جریان روشن فرایندها
وقتی گردش کارها در سازمان پراکنده و کند باشد یا خطا در آن زیاد پیش بیاید، تصمیمگیری و انجام کارها سخت‌تر و اغلب ناقص می‌ماند. نرمافزار BPMS دیدگاه چارگون به سازمان کمک میکند فرایندها را مدیریت و خودکار کند؛ فرقی ندارد ثبت و تصویب درخواست‌های مالی باشد یا رسیدگی به مرخصی‌ها، قراردادها، جلسات یا پیگیری اسناد. با نرمافزار مدیریت فرایند، هر مرحله از کارها شفاف و قابل ردیابی جلو می‌رود و پرونده‌ها دیگر گم نمی‌شوند یا نیاز به دوباره‌کاری پیدا نمی‌کنند. نتیجه این است که جریان‌های اصلی سازمان با سرعت، دقت و اطمینان بیشتر پیش می‌روند.
درخواست دموچرا نرم افزار BPMS دیدگاه؟
نرم افزار مدیریت فرایند کسب و کار دیدگاه، با تمرکز بر درک عمیق از نحوه انجام فعالیت‌ها و تعاملات در هر مرحله، به کسب‌وکارها کمک میکند تا عملکرد خود را بهبود بخشند. این راهکار با شناسایی نقاط قوت و ضعف، به بهبود مداوم فرآیندها می‌پردازد و امکان خودکارسازی مراحل را فراهم می‌آورد. همچنین، با تسهیل همکاری میان تیم‌ها، فضایی مشارکتی و هدف‌محور ایجاد میکند. این سیستم به سازمان‌ها کمک میکند تا به تغییرات سریع‌تری پاسخ دهند و تجربه بهتری برای مشتریان فراهم آورند.
یکپارچهسازی کامل سیستم‌ها و داده‌ها
رصد هم‌زمان فرایندها و تصمیمگیری دادهمحور
طراحی و اجرای بدون کدنویسی (Low-Code) برای تسریع تحول دیجیتال
هر فرآیند مشخص است چه کسی، در چه زمانی و با چه وضعیتی انجام میدهد. این شفافیت باعث میشود کنترل و نظارت مدیران بهتر شود، اعتماد بین واحدها بالا برود و تصمیم‌ها بر پایه اطلاعات واقعی گرفته شوند.
فرمهای ساخت‌یافته، گردش کار خودکار و اعتبارسنجی داده‌ها باعث میشود خطاهای انسانی به حداقل برسند. کیفیت خروجی‌ها بالاتر می‌رود و کارها از همان ابتدا درست انجام میشوند، بدون نیاز به تکرارهای وقت‌گیر.
فعالیت‌های تکراری و غیرضروری حذف و بسیاری از کارهای دستی خودکارسازی میشوند. اجرای فرآیندها سریعتر، هزینه‌های پنهان کمتر و خروجی با همان نیروی انسانی بیشتر خواهد شد.
داده‌ها پراکنده نمی‌مانند. با APIهای استاندارد و قابل توسعه، سیستم با سایر نرم‌افزارهای سازمان ارتباط برقرار میکند، تبادل داده‌ها خودکار میشود و نیاز به ورود تکراری اطلاعات از بین می‌رود.
هر تغییری در فرآیندها را میتوانید سریع و بدون نیاز به فروشنده خارجی انجام دهید. این انعطاف، سازمان را چابک‌تر میکند و زمان انتظار برای اصلاح یا توسعه فرآیندها را از بین می‌برد.
گزارش‌های دقیق و تحلیلی به مدیران کمک میکند نقاط ضعف فرآیندها را شناسایی کنند، عملکرد تیم‌ها را بسنجند و برای بهبود تصمیم‌های بهتر بگیرند.
این استاندارد جهانی باعث میشود حتی پیچیده‌ترین فرآیندهای کسب‌وکار را هم ساده، قابل‌فهم و قابل‌اجرا طراحی کنید.
گزارش‌های دقیق و قابل‌تحلیل کمک می‌کنند عملکرد فرآیندها را بسنجید، نقاط گلوگاهی را پیدا کنید و تصمیم‌های بهبود را سریعتر بگیرید.
اتصال نرمافزار به سامانه‌های دیگر به سادگی انجام میشود و همه داده‌ها یکپارچه و در جریان خواهند بود.
هر نیازی به تغییر یا افزودن قابلیت جدید، بدون انتظار طولانی برطرف میشود.
چالش‌ها و راه‌حل‌ها
فرآیندهای نامشخص و مبهم
چالش: وقتی نمی‌دانید چه کاری، در چه مرحله‌ای و توسط چه کسی انجام میشود، سردرگمی بین تیم‌ها بالا می‌رود. تصمیم‌گیری‌ها روی حدس و گمان استوار میشود و تأخیر، اتلاف زمان و کاهش اعتماد نتیجه آن خواهد بود.
راه‌حل: هر فعالیت با مشخصات دقیق زمان اجرا، مسئول انجام و وضعیت فعلی در دسترس است. این شفافیت، کنترل و نظارت را بهبود می‌بخشد، اعتماد میان واحدها را افزایش میدهد و تصمیم‌گیری‌های مدیریتی را بر پایه اطلاعات واقعی ممکن میسازد.
دوبارهکاریهای پرهزینه
چالش: خطاهای انسانی و ناهماهنگی بین واحدها باعث میشود حتی یک کار ساده چند بار تکرار شود. منابع انسانی و زمانی هدر می‌رود و کیفیت خدمات و محصولات کاهش پیدا میکند.
راه‌حل: فرمهای ساخت‌یافته، گردش کار خودکار، بررسی اعتبار داده‌ها و ثبت کامل سوابق، میزان خطا را به حداقل می‌رساند و کیفیت خروجی‌ها را افزایش میدهد.
تغییرات کند و وابستگی به فروشنده خارجی
چالش: هر تغییری در فرآیندهای کسب‌وکار اگر نیاز به هماهنگی پیچیده داشته باشد، چابکی سازمان از بین می‌رود. بسیاری از نرم‌افزارهای خارجی یا مبتنی بر ابزارهای متن‌باز، انعطاف لازم برای بومی‌سازی سریع و بهبود مستمر ندارند.
راه‌حل: هر تغییری را میتوانید سریع و بدون نیاز به فروشنده خارجی انجام دهید. فرآیندها کاملاً متناسب با نیازهای سازمانتان طراحی و بهبود میشوند تا چابکی واقعی در مدیریت فرآیندها داشته باشید.
داده‌های پراکنده و تصمیم‌های ناقص
چالش: وقتی اطلاعات در سامانه‌های مختلف و جداگانه پخش باشد، هیچ تصویر یکپارچه‌ای از وضعیت واقعی سازمان ندارید. حتی برای یک گزارش ساده باید داده‌ها را چند بار دستی وارد یا مقایسه کنید؛ این یعنی کندی، خطا و تصمیم‌های ناقص.
راه‌حل: APIهای استاندارد و قابل توسعه، جریان داده‌ها را یکپارچه میکند. فرآیندها بهصورت هوشمند با سایر سیستمهای اطلاعاتی تبادل داده دارند، بدون ورود تکراری و هماهنگی دستی.
کارهای تکراری و اتلاف انرژی تیم
چالش: پیگیری‌های دستی و هماهنگی‌های غیرضروری، وقت و انرژی کارکنان را می‌گیرد. این هدررفت پنهان، بهرهوری را کاهش میدهد، فرسودگی ایجاد میکند و تمرکز تیم را از فعالیت‌های کلیدی و ارزش‌آفرین دور میکند.
راه‌حل: فعالیت‌های تکراری و غیرضروری حذف میشوند. اجرای فرآیندها سریعتر، هزینه‌های پنهان کمتر و خروجی با همان منابع انسانی بیشتر خواهد شد.
نرمافزار BPMS با اتوماسیون وظایف تکراری، بسیاری از فرآیندهای اداری کسب‌وکارها را بهبود میدهد و سرعت می‌بخشد.
فرآیند “درخواست مساعده کارکنان” پیش از این بهصورت دستی و با استفاده از فرمهای کاغذی انجام می‌گرفت و با مشکلاتی از جمله تأخیر در بررسی، نبود امکان پیگیری لحظهای، عدم ثبت سوابق شفاف و دشواری در تهیه گزارش‌های مدیریتی مواجه بود. این فرآیند با هدف رفع این چالش‌ها در بستر سیستم مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار (BPMS) طراحی مجدد و مکانیزه شد. مکانیزاسیون این فرآیند نه‌تنها باعث افزایش سرعت، دقت و قابلیت پیگیری، بلکه زمینه‌ساز افزایش رضایت کارکنان و مدیران مالی نیز شد.
فرآیند صدور گواهی اشتغال به کار یکی از نیازهای پرکاربرد در سازمان‌هاست که به‌منظور معرفی کارکنان به نهادهایی مانند بانک‌ها، سفارتخانه‌ها و سایر ارگان‌های رسمی انجام میشود. در گذشته، این فرآیند بهصورت دستی انجام شده و همواره با مشکلاتی نظیر کندی در صدور نامه، خطا در اطلاعات، عدم ثبت سوابق درخواست‌ها و دشواری در پیگیری روبه‌رو بود. در پروژه‌ای موفق، این فرآیند با بهره‌گیری از بستر BPMS بهصورت کامل مکانیزه و به یکی از نمونه‌های موفق تحول دیجیتال در حوزه اداری شرکت تبدیل شد.
فرآیند درخواست کالا یکی از فرآیندهای پشتیبانی حیاتی در سازمان‌ها، به‌ویژه در محیط‌های تولیدی و صنعتی است. این فرآیند با هدف تأمین کالاها و اقلام موردنیاز کارکنان یا خطوط تولید از طریق انبارهای سازمان اجرا میشود. پیش از مکانیزه شدن، این درخواست‌ها اغلب بهصورت کاغذی و غیرشفاف انجام می‌شد و چالش‌هایی مانند تأخیر در تأمین، عدم ثبت دقیق سوابق، گردش ناکارآمد اسناد و نبود امکان پیگیری وضعیت درخواست‌ها را به همراه داشت. با استقرار موفق این فرآیند در بستر سیستم مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار (BPMS)، این مسائل برطرف شده و فرایند تأمین داخلی کالا ساختارمند و قابل ردیابی شده است.
فرآیند درخواست نیروی انسانی یکی از فرآیندهای راهبردی در سازمان‌هاست که در مواقع نیاز به جذب نیروی جدید، چه به‌منظور جایگزینی نیروی قبلی و چه در راستای توسعه تیم‌ها، آغاز میشود. پیش از مکانیزه شدن، این فرآیند بهصورت کاغذی و پراکنده انجام می‌شد و همواره با مشکلاتی از جمله نبود مسیر مشخص برای تأییدها، تأخیر در بررسی، ثبت نامنظم اطلاعات و دشواری در پیگیری وضعیت درخواست مواجه بود. با پیادهسازی موفق این فرآیند در سامانه مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار (BPMS)، جریان کاری درخواست جذب نیرو بهصورت یکپارچه، دقیق و قابل ردیابی اجرا شده و کیفیت پاسخگویی به نیازهای منابع انسانی سازمان بهطور چشمگیری افزایش یافته است.
فرآیند درخواست پرداخت یکی از مهم‌ترین و حساس‌ترین فرآیندهای پشتیبانی مالی در سازمان‌هاست که به‌منظور اجرای پرداخت‌های مالی متنوع شرکت از جمله پرداخت به تأمین‌کنندگان، پیمانکاران، خدمات دریافتی یا هزینه‌های جاری انجام میشود. پیش از مکانیزه شدن، این فرآیند بهصورت کاغذی انجام می‌شد و همواره با چالش‌هایی مانند تأخیر در گردش مکاتبات، عدم شفافیت در مراحل تأیید، احتمال بروز خطای انسانی و نبود ثبت و ردیابی کامل اطلاعات مواجه بود. با اجرای موفق این فرآیند در بستر سیستم BPMS، تمام این مشکلات برطرف شده و تحول قابل‌توجهی در مدیریت و کنترل پرداخت‌های سازمانی ایجاد شده است.
فرآیند جابه‌جایی اموال یکی از فرآیندهای کلیدی در حوزه مدیریت دارایی‌های سازمانی است که به‌منظور انتقال تجهیزات، ماشین‌آلات یا سایر اموال بین واحدهای مختلف سازمان مورد استفاده قرار می‌گیرد. در روش سنتی، اجرای این فرآیند با چالش‌هایی مانند عدم ثبت دقیق سوابق نقل و انتقال، نبود شفافیت در زنجیره تأییدها، احتمال گم شدن اسناد و دشواری در پیگیری وضعیت درخواست همراه بود. در پروژه‌ای موفق، این فرآیند با بهره‌گیری از سامانه مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار (BPMS) بازطراحی و مکانیزه شد تا ضمن افزایش شفافیت، امنیت و دقت، ردیابی و کنترل دارایی‌ها در سازمان نیز تسهیل شود.
بسیاری از سازمان‌ها تجربه کرده‌اند که بعد از خرید نرمافزار مدیریت فرآیند، استقرارش ماه‌ها طول کشیده، کاربرها سردرگم شدهاند و در نهایت پروژه نصفه‌کاره رها شده است. نبود تحلیل درست، آموزش ناکافی و پشتیبانی ضعیف، بزرگ‌ترین ریسک‌های استقرار نرمافزار هستند.
اما در چارگون ماجرا متفاوت است. برای استقرار اثربخش، خدماتی جامع و گام‌به‌گام ارائه میشود که با برگزاری جلسات آنالیز تخصصی فرآیندها آغاز میشود.
پس از شناسایی دقیق نیازمندی‌ها، مستندات فنی فرآیندها تهیه و به تأیید مشتری می‌رسد. در صورت نیاز، اصلاحات لازم با همکاری مشتری انجام شده و سپس پیادهسازی فرآیندها در بستر نرمافزار انجام می‌گیرد.
در ادامه، با برگزاری آموزش‌های کاربردی برای کاربران و مدیران فرآیند، بستر بهره‌برداری مؤثر فراهم میشود و در نهایت، فرآیند طراحی‌شده بهصورت عملیاتی در سطح سازمان اجرا میشود. این رویکرد، ریسک استقرار را کاهش داده و موفقیت پروژه را تضمین میکند.
این نرمافزار به شما امکان میدهد حتی پیچیده‌ترین فرآیندها را مطابق با استاندارد بین‌المللی BPMN طراحی و اجرا کنید.
با فرمهای ساخت‌یافته و اعتبارسنجی داده‌ها، خطاهای انسانی به حداقل می‌رسند و بسیاری از کارهای تکراری بهصورت خودکار انجام میشوند.
قابلیت تولید گزارش‌های تحلیلی و شفاف برای ردیابی وضعیت فرآیندها، شناسایی گلوگاه‌ها و بهینه‌سازی عملکرد.
ارتباط هوشمند با سایر نرم‌افزارهای سازمان بدون نیاز به ورود تکراری داده‌ها و مدیریت متمرکز اطلاعات.
امکان سفارشی‌سازی، اصلاح و توسعه فرآیندها متناسب با نیاز سازمان، بدون نیاز به فروشنده یا تیم خارجی.
هر فعالیت، زمان، مسئول و وضعیت آن ثبت میشود تا شفافیت و قابلیت پیگیری کامل فراهم شود.
فعالیت‌های زائد شناسایی و حذف میشوند، سرعت اجرا بالا می‌رود و خروجی بیشتری با همان منابع انسانی تولید میشود.
به دلیل توسعه کامل نرمافزار در داخل، امکان پشتیبانی و افزودن قابلیت‌های جدید بدون انتظار طولانی وجود دارد.
نرم‌افزارهای دیدگاه، راهکار مناسبی برای سازمان‌های فرآیند‌محور است که بتوانند با هزینه اندک و با سرعت، فرآیندهای معمول و یا اختصاصی‌شده خود را مکانیزه کنند.
مشاهده
با قابلیت‌های سیستم مدیریت فرآیندهای چارگون، شرکت پلی پروپیلن جم گردش کار الکترونیکی را برای تسریع فرآیندهای داخلی خود به کار گرفته و این افزایش سرعت رضایت کارکنان را در این مجموعه به دنبال داشته است.
مشاهده
بعد از استقرار نرم‌افزارهای دیدگاه، فعالیت سنتی و ثبت دستی اسناد از ساختار کاری ما حذف شده و سرعت ثبت اطلاعات و دقت در پرداخت و محاسبه حقوق و کارکردها افزایش یافته است.
مشاهده
با قابلیت‌های سیستم مدیریت فرآیندهای چارگون، شرکت چگالش موفق شده علاوه بر بهینه کردن فرآیندهای موجود، برای طراحی فرآیندهای آتی در ساختار اداری خود قدم‌های جدی و مؤثری بردارد.
مشاهدهدرخواست دمو
ما باور داریم که پشتیبانی مؤثر، نقش کلیدی در رضایت و موفقیت مشتریان دارد. به همین دلیل، خدمات پشتیبانی نرمافزار BPMS را با تکیه بر تیمی از متخصصان باتجربه و آشنا به تمامی لایه‌های نرمافزار ارائه می‌دهیم.
مشتریان می‌توانند از طریق تماس تلفنی مستقیم یا سامانه ثبت و پیگیری تیکت‌ها بهصورت منظم، با تیم پشتیبانی در ارتباط باشند. در موارد خاص، امکان اعزام کارشناسان برای ارائه خدمات حضوری نیز فراهم است.
همچنین با بهره‌مندی از پایگاه دانشی غنی شامل مقالات آموزشی، راهنماها و نکات کاربردی، کاربران در هر زمان می‌توانند به اطلاعات مورد نیاز دسترسی داشته باشند. ما متعهد به رفع سریع مشکلات و خطاهای احتمالی هستیم و برگزاری دوره‌های آموزشی و رفع اشکال بهصورت منظم و دوره‌ای نیز از دیگر خدمات پشتیبانی ماست.
سوالات متداول
اگر سوالی در مورد محصولات و خدمات حوزه راهکار مدیریت فرآیندها دیدگاه دارید، شاید پاسخ آن را در این بخش پیدا کنید.
-
ما در حال حاضر از فرمهای دستی یا چند نرمافزار پراکنده استفاده میکنیم. چرا باید BPMS دیدگاه را جایگزین آنها کنیم؟
نرم افزار BPMS دیدگاه با هدف یکپارچهسازی گردش کارها و تمرکز بر مدیریت فرآیندها طراحی شده است. این سیستم تکهتکه بودن اطلاعات را برطرف میکند، از دوبارهکاریهای پرهزینه جلوگیری و شفافیت لحظهای را در وضعیت کارتابلها ایجاد میکند. همچنین، تحلیلهای دادهمحور را امکانپذیر میسازد و باعث افزایش سرعت، دقت و بهرهوری در فرآیندهای کاری سازمان میشود.
-
از کجا مطمئن شویم که BPMS دیدگاه میتواند با سیستمهای فعلی ما یکپارچه شود؟
BPMS دیدگاه بهصورت استاندارد از اتصال به سیستمهای مختلف از طریق API و کانکتورهای آماده پشتیبانی میکند. تیم فنی چارگون در مرحله ارزیابی، مستندات فنی و فهرست APIهای موجود را در اختیار سازمان شما قرار میدهد تا تیم فناوری اطلاعات بتواند امکانسنجی دقیق و بدون ابهام انجام دهد. این شفافسازی، ریسک ناسازگاری را تا حد زیادی کاهش میدهد.
-
چطور مطمئن باشیم که در آینده میتوانیم فرآیندها را در BPMS دیدگاه بهراحتی تغییر دهیم؟
انعطافپذیری واقعی یعنی اینکه شما بتوانید بدون نیاز به دانش برنامهنویسی، فرآیندها، فرمها و قوانین تصمیمگیری را بهسادگی و در زمان کم تغییر دهید. BPMS دیدگاه از ابزارهای Low-Code/No-Code پشتیبانی میکند و همچنین امکان مدیریت نسخهگذاری فرآیندها را نیز فراهم کرده تا تاریخچه تغییرات همیشه در دسترس باشد. این ویژگیها موجب میشوند تغییرات مورد نیاز در آینده سریع و کمهزینه باشند.
-
امنیت اطلاعات برای ما بسیار مهم است. BPMS دیدگاه چه تدابیری در این زمینه در نظر گرفته است؟
در BPMS دیدگاه، امنیت در چند سطح پوشش داده شده است. از احراز هویت با LDAP،AD و SSO گرفته تا پشتیبانی از احراز هویت دومرحلهای (2FA)، همه برای حفاظت بهتر اطلاعات طراحی شدهاند. کنترل دسترسی بر اساس نقش (RBAC) پیادهسازی شده تا بتوانید دسترسی کاربران به فرمها، کارتابلها و گزارشها را با دقت تنظیم کنید. ثبت وقایع امنیتی هم انجام میشود تا امکان ممیزی کامل وجود داشته باشد.
-
چطور میتوانیم احتمال موفقیت پروژه پیادهسازی BPMS را قبل از شروع بسنجیم؟
برای پیشبینی موفقیت پروژه باید سه عامل کلیدی را در نظر بگیرید: 1. حمایت جدی مدیریت ارشد، 2. شفافیت در تحلیل فرآیندها و 3. در اختیار داشتن تیم پیادهسازی متخصص. اگر این سه عامل فراهم باشد، میتوانید با تدوین برنامهای برای مدیریت تغییر که شامل جلسات آموزشی، مستندسازی و سنجش میزان پذیرش (User Adoption Metrics) میشود و در نهایت اجرای یک ((Proof of Concept (PoC)، شانس موفقیت پروژه را بهطور قابل توجهی افزایش دهید. این کار باعث کاهش مقاومت کاربران و افزایش تطابق سامانه با نیاز واقعی میشود.
-
بهعنوان یک کاربر نهایی، چه انتظاراتی باید از محیط کاربری BPMS داشته باشم؟
محیط کاربری باید ساده، قابل فهم و کاربردی باشد. اگر کاربران غیرفنی برای انجام کارهای روزمره نیاز به آموزش پیچیده داشته باشند، پذیرش سیستم کاهش مییابد. فرمها و فرآیندها باید با حداقل پیچیدگی طراحی شوند. همچنین وجود اعلانهای هوشمند و بهموقع از طریق ایمیل، پیامک یا اعلان داخلی میتواند بهرهوری و سرعت واکنش کاربران را افزایش دهد.
-
بعد از راهاندازی سیستم، چه نوع پشتیبانی از طرف چارگون ارائه میشود؟
پشتیبانی BPMS دیدگاه شامل سه بخش اصلی است: رفع اشکالات فنی و ارائه نسخههای جدید، پاسخگویی سریع از طریق تلفن، ایمیل یا سامانه تیکتینگ و ارائه پایگاه دانش آنلاین. این پایگاه شامل مستندات، آموزشها و راهنمای حل مشکلات رایج است تا کاربران بتوانند بدون وابستگی زیاد، سریعتر به نتیجه برسند.
-
در زمان انتخاب تأمینکننده BPMS، باید به چه نکاتی توجه کنیم تا انتخاب درستی داشته باشیم؟
ملاک انتخاب نباید فقط قیمت یا تبلیغات باشد. لازم است بررسی کنید که تیم تأمینکننده تجربه کافی در تحلیل و مدلسازی فرآیندها دارد یا خیر. میزان دسترسی به مستندات آموزشی، تجربههای موفق قبلی و برنامه توسعه آینده نرمافزار هم از عوامل تعیینکننده هستند. همچنین تطابق با استانداردهایی مانند BPMN 2.0 تضمین میکند که در آینده، نرمافزار قابلیت توسعه و تعاملپذیری را حفظ خواهد کرد.
