هر سازمانی برای رسیدگی به امور مالی خود از یکی از انواع سیستم حسابداری استفاده میکند. با کمک این سیستمها میتوان تراکنشهای مالی سازمان را ثبت و بررسی کرد. این سیستمها اهمیت زیادی در سازمان دارند، به همین دلیل انتخاب بهترین سیستم حسابداری یکی از وظایف اصلی مدیران مالی سازمانها محسوب میشود.
در ادامه این مطلب شما را با انواع سیستم حسابداری و مزایا و معایب هر یک آشنا میکنیم تا بتوانید بهترین گزینه را برای استفاده در سازمان خود برگزینید.
سیستم حسابداری چیست؟
سیستم حسابداری مجموعهای از فرآیندها، روشها و ابزارهایی است که برای جمعآوری، ثبت، طبقهبندی، تجزیه و تحلیل و گزارشدهی اطلاعات مالی یک سازمان استفاده میشود. هدف اصلی سیستم حسابداری ارائه اطلاعات دقیق و بهموقع به مدیران، سهامداران، دولت و سایر ذینفعان برای تصمیمگیریهای مالی و مدیریتی است.
معرفی انواع سیستم حسابداری
سیستمهای حسابداری مختلفی وجود دارند که میتوان از آنها در سازمان استفاده کرد. تعدادی از مهمترین آنها عبارتند از:
- سیستم حسابداری دستی
- سیستم حسابداری کامپیوتری
- سیستم حسابداری مالی
- سیستم حسابداری مدیریتی
- سیستم حسابداری هزینه
- سیستم حسابداری دولتی
- سیستم حسابداری صنعتی
در ادامه به معرفی این سیستمها میپردازیم.
سیستم حسابداری دستی
در این سیستم، تمامی فرآیندهای حسابداری به صورت دستی و روی دفتر و کاغذ انجام میشود. این روش بیشتر در سازمانها یا کسبوکارهای کوچک کاربرد دارد. هزینه پایین و بینیازی از تجهیزات پیشرفته از جمله مهمترین مزایای این روش هستند. از معایب این روش میتوان به زمانبر بودن، احتمال بالای خطا و امنیت پایین اطلاعات اشاره کرد.
سیستم حسابداری کامپیوتری
در این نوع سیستم، از نرمافزارهای کامپیوتری برای ثبت و پردازش اطلاعات مالی استفاده میشود. سرعت بالا، دقت بیشتر و قابلیت گزارشدهی پیشرفته از مهمترین مزایای سیستم حسابداری کامپیوتری محسوب میشود. از جمله معایب این روش هم میتوان به هزینه اولیه بالا، نیاز به آموزش کارکنان، احتمال بروز مشکلات فنی و مواردی از این دست اشاره کرد.
سیستم حسابداری مالی
این سیستم حسابداری به طور خاص برای تهیه گزارشهای مالی از قبیل ترازنامه، صورت سود و زیان و صورت جریان وجوه نقد طراحی شده است. از مزایای این سیستم حسابداری میتوان به مناسب بودن برای تهیه گزارشهای قانونی، کمک به مدیریت مالی و مواردی از این دست اشاره کرد. این در حالی است که احتمال تمرکز کمتر بر مدیریت داخلی یکی از اصلیترین معایب آن محسوب میشود.
سیستم حسابداری مدیریتی
هدف اصلی این سیستم، ارائه اطلاعات به مدیران برای تصمیمگیریهای استراتژیک و عملیاتی است. بنابراین این روش یکی از انواع سیستم حسابداری پراهمیت در سازمان محسوب میشود. ارائه تحلیلهای دقیق، پشتیبانی از برنامهریزی و کنترل و کمک به تصمیم گیری بهتر در سازمان از مهمترین مزایای سیستم حسابداری مدیریتی است اما باید به این نکته دقت کرد که استفاده از این سیستم به دادههای جامعتر و پیچیدهتر نیاز دارد.
سیستم حسابداری هزینه
این سیستم برای تحلیل و کنترل هزینههای تولید و خدمات طراحی شده است. از مزایای سیستم حسابداری هزینه میتوان به شفافسازی هزینهها و بهبود بهرهوری اشاره کرد. مهمترین معایب این روش هم شامل نیازمندی به جزئیات زیاد و پیچیدگی در اجرا است.
سیستم حسابداری دولتی
این سیستم برای ثبت و گزارشدهی تراکنشهای مالی سازمانهای دولتی و عمومی استفاده میشود. شفافیت مالی و انطباق با قوانین و مقررات از مهمترین مزایای این روش محسوب میشوند؛ در حالی که محدودیت در انعطافپذیری، اصلیترین محدودیت سیستم حسابداری دولتی به شمار میرود.
سیستم حسابداری صنعتی
این سیستم بهطور ویژه برای کسبوکارهای تولیدی طراحی شده است تا هزینهها و درآمدهای مرتبط با تولید را مدیریت کند. این مدل از انواع سیستمهای حسابداری، مزایایی مانند کمک به کنترل تولید و بهینهسازی فرآیندها را برای سازمان به همراه میآورد. با این حال نمی توان از محدودیت اصلی آن، یعنی نیازمندی به کارکنان با تخصص بالا چشمپوشی کرد.
مزایا و معایب استفاده از سیستمهای حسابداری
هر سیستمی که در سازمان اجرا شود، فواید و محدودیتهایی را با خود به سازمان ارائه میکند. همانطور که در بخش قبلی اشاره کردیم، هر کدام از انواع سیستمهای حسابداری، مزایا و معایبی دارند. با این حال لازم است با فواید و محدودیتهای ناشی از استفاده کردن یا نکردن از سیستمهای حسابداری در سازمان آشنا شوید. در ادامه به معرفی این موارد میپردازیم.
مزایای استفاده از انواع سیستم حسابداری
از مهمترین مزایای استفاده از انواع سیستم حسابداری در سازمان میتوان به موارد زیر اشاره کرد:
- دقت بالا: با کمک این سیستمها، احتمال رخ دادن خطاهای انسانی در فرایند حسابداری سازمان کاهش پیدا میکند.
- سرعت بیشتر: با کمک این سامانهها، انجام فرآیندهای مالی با سرعت بیشتر و در زمان کوتاهتر امکانپذیر خواهد بود.
- گزارشدهی پیشرفته: این سیستمها فرایند گزارشگیری را تسهیل میکنند و امکان دسترسی به گزارشهای مالی متنوع و دقیق را به کارکنان میدهند.
- امنیت اطلاعات: هنگام استفاده از این سیستمها، حفاظت از دادهها با استفاده از فناوریهای پیشرفته انجام میشود. در نتیجه امنیت اطلاعات افزایش پیدا میکند.
معایب استفاده از سیستمهای حسابداری
اصلیترین محدودیتهای استفاده از انواع سیستم حسابداری به شرح زیر هستند:
- هزینه اولیه بالا: هزینه خرید نرمافزار و تجهیزات برای راهاندازی و پیادهسازی اولیه این سیستمها، ممکن است بار سنگینی به دوش سازمانهای کوچک باشد.
- نیاز به آموزش: برای استفاده از این سیستمها و بهره بردن از مزایای آنها باید آموزشهای کافی به کارکنان داده شود. در واقع، کاربران باید با سیستم آشنا شوند. لازم به ذکر است که این مورد، نیازمند صرف زمان و هزینه است.
- مشکلات فنی: احتمال خرابی سیستم یا از دست رفتن اطلاعات در هر زمانی وجود دارد. بنابراین باید حداقل یک نیروی فنی، مسئولیت بازرسی و چک نهایی سیستم را برعهده داشته باشد.
کاربردهای سیستمهای حسابداری در سازمانها
هر سازمانی با هدفی خاص از انواع سیستم حسابداری استفاده میکند. این هدف با توجه به نوع فعالیت سازمان و نیازمندی مدیران متفاوت است. تعدادی از مهمترین کاربردهای استفاده از این سیستمها در سازمان به شرح زیر هستند:
- تصمیمگیری مالی: ارائه اطلاعات دقیق برای تصمیمگیری درباره سرمایهگذاری، بودجهبندی و مدیریت هزینه
- شفافیت مالی: ارائه گزارشهای مالی شفاف به ذینفعان و مراجع قانونی
- کنترل داخلی: شناسایی و پیشگیری از تخلفات مالی
- بهبود بهرهوری: کاهش زمان و هزینههای مرتبط با فرآیندهای حسابداری
چگونه بهترین سیستم حسابداری را انتخاب کنیم؟
هر سازمان ضمن توجه به نکاتی مانند نیازمندیها و اهداف خود، یکی از انواع سیستمهای حسابداری را به عنوان بهترین سیستم انتخاب میکند. در ادامه مواردی را که باید پیش از انتخاب یک سیستم حسابداری به آن توجه کنید را به شما معرفی میکنیم:
- تحلیل نیازها: ابتدا نیازهای سازمان خود را مشخص کنید. مثلاً آیا به گزارشهای مالی ساده نیاز دارید یا تحلیلهای پیشرفته؟
- بررسی مقیاس سازمان: اندازه سازمان و پیچیدگی فرآیندهای مالی نقش مهمی در انتخاب سیستم مناسب دارد. به عنوان مثال، یک سازمان کوچک میتواند از سیستم حسابداری دستی کمک بگیرد؛ در حالی که این سیستم برای سازمانهای بزرگ اصلاً مناسب نیست.
- توجه به بودجه: هزینه سیستم حسابداری باید با بودجه سازمان همخوانی داشته باشد، چرا که ممکن است سازمانهای کوچک و نوپا از پس هزینه پیادهسازی سیستمهای پرهزینه برنیایند.
- امکانات نرمافزار: نرمافزار باید قابلیتهایی مانند گزارشدهی، امنیت و یکپارچگی با سایر سیستمها را داشته باشد. استفاده از سیستمی که با سایر سامانههای مالی شرکت یکپارچگی نداشته باشد، محدودیتهای زیادی را برای سازمان ایجاد میکند.
- پشتیبانی و آموزش: اطمینان حاصل کنید که ارائهدهنده نرمافزار، خدمات پشتیبانی و آموزشی مناسبی را ارائه میدهد. پیادهسازی انواع سیستم حسابداری، بدون آموزش و پشتیبانی مناسب هیچ ارزش و کاربردی برای سازمان به همراه نخواهد داشت.
راهکار مالی چارگون
همانطور که اشاره کردیم، ایجاد هماهنگی و یکپارچگی بین انواع سیستم حسابداری و سامانههای مالی فعال در سازمان، یکی از دغدغههای اصلی در هر سازمان است. راهکار مالی دیدگاه با ارائه یک مجموعه نرمافزاری جامع و یکپارچه، توانسته است این مشکل را حل کند و به سازمانها امکان دهد تمامی فرآیندهای مالی خود را با دقت و هماهنگی کامل مدیریت کنند. این سیستم، سازمانها را قادر میسازد تا از یک پلتفرم واحد برای مدیریت تمامی عملیات مالی، از جمله حسابداری و بودجهبندی، بهره ببرند.
ویژگیهای متمایز راهکار مالی دیدگاه
مهمترین ویژگیها و مزایای راهکار مالی چارگون به شرح زیر هستند:
- یکپارچگی فرآیندها
راهکار مالی دیدگاه تمام فرآیندهای مالی را به صورت هماهنگ و یکپارچه مدیریت میکند. این ویژگی موجب میشود اطلاعات به راحتی بین سیستمهای مختلف انتقال یابد و از مشکلات ناشی از ناهماهنگی دادهها جلوگیری شود. به دلیل تمرکز تمام بخشها در یک سیستم واحد، احتمال بروز خطا به حداقل رسیده و بهرهوری به طور چشمگیری افزایش مییابد.
- پشتیبانی از ساختارهای متنوع حسابداری
این راهکار طیف گستردهای از ساختارهای حسابداری، شامل حسابداری دولتی، شرکتی، خصوصی و تعهدی را پوشش میدهد. چنین انعطافپذیری به سازمانها اجازه میدهد بدون توجه به نوع ساختار مالی یا مدیریتی خود، از این نرمافزار بهرهمند شوند.
- دسترسی به نرمافزارهای تخصصی
راهکار مالی دیدگاه مجموعهای از نرمافزارهای تخصصی را شامل میشود که تمامی نیازهای اجرایی و حسابداری سازمانها را پوشش میدهند. برخی از این نرمافزارها عبارتند از:
- نرمافزار حسابداری شرکتی: مناسب برای مدیریت تراکنشهای مالی شرکتها
- سرویس حسابداری تجمیعی: مناسب برای جمعآوری و یکپارچهسازی اطلاعات مالی از واحدهای مختلف
- نرمافزار خزانهداری: مناسب برای مدیریت جریان نقدینگی و حسابهای بانکی
- نرمافزار بودجه و اعتبارات: مناسب برای برنامهریزی و کنترل بودجههای سازمانی
- نرمافزار قراردادها: ابزار مدیریت قراردادها و توافقات مالی
- نرمافزار بهای تمامشده: مناسب برای تحلیل هزینههای تولید و ارزیابی سودآوری
- نرمافزار حسابداری دولتی: ویژه مدیریت مالی در بخش دولتی و پایش درآمدها
این نرمافزارها به صورت یکپارچه طراحی شدهاند و امکان تبادل داده میان آنها فراهم شده است. این ویژگیها سبب میشود فرآیندهای مالی با دقت بیشتری انجام و دادهها با صحت بالایی مدیریت شوند.
سخن پایانی
سیستمهای حسابداری ابزارهایی ضروری برای مدیریت مالی در سازمانها هستند. انتخاب یک سیستم مناسب میتواند به بهبود شفافیت، کاهش هزینهها و افزایش بهرهوری کمک کند. با تحلیل نیازهای سازمان و بررسی امکانات مختلف، میتوانید بهترین سیستم حسابداری را انتخاب کنید که نیازهای فعلی و آینده شما را برآورده کند. سپس میتوانید از مزایای استفاده از انواع سیستم حسابداری در سازمان بهرهمند شوید.