نرم‌افزارهای کارها و جلسات با پیوستن به مجموعه نرم‌افزاری دیدگاه در راهکار اتوماسیون اداری، پویایی، صرفه‌جویی در منابع و دستیابی به بهره‌وری را به سازمان‌ها اعطاء کرده‌اند.
حجم بزرگی از امور روزمره سازمان‌ها، امور مکاتباتی و اداری هستند که کارکنان سطوح مختلف، مدیران اجرایی، عملیاتی، میانی و ارشد با آن سروکار دارند. استقرار سیستم اتوماسیون اداری به افزایش بهره‌وری سازمان در حوزه امور اداری کمک شایانی کرده است.
تأثیر اتوماسیون اداری در مرحله اول، مکانیزه کردن فرآیندهای دستی در سازمان‌هاست و مهمترین تأثیر نظام اطلاعات پیشرفته، همراهی کارمندان و مدیران در تصمیم‌گیری‌های موثرتر است. بکارگیری آنها به ساختار اداری نظم می‌دهد و امکان نظارت و کنترل اجرای امور را برای مدیران، آسان می‌کند.
توسعه مفاهیم اداری به طراحی و تولید نرم‌افزارهای بیشتر و کارآمدتری منجر شده که هریک به عنوان تکه‌های پازل اتوماسیون اداری در کنار سایر اجزاء، نقش ویژه‌ای را در بهره‌وری سازمانی ایفا می‌کنند.
نرم‌افزارهای جدید مانند جلسات و کارها از جمله ابزاهایی هستند که با پیوستن به این ساختار، پویایی و صرفه‌جویی در منابع و دستیابی به موفقیت سازمان را به همراه دارند.
نرمافزار جلسات؛ راهکاری برای بهینه‌سازی سرمایه‌ها
همه شاغلین در یک ساختار سازمانی در هر سطح و هر پستی، بخش عمده‌ای از انرژی و زمان خود را در جلسات سپری می‌کنند. جلساتی که شاید اغلب آنها را بتوان برگزار نکرد!
به نظر می‌رسد که یکی از آفت‌های فرهنگ کاری در ارگان‌ها، سازمان‌ها و شرکت‌ها، برگزاری بیش از حد جلسات است که معمولا به دلایل مختلف با بازدهی زیادی همراه نیستند. یکی از دلایل آن تصور عام برای برگزاری جلسه درباره هر گفتوگو و یا موضوعی است که در سازمان مطرح می‌شود. با برگزاری جلسات متعدد و پی در پی معمولا نمی‌توان از توان تخصصی و فنی نیروی انسانی سازمانی بهره برد؛ ضمن اینکه برگزاری جلسات هم با تمرکز کامل پیگیری نمی‌شوند.
معمولا به دلیل عدم آگاهی افراد از جزییات دستورات جلسات، افراد با آمادگی کامل در جلسه حاضر نمی‌شوند و مستنداتی که برای نتیجه‌گیری بحث نیاز هست نمی‌توانند از قبل آماده کنند. به اشتراک گذاری مستندات مرتبط گاهی آنقدر اهمیت دارد که حتی در مواردی می‌توان با اشتراگ‌گذاری آن قبل از جلسه از برگزاری جلسه صرف‌نظر کرد.
چطور یک جلسه را برگزار نکنیم؟
یکی از ارزش‌هایی که نرمافزار جلسات، خلق می‌کند همین است. با این نرمافزار یا جلسات را هدفمند و مفیدتر برگزار می‌کنید و یا همکاران خود را متقاعد می‌کنید که نیازی به برگزاری جلسه نیست!
نرمافزار جلسات دیدگاه، امکانات متنوعی برای برگزاری موثرتر جلسات در اختیار کاربر می‌گذارد. این نرمافزار با الهام گرفتن از رسانه‌های اجتماعی، تجربه متفاوتی از فضای تعاملی را در سازمان ایجاد می‌کند تا زمینه گفتگوی مدعوین، پیش از برگزاری جلسه تا پیگیری‌های پس از اتمام جلسه در فضای نرمافزار فراهم باشد و گفتمان و تبادل‌نظر، تنها به حضور در آن محدود نشود.
این نرمافزار در نخستین مرحله با پوشش کلیه مراحل جلسات مانند ثبت، لغو، ویرایش قبل و در حین جلسه و نهایی‌سازی آن، بستر مفیدی را در اختیار سازمان‌ها قرار می‌دهد.
قابلیت ثبت جلسات تکرار شونده و ثبت در تقویم کاری مدیران و کارشناسان، امکان گفتوگو در محیط جلسه از زمان ثبت جلسه را برای مدعوین فراهم می‌کند. مدعوین جلسات می‌توانند تا پیش از برگزاری جلسه درباره صورت جلسه با یگدیگر بحث و تبادل نظر کنند؛ حتی ممکن است یک یا چند نفر به دلیل نداشتن تخصص لازم در زمینه موضوع جلسه از حضور در آن انصراف داده و دعوت از فرد مرتبط و متخصص‌تری را به برگزارکنندگان پیشنهاد دهند.
افزودن دستور جلسه و مدیریت زمان آن، همراه با امکان حضوروغایب مدعوین و افزودن توضیحات برای هر دستور جلسه در حین برگزاری نیز از دیگر مزیت‌های این نرمافزار است که از اتلاف وقت مدعوین و به خروجی مفید جلسات می‌انجامد.
از طرف دیگر، امکان ایجاد صورت جلسه در قالب‌های متفاوت و همچنین گردش آن برای تایید و امضا در نرم افزار مکاتبات دیدگاه، قابلیت دیگری است که به اثربخش بودن مفاد جلسات و پیگیری مصوبات آن، منجر می‌شود.
ارسال مکانیزه دعوت‌نامه به مدعوین خارج از سازمان، امکان تعیین محل جلسه داخلی و خارجی با درج مشخصات و لوکیشن از طریق سرویس نقشه گوگل، پیش‌بینی وضعیت آب و هوا، جستجو در آرشیو جلسات و … از امکاناتی هستند که این نرمافزار را به ابزاری کارآمد برای مدیریت منابع سازمانی تبدیل می‌کنند.
نرمافزار کارها؛ تکه‌ای از پازل مدیریت پویا
سرعت پیشبرد کارها را می‌توان یکی از مشکلات ساختارهای اداری دانست؛ معضلی که زاییده بوروکراسی اداری است. در چنین ساختاری معمولا کارها با کُندی انجام می‌‌شوند و ارائه گزارش کار در فرآیند رسمی مطول و با مکاتبات و نامه‌نگاری‌های زیاد، اتفاق می‌افتند.
عموم کاربران ساختارهای اداری این تجربه را دارند که تعاملات کاری با همکارانشان را از طریق ایمیل و یا از طریق پیام‌رسان‌های مختلف انجام می‌دهند. در پیام‌رسان‌ها تعامل با دیگران راحت‌تر است و سرعت انجام کارها افزایش می‌یابد؛ اما مشکل اصلی این است که آنها ابزار اصلی و رسمی نیستند و مشخصات و جزییات کارها را نمی‌توان به وسیله این پیام‌رسان‌ها اعلام، ثبت و نگهداری کرد؛ ضمن اینکه در پیام‌رسان‌ها، اطلاعات پراکنده‌اند و تضمینی برای امنیت آنها وجود ندارد.
با وجود چنین معضلاتی شاید استفاده از نرمافزار کارها را بتوان روشی مفید برای رفع این نگرانی‌ها دانست.
نرمافزار کارها در مجموعه نرم‌افزاری دیدگاه، ابزاری چابک برای پیشبرد سریع‌تر کارها است و جزییات کارها و پروژهای تیم‌ها را با امنیت بالاتر حفظ می‌کند. با این نرمافزار در هر واحد و بخش سازمانتان می‌توانید برنامه‌ها و کارهایی که از پیش، طراحی شده‌اند را مدیریت و اطلاعات آنها را پایش کنید. محیط این نرمافزار، بستری رسمی و امن برای کلیه اطلاعات سازمانی تبادل شده بین کاربران است؛ بنابراین افراد می‌توانند با خیالی راحت درباره جزییات پروژه‌ها با یکدیگر حرف بزنند و داده‌هایشان را رد و بدل کنند.
تجربه استفاده از نرمافزار کارها در بانک قرض‌الحسنه مهر ایران
تبدیل لحظه‌ای مصوبات جلسات به کار
در اغلب جلساتی که برگزار شود، مصوبه و کاری در آن برای واحدهای سازمانی و یا افراد، تعریف می‌شود. بیشتر این مصوبات از جنس کار هستند یعنی وظیفه و تعهدی را برای یک شخص یا یک واحد ایجاد می‌کنند که باید در یک مدت زمان مشخص، اجرا شوند و جزییات آن به اطلاع عموم مدعوین برسد.
نرمافزار کارها این قابلیت را دارد تا به راحتی یک مصوبه را به کار، تبدیل کند. مدیران می‌توانند در حین برگزاری جلسه در نرمافزار با تعریف پروژه یا کار، واحد مورد نظرشان را انتخاب و مصوبه را برای اجرا به یک فرد و یا یک تیم، محول کنند.
فرد و یا تیم مورد نظر هم می‌تواند در لحظه کار تعریف شده را ببیند و اگر نظر یا پیشنهادی دارد، اعلام کند و اقداماتی که از قبل برای آن کار، صورت گرفته را اتشریح کند و همانجا از درصد پیشرفت کار و جزییات اجرایی آن به مدعوین جلسه، گزارش دهد. در واقع یکپارچگی نرمافزار کارها با سایر نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری دیدگاه، سرعت گردش اطلاعات و اجرای موفق و موثر مصوبات جلسات را بیشتر می‌کند.
اپلیکیشن کارها؛ عضو جدید خانواده دیدگاه همراه
اپلیکیشن کارها در کنار سایر برنامه‌های موبایلی دیدگاه همراه به دسترسی بیشتر مکتوبات و انجام تعاملات اداری و ساختاری کمک می‌کند. در دیدگاه همراه امکان مشاهده، پیگیری و ارجاع مکاتبات و رسیدگی به امور پرسنل از طریق برنامه پیشخوان منابع انسانی از قبل امکان‌پذیر بود. امروز کاربران دیدگاه این امکان را نیز یافته‌اند تا از طریق اپلیکیشن کارها در لحظه؛ ضمن تعریف کار از جزییات و میزان پیشرفت پروژه‌ها مطلع شوند. بکارگیری این اپلیکیشن به ویژه در شرایطی که امکان دسترسی به وب و مشاهده گزارش‌های آماری وجود ندارد، اهمیت بیشتری می‌یابد.
درخواست دموی نرمافزار کارها و نرمافزار جلسات
