پس از شیوع و همه‌گیری ویروس کرونا در جهان، بسیاری از افراد برای اولین بار با ضرورت دورکاری مواجه شدند. آن هم نه برای چند روز بلکه برای مدتی نامعلوم. سازمان‌های بزرگ برای عادت کردن به این شرایط نیاز به زمان و آزمون و خطا دارند.
ضرورت دورکاری
بر اساس تحقیقات گارتنر تنها ۲% از کسب‌وکارها از Covid 19 یا همان کرونا تاثیر نگرفتند. بر اساس تحقیقاتی که صورت گرفته ۹۸% سازمان‌ها ناگزیر شدند، روش کار خودشان را تغییر دهند. یا اینکه برنامه‌های شرکت را دوباره بازنگری کنند و گاهی این بازنگری حتی در سطح برنامه‌های استراتژیک سازمان هم صورت گرفته است. برقراری ارتباط رکن اساسی همه تیم‌هاست. اهمیت برقراری ارتباط برای تیم‌های دورکار بیشتر است.
در این شرایط خیلی از کسب‌وکارها انتظار بازگشت شرایط به حالت اولیه را دارند. اما ظاهرا این انتظار قرار نیست فعلا پایانی داشته باشد. بنابراین آن‌ها ناگزیر شدند تا به این سمت بروند که برای تطابق با شرایط جدید برنامه‌ریزی کنند. در این دوران استفاده از ابزارهای جدید و متفاوت یکی از تجربه‌های سازمان‌ها بوده و در حقیقت به این سمت رفتند تا خودشان را با شرایط جدید انطباق دهند.
بهینه سازی و چابک سازی
با این وجود گزارش‌هایی هم آمده است که بسیاری از شرکت‌ها، برخلاف تصور اولیه خودشان در بحران کرونا با وجود دورکاری بهره‌وری بالاتری را تجربه کرده‌اند. روش‌های جدید مدیریت کارها و جذب نیروی انسانی و از همه مهم‌تر ابزارهای ارتباطی در حال توسعه و دنیای مجازی، “دورکاری” را به مدل مطلوب کاری افراد بسیاری تبدیل کرده است.
استفاده از نرم‌افزار BPMS می‌تواند به سازمان‌ها کمک کند تا تاثیر منفی کمتری را تجربه کنند. همچنین می‌توانند به چابک‌سازی و بهینه شدن فرآیندها در سطوح مختلف فکر کنند.
در این مطلب قصد داریم در خصوص لزوم استفاده از ماژول مستندسازی نرم‌افزار BPMS دیدگاه در دوران دورکاری صحبت کنیم.
نرم‌افزار BPMS دیدگاه
مدلسازی فرآیندها با استفاده از زبان BPMN اولین گام برای مدیریت کسب و کار در دوران کرونا است.
هرچند نیاز به طراحی فرآیندهای جدید و تغییر در فرآیندهای جاری با هدف چابک‌سازی و تطابق با شرایط یکی از الزامات همیشگی هر کسب‌وکاری است. اما در این شرایط و با اپیدمی که در سطح جهان رخ داده، این نیاز بیشتر احساس می‌شود.
مدلسازی فرآیندهای کسب و کار کمک می‌کند که سازمان‌ها بتوانند فرآیندهای جدیدی را، پیش از این که در سازمانشان پیاده‌سازی شود مدل کنند. و با استفاده از مدلسازی به ذی‌نفعان فرآیند کمک کنند تا شرایط آن فرآیند را کاملا درک کنند.
ضرورت مستندسازی در دوران دورکاری
طبیعتا امکان عملیاتی‌سازی هر فرآیند در هر سازمانی وجود دارد اما درک سطح اثر آن‌ها ممکن است مشمول زمان و درنتیجه هزینه‌های زیادی باشد. اما مدلسازی کمک می‌کند پیش از این که یک فرآیند در سازمان پیاده‌سازی شود قسمتی از تاثیرات آن درک شود. و در صورت نیاز بهبودهای لازم پیش از اجرای اولین نسخه در فرآیند صورت بگیرد.
مدلسازی و مستندسازی کسب‌وکارها مخصوصا اگر با زبان BPMN باشد به سازمان‌ها کمک می‌کند تا فرآیندهای جدید را طراحی کنند. و با بررسی مدل‌های طراحی شده متوجه شوند. که کدام طرح در زمان اجرا احتمالا بیشترین تطابق را با نیازها و اهداف سازمانشان دارد.
نرم افزار BPMS دیدگاه یک ابزار مستندسازی
با استفاده از ابزار مدلسازی نرم‌افزار BPMS دیدگاه، کسب‌وکارها می‌توانند متوجه شوند چه چیزی در سازمان اجرا می‌شود و چه چیزی باید در سازمانشان اجرا شود. این ابزار به سازمان‌ها کمک می‌کند تا متوجه شوند کدام یک از فعالیت‌های فرآیندهای جاری و آتی سازمان می‌تواند توسط چه کسی انجام شود.
این ابزار به سازمان کمک می‌کند تا آگاه باشد که کدام یک از فعالیت‌های یک فرایند این قابلیت را دارند که به صورت خودکار و بدون درگیری و دخالت انسان پیاده‌سازی شوند. هرچند که منظور و هدف این مطلب صحبت در خصوص لزوما مکانیزاسیون فرآیند نیست. اما همین مدل‌های طراحی شده برای فرآیندهای جدید در شرایط کرونا می‌تواند مقدمه‌ای برای مکانیزاسیون فرآیندهای سازمان باشد. که لزومش در دوران کرونا بسیار بیشتر احساس می‌شود.
مستندسازی فرآیندها با استفاده از BPMS دیدگاه فرآیند آموزش بدو خدمت را تسهیل می‌کند.
مستندسازی فرآیندهای کسب و کار
نیاز به مستندسازی فرآیندهای کسب و کار از جهت دیگری هم قابل توجه است. نه کویید ۱۹ و نه هیچ اپیدمی دیگری نیاز به جذب و آموزش نیروهای جدید را حذف نمی‌کند. طبیعتا ترجیح نیروهای جدید و همچنین حوزه‌ی منابع انسانی کسب‌وکارها به این صورت است که حتی در بدو هم کمترین حضور در محل کار صورت بگیرد. اما سوال مهم این است که چگونه کارکنان بدون این که در محل کار جدید خود حضور داشته باشند. و با مسئولیت‌های جدید و فرآیندهای سازمان آشنا شوند.
هر پرسنل جدید در هر کسب‌وکاری جدا از لزوم آشنایی با فرآیندهای تخصصی خودش نیاز دارد تا با فرآیندهای عمومی سازمان از جمله فرآیندهایی مثل مرخصی، ماموریت، فرآیندهای ارائه‌ی گزارش و… آشنا شود. که تا پیش از این شرایط، به واسطه‌ی نزدیکی و حضور در محل کار و ارتباطات فیزیکی که با مدیران و همکاران خودش داشته، می‌توانست اطلاعات لازم را کسب کند و پاسخ سوالات خود را دریافت کند.
زبان مدلسازی BPMN
ابزار مستندسازی BPMS دیدگاه تنها یک مدل‌ساز برای استاندارد BPMN نیست. شما بعد از طراحی هر فرآیند با استفاده از زبان مدلسازی BPMN این امکان را دارید تا مستندات مختلف، راهنمایی‌های گوناگون را به این فرآیند الصاق کنید تا با استفاده از آن‌ها دانش فرآیندی سازمان را با افراد مختلف به اشتراک بگذارید.
حتی اگر این مستندات و راهنماها وجود نداشته باشند، ابزار BPMS دیدگاه این امکان و این قابلیت را در اختیار شما قرار می‌دهد. تا بتوانید تمام اطلاعات لازم را خودتان تولید کنید. و همراه با فرآیند در اختیار افراد مختلف که باید از آن آگاه باشند قرار بگیرد.
تبدیل تهدید به فرصت در دوران دورکاری
در شرایط جدید که لزوم فاصله‌گذاری و عدم ارتباط مستقیم بیشتر از هر دوران دیگری روز به روز تشویق می‌شود، نیاز است تعداد بیشتری از فرآیندهای سازمان مستند شوند تا نیروهای جدید به محض ورود و حضور در شرکت با در اختیار داشتن این مستندات زودتر برای کار آماده شوند.
ابزار مدلسازی BPMS دیدگاه بدون نیاز به تخصص و واحد فناوری اطلاعات می‌تواند توسط کارشناسان کسب و کار، واحدهای منابع انسانی و هر واحد دیگری مورد استفاده قرار گیرد. تا فرآیندهای دپارتمان‌های مختلف را مستند کنند و در اختیار پرسنل جدید و حتی نیروهای قدیمی قرار دهند.
می‌توان با بسترسازی مناسب، تهدید ویروس کرونا را به فرصت تبدیل کرد. و به این تهدید از منظر دیگری نگاه کرد. و از آن به عنوان فرصتی برای رشد سازمان استفاده نمود. و درنتیجه در این شرایط چابکی و بهره‌وری را در سازمان افزایش داد.
دانلود راهنمای مکانیزاسیون فرآیند درخواست خودرو با BPMS
درخواست دموی نرم افزار BPMS دیدگاه
