعتبار، مناقصات و … را داراست.
ویژگی‌ها و مزایای نرم‌افزار خرید و تدارکات
- تهيه گزارش‌های دلخواه به صورت پارامتریک Report Generator
- برنامه‌ریزی خرید و ثبت سفارش بر اساس برنامه‌ریزی انجام شده
- تعریف فرآیند درخواست خرید و سفارش خرید به ازای نوع کالا و خدمت
- تهیه گزارش تاریخچه درخواست و خرید یک کالای خاص
- تهیه گزارش خریدهای انجام شده بر اساس تأمین‌کننده
برنامه‌ریزی و سامان‌دهی فرآیند خرید و تامین کالا و خدمات با مناسب‌ترین قیمت و بالاترین کیفیت برای سازمان‌ها، فعالیتی پیچیده و زمان‌بر است. نرم‌افزار خرید و تدارکات دیدگاه به عنوان یکی از نرم‌افزارهای حوزه «لجستیک» برای مکانیزه کردن فرآیندهای واحد تدارکات در سازمان‌های دولتی و خصوصی طراحی شده است. گردش مکانیزه درخواست‌های خرید، امکان ثبت سفارش خرید و امکان گروه‌بندی ارائه‌کنندگان کالا و خدمات در کنار سایر امکانات، این نرم‌افزار را به ابزاری مهم در تصمیم‌گیری‌های مدیران تبدیل کرده است.
درخواست دموی نرم‌افزار خرید و تدارکات
