در سال‌های اخیر، ابزارهای متعددی برای بهبود فرآیندها و افزایش بهره‌وری سازمان‌ها طراحی و تولید شده‌اند. دو نمونه از این ابزارها، نرم‌افزارهای فرم‌ساز و سیستم‌های مدیریت فرآیند کسب‌وکار (BPMS) هستند. با این که این دو نرم‌افزار با هدف بهبود عملکرد سازمانی طراحی شده‌اند، اما تفاوت‌های اساسی در کاربرد و قابلیت‌های آن‌ها وجود دارد. در این مقاله، به بررسی تفاوت نرم افزار فرم ساز و BPMS می‌پردازیم. پس از مطالعه این مطلب می‌توانید بهترین گزینه را برای استفاده در سازمان خود انتخاب کنید. پس تا انتهای این مطلب همراه ما باشید.
نرم افزار فرم ساز چیست؟
اولین مرحله برای درک تفاوت نرم افزار فرم ساز و BPMS، آشنایی با نرم افزار فرم ساز است. نرم افزار فرم ساز، ابزاری است که به کاربران امکان می‌دهد بدون نیاز به دانش برنامه‌نویسی، فرم‌های الکترونیکی ایجاد کنند. این فرم‌ها می‌توانند برای جمع‌آوری داده‌ها، نظرسنجی‌ها، ثبت‌نام‌ها و موارد مشابه استفاده شوند. هدف اصلی این نرم‌افزارها، ساده‌سازی فرآیند جمع‌آوری و مدیریت اطلاعات است. با استفاده از فرم‌سازها، سازمان‌ها می‌توانند به سرعت فرم‌های موردنیاز خود را طراحی و داده‌های جمع‌آوری‌شده را به‌صورت منظم و قابل تحلیل، ذخیره کنند.
مزایای استفاده از نرم افزار فرم ساز برای سازمان‌ها
موارد زیر از جمله مهم‌ترین مزایای استفاده از نرم افزار فرم ساز به شمار می‌روند:
- سهولت در طراحی فرم‌ها: کاربران می‌توانند با استفاده از رابط‌های کاربری ساده و قابلیت کشیدن و رها کردن (Drag and Drop)، به سرعت فرم‌های موردنیاز خود را طراحی کنند.
- کاهش هزینه‌ها: با حذف نیاز به کاغذبازی و کاهش خطاهای انسانی، هزینه‌های مرتبط با جمع‌آوری و پردازش داده‌ها کاهش می‌یابد.
- دسترسی آسان به داده‌ها: داده‌های جمع‌آوری‌شده به صورت الکترونیکی ذخیره می‌شوند و امکان دسترسی سریع و آسان به آن‌ها فراهم شده است.
- افزایش بهره‌وری: با خودکارسازی فرآیندهای جمع‌آوری داده، زمان موردنیاز برای پردازش اطلاعات کاهش می‌یابد و کارکنان می‌توانند روی وظایف مهم‌تر تمرکز کنند.
معایب استفاده از نرم افزار فرم ساز برای سازمان‌ها
هر سامانه‌ای که در کنار مزایای خود، معایبی هم دارد. نرم افزار فرم ساز هم از این قاعده مستثنا نیست. در ادامه مهم‌ترین معایب و محدودیت‌های این نرم‌افزار را به شما معرفی می‌کنیم:
- محدودیت در اتوماسیون فرآیندها: نرم‌افزارهای فرم‌ساز معمولاً روی جمع‌آوری داده‌ها تمرکز می‌کنند و قابلیت‌های محدودی در زمینه اتوماسیون کامل فرآیندها دارند.
- یکپارچگی محدود با سیستم‌های دیگر: بسیاری از فرم‌سازها به‌صورت مستقل عمل می‌کنند و امکان یکپارچگی کامل با سایر سیستم‌های سازمانی را ندارند.
- امنیت اطلاعات: ممکن است در صورت استفاده نکردن از پروتکل‌های امنیتی مناسب، داده‌های حساس در معرض خطر قرار بگیرند.
سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار (BPMS) چیست؟
دومین مرحله برای درک تفاوت نرم افزار فرم ساز و BPMS، آشنایی با BPMS است. سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار (BPMS) یک راهکار جامع برای مدل‌سازی، اجرا، نظارت و بهبود فرآیندهای کسب‌وکار است. این سیستم‌ها به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا فرآیندهای خود را خودکار کنند و کارایی، دقت و شفافیت را افزایش دهند. با استفاده از BPMS، سازمان‌ها می‌توانند فرآیندهای پیچیده را مدیریت کنند و با استانداردسازی و اتوماسیون وظایف تکراری، بهره‌وری را بالا ببرند.
مزایای استفاده از نرم افزار BPMS برای سازمان‌ها
موارد زیر از اصلی‌ترین مزایای استفاده از BPMS برای سازمان‌ها محسوب می‌شوند:
- اتوماسیون فرآیندها: BPMS امکان خودکارسازی فرآیندهای کسب‌وکار را فراهم می‌کند که باعث کاهش خطاهای انسانی و افزایش سرعت انجام کارها می‌شود.
- یکپارچگی با سیستم‌های دیگر: این سیستم‌ها قابلیت اتصال و یکپارچگی با سایر نرم‌افزارهای سازمانی مانند ERP و CRM را دارند که باعث بهبود هماهنگی بین بخش‌های مختلف می‌شود.
- نظارت و بهبود مستمر: BPMS با ارائه گزارش‌ها و داشبوردهای مدیریتی، امکان نظارت بر عملکرد فرآیندها و شناسایی نقاط ضعف را فراهم می‌کند.
- افزایش شفافیت: با مستندسازی و استانداردسازی فرآیندها، شفافیت در سازمان افزایش می‌یابد که منجر به تصمیم‌گیری‌های بهتر می‌شود.
معایب استفاده از نرم افزار BPMS برای سازمان‌ها
استفاده از این نرم‌افزار، سازمان‌ها را با محدودیت‌هایی مواجه می‌کند که مهم‌ترین آن‌ها به شرح زیر هستند:
- پیچیدگی پیاده‌سازی: پیاده‌سازی BPMS ممکن است زمان‌بر و پیچیده باشد و نیاز به تغییرات ساختاری در سازمان داشته باشد.
- هزینه‌های بالا: هزینه‌های مربوط به خرید، پیاده‌سازی و نگهداری BPMS ممکن است برای تعدادی از سازمان‌ها بالا باشد.
- نیاز به آموزش: کارکنان نیاز به آموزش‌های تخصصی برای استفاده مؤثر از BPMS دارند که ممکن است زمان‌بر و هزینه‌بر باشد.
تفاوت نرم افزار فرم ساز و BPMS
پس از آشنایی با این دو نرم‌افزار، نوبت به درک تفاوت نرم افزار فرم ساز و BPMS می‌رسد. مهم‌ترین وجه تمایزهای این دو نرم‌افزار به ترتیب زیر هستند:
- دامنه کاربرد: نرم‌افزارهای فرم‌ساز عمدتاً برای ایجاد فرم‌های ساده و جمع‌آوری داده‌ها استفاده می‌شوند، در حالی که BPMSها برای مدیریت و بهبود فرآیندهای کسب‌وکار پیچیده طراحی شده‌اند.
- قابلیت‌های اتوماسیون: فرم‌سازها معمولاً قابلیت‌های محدودی در زمینه اتوماسیون دارند و بیشتر بر جمع‌آوری داده‌ها تمرکز می‌کنند. در مقابل، BPMSها امکان اتوماسیون کامل فرآیندها را فراهم می‌کنند و می‌توانند وظایف تکراری را به‌صورت خودکار انجام دهند.
- یکپارچگی با سیستم‌های دیگر: BPMSها معمولاً قابلیت یکپارچگی بالایی با سایر سیستم‌های سازمانی دارند و می‌توانند به سیستم‌های مالی، منابع انسانی و سایر بخش‌ها متصل شوند. این در حالی است که نرم‌افزارهای فرم‌ساز معمولاً به‌صورت مستقل عمل می‌کنند و یکپارچگی کمتری با سیستم‌های دیگر دارند.
- مدیریت و نظارت: BPMSها ابزارهای پیشرفته‌ای برای نظارت و مدیریت فرآیندها ارائه می‌دهند که امکان شناسایی نقاط ضعف و بهبود مستمر را فراهم می‌کند. این در حالی است که نرم‌افزارهای فرم‌ساز چنین قابلیت‌هایی را به‌صورت گسترده ندارند.
- پیچیدگی و هزینه: نرم‌افزارهای فرم‌ساز به دلیل سادگی و هزینه کمتر، برای سازمان‌های کوچک مناسب‌تر هستند. در مقابل، BPMSها به دلیل قابلیت‌های پیشرفته‌تر و هزینه بالاتر، بیشتر در سازمان‌های بزرگ و پیچیده مورد استفاده قرار می‌گیرند.
- گزارش‌گیری و نظارت: BPMS دارای داشبوردها و ابزارهای تحلیلی برای نظارت بر فرآیندهای کسب‌وکار است اما فرم‌سازها معمولاً چنین قابلیت‌هایی ندارند.
- پیچیدگی در پیاده‌سازی: یکی دیگر از تفاوت‌های نرم افزار فرم ساز و BPMS، پیچیدگی‌های مربوط به پیاده‌سازی آن‌ها است. فرم‌سازها ساده‌تر و سریع‌تر راه‌اندازی می‌شوند، در حالی که BPMS نیاز به پیاده‌سازی و تنظیمات پیچیده‌تری دارد.
- هزینه: BPMS معمولاً هزینه بیشتری نسبت به نرم‌افزارهای فرم‌ساز دارد، اما در عوض امکانات گسترده‌تری ارائه می‌دهد.
- بهینه‌سازی مستمر: BPMS امکان اصلاح و بهبود مستمر فرآیندهای کسب‌وکار را فراهم می‌کند، در حالی که فرم‌سازها بیشتر برای ثبت داده‌ها استفاده می‌شوند.
چطور بهترین نرم افزار را برای سازمان انتخاب کنیم؟
برای انتخاب بین نرم افزار فرم ساز و BPMS باید علاوه بر درک تفاوت‌های این دو، با نیازهای سازمان هم آشنایی داشته باشید. اگر سازمان شما نیاز به جمع‌آوری داده‌ها و طراحی فرم‌های ساده دارد، یک فرم‌ساز گزینه مناسبی است. در حالی که اگر نیاز به مدیریت و بهینه‌سازی فرآیندهای پیچیده سازمانی دارید، BPMS انتخاب بهتری خواهد بود.
کاربرد کدام‌یک برای سازمان بیشتر است؟
اگر سازمان شما به دنبال ساده‌سازی فرآیندهای ثبت اطلاعات است، نرم افزار فرم ساز هزینه کمتری دارد و گزینه مقرون‌به‌صرفه‌تری است. اگر می‌خواهید فرآیندهای سازمانی را بهینه کنید و بهره‌وری را افزایش دهید، BPMS یک سرمایه‌گذاری بلندمدت و ارزشمند برای شما خواهد بود.
راهکار اتوماسیون اداری دیدگاه
راهکار اتوماسیون اداری دیدگاه با هدف بهبود تعاملات سازمانی و مکانیزه کردن فرآیندهای اداری ارائه شده است. زیرسیستم‌های اصلی این راهکار عبارت‌اند از:
- مکاتبات اداری: مدیریت و پیگیری مکاتبات سازمانی
- مدیریت جلسات: برنامه‌ریزی و مستندسازی جلسات
- مدیریت اسناد: ذخیره‌سازی و بازیابی اسناد سازمانی
- مدیریت کارها: پیگیری و تخصیص وظایف و پروژه‌ها
- تابلو اعلانات: اطلاع‌رسانی داخلی به کارکنان
- پیشخوان ارباب رجوع – میز خدمت: ارائه خدمات به مراجعان و مدیریت درخواست‌ها
این زیرسیستم‌ها با یکپارچگی خود، به بهبود پیگیری امور اداری، افزایش شفافیت در ارتباطات سازمانی و ارتقای امنیت داده‌ها کمک می‌کنند.
راهکار مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPMS) دیدگاه
راهکار مدیریت فرآیندهای کسب و کار دیدگاه به سازمان‌ها امکان می‌دهد تا فرآیندهای کسب‌وکار خود را شناسایی، مدل‌سازی و اجرا کنند. مزایای اصلی این راهکار به ترتیب زیر هستند:
- تقویت تعامل و همکاری: از طریق اشتراک‌گذاری داده‌ها و تسهیل ارتباطات بین تیم‌ها
- بهبود کیفیت و انطباق: از طریق اعمال کنترل‌های دقیق و نظارت بر فرآیندها
- افزایش شفافیت: از طریق ارائه داشبوردهای مدیریتی و گزارش‌های دقیق
نرم افزار BPMS با اتوماسیون وظایف تکراری، بسیاری از فرآیندهای اداری کسب‌وکارها را بهبود می‌دهد و سرعت می‌بخشد.
این دو راهکار با ارائه زیرسیستم‌های متنوع و کاربردی، به سازمان‌ها در بهبود فرآیندها، افزایش بهره‌وری و تسهیل مدیریت کمک می‌کنند.
سخن پایانی
در نهایت، انتخاب بین نرم افزار فرم ساز و BPMS بستگی به نیازها و اهداف سازمان و درک تفاوت‌های این دو دارد. همان‌طور که پیش از این اشاره کردیم، اگر هدف شما جمع‌آوری ساده داده‌ها و ایجاد فرم‌های الکترونیکی است، نرم افزار فرم ساز گزینه مناسبی است. در حالی که اگر سازمان نیاز به مدیریت و بهبود فرآیندهای کسب و کار پیچیده دارد، BPMS انتخاب بهتری خواهد بود.