روایتی از همراهی چندساله روزنامه خراسان و چارگون

موسسه فرهنگی هنری خراسان؛ بیش از شصت و پنج سال سابقه فعالیت مطبوعاتی داشته و هم اکنون شانزده محصول رسانه‌ای در قالب روزنامه؛ هفته نامه؛ ماهنامه؛ و محصولات سایبری نظیر نرم افزار موبایلی آخرین خبر را منتشر می‌کند. در این بین و در میان محصولات مکتوب؛ روزنامه خراسان مهم‌ترین و مشهور‌ترین آنهاست که در سال ۱۳۹۳ در طبقه بندی وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامی؛ حائز رتبه گروه یک رسانه‌های کشور اعلام شد؛ و در محصولات سایبری؛ نرم افزار آخرین خبر با بیش از سه میلیون مخاطب فعال؛ پر طرفدار‌ترین رسانه خبری فارسی در بستر تلفن‌های همراه هوشمند به شمار می‌رود. این موسسه با حدود یک هزار پرسنل؛ از سال ۸۷ تا امروز با خرید مجموعه نرم‌افزارهای دیدگاه، با چارگون همراه بوده است. گزارش زیر حاصل گفت‌وگویی کوتاه با مهندس سید ناصر بهشتی، مدیر فنی محصولات سایبری و مشاور فضای مجازی موسسه فرهنگی هنری خراسان و روزبه بهرامی، سرپرست پشتیبانی فنی شرکت چارگون از سال‌ها همراهی این دو مجموعه با یکدیگر است.

چارگون، نگرانی‌های روزنامه خراسان را برطرف کرد

مهندس بهشتی ـ مدیر فنی محصولات سایبری و مشاور فضای مجازی موسسه فرهنگی، هنری خراسان درباره تجربه همکاری و استقرار چندین محصول نرم افزاری شرکت چارگون در حوزه اتوماسیون اداری و منابع انسانی و سایر بخش‌های این موسسه گفت: در سال ۱۳۸۰ مجموعه ما در حوزه ستادی متحول شد که نقطه عطفی برای حرکت به سمت محصولات الکترونیکی و همچنین اتوماسیون و مکانیزاسیون سازمانی بود.

وی با اشاره به نیاز جدی موسسه فرهنگی، هنری خراسان به مکانیزه شدن امور مختلف این سازمان، همراه با پیشرفت تکنولوژی و توسعه سازمانی تاکید کرد: انتهای دهه هفتاد، انقلابی در حوزه عملیات ستادی و در مرحله کاغذی رخ داد.

مهندس بهشتی تاکید کرد: در دهه هشتاد این فرآیند‌ها و فرم‌ها منجر به تولید حجم بسیار وسیعی از داده‌ها شدند که ساماندهی، بازیابی و طبقه‌بندی آنان به صورت دستی، به روال سابق امکان‌پذیر نبود. زمان زیادی صرف کردیم تا راهبردهای مناسب برای آموزش پرسنل، فرهنگ سازی؛ و ایجاد نقشه راه برای ساماندهی اطلاعات؛ بعد از تولید را به نحو مناسبی تدوین کنیم‌.

وی ادامه داد: برای ما مهم بود که راهکار منتخب موسسه در گام اول، برای نیازهای روزمره؛ پاسخ مناسب را ارائه کند و در گام دوم، دورنمای مناسبی از مسیر آینده را ترسیم کرده و همچنین افزایش بهره‌وری سازمان را به همراه داشته باشد، به همین دلیل به استفاده از فرآیندهای مکانیزه الکترونیکی روی آوردیم.

بهشتی به انتخاب شرکت چارگون، پس از جستجو و بررسی‌ یک ساله بازار و مطالعه بر روی سی و نه محصول مختلف اشاره کرد و گفت‌: قبل از استقرار نرم‌افزارهای چارگون، دبیرخانه‌ها در سازمان به صورت منفک اداره می‌شدند و حوزه‌های هفتگانه معاونتی مانند امور چاپ، اداری؛ تحریریه و بخش‌های دیگر به صورت جداگانه از هم، اسناد را طبقه‌بندی می‌کردند. حجم اسناد بسیار رشد کرده بود و نگهداری آنان به مرحله هزینه‌بر و خطرناکی رسیده بود‌.

وی تصریح کرد: بازیابی و گردش اطلاعات با مشکل مواجه بود و جدا از اسنادی که بعضا در کمتر از دو ماه به ناچار معدوم می‌شدند؛ بیش از صد هزار سند ستادی مورد نیاز؛ در سازمان پراکنده بود. خوشبختانه استقرار محصولات نرم‌افزاری چارگون در همه بخش‌ها؛ هم در نگهداری و هم در بازیابی؛ و هم در آموزش پرسنل برای ارتباط هدفمند به ما کمک کرده است.

"دیدگاه" یعنی شناخت دقیق نیاز مشتری

مدیر فنی محصولات سایبری و مشاور فضای مجازی موسسه فرهنگی، هنری خراسان تصریح کرد: معمولا راه حل کاملا مشخص و نهایی شده‌ای برای رفع نیازهای یک سازمان یا صنعت خاص در بین محصولات نرم افزاری موجود در بازار دیده نمی‌شود؛ زیرا ساختار مراکز مختلف با یکدیگر متفاوت بوده و نیاز‌های مشتری در هر صنعت با صنایع دیگر تمایز داشته یا حتی در داخل هر گروه از مشتریان، تفاوت ماموریت‌ها و سلایق، معمولا شدید است که باید دقیقا به آن توجه شود.

مهندس بهشتی ادامه داد: خوشبختانه “دیدگاه” پاسخ مناسب و جامعی به نیاز مشتری است که توسط شرکت چارگون در قالب یک محصول همگرا و منسجم؛ با معماری مناسب در اختیار مخاطب قرارگرفته است.

وی خاطرنشان کرد:با این نگاه؛ و بعد از بررسی‌ فراوان، مجموعه نرم‌افزاری دیدگاه را برای رفع عمده چالش‌های خود در حوزه مکاتبات و طبقه‌بندی و آرشیو اسناد؛ برگزیدیم. بکارگیری این بسته محصول؛ در کنار پشتیبانی قابل تقدیری که از آن بهره‌مند شدیم؛ آرامش فراوانی برای ما به همراه آورد.

مهندس بهشتی یادآورشد: موسسه فرهنگی هنری خراسان هم اکنون از دوازده محصول از گروه محصولات دیدگاه استفاده می‌کند. ما در حوزه‌های آموزش و ارزیابی عملیاتی پرسنل سازمان؛ نیازهای وسیعی داریم که امید داریم در خصوص سنجش عملکرد؛ توسعه‌ حوزه آموزش، عملیات رفاهی سازمان؛ و سایر بخش‌های کلیدی، شرکت چارگون همچنان ما را همراهی کرده و به نتایج مطلوبی برساند.

موسسه خراسان؛کارفرمای خوب و هوشمند

روزبه بهرامی، سرپرست پشتیبانی فنی چارگون نیز پروژه موسسه فرهنگی، هنری خراسان را تجربه‌ای متفاوت برای چارگون توصیف کرد و افزود: وجود مدیرانی تحول‌گرا و آشنا به آی‌تی از ویژگی بارز روزنامه خراسان بود؛ بطوریکه مهندس بهشتی- مدیر فنی محصولات سایبری و مشاور فضای مجازی این موسسه به همراه تیم خود، با شناخت دقیقی که از بیزینس و تجارت مجموعه روزنامه خراسان داشتند، گلوگاه‌های موجود در مجموعه را به خوبی شناسایی کرده بودند و برایش به دنبال راهکاری موثر و مداوم می‌گشتند.

وی ادامه داد: بروکراسی اداری، جزیره‌ای بودن نرم افزارهای موجود در مجموعه و امید برای توسعه سیستم مکانیزه، مدیران موسسه خراسان را بعد از جستجوهای فراوان به چارگون و محصولاتش در حوزه اتوماسیون اداری رساند.  موسسه فرهنگی، هنری خراسان دو سال قبل هم مجددا نرم‌‌فزار منابع انسانی چارگون را بعد از بررسی‌ها و دموهای متعدد خریداری کردند.

به گفته سرپرست پشتیبانی فنی چارگون، مشکلات عمده روزنامه خراسان در این بخش را تکثر کارمندان، نبود تشکیلات مصوب، پراکندگی شیفت‌ها، عدم پاسخگویی نرم افزارهای موجود به نیازهای سازمانی، مکانیزه نبودن امور رفاهی و نبود ارتباط  میان واحدحقوق و دستمزد با واحد منابع انسانی تشکیل می‌داد که همه این نقص‌ها به قرارداد دوم این مجموعه با چارگون و خرید نرم‌افزار منابع انسانی که به مراتب پروژه سنگین‌تری نسبت به مرحله اول بود، منتهی شد.

بهرامی خاطرنشان کرد: ما وارد سازمانی شدیم که پیچیدگی‌ها و برون‌سپاری‌های مجموعه نرم‌افزارهایی که استفاده می‌شد آنقدر به خورد ساختار سازمانی موسسه رفته بود که بازسازی و بهینه سازی آن با سیستم‌های نرم‌افزاری چارگون بسیار پیچیده و سنگین بود.

وی تاکید کرد: پیچیدگی‌های موسسه خراسان و چند پروژه مشابه، انگیزه‌ای برای چارگون شد تا در محصولات نرم‌افزاری حضور و غیاب و ارزیابی عملکرد خود بازنگری کند.