جلسات یکی از ابزارهای کلیدی در مدیریت سازمانها و تیمها محسوب میشوند. این جلسات با هدف ایجاد شفافیت در اهداف، وظایف و انتظارات برگزار میشوند و میتوانند تأثیر قابل توجهی بر عملکرد و هماهنگی اعضای تیم داشته باشند. با این حال اگر به درستی برنامهریزی و مدیریت نشوند، میتوانند به منبعی برای اتلاف وقت و هزینههای اضافی تبدیل شوند. در این مقاله به بررسی مزایا، معایب و اشتباهات رایج در هزینه جلسات میپردازیم که هزینههای غیرضروری برای سازمان شما ایجاد میکنند.
مزایای برگزاری جلسات
هر سازمانی با توجه به نیازها، اهداف و دلایل خود اقدام به برگزاری جلسات میکند و انتظار دارد که از این جلسات به اهداف و مزایای مشخصی دست پیدا کند. از جمله مهمترین مزایای برگزاری جلسات در سازمانها میتوان به مواردی که در ادامه به شما معرفی میکنیم، اشاره کرد.
ایجاد شفافیت در اهداف و وظایف
جلسات کاری بهطور خاص برای روشن کردن انتظارات و اهداف سازمانی طراحی شدهاند. این شفافیت باعث میشود هر عضو تیم دقیقاً بداند چه وظایفی بر عهده دارد و چگونه میتواند به سازمان برای دستیابی به اهداف کلان آن کمک کند.
ارزیابی پیشرفتها
یکی دیگر از اهداف جلسات کاری، بررسی وضعیت پیشرفت پروژهها و شناسایی موانع احتمالی است. در واقع، این جلسات امکان اصلاح و بهبود فرآیندها را فراهم میکنند.
بهبود ارتباطات داخلی
برگزاری این جلسات به اعضای تیم اجازه میدهد در محیطی باز و صمیمی، مشکلات، چالشها و پیشنهادات خود را مطرح کنند. این امر به بهبود تعاملات و کاهش سوءتفاهمها کمک میکند.

افزایش انگیزه و مشارکت کارکنان
شفافیت در فرآیندها و تصمیمات سازمانی به کارکنان احساس ارزشمندی و اهمیت داشتن میدهد. این احساس میتواند انگیزه و تعهد آنها نسبت به کار را افزایش دهد.
ایجاد همافزایی
جلسات کاری با جمع کردن دیدگاههای مختلف اعضای تیم، امکان ایجاد همافزایی و تولید ایدههای خلاقانه را فراهم میکند.
کاهش دوبارهکاری و اشتباهات
وقتی که تمامی افراد تیم، دیدگاهها و وظایف خود را با دیگران به اشتراک میگذارند، احتمال دوبارهکاری یا انجام اشتباهات به طور قابل توجهی کاهش مییابد.
بهبود تصمیمگیری
در این جلسات، اعضا میتوانند با استفاده از اطلاعات دقیق و بهروز تصمیمات بهتری بگیرند. این موضوع بهویژه در پروژههای پیچیده و چندبعدی اهمیت زیادی پیدا میکند.
معایب برگزاری جلسات در سازمان
برگزاری جلسات در صورتی که منجر به دستیابی به نتایج مطلوب نشوند، معایب متعددی (بهجز هزینههای اضافی) برای سازمان خواهد داشت. در ادامه تعدادی از این معایب را برای شما شرح خواهیم داد.
صرف زمان زیاد
یکی از چالشهای اصلی برگزاری جلسات کاری، زمانبر بودن آنها است. اگر این جلسات به درستی مدیریت نشوند، ممکن است به جای کمک به تیم، زمان ارزشمند اعضا را هدر دهند. در حالی که کارکنان می توانند این زمان را به انجام امور مهمتر در سازمان اختصاص دهند.
احتمال تمرکز بر جزئیات غیرضروری
در برخی موارد، ممکن است این جلسات به بررسی موضوعات کماهمیت یا جزئیات بیش از حد پرداخته و از اهداف اصلی خود دور شوند.
نیاز به مهارتهای مدیریت جلسه
برگزاری جلسات کاری نیازمند مهارتهای مدیریت جلسه و توانایی در هدایت گفتگوها به سمت اهداف مشخص است. نبود این مهارتها میتواند منجر به ناکارآمدی جلسات شود و وقت و هزینه زیادی را از سازمان بگیرد.
احتمال افزایش تنشها
اگر اعضا نتوانند بهصورت حرفهای، نظرات خود را بیان کنند یا اختلافنظرها مدیریت نشوند، جلسات کاری میتوانند به افزایش تنشها و تعارضات در تیم منجر شوند.
خستگی کارکنان
برگزاری مکرر این جلسات ممکن است باعث خستگی و کاهش تمرکز کارکنان شود، بهویژه اگر جلسات طولانی و بدون نتایج ملموس برگزار شوند.
برگزاری جلسات کاری در سازمانها میتواند ابزاری مؤثر برای بهبود شفافیت، هماهنگی و عملکرد تیم باشد اما نیازمند برنامهریزی دقیق و مدیریت مناسب است. سازمانها باید با در نظر گرفتن نیازها و شرایط خاص خود، مزایا و معایب این جلسات را ارزیابی و راهکارهایی برای کاهش نقاط ضعف آن پیدا کنند. در نهایت، استفاده هوشمندانه از این ابزار میتواند به بهبود فرهنگ سازمانی و دستیابی به اهداف استراتژیک کمک کند.

5 اشتباه رایج در جلسات که منجر به افزایش هزینههای سازمان میشوند
رخ دادن اشتباه در هر سازمانی، امری طبیعی است. با این حال مدیران و مسئولان سازمان باید تلاش کنند این مشکلات را شناسایی و برای رفع آنها تلاش کنند. در ادامه 5 اشتباه رایج در جلسات را برای شما شرح خواهیم داد. شما میتوانید پس از آشنایی با این اشتباهات، به بررسی این مورد بپردازید که آیا این اشتباهات در سازمان شما هم رخ میدهند یا خیر. سپس در صورت لزوم میتوانید برای رفع این اشتباهات برنامهریزی کنید و راهکارهایی را برای دستیابی حداکثری به مزایای برگزاری جلسات بیابید.
تعیین نکردن هدف مشخص برای جلسه
یکی از بزرگترین اشتباهات در برگزاری جلسات، نبود هدف یا دستور جلسه واضح است. وقتی شرکتکنندگان نمیدانند که جلسه با چه هدفی برگزار میشود، گفتگوها پراکنده و غیرمتمرکز میشوند. این امر نهتنها باعث اتلاف زمان میشود، بلکه میتواند منجر به تصمیمگیریهای ناقص و افزایش هزینههای سازمان شود.
برای حل این مشکل میتوانید قبل از برگزاری هر جلسه، اهداف مشخص و قابل دستیابی تعریف کنید و آنها را با تمامی شرکتکنندگان به اشتراک بگذارید.
دعوت از افراد غیرضروری
دعوت از افرادی که نقش مستقیمی در موضوع جلسه ندارند، باعث افزایش هزینهها میشود. حضور غیرضروری افراد نهتنها به بهرهوری آسیب میزند، بلکه هزینه زمانی کارکنان را نیز افزایش میدهد.
برای حل این مشکل میتوانید تنها افرادی را دعوت کنید که بهطور مستقیم در تصمیمگیری یا اجرای نتایج جلسه نقش دارند.
مدیریت نادرست زمان جلسه
جلسات طولانی و بینتیجه یکی از رایجترین دلایل اتلاف منابع هستند. زمانی که جلسهها از زمان برنامهریزی شده فراتر میروند، کارکنان نمیتوانند وظایف دیگر خود را بهموقع انجام دهند و بهرهوری سازمان کاهش مییابد. همچنین باقی ماندن در جلسات برای طولانیمدت منجر به کاهش بهرهوری کارکنان در طول جلسه خواهد شد.
برای حل این مشکل میتوانید برای هر بخش از جلسه، زمانی مشخص تعیین کنید و به آن پایبند باشید. همچنین یک فرد مسئول را برای مدیریت زمان انتخاب کنید.
پیگیری نکردن اجرای نتایج جلسه
بدون پیگیری تصمیمات گرفتهشده در جلسات، تمام زمانی که برای آن صرف شده، هدر میرود. اجرا نشدن نتایج جلسات میتواند باعث ایجاد دوبارهکاریها و هزینههای اضافی شود.
برای حل این مشکل میتوانید پس از پایان جلسه، یک گزارش کوتاه از تصمیمات و وظایف تعیینشده تهیه کنید و پیگیری اجرای آنها را به یک فرد مشخص بسپارید.
استفاده از ابزارهای ناکارآمد
استفاده از ابزارهای نامناسب برای مدیریت جلسات میتواند روند برگزاری جلسات را پیچیده و زمانبر کند. به عنوان مثال، مشکلات فنی در جلسات آنلاین میتوانند منجر به هدررفت زمان و انرژی شوند.
برای حل این مشکل میتوانید از ابزارهای حرفهای و متناسب با نوع جلسههایتان استفاده کنید و پیش از برگزاری جلسه، از عملکرد صحیح آنها اطمینان حاصل کنید.

راهکار اتوماسیون اداری دیدگاه
راهکار اتوماسیون اداری دیدگاه، محصولی از شرکت چارگون، به عنوان یک راهکار جامع و پیشرفته طراحی شده است تا کارایی و اثربخشی فرآیندهای اداری را در سازمانها ارتقا دهد. اگر به دنبال راهحلی برای سادهسازی تمامی فعالیتهای مرتبط با اتوماسیون اداری هستید، این نرمافزار میتواند گزینهای ایدهآل برای شما باشد.
نرمافزار دیدگاه با تمرکز بر افزایش سرعت و دقت در انجام امور اداری، امکان مدیریت الکترونیکی و کارآمد فرآیندهای سازمانی را فراهم میکند. برخلاف ابزارهای ابتدایی که تنها گردش مکاتبات را مکانیزه میکنند، این راهکار به بهینهسازی طیف گستردهای از فعالیتهای سازمانی کمک میکند. راهکار دیدگاه علاوه بر مدیریت نامهها و اسناد، در حوزههای مدیریت زمان، وظایف و جلسات نیز بسیار کارآمد است.
زیرسیستمهای راهکار اتوماسیون اداری دیدگاه
مهمترین زیرسیستمها و نرمافزارهای این راهکار به ترتیب زیر هستند:
نرم افزار مکاتبات اداری
از جمله مهمترین مزایای این سامانه میتوان به موارد زیر اشاره کرد:
- تعريف کليدهای ميانبر مورد نیاز کاربر (Shortkeyها) متنی با هدف درج در شرح ارجاع نامه
- تعریف کد شناسه دپارتمان، سمت و کد سازمان خارجی برای استفاده در کد اندیکاتور
- كنترل فضای دسترسی فايلهای پيوست توسط مدير
نرم افزار مدیریت اسناد
مهمترین ویژگیهای این سامانه به شرح زیر هستند:
- ایجاد پرونده با هدف نگهداری اسناد سازمانی
- تعریف الگوهای شمارهدهی اسناد سازمان
- تعریف سطوح دسترسی کاربران بر اساس الگوهای اسناد
- مشاهده اسناد در پروندهها بر اساس مجوزهای مربوطه
نرم افزار جلسات
از جمله مهمترین ویژگیهای نرم افزار جلسات دیدگاه چارگون که از رخ دادن هرگونه اشتباه رایج در جلسات جلوگیری میکنند، میتوان به موارد زیر اشاره کرد:
- یکپارچهسازی همراه با افزودن مناسبتهای سازمانی و تقویمهای دیگر
- کنترل و نظارت به کمک اجباری بودن انتخاب محل جلسه
- افزایش بهرهوری و کاهش اتلاف وقت
- افزایش رضایت کارکنان با کاربری آسان و قابلیتهای متنوع
- ارتقای نظم و برنامهریزی جلسات
نرمافزار مدیریت جلسات این راهکار، ابزارهایی برای برنامهریزی و هماهنگی جلسات را ارائه میدهد که شامل تعیین زمانبندی، ارسال دعوتنامهها، ایجاد دستور کار و ثبت صورتجلسهها است. این قابلیتها به مدیران کمک میکنند تا جلسات را بهتر و منظمتر برگزار کنند.
مزایای استفاده از نرمافزار دیدگاه
نرمافزار دیدگاه با ارائه راهکارهای پیشرفته و یکپارچه، سازمانها را در راستای دستیابی به اهدافی مانند افزایش بهرهوری، کاهش هزینهها و بهبود عملکرد یاری میکند. این نرمافزار با انعطافپذیری بالا و تمرکز بر بهینهسازی فرآیندها به کسبوکارها کمک میکند تا در فضای رقابتی امروز، کارایی بیشتری داشته باشند.
نتیجهگیری
جلسات زمانی مؤثر هستند که با هدف مشخص، مدیریت درست و ابزارهای مناسب برگزار شوند. با اجتناب از این پنج اشتباه رایج در برگزاری جلسات میتوانید هزینههای سازمان را کاهش و بهرهوری تیم را افزایش دهید. همین امروز این نکات را در جلسات خود اعمال و تفاوت را احساس کنید.