ابزارهای BPMS به شرکت‌ها کمک می‌کنند تا استراتژی‌های تجاری خود را هماهنگ با تغییر و بهبود فرآیند کسب‌وکار در بخش‌های مختلف شرکت و حتی با شرکای خارجی پیاده‌سازی کنند. آنها یکپارچه‌سازی در سیستم‌های سازمانی و برنامه‌های کاربردی سازمانی مانند برنامه‌ریزی منابع سازمانی (ERP) و مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) را امکان‌پذیر می‌کنند.

ابزارهای BPMS داده‌ها را جمع‌آوری و تجزیه و تحلیل‌ها را اجرا می‌کنند تا به شرکت‌ها کمک کنند تا بفهمند کدام بخش از فرآیند کسب‌وکار را می‌توان به صورت خودکار درآورد و یا تغییر داد. با به‌کارگیری صحیح ابزارهای BPMS، بهره‌وری و روحیه کارکنان با خودکارسازیِ وظایف دستی بالا می‌رود، همچنین رسیدگی به مشکلات و چالش‌های فرآیند به امری آسان‌تر تبدیل می‌شود و موجب ارائه دید بیشتر در مورد نحوه انطباق کار کارکنان با یک فرآیند بزرگ‌تر می‌گردد.