شاید سخت‌ترین بخش در مورد شروع پروژه مدیریت فرآیند کسب‌وکار، انتخاب اولین فرآیند باشد. افراد می‌توانند در انتخاب نرم‌افزار BPMS برای شما توصیه و پیشنهادی داشته باشند، اما شما باید خودتان فرآیندهای مدنظر برای اجرای مدیریت فرآیند را انتخاب کنید. به زبان ساده، شما می‌توانید از نرم‌افزار BPMS دیگران استفاده کنید اما باید فرآیند خودتان را مکانیزه نمایید.
برای راه‌اندازی مدیریت فرآیند کسب‌وکار روش‌های زیادی وجود دارد اما نکته‌ی مهم این است که راه‌اندازی BPM نیاز به یک برنامه‌ی مدون و شفاف دارد که در آن فرآیندها، نقش‌ها و چارت سازمانی در دسترس باشد. همچنین این برنامه باید بر اساس ماموریت اصلی سازمان، BPM را پیاده‌سازی کند تا بتوان استفاده حداکثری را از این نظام ساختار یافته و استاندارد جهانی تجربه کرد.
یک راه خوب برای شروع مدیریت فرآیند کسب‌وکار این است که با یک پروژه کوچک شروع کنید. این استراتژی به شما کمک میکند پیش از اینکه به طور گسترده از BPM استفاده کنید، دانش و تجربه هر چند کوچک اما مناسب کسب کنید. حتما در سازمان شما چندین فرآیند وجود دارد که شما می‌خواهید آن‌ها را با استفاده از یک نرم‌افزار BPMS مناسب، مکانیزه نمایید. اما شما باید فرآیندی را انتخاب کنید که ویژگی‌های لازم برای شروع را داشته باشد.
برای انتخاب اولین فرآیند به عنوان فرآیند ایدهآل جهت مکانیزاسیون در پروژه‌های BPM و پروژهای استقرار BPMS، به صورت زیر عمل می‌کنیم:
- به اندازه کافی ساده است که به سرعت توسط یک نفر با استفاده از زبان مدلسازی BPMN مدل می‌شود اما به اندازه کافی پیچیده که برای اجرای بهتر آن نیاز به استفاده از نرم‌افزار BPMS باشد.
- جز فرآیندهای خاص سازمان است،به اندازه کافی عمومی است و برای همه ذینفعان قابل درک است.
- به اندازه کافی مهم است که با مکانیزاسیون آن بهبود در استفاده از منابع سازمان بوجود آید اما آن قدر حساس نیست که با شکست تلاش مکانیزاسیون آن، سازمان دچار خطر شود.
ابعاد دیگری نیز وجود دارد که باید در نظر گرفت اما برای شروع سادگی، ارتباط و اهمیت فرآیند کفایت میکند.
سادگی
بارزترین راه برای شروع این است که از یک فرآیند کوچک شروع کنید. انتخاب یک فرآیند ساده دامنه پروژه آزمایشی را محدود میکند، بنابراین می‌توانید به سرعت نتیجه بگیرید. یک فرآیند ممکن است بسیار پیچیده باشد زیرا مراحل زیادی در آن وجود دارد. ممکن است یک فرآیند شش یا هفت مرحله داشته باشد، مثلا وظایف و تصمیمات اضافی داشته باشد که به جز کارهای بیشتر چیزی به پروژه آزمایشی اضافه نمی‌کنند. همچنین فرآیند پیچیده افراد بیشتری را درگیر میکند و یا حتی بخش‌های جداگانه‌ای از سازمان را شامل می‌شود. حضور افراد و واحدهای زیاد در یک پروژه آزمایشی کار را سخت خواهد کرد.
یک انتخاب مناسب فرآیندی است که یک شخص می‌تواند آن را با استفاده از BPMN مدل کند. باز هم این که این فرآیند چیست به سازمان بستگی دارد. با این حال یک فرآیند برای یک پروژه آزمایشی می‌تواند بسیار ساده باشد. نمونه متعارف فرآیند در مدیریت فرآیند کسب‌وکار (BPM) ممکن است یک فرآیند در حوزه منابع انسانی باشد. این نوع فرآیندها احتمالا برای استفاده از نرم‌افزار BPMS بسیار ساده هستند.
مرتبط بودن
اولین فرآیند مکانیزه در یک پروژه استقرار BPMS باید مربوط به سازمان باشد. برای مکانیزاسیون فرآیندی که مختص سازمان نیست، اما نیاز به استفاده از نرم‌افزار برای اجرای آن احساس می‌شود، احتمالا از یک نرم‌افزار آماده استفاده خواهد شد. به عنوان مثال توسعه‌دهندگان نرم‌افزار در سازمان‌های مختلف تمایل دارند از ابزارهای مشابه سایر توسعه‌دهندگان استفاده کنند زیرا کار آن‌ها به اندازه کافی مشابه هم است. به همین ترتیب بسیاری از فرآیندهای مالی به خوبی توسط ابزارهای استاندارد حسابداری پشتیبانی می‌شوند.
فرآیند اختصاصی سازمان یا فرآیندهایی که علیرغم عمومی بودن در سازمان به نحوی خاص و متفاوت انجام می‌شوند، گزینه مناسبی برای اولین فرآیند در پروژه مکانیزاسیون فرآیندها هستند.
اهمیت فرآیند
اهمیت فرآیند برای سازمان عاملی بزرگ‌تر از سادگی یا مرتبط بودن است، اما به راحتی قابل چشم پوشی است. اگر نتایج فرآیند به اندازه کافی مهم نباشد توجیهی برای اتوماسیون آن فرآیند وجود ندارد. حتی اگر از منظر سادگی و خاص بودن شرایط مناسبی را داشته باشد.
مهم‌ترین فرآیندها معمولا مربوط به مشاغل اصلی و به ویژه حقوق و مزایای کارکنان هستند. با این حال این فرآیندها لزوما برای اولین مکانیزاسیون انتخاب خوبی نیستند. زیرا ریسک‌های ناشی از اشتباهات در آن‌ها غیر قابل پذیرش است. اولین پروژه اتوماسیون فرآیند، یک تمرین یادگیری است. منطقی است که فرآیندی را انتخاب کنید که بتوانید مخاطرات ناشی از اشتباهات را در سازمان مدیریت و اصلاح کنید.
با توجه به الزامات متناقض، انتخاب اولین فرآیند کسب و کار برای خودکارسازی، کار سختی به نظر می‌رسد اما برخی از الگوهای معمول برای این انتخاب وجود دارد. به طور خاص، اندازه سازمان اولین سرنخ را در مورد مکان جستجو فرآیند منتخب فراهم میکند.
برای سازمان‌های کوچک که به عنوان یک واحد تجاری و دپارتمان واحد فعالیت می‌کنند، انتخاب‌های خوب، فرآیندهای اصلی کسب‌وکار هستند. در سازمان‌های بزرگ، روند اصلی کسب‌وکار بر قسمت‌های زیادی از سازمان اثر می‌گذارد،. بنابراین به دنبال فرآیندهایی باشید که در یک واحد خاص انجام می‌شود. مانند فرایند واحد منابع انسانی.
منابع انسانی
در این حوزه می‌توانید فرآیند درخواست مساعده را انتخاب کنید.
این فرآیند علاوه بر این که می‌توانند الزامات سادگی، ارتباط و اهمیت را برآورده کنند، مزایای دیگری نیز دارد.
- این فرآیند طولانی مدت نیست بنابراین هماهنگی برای یک دوره طولانی نیاز نیست.
- این فرآیند شامل تعدادی از افراد می‌شود. بنابراین استفاده از نرم‌افزار BPMS برای همکاری ایشان و کمک به انجام فعالیت‌های ایشان در زمان کوتاه‌تر، موثر خواهد بود.
مالی
این دو مثال از فرآیندهای مالی از حیث سادگی در دسته‌بندی فعالیت‌های متوسط قرار می‌گیرند. بنابراین می‌توانند برای انتخاب متعادل بین سادگی و پیچیدگی مناسب باشند.
- تهیه و ارسال صورت حساب مشتری
- پیگیری پرداخت‌های دیرهنگام مشتری
مدیریت
شاید بهترین راه برای دریافت حمایت مدیران ارشد سازمان در پروژه‌های استقرار مدیریت فرآیندهای کسب و کار و نرم‌افزار BPMS، مکانیزاسیون یک فرآیند مدیریتی باشد.
فناوری اطلاعات
فرآیندهای حوزه فناوری اطلاعات مخصوصا اگر بدنه سازمان را شامل شود گزینه مناسبی برای شروع مکانیزاسیون فرآیندها هستند. این فرآیندها تاثیر زیادی در سازمان خواهد داشت و هم از پیچیدگی زیادی برخوردار نیستند.
درنهایت انتخاب اولین فرآیند برای اتوماسیون آسان نیست و این انتخاب تاثیر زیادی در پروژه استقرار مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPM) و BPMS خواهد داشت. با این حال فکر کردن در مورد چند فرآیند و مقایسه ایده‌های خود با چند مثال دیگر به شما کمک میکند تا از بدترین گزینه‌ها جلوگیری کنید.
مقاله‌های مرتبط با این موضوع:
چرا آموزش مدل سازی فرآیند با استفاده از BPMN مهم است؟.
BPMS و اتوماسیون فرآیند های دیجیتال.
تفاوت BPM و BPMN و BPMS چیست؟.
مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM).
درخواست دموی نرم افزار BPMS دیدگاه
