هوش تجاری و حسابداری: مزایا و کاربردهای هوش تجاری در حسابداری

رشد هر سازمان و کسب‌وکاری همراه با افزایش داده‌های ورودی و متعاقباً ورود حجم بیشتر از داده‌های مالی و حسابداری به سیستم اطلاعاتی آن سازمان است. با افزایش و پیچیده شدن داده‌های ورودی، مدیریت امور مالی و حسابداری نیز سخت‌تر خواهد شد. هوش تجاری Business Intelligence با داشبوردهای مدیریتی و محاسباتی و نمودارهای بصری به کمک مدیریت امور مالی و حسابداری سازمان‌ها و کسب‌وکارها می‌آید. استفاده از ابزار هوش تجاری و حسابداری فرایندهای مالی داده‌محور و پویایی را تولید می‌کند. استفاده مؤثر و کاربردی از داده‌ها در زمینه‌های مختلف همیشه موردنیاز مدیران است. این ابزار می‌توانند زمینه‌های پیشگیری از هدررفت منابع مالی، امکان پس‌انداز، فرصت سرمایه‌گذاری و گزارش‌های شفاف‌تر مالی را فراهم کنند.

هوش تجاری BI راهکاری برای سازمان‌ها و کسب‌وکارهاست تا ساده‌سازی فرایندها، کسب بینش و تصمیم‌گیری‌های آگاهانه با سرعت و اطمینان بیشتری انجام شود. هوش تجاری و حسابداری رابطه مستقیمی در افزایش بهره‌وری، دقت و سرعت عملکرد سازمان‌ها دارند. BI به سازمان‌ها کمک می‌کند تا بر داده‌ها و اطلاعات مالی خود نظارت کامل داشته باشند.

هوش تجاری در حسابداری

عملکرد هوش تجاری در حسابداری را می‌توان به زبان ساده این‌گونه توضیح داد.: تحلیل مستمر داده‌های مالی بر طبق اصولی که به عنوان استاندارد موفقیت سازمان تعریف شده‌اند. به عبارت دیگر حسابداری به کمک هوش تجاری یعنی تحلیل داده‌ها با ابزار هوشمند و بر اساس شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) تعریف‌شده در هر سازمان و کسب‌وکار.
ابزار هوش تجاری و حسابداری کمک می‌کنند که تمام کانال‌های صرف هزینه به دقت مورد بررسی قرار گیرند. تراکنش‌های مختلف ردیابی و پیگیری شوند تا میزان اثرگذاری و سودمندی هر کدام از کانال‌ها از نظر مالی و حسابداری و موارد دستیابی به اهداف سازمانی و کسب‌وکار مشخص شود. بیشتر این اهداف به افزایش درآمد و سودآوری منجر می‌شوند.

چرا هوش تجاری در حوزه مالی و حسابداری اهمیت دارد؟

برای پیشی گرفتن از رقبا و تصمیم‌گیری‌های کلیدی مدیریتی امکان دسترسی به اطلاعات آنی، صحیح و دقیق از وضعیت و سلامت مالی هر سازمان و کسب‌وکار نقش مهمی دارد. ثبات مالی یکی از پایه‌های رشد و توسعه در دنیای صنعت و تجارت است. ثبات مالی یعنی بهینه‌سازی پیوسته مدیریت هزینه‌ها در جریان نقدینگی. هوش تجاری امکان شناخت فرصت‌های بهینه‌سازی را به کمک تحلیل‌های دقیق خود فراهم می‌سازد.

هوش تجاری به معنای داده‌محور بودن تصمیم‌گیری‌های سازمانی است. رشد پیوسته هر سازمان نیازمند استراتژی‌ها و پشتیبانی مالی است که هر لحظه قابل رصد و ارزیابی باشد. هوش تجاری با تحلیل رفتار داده‌های مالی و کشف الگوها؛ فرصت‌های تازه را شناسایی می‌کند و احتمال خطر را نیزکاهش می‌دهد.

هوش تجاری در مدیریت دفاتر حسابداری

با اتصال نرم افزارهای مدیریت مالی و حسابداری به هوش تجاری، احتمال بروز خطا کاهش می‌یابد. در صورتی که مدیران ارشد مالی شاخص‌های کلیدی عملکرد را برای هوش تجاری مشخص کنند نیز می‌توان بهره‌وری مدیریت مالی را به دقت سنجید و بهبود داد.

به عنوان یک نمونه از ابزار هوش تجاری در داشبورد جریان نقدینگی می‌توان چرخه تبدیل نقدینگی جاری، فروش‌ها، نسبت‌های آنی و جاری، گردش حساب‌های پرداختنی و دریافتنی را در بازه‌های زمانی مختلف مورد بررسی قرار داد. در بخش حساب‌های پرداختنی می‌توان با دسته‌بندی حساب‌های باز بر اساس طول عمر هر حساب به بینش دقیقی در مورد صرف هزینه برای هر پروژه دست یافت.

مزایای هوش تجاری در حسابداری

هوش تجاری در حسابداری موجب بهبود عملکرد مالی و عملیاتی سازمان‌ها می‌شود. در ادامه برخی از عمده‌ترین مزایای هوش تجاری در حسابداری معرفی می‌شوند:

• یکپارچگی و آنالیز داده‌ها

بزرگ‌ترین مزیت هوش تجاری و حسابداری در یکپارچه‌سازی و تحلیل داده‌های آماری است. روش‌های سنتی و غیریکپارچه معمولاً با احتمال بروز خطا مواجه هستند که نظارت و اطمینان از صحت آنها به انرژی و وقت زیادی نیاز دارد. هوش تجاری به کمک سیستم‌های برنامه‌ریزی منابع سازمانی (ERP)، دفترکل، حساب‌های پرداختنی/ دریافتنی و نرم افزارهای برنامه‌ریزی مالی یک هماهنگی و یکپارچگی بهینه و خودکار در انجام امور حسابداری را فراهم می‌آورد. به این ترتیب داده‌های مالی با شفافیت و سرعت بررسی و تحلیل می‌شوند تا در امور حسابداری بتوان روندها و الگوهای توسعه‌دهنده یا زیان‌آور را به درستی شناسایی کرد. در نتیجه بینشی مبتنی بر داده در امور مالی به وجود می‌آید که نتیجه آن تصمیم گیری‌های آگاهانه‌تر، فرایندهایی بهینه‌تر و عملکرد کلی بهتری خواهد بود. در همین راستا امکان شناسایی فرصت‌ها و بنیان‌گذاری استراتژی‌های مؤثرتری در افزایش سودآوری به وجود می‌آید.

• بصری‌سازی داده‌ها و گزارش‌ها

گزارش‌های مالی در سیستم سنتی شامل جدول‌هایی پر از سطرهای مختلف می‌شد که تحلیل و ارائه گزارش از آنها کار ساده‌ای نبود. در حال حاضر ابزار هوش تجاری و حسابداری امکان بصری‌سازی و نمایش انواع نمودارهای استخراج‌شده از جدول‌ها را فراهم کرده‌اند. به راحتی می‌توان تمامی تغییرات را در بازه‌های زمانی و بر اساس شاخص‌های کلیدی عملکرد مختلف، به صورت لحظه‌ای مشاهده و آنها را تحلیل کرد تا در تصمیم‌گیری‌ها و یا واکنش‌های سریع به شرایط ویژه به وجود آمده استفاده کرد.

• تخصیص بودجه و برنامه‌ریزی

به کمک ابزار هوش تجاری و حسابداری می‌توان از نمودارها و جدول‌های به دست آمده برای تحلیل سناریوهای احتمالی موجود استفاده کرد. مدل‌سازی و ارزیابی برنامه‌‌ریزی‌های استراتژیک در برآورد هزینه‌ها، قیمت‌گذاری‌ها، ارزیابی حجم تولید و شرایط بازار، مدیریت ریسک، تخصیص منابع و تصمیم‌گیری‌ها به کمک بینش به دست آمده با ابزار هوش تجاری و حسابداری ساده‌تر خواهند شد.

• کشف تقلب و مدیریت ریسک

از مهم‌ترین وظایف حسابداری جلوگیری از تقلب و پیش‌بینی میزان ریسک است. ابزار هوش تجاری و حسابداری به شناسایی ناهنجاری‌ها، الگوها و فعالیت‌های مشکوک در داده‌های مالی کمک می‌کند. در نتیجه تقلب‌ها با سرعت و دقت بیشتری شناسایی می‌شوند. هوش تجاری با یکپارچه‌سازی و تحلیل داده‌های حسابداری و مالی اموری نظیر انطباق، الزامات نظارتی و کنترل‌های داخلی را ساده‌تر می‌کند. بخش حسابداری می‌تواند گزارش‌های مربوط به ریسک را با شناسایی موارد بالقوه با دقت بیشتری تهیه کند و موجب کاهش هدررفت منابع مالی شود.

• مطابقت بیشتر و آمادگی حسابرسی

رعایت مقررات مالی و آمادگی حسابرسی در حسابداری اهمیت بالایی دارد. ابزار هوش تجاری داده‌ها را جمع‌آوری، پاکسازی و بررسی می‌کند تا با داده‌های صحیح بتوان گزارش‌های استاندارد و قابل انطباق برای حسابرسی را تهیه کرد.

• افزایش شفافیت

گزارش‌های شفاف و دقیقی که توسط هوش تجاری ارائه می‌شوند موجب اعتماد بیشتر مدیران، سهام‌داران و سرمایه‌گذاران به گزارش‌های مالی سازمان و کسب‌وکار می‌شود.

قابلیت‌های هوش تجاری در حسابداری

• دسترسی سریع به اطلاعات: داده‌های مالی به راحتی در داشبوردهای مختلف و با استفاده از سنجه‌ها و فیلترهای مختلف قابل دسترسی هستند.
• تصمیم‌گیری مبتنی بر داده‌های مالی: گزارش‌های تحلیلی از داده‌های مالی تصویر شفافی از وضعیت موجود را به وجود می‌آورند که می‌توان به کمک آنها آگاهانه‌تر تصمیم‌گیری کرد.
• بیش‌بینی و برنامه‌ریزی: هوش مصنوعی در هوش تجاری بر پایه الگوهای پیش‌بینی و برنامه‌ریزی کمک می‌کند تا بهترین راهکارها برای هر هدف مشخص انتخاب شود.
• شناسایی ریسک و فرصت‌ها: ابزار هوش تجاری و حسابداری قابلیت مرور کامل داده‌ها برای یافتن فرصت‌ها و تهدیدهای بالقوه در عملیات مختلف را دارد.
• رقابت‌پذیری: به کمک راهکارهای هوش تجاری و حسابداری می‌توان روند عملکرد بهتری را در تصمیم‌گیری‌های مربوط به مدیریت مالی اتخاذ کرد.

چرا از ابزار هوش تجاری و حسابداری استفاده کنیم؟

در حال حاضر مسئولیت بخش حسابداری و امور مالی فقط در بایگانی اطلاعات و تهیه گزارش‌ها نیست. مشاوره‌های استراتژیک سازمانی و کسب‌وکارها با حضور متخصصان امور مالی انجام می‌شود. زیرا این افراد اطلاعات دقیقی از روند صرف هزینه در بخش‌های مختلف هر سازمان دارند.

این اطلاعات منجر به پیدایش بینش عمیقی می‌شود که به کمک تحلیل‌ها و گزارش‌های ابزار هوش تجاری و حسابداری به وجود می‌آیند.

• تعیین اهداف: هدف سازمان و کسب‌وکار در استفاده از مزایای حسابداری هوش تجاری می‌تواند برای بهبود دسترسی به اطلاعات، بهبود تصمیم‌گیری مالی و پیش‌بینی عملکرد مالی باشد.
• جمع‌آوری و یکپارچه‌سازی داده‌ها: داده‌ها از منابع مختلف سیستمی و نرم افزاری حسابداری و مالی و پایگاه داده در یک سامانه جمع می‌شوند تا علاوه بر همخوانی کامل، بتوان از تمام اطلاعات نهفته در داده‌ها استفاده کرد.
• تحلیل و استخراج اطلاعات: هوش مصنوعی کمک می‌کند تا روش‌های مختلف تحلیل داده (تحلیل زمانی، مقایسه‌ای، روند و پیش‌بینی) به اطلاعات مفید و قابل استفاده در امور مالی و حسابداری تبدیل شوند.
• ساخت گزارش و داشبورد: گزارش‌های تحلیلی به کمک داشبوردها قابلیت درک سریع‌تر و بهتری دارند.
• بهبود اطلاعات مدیریتی: تحلیل‌های دقیق و جامع داده‌های مالی به سازمان کمک می‌کند تا مدیریتی بهتر به ویژه در عملکرد مالی، بهره‌وری، سودآوری، برآورد هزینه‌ها و تصمیم‌گیری‌های استراتژیک داشته باشد.

کاربرد هوش تجاری در حسابداری

• تحلیل عملکرد مالی: ابزار هوش تجاری و حسابداری به ساخت گزارش‌ها و داشبوردهای تحلیلی کمک می‌کند تا در آنها متغیرهای مالی نظیر سودآوری، نقدینگی، هزینه‌ها و فروش سنجیده ‌شوند.
• پیش‌بینی عملکرد مالی: مدل‌های پیش‌بینی و الگوریتم‌های هوش مصنوعی با بررسی و تحلیلی داده‌ها به شناسایی الگوها و روندهایی می‌‌پردازند که به کمک آنها پیش‌بینی‌های دقیق‌تری در سودآوری، فروش، هزینه‌ها و فاکتورهای مؤثر دیگر در امور مالی منجر می‌شود.
• مدیریت بودجه: با در اختیار داشتن اطلاعات دقیقی که در داشبوردهای مالی هوش تجاری قابل رویت لحظه‌ای هستند می‌توان روند و شکل تخصیص بودجه به پروژه‌های مختلف را با دقت کنترل و نظارت کرد.
• گزارش‌دهی و داشبوردها: گزارش‌های مالی دقیقی به کمک داشبوردهای تعاملی ساخته می‌شوند که قابلیت نمایش گرافیکی نیز دارند. مدیران می‌توانند به سرعت و سهولت تمامی مفاهیم و وضعیت‌های مالی را درک کنند و تصمیم‌های آگاهانه‌تری بگیرند.
• کنترل و مدیریت هزینه‌ها: از مهم‌ترین کاربردهای هوش تجاری در حسابداری شناسایی و کنترل هزینه‌های غیرضروری است که در مدیریت بهینه‌سازی منابع مالی نقش به‌سزایی دارد.
• خودکارسازی فرایندهای حسابداری: حسابداری با هوش تجاری بسیاری از فرایندهای دستی و زمان‌بر را به فرایندهای خودکار تبدیل می‌کند. برخی از این فرایندها عبارتند از جمع‌آوری داده‌ها، تطابق حساب‌ها و تهیه گزارش‌های مالی. فرایندهای خودکار خطای انسانی را از حلقه‌های محاسباتی حذف می‌کند.
• پشتیبانی از تصمیم‌گیری‌های استراتژیک: تحلیل‌های دقیق از داده‌ها به مدیران کمک می‌کند تا در سرمایه‌گذاری‌های جدید، بهینه‌سازی منابع و توسعه کسب‌وکار تصمیم‌گیری‌های مبتنی بر داده داشته باشند.

مثال

یک شرکت تولیدی متوسط معمولاً باچالش‌هایی در کنترل هزینه‌ها، پیش‌بینی درآمدها و افزایش سودآوری و مدیریت موجودی روبه‌رو است. داده‌های این شرکت در منابع مختلفی ثبت و ذخیره می‌شوند. منابعی نظیر سیستم‌های حسابداری، ERP و سیستم‌های مدیریتی داده‌های مربوط به فروش، هزینه‌ها، تولید، انبار، تأمین، موجودی، نگهداری و سایر شاخص‌های مالی را در خود ذخیره می‌کنند.

بخش حسابداری به کمک ابزار هوش تجاری و حسابداری، داشبوردهای تعاملی و گرافیکی بر اساس شاخص‌های کلیدی عملکرد تنظیم می‌کند. این شاخص‌ها می‌توانند درآمد، هزینه‌های تولید، حاشیه سود، موجودی انبار و نقدینگی باشند.

در مرحله بعد الگوریتم‌های تحلیل پیشرفته سابقه روندهای مختلف را در حسابداری بررسی و الگوها را شناسایی می‌کنند. مثلاً هزینه‌های تولید در فصول یا ماه‌هایی از سال بیشتر و یا فروش در مناسبت‌ها و ایامی خاص افزایش می‌یابد.

مدل‌های پیش‌بینی در هوش تجاری می‌توانند درآمد و هزینه‌های آینده را پیش‌بینی کنند. مدیران شرکت پیش از شروع فصول اوج فروش، تولید خود را افزایش دهند و موجودی انبار را بیشتر کنند. در این صورت در زمان مقرر سود بیشتری از فروش محصولات تولید شده به دست آید.

سخن پایانی

پیگیری عوامل و فاکتورهایی که بر فرایندهای تجاری تأثیرگذار هستند موجب دستیابی به شیوه‌ها و رویکردهایی می‌شود که درآمد، هزینه، سود خالص، سود ناخالص و میزان ارزش سازمان و کسب‌وکار را متحول می‌کند.

اطلاعات و داده‌های مربوط به تمام هزینه‌ها برای حسابداری بسیار مهم هستند. چون اعلام نتایج پردازش‌ها بر روی داده‌های مالی به تصمیم‌گیری‌های مدیریتی و استراتژیک ختم می‌شود.

در مجموع باید گفت داشبوردهای هوش تجاری امور حسابداری را راحت‌تر و بهینه‌تر می‌کنند. داشبوردهای مدیریتی حسابداری خودکار تحول بزرگی در شیوه حسابداری سنتی ایجاد کرده‌‌اند. دیگر لزومی برای نگهداری و بایگانی فیزیکی تمامی‌ داده‌های مالی نیست، می‌توان بسیاری از این ذخیره‌سازی‌ها را به صورت دیجیتال انجام داد.