معماری
تغییر نسل اتوماسیون اداری دیدگاه
تغییر نسل اتوماسیون اداری دیدگاه

 تغییر نسل دیدگاه و بلوغ نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری در نسل پنجم

رفع نیازمندی‌های کاربران، زیبایی، کاربری بهتر و سرعت و سادگی در استفاده راحت‌تر از نرم‌افزار و جلب رضایت بیشتر کاربران از سیستم‌های اتوماسیون اداری دیدگاه، همه اهدافی هستند که چارگون تلاش کرده است تا در نسل پنجم دیدگاه، به آنها دست پیدا کند و همچنان نیز با عشق، علاقه و تمرکز، تحقق کامل این اهداف را پیگیری می‌کند.

نسل پنجم نرم‌افزارهای راهکار اتوماسیون اداری دیدگاه با تغییراتی جهت سهولت استفاده و سرعت بخشیدن به انجام امور مکاتباتی در دسترس کاربران قرار گرفته است.عمده این تغییرات در زمینه بهبود امکانات و افزایش قابلیت فیچرها رخ داده است؛ مثلا امکان مشاهده سریع متن و پیوست نامه، جستجوی سریع انواع مختلف گیرندگان، امکان Drag & Drop و قرارگیری سریع فایل، بخشی از بهبودهای انجام شده در نرم‌افزار مکاتبات دیدگاه ۵ هستند.

توسعه و بهبود نرم‌افزار مکاتبات نسل ۵ دیدگاه همچنین با افزایش سرعت در دستیابی به نتیجه جستجوها در تمامی قسمت‌ها، سرعت بخشیدن در مشاهده نامه و تسریع در انتخاب گیرنده ارجاع نامه، ادامه یافته و به بلوغ و رشد رسیده است؛ مثلا با امکان Multi Window  کاربر می‌تواند همزمان روی چندین موجودیت مختلف کار کند و با قابلیت کاشی‌کاری (امکان چینش متناسب پنجره‌ها) در زمان تهیه پیش‌نویس به متن نامه دسترسی داشته باشد و ضمن سهولت، سرعت خود را برای تهیه پیش نویس افزایش دهد.

از دیگر بهبودهای و قابلیت‌های توسعه یافته در دیدگاه همچنین می‌توان به امکان جستجوی آسان نام‌ها و گیرندگان اشاره کرد. پیش از این کاربران دیدگاه ۴ برای مشاهده گیرندگان نامه، یک پنجره مجزا باز می‌کردند و بعد گیرنده نامه را انتخاب می‌کردند که این روند در دیدگاه ۵ با افزودن امکان جستجوی سریع بهبود یافته است. کاربر حالا می‌تواند با وارد کرد سه حرف اول نام گیرنده، نام مورد نظر خود را از بین گیرندگان داخلی، گرو‌های کارمندی شخصی و اشخاص خارجی انتخاب کند که همین قابلیت به ظاهر ساده، تاثیر بسزایی در افزایش سرعت کاربران و مکاتبات اداری داشته است.

بیشتر بخوانید:   مقاومت سازمانی در برابر پیاده‌سازی اتوماسیون اداری؛ فرسودگی یا ناآگاهی؟

در دیدگاه ۵،‌ مدیران و کاربران پُرمکاتبه می‌توانند بدون اینکه نیازی به باز کردن نامه باشد از داخل کارتابل به فایل متن و پیوست نامه دسترسی پیدا کنند و به سرعت، ارجاع خود را انجام دهند. این امکان به تنهایی سطح بهره‌وری و سرعت گردش نامه‌ها را در سازمان افزایش می‌دهد. کاربران همچنین می‌توانند با بهره‌گیری از امکان drag کردن، فایل پیش‌نویسی که از قبل آماده کرده را به همراه پیوست آن و بدون نیاز به کلیک‌های متعدد و یا بازکردن فایل‌ها، داخل محیط نرم‌افزار قرار دهد.

امکاناتی مانند مشاهده و اقدام هم‌زمان روی چند موجودیت متنی و باز کردن چندین پنجره به صورت همزمان و در کنار یکدیگر، مزیتی منحصر به فرد در اختیار کاربر قرار می‌دهد. در واقع نرم‌افزار مکاتبات اتوماسیون اداری دیدگاه ۵ با قابلیت‌هایی مانند استفاده هم‌زمان از چند پنجره وکار روی همه آنها (Multi-Window)، استفاده از مرورگر‌های مختلف (Multi Browser)، افزایش قابلیت‌های کار با کیبورد و استفاده از کیلدهای ترکیبی و میانبر، ویرایش موجودیت‌های متنی به صورت همزمان و افزایش کیفیت تجربه کاربری، نمایی تازه و پویا از مکانیزاسیون اداری را به سازمان‌های مشتری، باز می‌نمایاند.

همگامی با توسعه مفاهیم اتوماسیون اداری

با گسترده شدن مفهوم اتوماسیون اداری در ساختارهای سازمانی، چارگون نیز تمرکز خود را بر روی نیازمندی‌های سازمان‌های مشتری در این حوزه افزایش داد که نتیجه آن، ایجاد امکاناتی برای ارتقای بهره‌وری و پویایی بیشتر سیستم‌ها بود. قطعا این امر فقط به نرم‌افزار مکاتبات، منتهی نمی‌شود و سایر نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری دیدگاه را نیز در برمی‌گیرد.
مجموعه‌ای از این توسعه‌ها و بهبودها در نسل پنجم مجموعه نرم‌افزاری دیدگاه را در سیستم‌های تکمیلی این حوزه مانند نرم‌افزارهای جلسات و کارها، تابلوی اعلانات و … می‌توان مشاهده کرد که با یکپارچگی و بستر انعطاف‌پذیر خود، امکان بهره‌وری سازمانی در ساختارهای اداری را چندین برابر کرده‌اند. به عنوان مثال در نرم‌افزار جلسات که با محوریت بهبود برگزاری جلسات در سازمان‌ها صورت گرفته، امکانات زیادی برای افزایش بهره‌وری و برگزاری جلسات موثر سازمان تدارک دیده شده‌است. این نرم‌افزار هم اکنون علاوه بر پوشش کامل کلیه فرآیندهای رایج در برگزاری یک جلسه از دعوت مدعوین گرفته تا تعیین افراد، محل برگزاری و … امکانات زیادی را برای تسریع در ثبت یک جلسه در خود جای داده است. دسترسی به تقویم مدیران و پرسنل و اتاق جلسات و مشاهده جزئیات آنها، امکان اضافه کردن دستور جلسه و مدیریت زمان، ثبت یک جلسه داخلی یا خارجی با درج مشخصات و لوکیشن آنها از طریق گوگل مپ و ایجاد صورت جلسه در قالب‌های متفاوت و گردش آن در نرم‌افزار مکاتبات از جمله این امکانات است. مهمترین قابلیت توسعه‌یافته در نرم‌افزار جلسات را می‌توان بهره‌برداری از الگوی شبکه‌های مجازی و ایجاد بستر گفت‌وگو درباره جلسه دانست.

بیشتر بخوانید:   امنیت در دنیای وب 

کارها

نرم‌افزار کارها نیز که با محوریت گفت‌وگو و تعامل سازمانی و بر اساس رسیدن به چابکی و پویایی سازمانی طراحی شده است این امکان را فراهم می‌کند که مدیر سازمانی بتواند تیم کاری مورد نظر خود را ایجاد و با استفاده از تعریف یک یا چند پروژه، کارها و وظایفی را به افراد تخصیص دهد و پروژه را مدیریت کند. با بهره‌گیری از این نرم‌افزار افراد در یک کار می‌توانند با یکدیگر گفت‌وگو کنند تا کار مشترک به بهترین شکل و با سرعت مناسب انجام شود. مدیر پروژه نیز به راحتی به همه امور دسترسی دارد به راحتی می‌تواند از روند انجام و پیشرفت پروژه مطلع ‌شود.

تابلوی اعلانات

جدیدترین نرم‌افزار ارائه شده در حوزه اتوماسیون اداری دیدگاه، تابلوی اعلانات است که به سازمان کمک می‌کند تا تمامی اطلاعیه‌ها و اعلانات خود را به صورت یکپارچه و در داخل سیستم‌های دیدگاه کنترل کند. تابلوی سازمانی و تابلو‌های دپارتمانی ایجاد کند و آنها را بنا به صلاح‌دید سازمان، مدیریت کند. کاربر این نرم‌افزار حتی می‌تواند اطلاعیه‌ای را از قبل آماده و زمان منتشر کردن آن را مشخص کند.

رویدادها

وجود امکانات تعاملی و گفت‌و‌گوCollaboration، ایجاد Timeline در مجموعه زیرساخت تعاملی Collaboration، قابلیتی جدید در دیدگاه۵ است که رخدادهای مختلف یک سازمان را به ترتیب زمانی نشان می‌دهد؛ مثلا اگر ۲ پروژه و سه جلسه توسط کاربر پیگیری می‌شود، امکان دیدن کل رویدادها و اتفاقات مربوط به آن در یک نمای متمرکز وجود دارد. با این امکان به راحتی می‌توان همه امور را در یک محیط یکپارچه مدیریت و از تغییرات آنها، مطلع شد.

بیشتر بخوانید:   سازگاری بیشتر اتوماسیون اداری دیدگاه 5 با نیازهای سازمان‌های مشتری

داشبوردهای مدیریتی

داشبوردهای مدیریتی در دیدگاه ۵ بهترین ابزارکنترل عملکرد سازمان‌ها از سوی مدیران است و می‌‌توان در بهبود فرآیندها از آنها استفاده کرد. این قابلیت می‌تواند نقاطی در سازمان که نیاز به بهبود روال‌ و فرآیند دارند را مشخص و کمک کند تا گپ‌ه و نواقص سازمان در روال نامه‌نگاری و گردش مکاتبات اداری مشخص شود.

درباره ی نیما ابراهیم زاده

نیما ابراهیم زاده
نیما کارشناس ارشد پشتیبانی اتوماسیون اداری چارگون است

همچنین ببینید

تطبیق کامل نرم‌افزار‌ BPMS دیدگاه با استاندارهای جهانی

تطبیق کامل نرم‌افزار‌ BPMS دیدگاه با استانداردهای جهانی

نرم‌افزار مدیریت فرآیندها (BPMS) در مجموعه نرم‌افزاری دیدگاه براساس آخرین تکنولوژی‌ها و استانداردهای جهانی و …

پاسخی بگذارید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

75 + = 84