درخواست‌های زیاد، زمان کم

چالش: در سازمان‌های بزرگ، حجم بالای درخواست‌های خرید باعث می‌شود مأمور یا مدیر خرید فرصت بررسی دقیق همه موارد را نداشته باشد. این فشار زمانی، اغلب باعث می‌شود سفارش‌ها بر اساس اولین اطلاعات موجود پردازش شوند، نه بر اساس اهمیت واقعی آنها. نتیجه این شرایط، تأخیر در خرید کالاهای ضروری یا انجام خریدهای کم‌اهمیت است که منابع ارزشمند سازمان را هدر می‌دهد.

راه‌حل: نرم‌افزار دیدگاه با استفاده از اولویت‌بندی هوشمند، درخواست‌ها را بر اساس فاکتورهایی مثل فوریت، ارزش ریالی و تأثیر بر عملیات سازمان مرتب می‌کند. این قابلیت باعث می‌شود تیم خرید فوراً روی مهم‌ترین سفارش‌ها تمرکز کند و سفارش‌های کم‌اهمیت در زمان مناسب خود رسیدگی شوند، بدون اینکه کیفیت کار یا سرعت تأمین آسیب ببیند.

نیازسنجی نادرست

چالش: ثبت درخواست‌های خرید بدون تحلیل دقیق نیاز واقعی، سازمان را دچار مازاد کالا یا کمبود اقلام حیاتی می‌کند. این سوءمدیریت اغلب از نبود ارتباط شفاف بین تیم‌های درخواست‌کننده و انبار ناشی می‌شود و نتیجه آن، پر شدن انبار از اقلام غیرضروری یا توقف فعالیت‌ها به دلیل کمبود موجودی است.

راه‌حل: ارتباط مستقیم نرم‌افزار خرید دیدگاه با سیستم انبار این امکان را می‌دهد که قبل از ثبت هر درخواست، موجودی فعلی و محل مصرف بررسی شود. علاوه بر این، فیلدهای مشخص برای ثبت هدف و اولویت خرید در فرم درخواست، شفافیت تصمیم را افزایش می‌دهد و مدیران می‌توانند نیاز واقعی را از درخواست غیرضروری تفکیک کنند.

نبود بانک تأمین‌کنندگان

چالش: انتخاب تأمین‌کننده بدون داشتن پایگاه داده معتبر، سازمان را به سمت انتخاب‌های سلیقه‌ای یا وابسته به تجربه محدود افراد می‌برد. این رویه نه‌تنها کیفیت خرید را کاهش می‌دهد، بلکه ریسک همکاری با تأمین‌کنندگان غیرقابل اعتماد را افزایش می‌دهد و در طولانی‌مدت هزینه‌های جبران‌ناپذیری ایجاد می‌کند.

راه‌حل: نرم‌افزار خرید و تدارکات دیدگاه، بانک اطلاعاتی جامعی از تأمین‌کنندگان ایجاد می‌کند که شامل سوابق همکاری، امتیازدهی عملکرد، حوزه فعالیت و حتی لیست سیاه برای تأمین‌کنندگان نامناسب است. با دسترسی سریع و فیلترهای پیشرفته، تیم خرید می‌تواند در هر لحظه بهترین تأمین‌کننده را بر اساس تجربه واقعی سازمان انتخاب کند.

عدم هماهنگی با انبار

چالش: زمانی که فرآیند خرید جدا از سیستم انبار انجام شود، خریدهای تکراری و مازاد اجتناب‌ناپذیر است. این وضعیت نه‌تنها سرمایه سازمان را بلوکه می‌کند، بلکه موجب انباشت کالا و اشغال فضای انبار می‌شود و توان لجستیکی سازمان را کاهش می‌دهد.

راه‌حل: نرم‌افزار خرید و تدارکات دیدگاه پیش از آغاز فرآیند خرید، موجودی انبار را به‌صورت خودکار بررسی می‌کند. اگر کالا در انبار موجود باشد، برداشت از انبار جایگزین خرید می‌شود. این فرآیند بهینه، مسیر خرید را کوتاه‌تر و از مصرف بی‌رویه منابع جلوگیری می‌کند.

کنترل مالی ناکافی

چالش: نبود سیستم نظارت مالی در خریدها باعث می‌شود تعهدات و هزینه‌ها از سقف بودجه تعیین‌شده فراتر رود. چنین تخلف‌هایی اغلب دیر شناسایی می‌شوند، زمانی که مغایرت‌های مالی جدی ایجاد شده و اصلاح آن دشوار یا غیرممکن است.

راه‌حل: نرم‌افزار خرید و تدارکات دیدگاه با اتصال به سیستم بودجه، قبل از صدور هر سفارش، اعتبار موردنیاز را به‌صورت سیستمی بررسی می‌کند. تنها در صورت تأیید بودجه، فرآیند تکمیل و پس از خرید، ثبت خودکار هزینه در سیستم مالی انجام می‌شود. این حلقه کنترل از شروع تا پایان، انضباط مالی را تضمین می‌کند.

فرآیند دستی

چالش: استفاده از فرم‌های کاغذی یا فایل‌های پراکنده برای ثبت و پیگیری خرید، سرعت کار را پایین آورده و احتمال بروز خطای انسانی را بالا می‌برد. علاوه بر این، برای مدیران امکان پایش لحظه‌ای عملیات وجود ندارد و شفافیت روند آسیب می‌بیند.

راه‌حل: دیجیتال‌سازی کامل فرآیند خرید در نرم‌افزار دیدگاه باعث می‌شود تمام مراحل از ثبت درخواست تا تحویل و تسویه، در یک بستر واحد انجام شود. این تمرکز، خطا را به حداقل می‌رساند، گزارش‌دهی لحظه‌ای را ممکن می‌کند و سرعت انجام کار را چندبرابر افزایش می‌دهد.

۱. پیش از خرید

همه‌چیز با شناسایی نیاز آغاز می‌شود. اگر کالا در انبار موجود باشد، نرم‌افزار با اتصال مستقیم به سیستم انبار، موجودی را بررسی کرده و امکان برداشت کالا را ثبت می‌کند تا از خریدهای غیرضروری جلوگیری شود. در صورت نبود موجودی یا نیاز به خدمت، درخواست خرید ثبت شده و محل مصرف، واحد متقاضی، اولویت و مجوزهای لازم مشخص می‌شود تا تأییدها به‌صورت مکانیزه انجام شود. برای خدمات نیز مسیر رسیدگی متناسب با روش تأمین، به دو حالت «خرید خدمت» یا «اجرای مستقیم» هدایت می‌شود. انتخاب دقیق دپارتمان، تحویل‌گیرنده و محل مصرف هم با اتصال به ساختار سازمانی انجام می‌گیرد.

۳. پس از خرید

با تحویل کالا، رسید انبار به‌عنوان سند رسمی در سامانه ثبت و با سفارش تطبیق داده می‌شود. سپس اطلاعات سفارش، قرارداد، بودجه و اسناد مرتبط در اختیار بخش مالی قرار می‌گیرد تا بررسی و تسویه تأمین‌کننده انجام شود. تمام این مراحل همگام با انبار، بودجه و قراردادها انجام شده و گزارش‌های جامع برای پایش سریع و دقیق در دسترس قرار دارد.

۲. حین خرید

بعد از ثبت و تأیید درخواست، نرم‌افزار متناسب با نوع و ارزش ریالی خرید، مسیر درست را بین استعلام، مناقصه محدود یا عمومی انتخاب می‌کند و تمام مراحل را طبق آیین‌نامه هدایت می‌کند. پیش از نهایی شدن، اعتبار بودجه‌ای به‌طور سیستمی از طریق نرم‌افزار بودجه و اعتبارات دیدگاه کنترل و در صورت نیاز، اطلاعات خرید مستقیماً به سیستم قراردادها منتقل می‌شود. خریدهای مشمول تشریفات نیز با یکپارچگی کامل با نرم‌افزار تشریفات معاملات دیدگاه پیش می‌رود. برای موارد نیازمند کمیسیون، هماهنگی جلسات، دعوت اعضا، ثبت حضور و غیاب و صورت‌جلسه و حتی برگزاری جلسه آنلاین، از طریق اتصال به سیستم جلسات انجام می‌شود. اطلاعات به‌روز تأمین‌کنندگان هم از طریق بانک متمرکز در دسترس است تا بهترین گزینه انتخاب شود.