شرکت سرمایه‌گذاری خانه گستر یکم

شرکت سرمایه‌گذاری خانه گستر یکم با سابقه‌ای درخشان در زمینه مسکن و عمران شهری همواره به دنبال بهبود فرآیندهای داخلی و افزایش بهره‌وری بوده است. یکی از بزرگ‌ترین چالش‌ها، مدیریت و گردش مکاتبات بین واحدهای سازمانی و همچنین بایگانی اسناد و مدارک به شیوه‌ای ایمن و کارآمد بود. سفر این شرکت با چارگون، با پیاده‌سازی نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری دیدگاه در سال 1392 آغاز شد و تحولی چشمگیر در فرآیندهای اداری خود ایجاد کردند. امروزه سبد محصولی کامل اتوماسیون اداری و استفاده از اپلیکیشن همراه به تجزیه و تحلیل پیشرفته و کمک به مدیریت استعدادها کرده است.

چالش‌های اولیه

یکی از مهم‌ترین مشکلات این مجموعه، مدیریت حجم عظیمی از اسناد، فایل‌ها و مستندات بود که به صورت سنتی بایگانی و گردش می‌کردند. این روش نه تنها زمان‌بر بود بلکه همیشه نگرانی از بین رفتن اسناد و عدم دسترسی به‌موقع به اطلاعات مورد نیاز وجود داشت. اسناد کاغذی به دلیل حجم بالا و نیاز به محرمانگی، مدیریت پیچیده‌ای را طلب می‌کردند که اغلب با خطا و مشکلات مختلفی همراه بود.

– مکانیزه کردن تعاملات درون‌سازمانی برای رضایت بیشتر مشتری و منابع انسانی

با پیاده‌سازی نرم‌افزار مکاتبات در مجموعه و توسعه آن به سوی یک سبد محصولی کاملتر از راهکار اتوماسیون اداری چارگون، توانستند بسیاری از چالش‌های موجود را برطرف کنند. این نرم‌افزار با امکانات گسترده‌ای که ارائه می‌دهد، به ما کمک کرد تا فرآیندهای اتوماسیون اداری را مکانیزه و بهبود بخشند. از جمله مهم‌ترین قابلیت‌های این نرم‌افزار می‌توان به مدیریت گردش مکاتبات و ارجاع آن‌ها بین واحدهای مختلف سازمانی اشاره کرد که باعث افزایش کارایی و کاهش زمان پاسخ‌گویی به نامه‌ها و مستندات شد.

– کاهش ریسک و افزایش دسترسی به اسناد

با دیجیتالی شدن اسناد و استفاده از OCR (تشخیص نوری کاراکترها)، توانستند امکان جستجوی کلمات در فایل‌های PDF و تصاویر را فراهم کنند. این قابلیت کمک کرد تا به سرعت به مفاد داخل اسناد دسترسی پیدا کنند و نیاز به جستجوهای زمان‌بر و دستی را کاهش دهند. علاوه بر این، با ایجاد سطوح دسترسی مختلف برای اسناد، امکان کنترل محرمانگی و امنیت اطلاعات را بهبود بخشیدند. در سیستم کاغذی، این سطح از کنترل عملاً امکان‌پذیر نبود.

– آموزش و بهره‌وری: نقطه قوت چارگون

در روزهای ابتدایی پیاده‌سازی سیستم اتوماسیون اداری، کارکنان و مدیران نیاز به آموزش داشتند. تیم پشتیبانی چارگون با ارائه دوره‌های آموزشی و پشتیبانی مداوم، کمک کرد تا به سرعت با سیستم جدید آشنا شوند و از تمام قابلیت‌های آن بهره‌مند شوند. این امر نه تنها باعث افزایش بهره‌وری و تسریع کارها شد بلکه موجب تسهیل کارها و کاهش نیاز به پیگیری‌های دستی و فیزیکی نیز گردید.

– شفافیت فرایندها و درخت پیگیری

یکی از مزایای بزرگ استفاده از اتوماسیون اداری، افزایش شفافیت و امکان پیگیری آنلاین مکاتبات برای ارباب رجوعان و مشتریان بود. با این سیستم، مشتریان می‌توانند به راحتی وضعیت نامه‌های خود را پیگیری کنند که این امر موجب رضایتمندی بیشتر آنان شده است. همچنین، امکان مشاهده مکاتبات ارجاع‌شده و پیگیری آن‌ها از طریق گوشی همراه، به ما کمک کرده است تا حتی در مأموریت‌ها نیز بتوانند ۸۰-۹۰ درصد ارجاعات را مدیریت کنند.

دستاوردها

تجربه شرکت سرمایه‌گذاری خانه گستر یکم نشان می‌دهد که استفاده از نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری، می‌تواند تحولی شگرف در فرآیندهای سازمانی ایجاد کند. این ابزارها با ارائه راهکارهای جامع و کارآمد، به آنها کمک کرده‌اند تا نه تنها چالش‌های موجود را برطرف کنند بلکه به سطح بالاتری از بهره‌وری و کارایی دست یابند. با این تجربه موفق، به سایر سازمان‌ها نیز توصیه می‌کنند که برای دستیابی به بهبودهای قابل توجه در مدیریت اداری خود، از اتوماسیون اداری استفاده کنند.

بدون شک، هیچ شرکتی نمی‌تواند بدون نرم‌افزار اتوماسیون اداری پیشرو باشد. اگر می‌خواهید تغییرات مثبت و مؤثری در سازمان خود ایجاد کنید، از حوزه اتوماسیون اداری شروع کنید.

نرم افزارهای دیدگاه در شرکت خانه گستر یکم:

• اتوماسیون اداری
• اپلیکیشن همراه مکاتبات
• مدیریت فرایندهای کسب و کار
• منابع انسانی