رونمایی نرم‌افزارهای جلسات و کارها از سوی مدیرمحصول چارگون

شرکت چارگون در پنجمین گردهمایی سالانه با مشتریان از دو محصول جدید نرم‌افزار کارها و نرم‌افزار جلسات در دیدگاه ۵ رونمایی کرد. شهباز توکلی، مدیر محصول چارگون با ارائه توضیحات کامل درباره جزییات فنی این دو نرم‌افزار تلاش کرد تا رویکرد تازه چارگون برای تغییر در سبک کاری سازمان‌ها و بهینه شدن شعار گفتمان سازمانی را برای مشتریان تبیین کند.

نرم‌افزار جلسات

توکلی تاکید کرد: نزدیک به دو و نیم سال پیش، ما زیرساخت نسل جدید نرم‌افزارهایمان را در قالب دیدگاه ۵ معرفی کردیم. بعد از آن تلاش کردیم بر اساس این زیرساخت، محصولات جدیدی را به این سبد اضافه کنیم که به عنوان اولین محصول، نرم‌افزار مکاتبات از حوزه اتوماسیون اداری به عنوان پرمخاطب‌ترین نرم‌افزار دیدگاه به این سبد اضافه شد و بعد از آن نرم‌افزار BPMS را به مجموعه افزودیم. امسال ESS (پیشخوان) و نرم‌افزار کارها و جلسات هم به این مجموعه اضافه می‌شوند.
وی ادامه داد: بین تولید نرم‌افزارهای کارها و نرم‌افزار جلسات و انتقال مکاتبات به دیدگاه ۵ تفاوت رویکرد وجود دارد‌. در انتقال نرم‌افزار مکاتبات از دیدگاه ۴ به دیدگاه ۵ روی رابط کاربری و ظاهر جدید آن کار کردیم تا بتواند در دیدگاه ۵ نیز کار کند؛ اما دو نرم‌افزار کارها و جلسات از ابتدا تحلیل، طراحی و تولید شده‌اند به این معنی که این دو نرم‌افزار حاصل عملی کردن ایده‌های نو و تازه هستند.
وی خاطر نشان کرد: با ارزیابی‌های مختلف به این نتیجه مهم رسیده‌ایم که آفت فرهنگ کاری در بسیاری از ارگان‌ها، سازمان‌ها و شرکت‌ها، برگزاری بیش از حد جلسات است که معمولا به دلایل مختلف با کمترین بازدهی همراه هستند. یکی از این دلایل این است که اصولا ما فکر می‌کنیم بابت هر گفت‌و‌گو و یا موضوعی که در سازمان مطرح می‌شود باید جلسه‌ای برگزار شود، دوم اینکه هر کسی را به ذهن‌مان می‌رسد که ممکن است حتی یک جمله درباره این موضوع بگوید را به جلسه دعوت می‌کنیم و سوم اینکه این تنظیم جلسات و اعضای آن از منظر تنظیم کننده جلسه صورت می‌گیرد که معمولا هیچ دیدگاهی نسبت به موضوع پیشنهادی و غیره ندارد. حتی ممکن است در این بین، افرادی که دانش و تخصص کافی نسبت به موضوع داشته‌اند از قلم بیفتند. فرهنگی هم وجود دارد که معمولا افراد برای حضور به جزییات و دستور جلسات فکر نمی‌کنند و بیشتر کنجکاوند تا از اسامی افرادی که در جلسه حضور می‌یابند آگاه شوند، اینها همان دلایلی است که موجب می‌شوند تا جلسات سازمانی با کمترین بازدهی مواجه کند.
مدیرمحصول چارگون تاکید کرد: با بررسی مجموعه‌ای از شواهد به این نتیجه رسیدیم که باید نرم‌افزاری را تولید کنیم که نه تنها جلسات را مدیریت می‌کند و امکان تشکیل جلسه می‌دهد؛ بلکه فضایی را ایجاد کند که در آن، افراد جلسات خود را تشکیل ندهند‌!
وی با اشاره به مزیت‌های نرم‌افزار جلسات دیدگاه ۵ یادآور شد: این نرم‌افزار کمک می‌کند تا بررسی شود آیا لازم است درباره یک موضوع جلسه تشکیل شود و یا اینکه می‌توان این موضوع را در فضایی تعاملی بررسی و حتا حاضران و مدعوین جلسه را ارزیابی کرد. این نرم‌افزار به شما امکان می‌دهد تا اگر قراراست در جلسه ای شرکت کنید، پیش از جلسه از موضوع آن، آگاه شوید و ببیند که آیا اصلا نسبت به موضوع آگاهی دارید یا نه! در چنین فضایی ممکن است یک نفر درباره صورت جلسه یک اظهار نظر کوتاه و کلی داشته باشد که می‌تواند در همین فضای تعاملی نرم‌افزار، آن را مطرح کند و دیگر وقتی را برای حضور در جلسه صرف نکند‌. این یکی از مزیت‌های مهم این نرم‌افزار این است که بوسیله آن سازمان‌ها می‌توانند بازدهی نیروهای کلیدی سازمان خود را بالاتر ببرند. در این فضا افراد می‌توانند با دانش و آگاهی که نسبت به دیگران دارند پیشنهاد بدهد تا افراد متخصص‌تری به جلسه دعوت شوند. مستندات مربوط به جلسات را قبل ازتشکیل جلسه باهم به اشتراک بگذارند تا افراد با دیدگاه بازتر و آگاهتری نسبت به دستور کار جلسه در آن شرکت کنند و همان جا بتوانند یک جلسه را با حداکثر بازدهی برگزار کنند.
وی ادامه داد: در چارگون همواره خود را مقید می‌دانستیم که این اپلیکشن را کاملا استاندارد ارائه کنیم ؛به همین دلیل به یکسری مزیت‌هایی در نرم‌افزار فکر کردیم که به پربازده شدن آن کمک کنند‌. مثلا دبیر جلسه بتواند هم‌زمان صداها را ضبط کند، عکس بگیرد و آن را به دستور جلسه متصل کند، بتواند در حین برگزاری، صورت جلسه را آماده و بلافاصله بعد از اتمام جلسه آن را منتشر و نظرات بقیه حضار را تهیه کند‌.
به گفته مدیر محصول چارگون،‌ این نرم‌افزار با مجموعه‌ای از امکانات خود این مزیت را در اختیار سازمان‌ها و ارگان‌ها قرار می‌دهد تا بتوانند یک جلسه را با کمترین هزینه از نظر نیروی انسانی و سرمایه مالی برگزار کنند و در عین حال به بیشترین بازدهی دست پیدا کنند.

نرم‌افزارکارها

مدیر محصول چارگون درباره نرم‌افزار کارها، دیگر محصول جدید چارگون نیز گفت: این نرم‌افزار قرار است فضایی را در سازمان ایجاد کند که افراد متناسب با وظایفی که به عهده می‌گیرند بتوانند تیم‌های خود را تشکیل دهند، تیم‌هایی که حتا ممکن است افرادی از نقاط مختلف سازمان و با تخصص‌های مختلف عضو آن شوند و در نهایت با کمک این نرم‌افزار بتوانند به هدفی که تعیین شده است دست پیدا کنند.
وی ادامه داد: روند کاری که در نرم‌افزار کارها دیده شده، فرآیند بسیار مدرنی است به طوریکه به جای ساختار مدیریت پروژه‌‌ای، ساختاری شبیه شبکه‌های اجتماعی با رویکرد سازمانی دارد. مثلا فرض کنید قرار است پروژه‌ای را انجام دهیم، با استفاده از نرم‌افزار کارها می‌توانیم پروژه را در مراحل مختلف و بین تیم‌های مختلف تقسیم کنیم. در این ساختار وظایف هر تیم مشخص می‌شود و هر کس می‌تواند متناسب با تخصصش در هر تیم عضو شده و برای انجام هرکاری در آن داوطلب شود.
به گفته توکلی، نرم‌افزار کارها در هر سازمان، تابلویی است در مقابل همه‌ مدیران سازمانی که می‌توانند از میزان پیشرفت پروژه، آگاهی داشته باشند.