معماری
BPMS
BPMS

آنچه باید درباره سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار BPMS بدانید

نویسنده محسن سیف محمدی ،کارشناس مسئول استقرار مدیریت فرآیندها در شرکت چارگون

 در این مقاله درباره سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار BPMS با نگاهی به تعریف انواع مدیریت فرآیندها و تاثیر BPMS در رونق کسب و کارها خواهیم گفت.

مدیریت فرآیندهای تجاری (BPM) نگاهی دقیق به چگونگی تاثیر انجام یک کار در سازمان برای مشخص کردن نتایج آن و تاثیر‌گذاری بر روی پیشرفت فرصت‌هاست.

زمانی که از پیشرفت صحبت میشود در سازمان‌های گوناگون معانی آن، متفاوت است. برای مثال در سازمانی پیشرفت به معنای کاهش هزینه‌ها یا کاهش زمان اجرا و در بعضی دیگر کشف میزان خطاها در اجرای یک کار است.

BPMS تنها منحصر به روش‌های افزایش تاثیر کار نیست؛ بلکه درباره مدیریت زنجیره اتفاقات تاثیر‌گذار حاصل از تصمیمات و فعالیت‌های نامحدود افراد سازمان و مشتریان آنهاست. به این زنجیره اتفاقات حاصل از تصمیمات و فعالیت‌ها فرآیند گفته می‌شود.

در این مقاله درباره مفاهیم اولیه BPM صحبت خواهد شد. در آغاز کار انواع فرآیند‌هایی که در یک سازمان یافت می‌شوند را معرفی شده و بعد از آن درباره مواد اولیه یک فرآیند تجاری و تعریف مفهوم مدیریت فرآیندهای تجاری (BPM) بحث خواهد شد.

 انواع فرآیندها:

هر سازمان که جزو بدنه دولت باشد یا خصوصی و یا یک شرکت بزرگ با مدیریت پردازش‌های بسیار در قالب مدل های فرآیندی زیر تقسیم بندی می‌شوند.

این نوع از فرآیندها برای داد و ستدهای مالی است که شروع کننده آن یک مشتری است و با ارسال درخواست خرید کالا یا خدمات در نهایت منجر به پرداخت مشتری در زمان تحویل کالا می‌شود. درخواست‌های مالی شامل ارتباط بین فعالیت‌های تایید خرید، حمل و نقل کالا (در صورت فیزیکی بودن کالا)، تحویل، صورتحساب و رسید پرداخت و موارد دیگر است.

  • بازاریابی سفارشات

این نوع از فرآیندها زیر مجموعه فرآیندهای درخواست مالی است که شروع کننده آن یک “درخواست پیشنهادی” از مشتری است که به مشخص شدن نوع نیاز و پذیرش پیشنهاد منجر می‌شود. فرآیندهای درخواست مالی با فرآیندهای بازاریابی سفارش پیوسته هستند.

  • تدارکات تحویل
بیشتر بخوانید:   چرا BPMN2 محبوب و جذاب است؟

این دسته از فرآیندها زمانی آغاز می‌شوند که یک شخص مستقر در سازمان و یا شرکت، نیاز به دریافت کالا یا خدمات پیدا می‌کند و در نهایت این کالا یا خدمات بایستی به دست او برسد.

فرآیند تدارکات تحویل شامل فعالیت‌هایی از جمله تایید درخواستها، بررسی کالا یا خدمات، مسیر دریافت خدمات مناسب و مجوز ارسال درخواست است. گاهی موارد در فرآیند تدارکات تحویل می‌توان ردپایی از فرآیندهای بازاریابی سفارشات را در قالب تعاملات از کسب‌وکاری به کسب‌وکار دیگر مشاهده کرد.

  • از مسئله تا قطعنامه

این دسته از فرآیندها زمانی آغاز می‌شود که یک مشتری مشکل و یا مسئله‌ای را مطرح می‌کند؛ مانند شکایت از کالا در زمان تحویل یا مواجه شدن با سئوالی درباره ارائه خدمات.

این دسته از فرآیندها تا زمانی که مشتری و پشتیبانی هر دو با هم به این نتیجه برسند که نتیجه مطلوب حاصل شده است، ادامه پیدا می‌کند.

مشخص بودن مسیر این پیشرفت یکی از ویژگیهای این فرآیند است که به آن رویه تایید (درخت پیگیری) گفته می‌شود.

  • تاییدیه نرم‌افزار

این دسته از فرآیندها زمانی آغاز می‌شود که یک شخص نیاز به تاییدیه و یا امتیازی دارد که در نهایت منجر به تایید و یا عدم تایید آن می‌شود.

این دسته از فرآیندها در ساختارهای دولتی شامل اخذ پذیرش شهروند، ساختن ساختمان یا مجوز باز کردن دفتر یا مغازه (مانند باز کردن یک رستوران) می‌شود.

ویژگی این دسته از فرآیندها امکان تغییرپذیری آن، بر اساس رویه تایید و عدم تایید درخواست است.

برای مثال یک دانشجو برای ثبت نام در دانشگاه با توجه به معدل دوره متوسط خود در دوره‌های کارشناسی و کاردانی می‌تواند شرکت کند؛ بنابراین درخواست، بایستی بر اساس رویه تایید آن نسبت به معدل به گردش بیاید.

بیشتر بخوانید:   سودآور کردن شرکت‌ها و سازمان‌ها از طریق مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار

همانطور که گفته شد کلیه فرآیندها در پنج قالب درخواست­های مالی، بازاریابی سفارشات، تدارکات تحویل ،از مساله تا قطعنامه و تایید نرم‌افزار مطرح می­شوند که هرکدام از این موارد دارای ویژگی­های منحصر به فردی است که در ادامه به آنها می‌پردازیم.

برای درک بهتر این ویژگی­ها به مثال زیر توجه کنید:

شرکت “مهندسی نرم افزار الف” یک تولید‌کننده محصولات نرم‌افزاری است و دارای قسمت‌های فروش و بازاریابی، تولید، استقرار و پشتیبانی است. این شرکت برای تولید محصولات به روش زیر عمل می­کند:

مشتریان با برقراری تماس با گروه بازاریابی، درخواست نیاز خود را مطرح می‌کنند و گروه بازاریابی با در اختیار داشتن فرم‌های ارزیابی به نیاز‌سنجی مخاطبین می‌پردازند و در صورتیکه فرم ارزیابی به حداقل نمره ۷۰ از ۱۰۰ برسد این فرم برای واحد فروش جهت تنظیم قرارداد فرستاده می­شود.

مدیر فروش شرکت “مهندسی نرم­افزار الف” فرم را بررسی و براساس حوزه عملکرد آن را به کارشناس مربوطه تحویل می­دهد، کارشناس فروش بعد از برقراری تعاملات لازم قراردادی و قیمت، RFP مورد نظر را برای واحد تولید ایمیل کرده و از آن پس واحد تولید بر اساس استانداردهای تولیدی خود محصول مورد نظر را تهیه و تست می‌کند.

در صورتیکه نرم‌افزار تهیه شده استاندارد تایید صحت عملکرد را دریافت کند، این محصول برای واحد استقرار به همراه ایمیل کارشناس فروش فرستاده می­شود، مدیر استقرار بر اساس زمان‌بندی‌های لازم و پیش­بینی شده با مشتری به تعاملات استقرار می­پردازد و این تعاملات را در قالب فرم گزارش شناخت در اختیار کارشناس مربوطه برای بومی‌سازی محصول در سایت مشتری قرار می­دهد.

در نهایت بعد از اتمام کار واحد استقرار با اطلاع‌رسانی اتمام کار به فروش، تعاملات قرارداد پشتیبانی انجام شده و واحد فروش نسبت به تنظیم قرارداد اولیه اقدام می‌کند و درصورت تایید مشتری از طریق ایمیل به واحد پشتیبانی برای ارائه خدمات، ارجاع می‌دهد.

بیشتر بخوانید:   تبیین نقش فناوری در مدیریت فرآیندهای کسب و کار همزمان با گردهمایی سالانه چارگون

در مثال بالا، عملکرد واحد بازاریابی برای پیدا کردن مشتری را “فعالیت” و زمانی که فرم ارزیابی به حداقل نمره ۷۰ می‌رسد را “اتفاق” می‌نامند.

در فرآیندهای تجاری علاوه بر تصمیم‌گیری‌ها، فعالیت­ها و اتفاقات، نقش اساسی در عملکرد و کسب نتیجه در یک سازمان را یبه عهده دارند. در طول فرآیندها تنها فعالیت­های منجر به ایجاد اتفاقات سازنده می­‌شوند، که دارای مستندات سازمانی باشند.

در مثال بالا فرم ارزیابی، قرارداد فروش و ارسال RFP از طریق ایمیل نوعی مستند‌سازی محسوب می­‌شود که توانایی شکل‌گیری فرآیند بازاریابی سفارشات را فراهم می­آورد.

در صورتی که بخواهیم مثال بالا را به صورت فرآیند ترسیم کنیم بایستی سوالات زیر را از خود بپرسیم:

  • چه بازیگرانی در این فرآیند حضور دارند؟
  • بازیگرانی که با مشتری در تعامل هستند چه کسانی هستند؟
  • این فرآیند چه ارزش افزوده‌ای برای مشتری دارد؟
  • نتایج احتمالی این روند چیست؟

با توجه به سوالات بالا، تعریف فرآیند کسب و کار شامل مجموعه­ای از رویدادهای مرتبط درونی و بیرونی، فعالیت­ها و نقاط تصمیم‌گیری تعدادی از بازیگران و اشیاست برای کسب حداقل ارزشی که مشتری به آن نیاز دارد.

در شکل ۱-۱ زیر فرآیند بازاریابی و فروش مثال فوق ترسیم شده است:

مدیریت فرآیندها
مدیریت فرآیندها

شکل ۱-۱ زیر فرآیند فروش و بازاریابی

در کنار موارد ذکر شده باید بدانیم که مطابق توضیحات داده شده درباره سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار BPMS ،می‌توان گفت مدیریت فرآیندهای تجاری در زمینه روش عملکرد صحبت می­کند و درباره بهینه‌سازی، روش‌های دیگری مانند TQM، Lean و شش سیگما وجود دارد که به تفصیل درباره آن­ها سخن خواهیم گفت.

پایان بخش اول.

درباره ی محسن سیف محمدی

محسن سیف محمدی
فعال در حوزه فرآیندهای سازمانی و ارائه دهنده راهکارهای مدیریت فرآیندهای تجاری با محوریت استخراج،تدوین،بهینه سازی و استقرار

همچنین ببینید

ارائه نرم‌افزار BPMS دیدگاه برای صنایع دارویی در پنجمین نمایشگاه ایران فارما

شرکت چارگون با حضور در پنجمین نمایشگاه بین‌المللی ایران فارما ۲۰۱۹، نسل جدید نرم‌افزار BPMS …

پاسخی بگذارید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

87 − 85 =