درخواست دمو
دمو تماس پورتال

کنترل کامل فرآیندها

وقتی گردش کارها در سازمان پراکنده و کند باشد یا خطا در آن زیاد پیش بیاید، تصمیم‌گیری و انجام کارها سخت‌تر و اغلب ناقص می‌ماند. نرم‌افزار BPMS دیدگاه چارگون به سازمان کمک می‌کند فرایندها را مدیریت و خودکار کند؛ فرقی ندارد ثبت و تصویب درخواست‌های مالی باشد یا رسیدگی به مرخصی‌ها، قراردادها، جلسات یا پیگیری اسناد. با نرم‌افزار مدیریت فرایند، هر مرحله از کارها شفاف و قابل ردیابی جلو می‌رود و پرونده‌ها دیگر گم نمی‌شوند یا نیاز به دوباره‌کاری پیدا نمی‌کنند. نتیجه این است که جریان‌های اصلی سازمان با سرعت، دقت و اطمینان بیشتر پیش می‌روند.

 

مشاوره رایگان

کنترل کامل فرآیندها
برخی از چالش‌های سازمان‌ها و راه‌حل نرم‌افزار BPMS دیدگاه

  • فرآیندهای نامشخص و مبهم 

    وقتی نمی‌دانید چه کاری، در چه مرحله‌ای و توسط چه کسی انجام می‌شود، سردرگمی بین تیم‌ها بالا می‌رود. تصمیم‌گیری‌ها روی حدس و گمان استوار می‌شود و تأخیر، اتلاف زمان و کاهش اعتماد نتیجه آن خواهد بود.

    هر فعالیت با مشخصات دقیق زمان اجرا، مسئول انجام و وضعیت فعلی در دسترس است. این شفافیت، کنترل و نظارت را بهبود می‌بخشد، اعتماد میان واحدها را افزایش می‌دهد و تصمیم‌گیری‌های مدیریتی را بر پایه اطلاعات واقعی امکان‌پذیر می‌کند.

  • دوباره‌کاری‌های پرهزینه

    خطاهای انسانی و ناهماهنگی بین واحدها باعث می‌شود حتی یک کار ساده چند بار تکرار شود. منابع انسانی و زمانی هدر می‌رود و کیفیت خدمات و محصولات کاهش پیدا می‌کند.

    فرم‌های ساخت‌یافته، گردش کار خودکار، بررسی اعتبار داده‌ها و ثبت کامل سوابق، میزان خطا را به حداقل می‌رساند و کیفیت خروجی‌ها را افزایش می‌دهد.

  • تغییرات کند و وابستگی به ابزار خارجی 

    هر تغییری در فرآیندهای کسب‌وکار اگر نیاز به هماهنگی پیچیده داشته باشد، چابکی سازمان از بین می‌رود. بسیاری از نرم‌افزارهای خارجی یا مبتنی بر ابزارهای متن‌باز، انعطاف لازم برای بومی‌سازی سریع و بهبود مستمر ندارند.

    هر تغییری را می‌توانید سریع و بدون نیاز به فروشنده خارجی انجام دهید. فرآیندها کاملاً متناسب با نیازهای سازمانتان طراحی و بهبود می‌شوند تا چابکی واقعی در مدیریت فرآیندها داشته باشید.

  • داده‌های پراکنده و تصمیم‌های ناقص 

    وقتی اطلاعات در سامانه‌های مختلف و جداگانه پخش باشد، هیچ تصویر یکپارچه‌ای از وضعیت واقعی سازمان ندارید. حتی برای یک گزارش ساده باید داده‌ها را چند بار دستی وارد یا مقایسه کنید؛ این یعنی کندی، خطا و تصمیم‌های ناقص.

    APIهای استاندارد و قابل توسعه، جریان داده‌ها را یکپارچه می‌کند. فرآیندها به‌صورت هوشمند با سایر سیستم‌های اطلاعاتی تبادل داده دارند، بدون ورود تکراری و هماهنگی دستی.

  • کارهای تکراری و اتلاف انرژی تیم 

    پیگیری‌های دستی و هماهنگی‌های غیرضروری، وقت و انرژی کارکنان را می‌گیرد. این هدررفت پنهان، بهره‌وری را کاهش می‌دهد، فرسودگی ایجاد می‌کند و تمرکز تیم را از فعالیت‌های کلیدی و ارزش‌آفرین دور می‌کند.

    فعالیت‌های تکراری و غیرضروری حذف می‌شوند. اجرای فرآیندها سریع‌تر، هزینه‌های پنهان کمتر و خروجی با همان منابع انسانی بیشتر خواهد شد.

امکانات نرم‌افزار مدیریت فرآیندها
آشنایی با برخی فرآیندهای موفق BPMS

نرم‌افزار BPMS با اتوماسیون وظایف تکراری، بسیاری از فرآیندهای اداری کسب‌وکارها را بهبود می‌دهد
و سرعت می‌بخشد.

درخواست مساعده کارکنان صدور گواهی اشتغال به کار درخواست کالا درخواست نیروی انسانی درخواست پرداخت درخواست جابه‌جایی اموال

فرآیند “درخواست مساعده کارکنان” پیش از این به‌صورت دستی و با استفاده از فرم‌های کاغذی انجام می‌گرفت و با مشکلاتی از جمله تأخیر در بررسی، نبود امکان پیگیری لحظه‌ای، عدم ثبت سوابق شفاف و دشواری در تهیه گزارش‌های مدیریتی مواجه بود. این فرآیند با هدف رفع این چالش‌ها در بستر سیستم مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار (BPMS) طراحی مجدد و مکانیزه شد. مکانیزاسیون این فرآیند نه‌تنها باعث افزایش سرعت، دقت و قابلیت پیگیری، بلکه زمینه‌ساز افزایش رضایت کارکنان و مدیران مالی نیز شد.

مطالعه بیشتر
درخواست مساعده کارکنان

فرآیند صدور گواهی اشتغال به کار یکی از نیازهای پرکاربرد در سازمان‌هاست که به‌منظور معرفی کارکنان به نهادهایی مانند بانک‌ها، سفارتخانه‌ها و سایر ارگان‌های رسمی انجام می‌شود. در گذشته، این فرآیند به‌صورت دستی انجام شده و همواره با مشکلاتی نظیر کندی در صدور نامه، خطا در اطلاعات، عدم ثبت سوابق درخواست‌ها و دشواری در پیگیری روبه‌رو بود. در پروژه‌ای موفق، این فرآیند با بهره‌گیری از بستر BPMS به‌صورت کامل مکانیزه و به یکی از نمونه‌های موفق تحول دیجیتال در حوزه اداری شرکت تبدیل شد.

مطالعه بیشتر
صدور گواهی اشتغال به کار

فرآیند درخواست کالا یکی از فرآیندهای پشتیبانی حیاتی در سازمان‌ها، به‌ویژه در محیط‌های تولیدی و صنعتی است. این فرآیند با هدف تأمین کالاها و اقلام موردنیاز کارکنان یا خطوط تولید از طریق انبارهای سازمان اجرا می‌شود. پیش از مکانیزه شدن، این درخواست‌ها اغلب به‌صورت کاغذی و غیرشفاف انجام می‌شد و چالش‌هایی مانند تأخیر در تأمین، عدم ثبت دقیق سوابق، گردش ناکارآمد اسناد و نبود امکان پیگیری وضعیت درخواست‌ها را به همراه داشت. با استقرار موفق این فرآیند در بستر سیستم مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار (BPMS)، این مسائل برطرف شده و فرایند تأمین داخلی کالا ساختارمند و قابل ردیابی شده است.

مطالعه بیشتر
درخواست کالا

فرآیند درخواست نیروی انسانی یکی از فرآیندهای راهبردی در سازمان‌هاست که در مواقع نیاز به جذب نیروی جدید، چه به‌منظور جایگزینی نیروی قبلی و چه در راستای توسعه تیم‌ها، آغاز می‌شود. پیش از مکانیزه شدن، این فرآیند به‌صورت کاغذی و پراکنده انجام می‌شد و همواره با مشکلاتی از جمله نبود مسیر مشخص برای تأییدها، تأخیر در بررسی، ثبت نامنظم اطلاعات و دشواری در پیگیری وضعیت درخواست مواجه بود. با پیاده‌سازی موفق این فرآیند در سامانه مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار (BPMS)، جریان کاری درخواست جذب نیرو به‌صورت یکپارچه، دقیق و قابل ردیابی اجرا شده و کیفیت پاسخگویی به نیازهای منابع انسانی سازمان به‌طور چشمگیری افزایش یافته است.

مطالعه بیشتر
درخواست نیروی انسانی

فرآیند درخواست پرداخت یکی از مهم‌ترین و حساس‌ترین فرآیندهای پشتیبانی مالی در سازمان‌هاست که به‌منظور اجرای پرداخت‌های مالی متنوع شرکت از جمله پرداخت به تأمین‌کنندگان، پیمانکاران، خدمات دریافتی یا هزینه‌های جاری انجام می‌شود. پیش از مکانیزه شدن، این فرآیند به‌صورت کاغذی انجام می‌شد و همواره با چالش‌هایی مانند تأخیر در گردش مکاتبات، عدم شفافیت در مراحل تأیید، احتمال بروز خطای انسانی و نبود ثبت و ردیابی کامل اطلاعات مواجه بود. با اجرای موفق این فرآیند در بستر سیستم BPMS، تمام این مشکلات برطرف شده و تحول قابل‌توجهی در مدیریت و کنترل پرداخت‌های سازمانی ایجاد شده است.

مطالعه بیشتر
درخواست پرداخت

فرآیند جابه‌جایی اموال یکی از فرآیندهای کلیدی در حوزه مدیریت دارایی‌های سازمانی است که به‌منظور انتقال تجهیزات، ماشین‌آلات یا سایر اموال بین واحدهای مختلف سازمان مورد استفاده قرار می‌گیرد. در روش سنتی، اجرای این فرآیند با چالش‌هایی مانند عدم ثبت دقیق سوابق نقل و انتقال، نبود شفافیت در زنجیره تأییدها، احتمال گم شدن اسناد و دشواری در پیگیری وضعیت درخواست همراه بود. در پروژه‌ای موفق، این فرآیند با بهره‌گیری از سامانه مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار (BPMS) بازطراحی و مکانیزه شد تا ضمن افزایش شفافیت، امنیت و دقت، ردیابی و کنترل دارایی‌ها در سازمان نیز تسهیل شود.

مطالعه بیشتر
درخواست جابه‌جایی اموال
روایت مشتریان
شرکت پرتو نگین ناصح (ایرتویا)

نرم‌افزارهای دیدگاه، راهکار مناسبی برای سازمان‌های فرآیند‌محور است که بتوانند با هزینه اندک و با سرعت، فرآیندهای معمول و یا اختصاصی‌شده خود را مکانیزه کنند.

مشاهده
شرکت پلی پروپیلن جم

با قابلیت‌های سیستم مدیریت فرآیندهای چارگون، شرکت پلی پروپیلن جم گردش کار الکترونیکی را برای تسریع فرآیندهای داخلی خود به کار گرفته و این افزایش سرعت رضایت کارکنان را در این مجموعه به دنبال داشته است.

مشاهده
شرکت مهندسی نرم افزار شقایق

بعد از استقرار نرم‌افزارهای دیدگاه، ‌فعالیت سنتی و ثبت دستی اسناد از ساختار کاری ما حذف شده و سرعت ثبت اطلاعات و دقت در پرداخت و محاسبه حقوق و کارکردها افزایش یافته است.

مشاهده
شرکت مهندسین مشاور چگالش

با قابلیت‌های سیستم مدیریت فرآیندهای چارگون، شرکت چگالش موفق شده علاوه بر بهینه کردن فرآیندهای موجود، برای طراحی فرآیندهای آتی در ساختار اداری خود قدم‌های جدی و مؤثری بردارد.

مشاهده
اپلیکیشن BPMS

اپلیکیشن BPMS دیدگاه نسخه همراه نرم‌افزار مدیریت فرایندهای کسب و کار دیدگاه است که اجازه می‌دهد تمام مراحل ثبت، بررسی و تصویب کارها بدون وابستگی به سیستم دسکتاپ انجام شود. این اپ، گردش کارها را از هر نقطه و در هر زمان در دسترس قرار می‌دهد؛ چه ثبت درخواست مالی باشد، چه تأیید مرخصی یا بررسی قراردادها. طراحی آن به گونه‌ای است که وظایف در صف کار، روند فرایندها و ابلاغ‌ها به‌صورت لحظه‌ای قابل مشاهده و پیگیری هستند و کاربران می‌توانند مدیریت کامل کارهای خود را با سرعت و دقت بیشتری انجام دهند.

با بهره‌گیری از استانداردهای امنیتی نسخه وب دیدگاه، اپلیکیشن اطمینان می‌دهد که داده‌ها و اقدامات سازمانی در فضایی محافظت‌شده انجام شوند. نتیجه این است که تصمیم‌گیری‌ها و اجرای وظایف از محدوده‌ی میزکار فراتر می‌رود و سازمان می‌تواند بدون وقفه، فرایندهای حیاتی خود را پیش ببرد. این رویکرد باعث کاهش تأخیر، حذف دوباره‌کاری و افزایش شفافیت در جریان کارها می‌شود و بها دادن به چابکی و بهره‌وری را به یک تجربه عملی و ملموس تبدیل می‌کند.

برای یک انتخاب هوشمندانه، همه جوانب را بررسی کنید

  • ما در حال حاضر از فرم‌های دستی یا چند نرم‌افزار پراکنده استفاده می‌کنیم. چرا باید BPMS دیدگاه را جایگزین آنها کنیم؟

    نرم افزار BPMS دیدگاه با هدف یکپارچه‌سازی گردش کارها و تمرکز بر مدیریت فرآیندها طراحی شده است. این سیستم تکه‌تکه بودن اطلاعات را برطرف می‌کند، از دوباره‌کاری‌های پرهزینه جلوگیری و شفافیت لحظه‌ای را در وضعیت کارتابل‌ها ایجاد می‌کند. همچنین، تحلیل‌های داده‌محور را امکان‌پذیر می‌سازد و باعث افزایش سرعت، دقت و بهره‌وری در فرآیندهای کاری سازمان می‌شود.

  • از کجا مطمئن شویم که BPMS دیدگاه می‌تواند با سیستم‌های فعلی ما یکپارچه شود؟

    BPMS دیدگاه به‌صورت استاندارد از اتصال به سیستم‌های مختلف از طریق API و کانکتورهای آماده پشتیبانی می‌کند. تیم فنی چارگون در مرحله ارزیابی، مستندات فنی و فهرست APIهای موجود را در اختیار سازمان شما قرار می‌دهد تا تیم فناوری اطلاعات بتواند امکان‌سنجی دقیق و بدون ابهام انجام دهد. این شفاف‌سازی، ریسک ناسازگاری را تا حد زیادی کاهش می‌دهد.

  • چطور مطمئن باشیم که در آینده می‌توانیم فرآیندها را در BPMS دیدگاه به‌راحتی تغییر دهیم؟

    انعطاف‌پذیری واقعی یعنی اینکه شما بتوانید بدون نیاز به دانش برنامه‌نویسی، فرآیندها، فرم‌ها و قوانین تصمیم‌گیری را به‌سادگی و در زمان کم تغییر دهید. BPMS دیدگاه از ابزارهای Low-Code/No-Code پشتیبانی می‌کند و همچنین امکان مدیریت نسخه‌گذاری فرآیندها را نیز فراهم کرده تا تاریخچه تغییرات همیشه در دسترس باشد. این ویژگی‌ها موجب می‌شوند تغییرات مورد نیاز در آینده سریع و کم‌هزینه باشند.

  • امنیت اطلاعات برای ما بسیار مهم است. BPMS دیدگاه چه تدابیری در این زمینه در نظر گرفته است؟

    در BPMS دیدگاه، امنیت در چند سطح پوشش داده شده است. از احراز هویت با LDAP،AD  و SSO گرفته تا پشتیبانی از احراز هویت دومرحله‌ای (2FA)، همه برای حفاظت بهتر اطلاعات طراحی شده‌اند. کنترل دسترسی بر اساس نقش (RBAC) پیاده‌سازی شده تا بتوانید دسترسی کاربران به فرم‌ها، کارتابل‌ها و گزارش‌ها را با دقت تنظیم کنید. ثبت وقایع امنیتی هم انجام می‌شود تا امکان ممیزی کامل وجود داشته باشد.

  • چطور می‌توانیم احتمال موفقیت پروژه پیاده‌سازی BPMS را قبل از شروع بسنجیم؟

    برای پیش‌بینی موفقیت پروژه باید سه عامل کلیدی را در نظر بگیرید: 1. حمایت جدی مدیریت ارشد، 2. شفافیت در تحلیل فرآیندها و 3. در اختیار داشتن تیم پیاده‌سازی متخصص. اگر این سه عامل فراهم باشد، می‌توانید با تدوین برنامه‌ای برای مدیریت تغییر که شامل جلسات آموزشی، مستندسازی و سنجش میزان پذیرش (User Adoption Metrics) می‌شود و در نهایت اجرای یک ((Proof of Concept (PoC)، شانس موفقیت پروژه را به‌طور قابل توجهی افزایش دهید. این کار باعث کاهش مقاومت کاربران و افزایش تطابق سامانه با نیاز واقعی می‌شود.

  • به‌عنوان یک کاربر نهایی، چه انتظاراتی باید از محیط کاربری BPMS داشته باشم؟

    محیط کاربری باید ساده، قابل فهم و کاربردی باشد. اگر کاربران غیرفنی برای انجام کارهای روزمره نیاز به آموزش پیچیده داشته باشند، پذیرش سیستم کاهش می‌یابد. فرم‌ها و فرآیندها باید با حداقل پیچیدگی طراحی شوند. همچنین وجود اعلان‌های هوشمند و به‌موقع از طریق ایمیل، پیامک یا اعلان داخلی می‌تواند بهره‌وری و سرعت واکنش کاربران را افزایش دهد.

  • بعد از راه‌اندازی سیستم، چه نوع پشتیبانی از طرف چارگون ارائه می‌شود؟

    پشتیبانی BPMS دیدگاه شامل سه بخش اصلی است: رفع اشکالات فنی و ارائه نسخه‌های جدید، پاسخگویی سریع از طریق تلفن، ایمیل یا سامانه تیکتینگ و ارائه پایگاه دانش آنلاین. این پایگاه شامل مستندات، آموزش‌ها و راهنمای حل مشکلات رایج است تا کاربران بتوانند بدون وابستگی زیاد، سریع‌تر به نتیجه برسند.

  • در زمان انتخاب تأمین‌کننده BPMS، باید به چه نکاتی توجه کنیم تا انتخاب درستی داشته باشیم؟

    ملاک انتخاب نباید فقط قیمت یا تبلیغات باشد. لازم است بررسی کنید که تیم تأمین‌کننده تجربه کافی در تحلیل و مدل‌سازی فرآیندها دارد یا خیر. میزان دسترسی به مستندات آموزشی، تجربه‌های موفق قبلی و برنامه توسعه آینده نرم‌افزار هم از عوامل تعیین‌کننده هستند. همچنین تطابق با استانداردهایی مانند BPMN 2.0 تضمین می‌کند که در آینده، نرم‌افزار قابلیت توسعه و تعامل‌پذیری را حفظ خواهد کرد.

درخواست دمو

  • این قسمت برای اهداف اعتبارسنجی است و باید بدون تغییر باقی بماند.