مدیریت موجودی بخش مهمی از اداره مجموعه فروشگاه‌ها و کسب‌وکارهای مرتبط با تأمین کالا است. بدون داشتن موجودی، کسب‌وکار عملاً بی‌ارزش خواهد بود، زیرا دیگر منبعی برای درآمدزایی ندارد. مدیریت موجودی کالا به ارائه تجربه بی‌نقص مشتری، بهبود جریان نقدی، به حداکثر رساندن سود، جلوگیری از انقباض موجودی و اتلاف کمک می‌کند و همچنین بهینه‌سازی فرایند تکمیل را امکان‌پذیر می‌سازد.
همه این عوامل مدیریت موجودی را به یکی از وظایف اساسی در خرده‌فروشی‌ها تبدیل می‌کنند. با توجه به موضوعات ذکر شده، یکی از نکات اساسی، شناخت انواع هزینه در مدیریت موجودی انبار است. هزینه‌ها نقش اساسی در کسب‌وکار دارند و یکی از منابع اصلی تصمیم‌گیری‌ها و تعیین اهداف محسوب می‌شوند. آشنایی با انواع هزینه در مدیریت موجودی انبار از مهم‌ترین وظایفی است که مدیران باید برای آن اهمیت قائل باشند. هزینه‌های مرتبط با انبارداری تأثیر مستقیم بر قیمت نهایی محصولات دارند.
انواع هزینه در مدیریت موجودی انبار؛ تعاریف
پیش از بررسی انواع هزینه در مدیریت موجودی انبار، باید به بیان چند مفهوم پایه بپردازیم.
سیستم اطلاعات انبار چیست؟
سیستم اطلاعاتی انبار یک ساختار منظم و یکپارچه است که به‌منظور ذخیره‌سازی، سازماندهی و کنترل کالاهای موجود و تولیدی در انبار طراحی شده است. این سیستم با ایجاد نظم در فرآیندهای انبارداری، امکان دریافت، ذخیره‌سازی و توزیع کالاها را فراهم کرده و نقش مهمی در مدیریت دقیق موجودی و بهینه‌سازی زنجیره تأمین ایفا می‌کند. یکی از مهم‌ترین ویژگی‌های این سیستم، امکان ثبت و پیگیری درخواست‌های کالا است.
با استفاده از فرم‌های درخواست کالا، بخش‌های مختلف سازمان می‌توانند نیازهای خود را به‌صورت مستند و سازمان‌یافته ثبت و کالاهای موردنیاز خود را با دقت و سرعت بیشتری دریافت کنند. سیستم اطلاعاتی انبار بسته به نوع صنعت و فعالیت سازمان، می‌تواند بازخوردهای متفاوتی داشته باشد. بااین‌حال، برخی از نتایج کلیدی حاصل از اجرای این سیستم در تمامی کسب‌وکارها مشترک است، از جمله:
- بهبود مدیریت انبارداری: ایجاد دقت، نظم و شفافیت در نگهداری و توزیع کالاها.
- افزایش سرعت عملیات انبارداری: تسریع فرایندهای دریافت، ذخیره‌سازی و ارسال کالا.
- شناسایی دقیق کالاهای موجود: دسترسی به اطلاعات به‌روز درباره میزان و وضعیت کالاهای انبار.
- کنترل و مدیریت سفارش‌ها: امکان ثبت سفارش‌های جدید در مقادیر موردنیاز، بدون ایجاد مازاد یا کمبود.
- حذف کالاهای غیرضروری: شناسایی اقلام مازاد یا منقضی‌شده و حذف آن‌ها از انبار.
- بهبود تبادل اطلاعات: تسریع در انتقال اطلاعات مرتبط با کالاها بین بخش‌های مختلف سازمان.
- افزایش دقت در نظارت بر موجودی: کنترل دقیق بر کالاهای ورودی، خروجی و میزان ذخایر موجود.
مدیریت انواع هزینه در ثبت موجودی انبار
مدیریت هزینه‌های مرتبط با موجودی، یکی از عوامل کلیدی در کاهش هزینه‌های عملیاتی و افزایش سودآوری کسب‌وکارها است. هزینه‌های مرتبط با مدیریت موجودی به دو گروه کلی هزینه‌های ثابت و هزینه‌های متغیر تقسیم می‌شوند:
- هزینه‌های متغیر: این هزینه‌ها وابسته به حجم و نوع خرید مواد اولیه هستند و در برخی موارد ممکن است بیشتر از مقدار پیش‌بینی‌شده در بودجه شوند. از آنجا که این هزینه‌ها بسته به نوسانات بازار و میزان تقاضا تغییر می‌کنند، نیاز به مدیریت و کنترل دقیق دارند.
- هزینه‌های ثابت: این دسته از هزینه‌ها، حتی در صورت افزایش یا کاهش حجم تولید، تغییر چندانی نمی‌کنند و معمولاً تحت نظارت مستقیم مدیران قرار دارند. یکی از ویژگی‌های هزینه‌های ثابت این است که با افزایش تولید، سهم آن‌ها در قیمت تمام‌شده محصول کاهش می‌یابد، که به کاهش هزینه‌های کلی کسب‌وکار کمک می‌کند.
روش‌های اجرای کنترل موجودی
کنترل موجودی یکی از مهم‌ترین فرآیندهای مدیریت انبار است که به سازمان‌ها کمک می‌کند تا میزان اقلام ورودی و خروجی را به‌صورت بهینه تنظیم کرده و از انباشت بیش‌ازحد یا کمبود کالاها جلوگیری کنند. هدف از این فرآیند، مدیریت سطح موجودی به‌گونه‌ای است که میزان اقلام از سقف تعیین‌شده فراتر نرود و فضای اختصاص‌یافته برای ذخیره‌سازی به‌طور مؤثر مورد استفاده قرار گیرد.
پیش از آنکه به بررسی انواع هزینه در مدیریت موجودی انبار بپردازیم، بهتر است روش‌های عملی برای کنترل موجودی در انبارها را توضیح دهیم. این کار می‌تواند از طریق روش‌های مختلفی انجام شود که هر کدام بسته به نیاز، حجم موجودی، نوع کالاها و میزان پیچیدگی عملیات انبارداری انتخاب می‌شوند. در ادامه، متداول‌ترین روش‌های کنترل موجودی و مزایای هر یک را بررسی خواهیم کرد.
کنترل دستی از طریق کارتکس و شمارش فیزیکی
در این روش، موجودی انبار به‌صورت دستی و با استفاده از سیستم کارتکس (ثبت اطلاعات در کارت‌های مخصوص) و شمارش فیزیکی اقلام انجام می‌شود. در برخی سازمان‌ها، این فرآیند به‌صورت روزانه یا ادواری (به‌عنوان مثال، ماهانه یا فصلی) صورت می‌گیرد. برخی ویژگی‌های این روش عبارتند از:
- مناسب برای انبارهای کوچک و متوسط
- وابسته به نیروی انسانی برای وارد کردن اطلاعات
- احتمال بروز خطای انسانی در اثر یکپارچه نبودن سیستم‌‌ها
کنترل سیستمی از طریق گزارش‌گیری نرم‌افزاری
در این روش، داده‌های موجودی از طریق نرم‌افزارهای مکانیزه انبار به‌صورت روزانه یا دوره‌ای استخراج شده و با پارامترهای کنترل موجودی مقایسه می‌شود. انباردار موظف است این اطلاعات را بررسی کرده و در صورت وجود مغایرت‌ها یا کاهش غیرعادی موجودی، اقدامات اصلاحی انجام دهد. مزایای این روش شامل:
- افزایش دقت و کاهش خطای انسانی در مقایسه با روش دستی.
- دسترسی سریع به گزارش‌های تحلیلی در مورد میزان موجودی، سفارشات و پیش‌بینی تقاضا.
- امکان اتصال نرم‌افزار انبارداری به سایر سیستم‌های سازمانی مانند مالی و زنجیره تأمین.
می‌شود.
کنترل سیستمی کاملاً اتوماتیک (مدیریت خودکار موجودی)
این روش پیشرفته، از یک سیستم انبارداری هوشمند استفاده می‌کند که پارامترهای کنترل موجودی در نرم‌افزار تعریف شده‌اند و فرآیند پایش سطح موجودی به‌صورت کاملاً خودکار انجام می‌شود. سیستم می‌تواند هنگام رسیدن موجودی به سطح حداقل، سفارش خودکار به تأمین‌کننده ارسال یا در صورت بیش‌ازحد شدن موجودی، هشدارهای لازم را صادر کند. برخی مزایای این روش عبارتند از:
- کاهش زمان بررسی موجودی و افزایش دقت در مدیریت سفارش‌ها.
- امکان پیش‌بینی دقیق نیازهای آینده با استفاده از داده‌های تحلیلی.
- بهبود کارایی انبار و کاهش هزینه‌های ناشی از انباشت یا کمبود کالا.
- افزایش یکپارچگی سیستم‌های انبارداری و تأمین‌کنندگان.
مدیریت موجودی توسط فروشنده (VMI – Vendor Managed Inventory)
مدیریت موجودی توسط فروشنده (VMI) روشی است که در آن، تأمین‌کننده مستقیماً مسئول مدیریت سطح موجودی در انبار مشتری می‌شود. در این مدل، داده‌های مربوط به سطح موجودی و سفارشات به‌طور مداوم بین خریدار و فروشنده تبادل شده و تأمین‌کننده مسئول تکمیل موجودی در زمان مناسب است. مزایای این روش:
- کاهش فشار بر سازمان برای مدیریت سطح موجودی و تنظیم سفارش‌ها.
- بهبود زمان‌بندی تأمین و کاهش احتمال کمبود کالا.
- کاهش هزینه‌های انبارداری و بهینه‌سازی فرآیندهای تأمین کالا.
- افزایش شفافیت در زنجیره تأمین و ایجاد همکاری بلندمدت بین خریدار و فروشنده.
تفکیک موجودی با روش کانبان و کنترل آن
سیستم کانبان (Kanban) یکی از روش‌های بهینه کنترل موجودی است که در آن موجودی‌ها به دسته‌های کوچک‌تر تقسیم می‌شوند و برای هر دسته، یک سیگنال بصری (کارت کانبان) برای درخواست مجدد تعریف می‌شود. این روش به‌ویژه در سیستم‌های تولید ناب (Lean Manufacturing) و مدیریت موجودی دقیق (JIT – Just In Time) بسیار کاربرد دارد. ویژگی‌های این روش را در ادامه خواهید دید:
- به کاهش میزان موجودی راکد و بهینه‌سازی فرآیند تأمین کمک می‌کند.
- نیاز به مدیریت دقیق و نظارت مستمر بر جریان مواد دارد.
- برای سازمان‌هایی که تولید پیوسته و تقاضای یکنواخت دارند، بسیار مناسب است.
کنترل موجودی بر اساس مشاهدات دیداری (مدیریت دیداری انبار)
این روش بر مبنای ارزیابی چشمی میزان موجودی در انبار توسط انباردار انجام می‌شود. اگرچه این روش برای انبارهای کوچک کاربرد دارد، اما در انبارهای بزرگ که تعداد زیادی اقلام ذخیره دارند، مدیریت موجودی بر اساس مشاهدات دیداری، بسیار پرریسک و زمان‌بر است. چالش‌های این روش:
- احتمال خطای انسانی در برآورد میزان موجودی.
- دشواری مدیریت انبارهای بزرگ و کالاهای متنوع با حجم زیاد.
- نبود دقت کافی در مقایسه با روش‌های سیستمی و نرم‌افزاری.
در نظر داشته باشید، هر سازمان باید بر اساس حجم عملیات، نوع کالاها، میزان گردش موجودی و سطح فناوری مورد استفاده، روش مناسبی را برای کنترل موجودی در انبارهای خود انتخاب کند. روش‌هایی مانند کنترل دستی و دیداری برای کسب‌وکارهای کوچک‌تر مناسب هستند، درحالی‌که روش‌های پیشرفته‌تر مانند کنترل سیستمی و خودکارسازی موجودی برای سازمان‌های بزرگ و پیچیده بهره‌وری بیشتری ایجاد می‌کنند. علاوه بر این، مدل‌هایی مانند مدیریت موجودی توسط فروشنده (VMI) و سیستم کانبان، می‌توانند در بهینه‌سازی فرآیندهای زنجیره تأمین و کاهش هزینه‌های انبارداری نقش مهمی ایفا کنند.
انواع هزینه در مدیریت موجودی انبار
مدیریت موجودی یکی از ارکان مهم در عملکرد بهینه یک کسب‌وکار است، زیرا تأمین مواد اولیه، تولید محصولات، ذخیره‌سازی کالاهای خریداری‌شده و مدیریت سفارشات را در بر می‌گیرد. در این فرآیند، هزینه‌های متعددی شکل می‌گیرند که تأثیر مستقیمی بر قیمت نهایی محصول، سودآوری و کارایی عملیات انبارداری دارند. این هزینه‌ها معمولاً به دو دسته ثابت و متغیر تقسیم می‌شوند و در پنج گروه اصلی طبقه‌بندی می‌شوند:
- هزینه نگهداری موجودی
- هزینه‌های تدارک، آماده‌سازی و سفارش
- هزینه تهیه و تولید
- هزینه کمبود یا عدم تأمین تقاضا
- هزینه‌های کنترل موجودی
در ادامه، این هزینه‌ها را با جزئیات بیشتر بررسی خواهیم کرد تا درک بهتری از نحوه مدیریت و بهینه‌سازی آن‌ها داشته باشیم.
هزینه نگهداری موجودی
هزینه نگهداری انبار شامل تمام هزینه‌هایی است که برای ذخیره‌سازی، حفظ و نگهداری کالاها در یک مکان فیزیکی انجام می‌شود. انبارداری به معنای نگهداری امن و سازمان‌یافته مواد اولیه و محصولات است، اما این فرآیند هزینه‌های متعددی را به همراه دارد که باید در محاسبات مالی کسب‌وکار لحاظ شود. هزینه‌های نگهداری، معمولاً با توجه به ظرفیت انبار، نوع کالاها و مدت‌زمان نگهداری آن‌ها متغیر است. برخی از هزینه‌های مرتبط با نگهداری موجودی عبارتند از:
- اجاره محل انبار
- هزینه‌های آب، برق، تلفن و مالیات انبار
- بیمه تجهیزات، کالاها و نیروی انسانی
- حقوق و مزایای کارکنان بخش انبارداری
- هزینه‌های ناشی از رکود سرمایه (سرمایه راکد در قالب موجودی کالا)
- هزینه حمل‌ونقل داخلی و انتقال کالا بین انبارهای مختلف
وجود یک سیستم مدیریت انبار دقیق و استفاده از روش‌های بهینه انبارداری می‌تواند به کاهش این هزینه‌ها کمک کند و از هدررفت منابع مالی جلوگیری نماید.
هزینه‌های تدارک، آماده‌سازی و سفارش
هر کسب‌وکاری برای تأمین موجودی انبار، نیاز به یک فرآیند منظم تدارکات و ثبت سفارش‌ها دارد. هزینه‌های این بخش شامل هزینه‌های حقوق کارکنان بخش خرید، هزینه‌های اجرایی برای استعلام قیمت، ثبت سفارش، حمل‌ونقل و فرآیندهای گمرکی است. این هزینه‌ها تأثیر قابل‌توجهی بر مدیریت زنجیره تأمین و سودآوری کسب‌وکار دارند. هزینه‌های مرتبط با بخش تدارکات شامل:
- حقوق و مزایای کارکنان بخش خرید و تأمین
- هزینه‌های گمرکی و ترخیص کالاها
- هزینه‌های استعلام قیمت و مقایسه تأمین‌کنندگان
- هزینه‌های ارسال و پردازش سفارش‌های خرید
- هزینه‌های بازرسی کیفی کالاهای دریافتی
هزینه‌های تدارک و آماده‌سازی سفارش‌ها، نقش حیاتی در سرعت و کارایی فرآیند انبارداری دارند. استفاده از فناوری‌های مدیریت موجودی و نرم‌افزارهای ERP می‌تواند به بهینه‌سازی این هزینه‌ها کمک و از تأخیرهای غیرضروری در زنجیره تأمین جلوگیری کند.
هزینه تهیه و تولید
یکی از مهم‌ترین هزینه‌های مرتبط با مدیریت موجودی، هزینه‌های تهیه و تولید کالاها است. این هزینه‌ها شامل تأمین مواد اولیه، هزینه‌های مرتبط با فرآیندهای تولید، دستمزد نیروی انسانی، هزینه‌های تجهیزات و ماشین‌آلات و هزینه‌های نگهداری و بهره‌برداری از کارخانه‌ها می‌شود. برخی از هزینه‌های اصلی تهیه و تولید عبارتند از:
- هزینه خرید مواد اولیه و نگهداری آن‌ها
- هزینه‌های لجستیک و حمل‌ونقل مواد اولیه به واحدهای تولیدی
- هزینه‌های مربوط به حقوق و مزایای کارکنان تولید
- استهلاک و نگهداری ماشین‌آلات و تجهیزات کارخانه
- هزینه‌های کنترل کیفیت و بهبود فرآیندهای تولید
مدیریت بهینه این هزینه‌ها از طریق استفاده از سیستم‌های خودکارسازی، پیش‌بینی تقاضا و بهینه‌سازی فرآیندهای تأمین و تولید می‌تواند به کاهش هزینه‌های عملیاتی و افزایش بهره‌وری کمک کند.
هزینه کمبود یا عدم تأمین تقاضا
یکی از چالش‌های اساسی در مدیریت موجودی، کمبود کالاها در انبار در زمان نیاز مشتریان است. این اتفاق زمانی رخ می‌دهد که میزان سفارش‌های ثبت‌شده بیشتر از مقدار موجودی انبار باشد و باعث عدم تأمین تقاضای بازار و تأخیر در ارسال سفارش‌ها شود. مشکلات ناشی از کمبود موجودی شامل:
- نارضایتی مشتریان و از دست دادن فروش
- افزایش هزینه‌های تأمین فوری کالاها از منابع جایگزین
- کاهش اعتبار برند و کاهش اعتماد مشتریان
- افزایش هزینه‌های لجستیکی برای ارسال سریع‌تر محصولات
به همین دلیل، برنامه‌ریزی دقیق و مدیریت موجودی پویا برای جلوگیری از کمبود کالا و تأمین به‌موقع نیازهای مشتریان ضروری است.
هزینه‌های کنترلی
از انواع هزینه در مدیریت موجودی می‌توان به هزینه‌های کنترلی اشاره کرد. فرآیند کنترل موجودی یکی از اقدامات کلیدی در انبارداری است که شامل ردیابی، نظارت و بهینه‌سازی سطح موجودی در هر زمان می‌شود. هزینه‌های کنترلی موجودی، شامل هزینه‌های نرم‌افزارهای مدیریت انبار، نیروی انسانی برای انبارگردانی، تجهیزات کنترل کیفیت و ابزارهای نظارتی است. عوامل تأثیرگذار در هزینه‌های کنترل موجودی:
- استفاده از نرم‌افزارهای انبارداری و سیستم‌های RFID برای نظارت دقیق
- استخدام نیروی انسانی برای بررسی و انبارگردانی دوره‌ای
- به‌کارگیری تجهیزات پیشرفته برای بهبود دقت کنترل موجودی
- مدیریت هزینه‌های مربوط به به‌روزرسانی داده‌ها و تحلیل موجودی
مدیریت صحیح هزینه‌های کنترلی موجودی، باعث افزایش دقت در ثبت اطلاعات، کاهش خطاهای انبارداری و بهبود فرآیندهای تأمین و توزیع می‌شود.
نرم‌افزار انبارداری و لجستیک دیدگاه
نرم‌افزارهای لجستیکی به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا فرآیندهای مربوط به مدیریت انبار، ورود و خروج کالا و ردیابی موجودی‌ها و اموال را بهینه‌سازی کنند. نرم‌افزارهای لجستیک دیدگاه با ارائه راهکارهای یکپارچه، امکان کنترل دقیق و کارآمد دارایی‌ها حتی در سازمان‌های چند شعبه‌ای را فراهم کرده و فرآیندهای انبارداری و تدارکات را به‌صورت اتوماتیک مدیریت می‌کنند.
نرم افزار انبار و حسابداری انبار دیدگاه تمامی مراحل از درخواست کالا تا تحویل نهایی را مکانیزه کرده و به سیستم‌های مدیریت اموال و تدارکات متصل است. ویژگی‌هایی نظیر پیاده‌سازی گردش کار درخواست کالا، اسکن فاکتورها، ثبت تاریخ انقضا و گزارش‌گیری جامع موجودی، این نرم‌افزار را به ابزاری قدرتمند برای بهینه‌سازی مدیریت انبار تبدیل کرده است.
نرم افزار مدیریت اموال دیدگاه برای ثبت، نگهداری و نظارت بر دارایی‌های سازمانی طراحی شده است. این سیستم امکان شناسایی و ردیابی اموال مفقوده، ثبت گردش اموال و مشاهده وضعیت دارایی‌های تخصیص‌یافته به کارکنان را فراهم می‌کند.
نرم افزار املاک و مستغلات دیدگاه راهکاری برای مستندسازی و کنترل دارایی‌های غیرمنقول سازمان است. این نرم‌افزار فرآیندهای ارزیابی ارزش املاک، مدیریت قراردادهای رهن و اجاره و نظارت بر پرداخت‌های اجاره‌ای را تسهیل می‌کند.
نرم افزار خرید و تدارکات دیدگاه تمامی مراحل از ثبت درخواست خرید تا برگزاری مناقصات و صدور اسناد مالی را خودکار و مطابق با آیین‌نامه‌های معاملاتی اجرا کرده و شفافیت فرآیندهای خرید را افزایش می‌دهد. نرم‌افزارهای لجستیک دیدگاه با افزایش دقت، کاهش هزینه‌ها و جلوگیری از خطاهای مدیریتی، به سازمان‌ها در بهینه‌سازی عملیات لجستیکی و زنجیره تأمین کمک می‌کنند.
سخن پایانی
مدیریت موجودی و انبارداری یک فرایند چندبعدی است که هزینه‌های مختلفی را شامل می‌شود. این هزینه‌ها به دو دسته کلی ثابت و متغیر تقسیم شده و در پنج گروه اصلی نگهداری، تدارکات، تولید، کمبود موجودی و کنترل موجودی قرار می‌گیرند. مدیریت مؤثر این هزینه‌ها نیازمند استفاده از روش‌های علمی، فناوری‌های نوین و برنامه‌ریزی دقیق است. کسب‌وکارهایی که با شناخت هزینه‌های موجودی و اجرای سیستم‌های بهینه انبارداری اقدام می‌کنند، می‌توانند بهره‌وری را افزایش داده، هزینه‌ها را کاهش دهند و در نهایت سودآوری بیشتری داشته باشند.