نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری با دیجیتالی کردن فرآیندهایی مانند مدیریت مکاتبات، گردش کار، بایگانی اسناد و هماهنگی فعالیت‌های سازمانی، نقش مهمی در افزایش بهره‌وری و نظم در سازمان‌ها دارند. در این مقاله، ابتدا مفهوم اتوماسیون اداری و مهم‌ترین قابلیت‌های آن بررسی شده و سپس چند نمونه از نرم‌افزارهای مطرح خارجی مانند Kissflow، Nintex، DocuWare، Laserfiche، Zoho Creator و ProcessMaker معرفی شده‌اند. در ادامه نیز به نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری چارگون از جمله دیدگاه و آوات به‌عنوان راهکارهای بومی برای سازمان‌های ایرانی پرداخته شده است تا مدیران و کارشناسان بتوانند با شناخت بهتر گزینه‌ها، مناسب‌ترین سیستم را برای مدیریت فرآیندهای اداری سازمان خود انتخاب کنند.

تطبیق سه‌طرفه یا 3-Way Matching یک فرایند کنترل داخلی در زنجیره تأمین و حسابداری پرداخت است که پیش از هرگونه پرداخت وجه، داده‌های «سفارش خرید»، «رسید انبار» و «فاکتور تأمین‌کننده» را با یکدیگر مقایسه می‌کند. اجرای دستی این فرایند در سازمان‌های بزرگ منجر به اتلاف وقت، بروز مغایرت‌های ریالی و تأخیر در پرداخت می‌شود. در این مقاله، سازوکار اجرایی تطبیق سه‌طرفه، مزایای آن در کنترل هزینه‌ها و نحوه مکانیزه‌کردن این گردش کار از طریق راهکارهای یکپارچه لجستیک و مالی تشریح شده است.

ROI اتوماسیون اداری نشان می‌دهد منافع مالی حاصل از مکانیزه شدن امور اداری نسبت به هزینه‌ای که برای خرید، استقرار و نگهداری سیستم انجام شده چقدر است. برای محاسبه درست آن باید هزینه فعلی انجام کارهای دستی، زمان کارکنان، چاپ و کاغذ، ارسال، بایگانی، جست‌وجوی اسناد و دوباره‌کاری را اندازه‌گیری کرد و سپس این اعداد را با هزینه نرم‌افزار، استقرار، آموزش و پشتیبانی مقایسه کرد. فرمول پایه ROI برابر است با «منافع منهای هزینه‌ها، تقسیم بر هزینه‌ها، ضربدر ۱۰۰». مهم‌تر از خود فرمول، استفاده از داده واقعی سازمان و پرهیز از ارزش‌گذاری اغراق‌آمیز زمان آزادشده کارکنان است.

نسخه‌بندی فرایند در BPMS روشی برای مدیریت تغییرات یک فرآیند بدون از بین بردن نسخه‌های قبلی یا مختل کردن کارهای در حال اجراست. با انتشار نسخه جدید، معمولاً درخواست‌های جدید بر اساس آخرین نسخه شروع می‌شوند و نمونه‌هایی که قبلاً آغاز شده‌اند می‌توانند با نسخه قبلی ادامه پیدا کنند. در تغییرات مهم، ممکن است لازم باشد برخی نمونه‌های جاری به نسخه جدید مهاجرت داده شوند. مدیریت درست نسخه‌ها، ثبت دلیل تغییر، تست قبل از انتشار و داشتن برنامه Rollback از مهم‌ترین اصول کنترل تغییر فرایند در BPMS هستند.