مستندسازی یکی از مراحل اصلی برای انجام هر فرایندی است؛ به خصوص اگر این فرایند در یک سازمان و به صورت گروهی در حال انجام باشد. هر سازمانی باید دارای یک سیستم مستندسازی مفید و کاربردی باشد. با این کار احتمال موفقیت در انجام پروژه‌های مختلف افزایش پیدا می‌کند. به همین دلیل در این مطلب به معرفی مستندسازی و مزایای آن برای سازمان‌ها می‌پردازیم. پس تا انتهای مطلب همراه ما باشید.
مستندسازی چیست؟
فرایند مستندسازی که بعضی از افراد به آن بایگانی هم می‌گویند، به تمام سوابق یک پروژه، سازمان و… گفته می‌شود که به روش‌های مختلف مانند آنلاین یا کاغذی ثبت شده است. به عبارت بهتر، به فرایند گردآوری اطلاعات (در خصوص یک موضوع خاص مانند یک پروژه)، ثبت و ذخیره آن‌ها، مستندسازی گفته می‌شود.
اطلاعاتی که برای بایگانی شدن به کار می‌روند می‌توانند از نوع صوتی، تصویری یا متنی باشند. در حال حاضر امکانات و روش‌های متعددی برای ذخیره‌سازی انواع فایل‌ها طراحی و تعبیه شده است. به همین دلیل مشکلی در زمینه بایگانی فایل‌های مختلف برای سازمان‌ها وجود ندارد.