BPMS دیدگاه؛ ابزار پیاده‌سازی فرآیندهای اختصاصی در شرکت مهندسین مشاور چگالش

شرکت مهندسین مشاور چگالش در سال 1360 با تمرکز بر فعالیت در حوزه مشاوره مهندسی صنعت نفت، گاز و پترو شیمی تشکیل شد و در سال 77 حوزه تدارکات کالا و ساخت پروژه‌های نفت و گاز را به محدوده فعالیت‌های خود، اضافه کرد. شرکت مهندسین مشاور چگالش از جمله 4 بزرگ خصوصی نفت و گاز در کشور است. مهندس سیروس حامدی – مدیر فناوری اطلاعات و ارتباطات شرکت چگالش و مهناز کاظمی- کارشناس استقرار مدیریت فرآیندها در گفت‌وگو با روابط عمومی چارگون از تجربه همکاری دو شرکت برای استقرار نرم‌افزار bpms دیدگاه در این شرکت گفته‌اند که مشروح آن را در زیر می‌خوانید:

مدل‌سازی نیازمندی‌های منابع انسانی،اداری و فناوری اطلاعات با BPMS دیدگاه
مهندس سیروس حامدی-مدیر فناوری اطلاعات و ارتباطات شرکت چگالش معتقد است: نرم‌افزار BPMS دیدگاه، ابزار مناسبی برای پوشش فرآیندهای اختصاصی سازمان‌ها و کسب و کارهای مختلف است که نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری آنها را پوشش نمی‌دهند.
او گفت: نه تنها اتوماسیون اداری بلکه برخی از سیستم‌های منابع انسانی و مالی و … هم بسیاری از فرآیندها و روال‌های موجود در ساختارها که لازمه بهره‌وری و افزایش سرعت و دقت هستند را پوشش نمی‌دهند. به عنوان مثال تهبه بلیت برای ماموریت‌های کاری همکاران و مدیران از جمله فرآیندهای معمول و زمان‌بر در شرکت‌هاست.
وی اضافه کرد: در حال حاضر این فرآیند در شرکت مهندسین مشاور چگالش با نرم‌افزار BPMS دیدگاه پوشش داده شده است. این فرآیند نیازمند درخواست و پیگیری مداوم همکاران و در نهایت تایید مدیران بود که با پیاده‌سازی در BPMS دیدگاه و مدلسازی کارآمد از این به بعد بصورت مکانیزه، اجرایی می‌شود.
به گفته وی سیستم BPMS دیدگاه همچنین در حوزه منابع انسانی،خدمات اداری و پرسنلی و مدیریت فرآیندهای فناوری اطلاعات شرکت مهندسین مشاور نیز پیاده‌سازی شده ‌است.
مدیر فناوری اطلاعات و ارتباطات شرکت چگالش خاطرنشان کرد: ابزار گزارش‌ساز نرم‌‌‌افزار BPMS دیدگاه در تکمیل چرخه کارکردی این نرم‌افزار تاثیر بسزایی دارد؛ چراکه زمینه ارائه هر‌گونه گزارش آماری و نموداری را به راحتی فراهم می‌کند.
حامدی مهمترین ویژگی نرم‌‌افزار BPMS دیدگاه را همگامی با استاندارهای جهانی دانست و گفت: قابلیت‌های سیستم مدیریت فرآیند موجب می‌شود تا سازمان بتواند علاوه بر بهینه کردن فرآیندهای موجود و مکانیزاسیون آنها به طراحی و ترسیم فرآیندهای احتمالی و آتی در ساختار اداری نیز بیاندیشد.
حامدی تاکید کرد: مدلسازی فرآیند از مهمترین بخش‌های کارکردی سیستم BPMS است چراکه نقش مهمی در اجرای بهینه یک فرایند ایفا می‌کند. قابلیت ترسیم فرآیند و ابزار مدلسازی که در نرم‌‌افزار BPMS چارگون وجود دارد به مدیران شرکت این امکان را می‌دهد تا بتوانند فرآیندها را بر اساس نظرات مختلف و آنالیز آنها و بصورت بهینه و تضمین‌شده، طراحی کنند.

مشارکت مشتری در توسعه قابلیت‌های BPMS دیدگاه متناسب با نیازهای سازمانی

مدیر فناوری اطلاعات و ارتباطات شرکت مهندسین چگالش مهمترین دستاورد این شرکت از پیاده‌سازی نرم‌افزار BPMS دیدگاه را جلوگیری از عملکرد جزیره‌ای دانست و گفت: بهره‌مندی از بستر یکپارچه دیدگاه در همه فرآیندهای شرکت، ارزش‌افزروده‌های زیادی به همراه داشته است.
به گفته او، این ارتباط پیوسته و یکپارچه از افزایش کارمندان جلوگیری کرده است به این ترتیب که یک کاربر می‌تواند از هر دو سیستم اتوماسیون اداری و یا BPMS استفاده کند که این امر نیاز به افزایش نیروی انسانی را کاهش می‌دهد.
حامدی همچنین به قابلیت توسعه و بهبود قابلیت‌های نرم‌افزار متناسب با نیازهای مشتری اشاره کرد و گفت: امکان مشارکت مشتری در توسعه و بهبود نرم‌افزار یکی از اقدامات ویژه چارگون است که نشان داده به خواسته‌های مشتری و نیازهایش توجه ویژه دارد و تلاش می‌کند تا فیچرهای مدنظر او را به نرم‌افزار اضافه کند.
مدیر فناوری اطلاعات و ارتباطات شرکت مهندسین چگالش یادآور شد: در اولین سالهای همکاری با چارگون همواره انرژی زیاد، روحیه تیمی و همراهی کامل کارشناسانش با مشتری برایم جالب و قابل توجه بوده است؛ خوشحالم که هنوز هم این فرهنگ سازمانی در چارگون حفظ شده و موجب ایجاد حس خوب و خوشایندی در مشتری می‌شود.
وی ادامه داد: حمایت و پشتبانی نرم‌افزارهای دیدگاه در سطحی حرفه‌ای از سوی کارشناسان چارگون دنبال می‌شود که این امر به افزایش سطح رضایتمندی ما و توسعه همکاری‌ها افزوده است.

 چگالش به قابلیت مانیتورینگ و کنترل بیشتر دست پیدا کرده است

مهناز کاظمی_کارشناس استقرار مدیریت فرآیند در چارگون نیز درباره همکاری با شرکت مهندسین مشاور چگالش گفت: شرکت چگالش از مشتریان بسیارخوب و پیشگام در استفاده از مجموعه نرم افزارهای دیدگاه هستند که هم ‌اکنون سیستم اتوماسیون اداری و مدیریت فرآیندها از مجموعه دیدگاه در آن راه‌اندازی شده است.
وی ادامه داد: در سالهای قبل برای پیاده‌سازی و عملیاتی شدن فرایندهای درون سازمانی از نرم‌افزار فرم‌ساز استفاده می‌کردند. به دلیل قابل پشتیبانی نبودن نرم‌افزار و ارتقای سیستم و بهینه‌سازی فرایندها، بهره‌برداری از نسل جدید محصول BPMS را به این شرکت پیشنهاد دادیم.
وی تاکید کرد: با قبول این پیشنهاد، فرآیندهایی عمومی شرکت که پیش از این در مدیریت فرم‌ها استفاده می‌شد را با نرم‌افزار BPMS پیاده کردیم.

ارزش افزوده مدیریت فرآیندها در شرکت چگالش
وی درباره ارزش‌های افزوده شده به این شرکت پس از استقرار سیستم  BPMS دیدگاه در این شرکت گفت: مهمترین دستاورد این است که شرکت چگالش فارغ از اینکه توانسته‌ کارهایش را به صورت فرآیندی و مکانیزه انجام دهد به کاهش ضریب خطا و قابلیت مانیتورینگ و کنترل بیشتر دست پیدا کرده است.
کاظمی ادامه داد: آن‌ها می‌توانند با توجه به ابزارهایی که در اختیار دارند به بهبود این شرایط فکر کنند به علاوه اینکه در حال حاضر زیرساختی در اختیارشان است که می‌توانند فرآیندهای عمومی و تخصصی دیگر از  شرکت را در این سیستم پیاده کنند.
کارشناس استقرار مدیریت فرآیندهای چارگون تاکید کرد: آموزش های لازم برای استفاده از نرم‌افزار در دیدگاه به کاربران مرتبط و تاثیرگذاری در عملیاتی شدن فرایندها داده شده است و آنها می‌توانند فرایندهایی سازمانی خود را در BPMS دیدگاه طراحی، پیاده سازی و عملیاتی کنند.
به گفته وی، درخواست‌های فناوری اطلاعات (Help Desk) که خود به 3 فرایند درخواست خدمات رایانه ای، درخواست کپی از رایانه و درخواست ارسال ایمیل و پست الکترونیک تقسیم می‌شود از فرآیندهای عمومی شرکت چگالش است که با نرم‌افزار BPMS دیدگاه از این پس به صورت مکانیزه، عملیاتی می‌شوند.
کاظمی افزود: علاوه بر حوزه فناوری اطلاعات، درخواست‌های منابع انسانی (HR) شامل فرایند درخواست مرخصی، درخواست‌های اداری و خدمات پذیرایی و فرایند سوم درخواست بلیت هواپیما برای ماموریت‌های کاری نیز در شرکت چگالش با BPMS دیدگاه مکانیزه شده‌اند.
وی خاطرنشان کرد: کاربرپسند بودن نرم افزار و مدل‌سازی و طراحی گراف‌های فرایندی بر اساس استاندارد BPMN2 که مهندس حامدی- مدیر محترم فناوری اطلاعات و ارتباطات چگالش نسبت به آن دانش لازم و کافی داشت، کمک شایانی در درک بهتر و تسهیل پیاده سازی و نهایتا عملیاتی شدن فرایندها به همراه داشت.
کارشناس استقرار مدیریت فرآیندهای چارگون یادآور شد: یکی از ویژگی های بارز استفاده از این نرم‌افزار، کاربرد قوانین تجاری به صورت پویا و هوشمندانه است که این امکان را به صاحب فرایند می‌دهد تا قوانین و شرایط خاص فرایند را بر حسب نیاز پیاده‌سازی کند.
وی ادامه داد: از دیگر نقاط مثبت تغییر نسل محصول جدید BPMS، وجود کارتابلی متفاوت است که قابلیت جستجو و پیگیری درخواست‌های ثبت شده به شکل گرافیکی و سیستماتیک را به کاربر و ادمین سیستم می‌دهد. این امر به گردش مکانیزه درخواست‌ها و تایید مراحل مختلف توسط مدیران و مسئولین منجر شده و بوروکراسی اداری را در این شرکت بطور چشمگیری کاهش داده است.