اتوماسیون فرآیند رباتیک (RPA) چیست؟

هدف اتوماسیون فرآیند رباتیک (Robotic Process Automation) بهبود فرآیند‌های کسب‌وکار در سازمان‌ها می‌باشد. RPA یک فناوری نوظهور است، که با استفاده از آن می‌توان به طور خودکار وظایف تکراری با حجم زیاد اما کم ارزش را به صورت خودکار انجام داد. در صورت استفاده از RPA ربات‌ها فرآیندها را مدیریت می‌کنند و باعث می‌شوند، هزینه‌ها و زمان انجام یک سری از فعالیت‌ها به حداقل برسند. بنابراین شرایط نیروی انسانی تمرکز و کار خود را برای کارهای مهم‌تر صرف می‌کند.

RPA چیست؟

RPA یا Robotic Process Automation به مجموعه‌ای از فناوری‌ها گفته می‌شود که با استفاده از «ربات‌های نرم‌افزاری»، کارهای تکراری، قانون‌محور و زمان‌بر انسانی را به‌صورت خودکار انجام می‌دهند. این ربات‌ها دقیقاً مثل یک کاربر واقعی با سیستم‌ها کار می‌کنند؛ فرم‌ها را پر می‌کنند، اطلاعات را از یک نرم‌افزار به نرم‌افزار دیگر منتقل می‌کنند، گزارش می‌گیرند یا فرآیندهای اداری را اجرا می‌کنند، بدون اینکه نیاز به تغییر در زیرساخت‌های فعلی سازمان باشد. RPA بیشتر در فرآیندهایی استفاده می‌شود که حجم بالا، خطای انسانی زیاد و ارزش تحلیلی پایین دارند و هدف اصلی آن افزایش سرعت، کاهش هزینه و بالا بردن دقت عملیات است.

مزایای استفاده از RPA

RPA با خودکارسازی و بهینه‌سازی وظایف، افزایش کیفیت کار و کاهش خطاها و ریسک‌ها در فرآیندها، باعث افزایش بهره‌وری در کسب‌وکار می‌شود. همچنین RPA کارکنان سازمان را از وظایف تکراری آزاد کرده و باعث می‌شود آن‌ها بر روی وظایف استراتژیک تمرکز کنند.

PRA در ترکیب با هوش مصنوعی و یادگیری ماشین باعث ایجاد نوآوری‌هایی قابل توجهی شده و سبب شده است این صنعت به سرعت در حال رشد باشد. ربات‌ها از رفتار کاربران الگوبرداری کرده و یاد می‌گیرند که چگونه فعالیت‌های کاربر مانند تکمیل یک فرم را انجام دهند. طبیعتا این ربات‌ها فعالیت‌های تکراری را با سرعت و کیفیتی به مراتب بالاتر از یک کاربر انجام می‌دهند. و باعث صرفه‌جویی و تولید ارزش بیشتری در سازمان می‌شوند.

کاهش خطا با استفاده از RPA

• هزینه‌ها و خطای نیروی انسانی کاهش می‌یابد.
• فرآیندها آسان و کم هزینه پیاده‌سازی می‌شود.
• مراحل غیرضروری کسب‌وکار حذف می‌شود.
• بازدهی و کارایی کارکنان افزایش می‌یابد.
• مشکلات فرآیند کسب‌و‌کار کاهش می‌یابد.

مواردی که در زمان استفاده از RPA  باید به آن توجه کرد.

• استفاده اثربخش از RPA نیازمند برنامه‌ریزی دقیق و تعریف درست قوانین است.
• RPA روی کسب و کار تاثیر می‌گذارد. این تاثیر از جنس تغییر در دستور وظایف کارکنان است. بنابریان باید این تاثیر مدیریت شود.
• طراحی ربات‌ها باید جامع باشد. طراحی ضعیف می‌تواند به کسب و کار آسیب برساند. کم سازمان‌هایی نبودند که با طراحی نامناسب ربات‌ها، گرفتار ربات‌های ویروسی شده و باعث از بین رفتن اطلاعاتشان شده است.
• مدیریت اطلاعات بسیار مهم است. درصورتی که در اطلاعات سازمان از جمله دسترسی کاربران تغییری ایجاد شود و این تغییرات به ربات‌ها معرفی نشود، می‌تواند منجر به اختلال در عملکرد سازمان و فرآیندها شود.

تفاوت BPMS وRPA 

در ابتدا باید ذکر کرد که با وجود تفاوت‌هایی که RPA و BPMS باهم دارند ولی مکمل یکدیگرند و بکارگیری همزمان آن‌ها زیرساخت قوی‌تری برای مکانیزاسیون فرآیندهای سازمان ایجاد می‌کند. تفاوت اصلی RPA و BPMS در نیروی انسانی و ربات است.

نرم‌افزار BPMS  ابزاری برای مدیریت فرآیند کسب‌وکار است. با استفاده از این ابزار، نیروهای سازمان می‌توانند مدل‌سازی، پیاده‌سازی و رصد فرآیندها را انجام دهند. هر چند ممکن است قسمتی از فعالیت‌های یک فرآیند توسط نرم‌افزار BPMS به صورت خودکار انجام شود، اما در نهایت نقش اصلی را در نیروهای انسانی سازمان بازی می‌کنند.

ازآنجایی که پیاده‌سازی فرآیند بدون نیاز به عامل انسانی دور از انتظار است. بنابراین پیاده‌سازی همزمان RPA و BPMS ارزش بالاتری نسبت به پیاده‌سازی تک به تک آن‌ها ایجاد می‌کند. درنهایت نتایج حاصل از سیستم های هوشمند BPMS را بهبود می‌بخشد.

جدول زیر RPA و BPMS  را از منظر‌های مختلف بررسی می‌کند. 

جمع‌بندی

در حال حاضر بازار رو به رشد اتوماسیون فرآیند رباتیک (RPA) نشان‌دهنده‌ی بروز روند نو ظهوری است. RPA باعث گسترش اتوماسیون و انتقال آن به حوزه‌های جدیدی شده که می‌تواند به کسب‌وکارها کمک نماید تا کارآمدتر و چابک‌تر شوند زیرا که در آینده‌ای نه چندان دور کسب‌وکارها به مشاغلی کاملا دیجیتالی تبدیل خواهند شد. راهکارهای RPA در حقیقت می‌توانند به عنوان نیروهای رباتیک مجازی، دقیقا همانند نیروهای انسانی در سازمان‌ها و شرکت‌ها در نظر گرفته شوند.

تمام کسب‌وکارها با رباتیک کردن فرآیندهای پرتکرار خود می‌توانند در زمان و هزینه‌های خود صرفه‌جویی کنند و به خلق ارزش در حوزه اصلی کسب‌وکار خود بپردازند. زمانی که ربات‌ها هوش مناسبی مطابق با نوع فرآیند نداشته باشند بهره‌مندی از ربات‌ها نه تنها سودی نخواهد داشت بلکه باعث ایجاد ضرر و زیان بیشتری خواهد شد زیرا یک سری از فرآیندها به صورت تکراری انجام می‌شوند که یک الگوریتم و روند مشخصی دارند. در صورتی که انجام بعضی از فرآیندها نیاز به تحلیل و هوش انسانی دارد.