در نرم‌افزارهایی که اشتراک‌گذاری مستندات و فایل‌ها را امکان‌پذیر و این فایل‌ها را در پایگاه داده ذخیره می‌کنند، یکی از بزرگ‌ترین چالش‌ها افزایش حجم پایگاه داده با گذشت زمان است.
این افزایش حجم می‌تواند مشکلات متعددی برای سازمان‌ها ایجاد کند، از جمله:
- زمان‌بر بودن عملیات نگهداری پایگاه داده: زمانی که حجم پایگاه داده به چندین ترابایت می‌رسد، انجام هر عملیاتی از یک DBCC ساده تا تهیه پشتیبان (Backup) بسیار زمان‌بر خواهد بود.
- افزایش زمان برای بازیابی اطلاعات: در صورت وقوع رویدادهای غیرمنتظره یا نیاز به بازیابی اطلاعات (Disaster Recovery)، زمان زیادی صرف می‌شود تا پایگاه داده به حالت عادی بازگردد.
- هزینه بالای ذخیره‌سازی: نگهداری پشتیبان‌های حجیم و متوالی برای چند ماه یا سال هزینه‌های بسیاری را به سازمان تحمیل می‌کند.
راهکار دیدگاه: استفاده از Repositoryهای چندگانه
نرم‌افزار دیدگاه با ارائه قابلیتی برای مدیریت چندین File Repository به صورت هم‌زمان، راهکاری نوآورانه برای حل این مشکل ارائه داده است.
این قابلیت به سازمان‌ها این امکان را می‌دهد که براساس معیارهای مختلف مانند:
- حجم فایل‌ها،
- نرم‌افزار یا حتی نوع موجودیت نرم‌افزاری،
- تاریخ مؤثر ایجاد فایل‌ها،
Repositoryهای مجزایی تعریف کنند.
مزایای استفاده از Repositoryهای چندگانه در خدمات آرشیو
تقسیم‌بندی براساس تاریخ مؤثر و الگوهای نگهداری
- سازمان‌ها می‌توانند براساس الگوهای زمانی (مثلاً سالانه، شش‌ماهه یا فصلی) Repositoryهای جداگانه‌ای ایجاد کنند.
- پس از تاریخ مؤثر مشخص‌شده، فایل جدیدی به Repositoryهای قدیمی اضافه نمی‌شود.
- فایل‌های ویرایش‌شده به Repositoryهای جدید منتقل می‌شوند، بنابراین Repositoryهای قدیمی بدون تغییر باقی می‌مانند.
- سازمان‌ها می‌توانند براساس حوزه‌های نرم‌افزاری خاص، مثلاً الگوها، امضاها و… یک بانک اطلاعاتی جدا داشته باشند.
کاهش بار عملیاتی و هزینه‌های نگهداری
- Repositoryهای قدیمی نیازی به مشارکت در فرآیندهای نگهداری (Maintenance) ندارند.
- عملیات پشتیبان‌گیری برای این Repositoryها تنها یک‌بار انجام می‌شود و می‌توان آن‌ها را از فضای عملیاتی خارج کرده و در مکان دیگری نگهداری کرد.
- این فرآیند باعث کاهش چشمگیر هزینه‌های نگهداری پایگاه داده و افزایش کارایی می‌شود.
امنیت بیشتر برای داده‌ها
- با تفکیک Repositoryهای عملیاتی و آرشیوی، داده‌های قدیمی در مکانی امن و دور از فرآیندهای روزمره نگهداری می‌شوند.
- در صورت نیاز، این داده‌ها به سرعت و بدون تأثیر بر عملکرد پایگاه داده اصلی قابل بازیابی هستند.
جمع‌بندی
راهکار مدیریت چندگانه Repository در نرم‌افزار دیدگاه، به سازمان‌ها کمک می‌کند تا با بهینه‌سازی ذخیره‌سازی فایل‌ها، از مشکلات مربوط به افزایش حجم پایگاه داده جلوگیری کرده و فرآیندهای نگهداری و پشتیبان‌گیری را ساده‌تر و کم‌هزینه‌تر کنند.
این رویکرد نه‌تنها امنیت داده‌ها را افزایش می‌دهد، بلکه بهره‌وری سازمان را نیز بهبود می‌بخشد.