نرم افزار BPMS چگونه به کاهش هزینه‌های سازمان کمک می‌کند؟

مدیریت فرآیندهای کسب و کار با نرم افزار BPMS

BPM هماهنگ‌کننده و پیوند دهنده اشخاص، سیستم‌های اطلاعاتی و طرف‌های تجاری در فرآیندها است. که درنهایت باعث خدمت‌رسانی بهتر به مشتری و تحقق اهداف استراتژیک سازمان می‌شود. با BPM و استفاده از یک نرم ‌افزار BPMS همراه با آن، شما می‌توانید اتوماسیون بسیاری از فعالیت‌های حاضر در فرآیندهای کسب و کار را در سازمان تسهیل کنید. BPM این امکان را برای سازمان‌ها فراهم می‌کند تا فعالیت‌ها را بررسی و تغییرات لازم را نسبت به وضعیت اولیه آن‌ها ایجاد کرده تا به وضعیت مطلوب برسند.

با حذف گلوگاه‌های فرآیندی، اصلاح فرآیندهای موازی و حذف مراحل زائد با استفاده از نرم ‌افزار BPMS، شما می‌توانید عملکرد فرآیندهای سازمان را بهبود بخشید. به عبارتی نرم افزار BPMS می‌تواند به سازمان‌ها برای یافتن فرآیندهایی که ارزش صرف وقت و سرمایه‌گذاری ندارند، کمک کند. این امر یعنی شناسایی و حذف هزینه‌های قابل حذف فرآیندها و همچنین آگاهی نسبت به فرآیندهایی که در کسب‌وکار مهم هستند. این بهبود بخشیدن‌ها به کارکنان اجازه خواهد داد تا زمان بیشتری را صرف فعالیت‌های کلیدی و مهم کنند. و تمرکزشان بیشتر بر روی انتظارات اصلی باشد. این همان بهره‌وری سازمان است که همه مدیران در جستجوی آن هستند.

نرم افزار BPMS

مدیران سازمان‌ همواره به دنبال راه‌هایی جهت بهبود چرخه‌های اقتصادی در کسب‌وکار خود هستند. در صورتی که از ابزارها و روش‌های مناسب جهت بهبود مستمر فرآیندها بهره ببرید، قادر خواهید بود با کاهش هزینه‌ها موفقیت در کسب‌وکار بزرگ یا کوچک خود را تضمین کنید. استفاده از نرم ‌افزار BPMS مناسب، روشی مطمئن جهت کاهش هزینه و افزایش سودآوری تلقی می‌شود.
با کمک نرم‌ افزار BPMS فرآیندهای کسب و کار شما ساده‌تر و قابل اندازه‌گیری می‌شود. اتوماسیون فرآیندها و استفاده از فرم‌های الکترونیکی، با استفاده از نرم‌ افزار BPMS این قابلیت را به مالک فرآیند می‌دهد تا با هدف بهبود فرآیند، فرآیندها را در زمان نیاز، تغییر دهد. البته این امر به شرطی رخ می‌دهد که سازمان از یک BPMS مناسب استفاده نماید.

با نرم افزار BPMS اجرای تصمیمات فرآیند کسب و کار به صورت خودکار انجام می‌شود. بستر BPMS شامل زیرساخت‌های نرم‌افزار، سرورها، خدمات و ابزارهای مورد نیاز برای عملکرد برنامه‌ها در سراسر شرکت است. در زیر عواملی که با استفاده از BPMS در سازمان، باعث کاهش هزینه‌ها می‌شود را مرور می‌کنیم.

• تصمیم‌گیری به صورت خودکار و سازگار انجام می‌شود.

BPMS از یک موتور قوانین تجاری برای ساده‌سازی و اتوماسیون تصمیم‌گیری‌ها در فرآیند استفاده می‌کند. این کار با نظارت مستمر بر فرآیندهای تجاری رخ داده در سازمان، کنترل شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) و ارزیابی عملکرد فرآیند بر اساس KPI انجام می‌شود و BPMS را قادر می‌سازد تا با شناسایی و اجرای اقدامات اصلاحی، کارایی فرآیند را بهبود بخشند.
مزیت BPMS این است که دسترسی به قوانین، سیاست و رویه‌های حاکم بر روند چرخه‌های کار را آسان می‌سازد. و در صورت لزوم امکان تغییرات آنها با هزینه کمی برای سازمان مهیا می‌شود. این بدان معناست که کاربران مجاز قادرند استثناهایی از قوانین استاندارد کسب و کار را بدون طراحی مجدد یک فرآیند معرفی و اجرا کنند.

به عنوان مثال ممکن است شرایطی ایجاد شود که بر اساس آن فعالیت‌های یک فرآیند در سازمان در یک بازه زمانی خاص توسط تیمی جدید انجام شود. یا مثلا محاسبه تخفیف‌های فروش در یک بازه زمانی یک هفته‌ای از قوانین جدیدی پیروی کنند. BPMS این امکان را به سازمان می‌دهد تا قوانین کسب و کار را به راحتی مدیریت کند و در صورت لزوم با بیشترین سرعت و کمترین هزینه آن‌ها را تغییر دهد.
از سوی دیگر BPMS این امکان را فراهم می‌آورد که شرایط کنترلی لازم برای اجرای قوانین در سازمان مهیا شود. مثلا اجازه اجرای دو فرآیند درخواست مساعده همزمان به یک فرد در سازمان را ندهد یا در صورتی که دسترسی‌های درخواستی از واحد فناوری اطلاعات نیاز به مجوز مدیر داشت. پیش از دریافت درخواست دسترسی توسط واحد فناوری اطلاعات، حتما توسط مدیر متقاضی تایید شود.

از آن جا که BPMS تصمیم‌گیری‌ها را به صورت خودکار انجام می‌دهد، تصمیمات سریع‌تر گرفته می‌شوند و سازگارتر هستند. زیرا بر اساس قوانین از پیش تعیین شده‌ و منطبق با اهداف سازمان شما می‌باشند.

• استفاده از BPMS دستیابی به اطلاعات و قوانین فرآیند را ساده می‌سازد.

در بسیاری از سازمانها قوانین کسب و کار در کتابچه‌های راهنما نوشته شده است. برخی قوانین تنها در ذهن متخصصان و کارکنان سازمان وجود دارند. به عبارتی در ذهن افراد مختلف پراکنده شده‌اند و هر کس یک قسمت از آنها را می‌داند. گروه دیگری از قوانین و اطلاعات در برنامه‌هایی که به ندرت از آنها استفاده می‌شود جاسازی شده است. BPMS به شما این امکان را می‌دهد که قوانین کسب و کار و سازمان خود را متمرکز کنید و در صورت لزوم آن‌ها را در دسترس هر فرآیند یا برنامه‌ای که به آنها نیاز دارد، قرار دهید. این امر همچنین با ایجاد سهولت در به اشتراک‌گذاری و مدیریت قوانین تجاری برای هر فرآیند در کل سازمان، مانع هزینه برای کارهای اضافی و نگهداری و بازیابی‌های زائد اطلاعات می‌شود.

• نرم‌افزار BPMS به شما امکان می‌دهد کارهای کمتری انجام دهید.

ماهیت خودکارسازی در BPMS به این معنی است که تصمیمات با حجم بالا بدون دخالت انسان، همراه با کاهش هزینه‌های کار و افزایش بهره‌وری انجام می‌شود. کارمندانی که برای رسیدگی به فرآیندهای دستی مورد نیاز بودند، برای انجام سایر وظایف آزاد می‌شوند. که بیشتر مناسب مهارت آن‌ها است. استفاده بهتر از زمان و استعدادهای تیم شما باعث پیشرفت ایشان و به طبع آن سازمان می‌شود. و به شما امکان می‌دهد تلاش و اثرگذاری بیشتری در جهت دستیابی به اهداف استراتژیک سازمان خود داشته باشید.

 

• استفاده از نرم افزار BPMS شرایط نوآوری و فرصت بیشتر برای بازاریابی ایجاد می‌کند.

BPMS به عنوان یک راه حل چابک، زمینه‌ساز نوآوری بیشتر می‌شود. با استفاده از BPMS سازمان می‌تواند راهکارهای نرم‌افزاری مورد نیاز خود را سریعتر تولید و منتشر کند. ایده‌های کارکنان را راحت‌تر عملی کند. ایده‌های جدید با سرعت بیشتری به محصولی تبدیل می‌شوند که سریع‌تر و موثرتر به سازمان شما برای دستیابی به بازار بیشتر کمک کند.

در نرم‌افزار BPMS هر فرآیند که انجام می‌شود اعتبارسنجی می‌شود تا به نتیجه نهایی مطلوب رسیده باشد. نیازی نیست نوآوری حتما منجر به تولید یک محصول یا خدمت شود که قرار است به بازار ارائه گردد. نوآوری می‌تواند در مورد روش تولید یک محصول یا ارائه یک خدمت باشد. بنابراین با بهبود فرآیندها نیازهای مشتری که استقاده کننده محصول و خدمات شما هستند، بهتر و بیشتر برآورده می‌شود.

• استفاده از نرم افزار BPMS در یک سازمان ریسک را کاهش می‌دهد.

با وجود انواع تهدیدهای اقتصادی و غیر اقتصادی در محیط امروز، کاهش ریسک یک چالش مداوم برای سازمان‌ها است و رعایت شرایط حاکمیت پیچیده و الزامات نظارتی، وقت‌گیر و هزینه بر است. BPMS با فراهم آوردن بستری برای بهبود و استانداردسازی قاعده کسب و کار، به سازمان‌ها کمک می‌کند تا با کاهش هزینه بیشتر، ریسک را کاهش دهند و به انطباق بیشتر با شرایط برسند.

اگر BPMS درست در سازمان جاری شود و فرآیندهای مهم و پر ریسک درست مکانیزه و اجرا شوند. مخصوصا فرآیندهایی که تراکنش‌های عظیم و حجیم مالی در آن شکل می‌گیرد. به سرعت می‌توان فرآیندها را با الگوها و الگوریتم‌های مشخص منطبق کرد. و درنتیجه کارها تحت کنترل قرار می‌گیرد.

این عوامل و عوامل بسیاری دیگر باعث شده است که BPMS به عنوان اولین انتخاب برای مدیران فناوری اطلاعات و مدیران سازمان، برای کاهش هزینه‌ها نقش اساسی بازی کنند.

 

مقاله‌های مرتبط:

هفت پرسشی که هر تحلیلگر کسب و کار در مورد مدلسازی BPMN می‌پرسد؟

چرا آموزش مدل سازی فرآیند با استفاده از BPMN مهم است؟

مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM)

 

درخواست دموی نرم افزار BPMS دیدگاه