مدیریت ناکارآمد موجودی و ضایعات کالا

چالش: مدیریت سنتی موجودی معمولاً باعث نگهداری کالاهایی می‌شود که هرگز مصرف نمی‌شوند یا تاریخ مصرف‌شان گذشته است. از طرفی، ذخیره ناکافی اقلام حیاتی سازمان، می‌تواند کارها را در مهم‌ترین لحظه‌ها متوقف کند؛ چون هیچ نقطه سفارشی برای کنترل بهینه در نظر گرفته نشده و تعریف حداقل و حداکثر موجودی مغفول مانده. نتیجه این شرایط، هدررفت منابع مالی، توقف در انجام وظایف و افزایش هزینه‌های تأمین اضطراری کالاست.

راه‌حل: این نرم‌افزار با تعریف حداقل و حداکثر موجودی و هشدارهای سیستمی همواره موجودی مطلوب را حفظ می‌کند. به محض نزدیک‌شدن هر کالا به مرز تعیین‌شده یا تاریخ انقضا، سیستم هشدار می‌دهد و سفارش‌گذاری به‌موقع توصیه یا حتی اتوماتیک صادر می‌شود. این هوشمندی، هم از هدررفت کالا و سرمایه جلوگیری می‌کند و هم برنامه‌ریزی تأمین را دقیق و آینده‌نگر می‌سازد.

ثبت و ردیابی ضعیف و دردسرساز کالاها

چالش: بخش زیادی از اطلاعات مربوط به ورود و خروج کالا یا به‌صورت دستی ثبت می‌شود یا اصلاً وارد سامانه نمی‌شود. نبود بارکد یا شناسه مناسب نیز ردیابی اقلام را مشکل می‌کند؛ بنابراین، همیشه احتمال گم‌شدن کالا یا تحویل اشتباه به پروژه/واحد نامربوط وجود دارد، و خطاهای انسانی و ثبت ناقص شاخصه‌ها، شفافیت را از بین می‌برد.

راه‌حل: هر کالا در سیستم یک شناسه یکتا و بارکد منحصر به خود دارد و تمام جابه‌جایی‌ها فقط از طریق نرم‌افزار انجام می‌شود؛ یعنی از لحظه ورود به انبار تا زمان تخصیص به پروژه یا مصرف، مسیر کاملش در سامانه ثبت شده و با هر گزارش یا جست‌وجو پیدا می‌شود. اگر کالایی به اشتباه تحویل شود یا حتی دزدیده یا گم شود، به سرعت می‌توان مسیر و مشکل را پیدا و اصلاح کرد.

انبارگردانی زمان‌بر، پرخطا و پرهزینه

چالش: انبارگردانی سنتی با کاغذ و قلم، اغلب با مغایرت ذاتی همراه است. شمارش دستی نه‌تنها وقت‌گیر است، بلکه رفع مغایرت‌ها هم دشوار می‌شود و نبود ابزار دیجیتال، سرعت و دقت شمارش را پایین می‌آورد. حاصل، صرف زمان و منابع زیاد، افزایش انواع خطا و مغایرت و کاهش دقت اطلاعات پایه‌ای مورد نیاز مدیریت است.

راه‌حل: انبارگردانی با موبایل و PDA، همه داده‌ها را در لحظه شمارش و اسکن، مستقیم روی سامانه ثبت می‌کند. نیازی به ورود دوباره داده، بازنویسی اعداد یا ایجاد فایل موازی نیست. تمام مغایرت‌ها همان‌جا شناسایی و گزارش صادر می‌شود و هم مدیر و هم حسابدار می‌توانند به وضوح وضعیت را رصد کنند. صرفه‌جویی در نیروی انسانی و زمان، یکی از عینی‌ترین تجربه‌های مشتریان چارگون است.

نظم پایین و آشفتگی در محل نگهداری کالا

چالش: چیدمان کالاها در بسیاری از انبارها نامناسب است یا محل دقیق نگهداری هر کالا مشخص نیست. پیدا کردن هر کالا برای تحویل، وقت زیادی می‌گیرد و گاهی کارکنان برای یافتن اقلام دچار سردرگمی می‌شوند. این وضعیت بار کاری را بالا می‌برد و بهره‌وری را کاهش می‌دهد.

راه‌حل: امکان ثبت محل نگهداری هر کالا، ردیفی، قفسه‌ای، اتاق یا سالن دقیق، محل هر دارایی را به صورت دیجیتالی تأیید و تضمین می‌کند. هنگام تحویل یا شمارش، فقط با چند کلیک یا اسکن، مسیر دسترسی به کالا باز می‌شود و کارکنان دیگر با حدس و گمان یا جابه‌جایی فیزیکی بیهوده انرژی هدر نمی‌دهند.

ارتباط ضعیف انبار با دیگر بخش‌ها

چالش: اطلاع‌رسانی به‌موقع از سوی واحدها به انبار معمولاً با تأخیر انجام می‌گیرد و نبود هماهنگی با بخش خرید یا مصرف‌کننده باعث دوباره‌کاری یا مغایرت بین درخواست و تحویل می‌شود. این شرایط، باعث اتلاف وقت، سردرگمی و فشار کاری بی‌دلیل روی انباردار خواهد شد.

راه‌حل: یکپارچگی کامل سیستم انبار با نرم‌افزار خرید و تدارکات، حسابداری و سایر بخش‌ها تضمین شده است. هر آنچه در فرایند ثبت یا اجرای درخواست به وجود می‌آید در کل سامانه لحظه‌ای و بدون واسطه ثبت و پیگیری می‌شود. هیچ اختلاف داده یا ثبت موازی وجود ندارد و انبار و دیگر واحدها همیشه در یک سطح اطلاعاتی قرار دارند.

نبود کنترل و محدودیت دسترسی

چالش: اگر سطح دسترسی کاربران کنترل نشود، افراد می‌توانند بیش از حد مجاز به عملیات یا اطلاعات وارد شوند و عملیات‌هایی فراتر از اختیارات تعریف‌شده انجام بدهند. وقتی گردش‌کار و سطح دسترسی شفاف نباشد، ریسک خطاها و حتی سوءاستفاده بالا می‌رود، امنیت اطلاعات کاهش می‌یابد و شفافیت فرآیند از بین می‌رود.

راه‌حل: در سامانه، برای هر کاربر و هر نقش سطح دسترسی تعریف شده. هیچ فردی فراتر از مسئولیت‌هایش خبری از داده‌ها ندارد و انجام هیچ عملیاتی بدون مجوز سیستمی ممکن نیست. تمام فرآیندها با گردش کار دقیق و ثبت ریز عملیات محافظت می‌شوند.

گزارش‌گیری ناکافی و تحلیل محدود

چالش: در نبود گزارش‌های جزئی از گردش کالا یا خلاصه‌ای از مصرف دوره‌ای و کالاهای راکد، تحلیل دقیق برای مصرف پروژه یا دپارتمان ناممکن می‌شود. اطلاعات پایه برای تصمیم‌گیری راهبردی درباره موجودی کالاها وجود ندارد و مدیریت استراتژیک و آگاهی از روند مصرف، نزدیک به صفر خواهد بود.

راه‌حل: امکان گزارش‌گیری در هر فرمتی برای شما در دسترس است. هر نوع گرایش یا روند مصرف، کالاهای در گردش یا راکد، تحلیل میزان تأمین، مصرف پروژه‌ای و حتی نظم عملیاتی، در قالب گزارش آماده و تحلیلی به‌صورت پویا نمایش داده می‌شود. این داده‌ها، مسیر تصمیم‌گیری کلان را روشن و مدیریت را به‌صورت داده‌محور هدایت می‌کند.

مقاومت در برابر تحول دیجیتال و ناآشنایی با نرم‌افزار

چالش: کارمندان و انبارداران بسیاری هنوز به روش‌های کاغذی و سنتی عادت دارند و ترجیح می‌دهند اطلاعات را به‌صورت دستی وارد کنند. این مقاومت، ناشی از ناآشنایی با ابزارهای جدید یا ترس از فناوری است. نبود آموزش کافی هم بهره‌برداری از قابلیت‌های نرم‌افزار را محدود می‌کند و روند تحول دیجیتال سازمان را کند خواهد کرد.

راه‌حل: رابط کاربری آسان و گام‌به‌گام طراحی شده است. دوره‌های آموزشی عملی و مستندات تصویری به کاربران کمک می‌کند تا هر فرایند را به سرعت یاد بگیرند و اجرا کنند. محیط دوستانه و طراحی خطاگریز باعث می‌شود حتی کاربران غیرحرفه‌ای هم به ساده‌ترین شکل، اصول دیجیتال را فرا بگیرند و به سرعت جذب تحول فناوری شوند.