داشبوردهای منابع انسانی Human Resource Dashboards ابزار سازمانی طراحی شده توسط هوش تجاری Business Intelligence هستند که برای درک بهتری از وضعیت کلی نیروی کار سازمان مورد استفاده قرار می‌گیرند. انتقال مفاهیم در مدیریت منابع انسانی به کمک گزارش‌ها، تحلیل‌های آنی و بصری‌سازی داده‌ها به شکل مؤثرتری انجام خواهد شد. همچنین تعیین اهداف و ارزیابی‌های کلی و مقایسه‌ای که به کمک این داشبوردها ارائه می‌شوند، میزان اطمینان به حصول نتایج مطلوب در تصمیم‌گیری‌ها را تا حد بسیار زیادی بالا می‌برند.
ارزیابی داده‌های سازمانی زمانی که حجم زیادی از داده در سازمان وجود داشته باشد، کاری سخت و زمان‌بر خواهد بود که البته احتمال خطا در این ارزیابی نیز وجود دارد. با استفاده از دانش روز و به‌کارگیری هوش مصنوعی در هوش تجاری، داشبوردهای تخصصی برای مدیریت منابع انسانی طراحی و تولید شده‌اند. شاخص‌های مدیریت منابع انسانی در داشبوردهای منابع انسانی ارزیابی شده و نتایج آن به نمایش در می‌آیند. این نتایج در بهبود و ارتقای کیفیت تصمیم‌گیری‌ها نقش بسیار مهمی دارند.
مدیریت منابع انسانی
منابع انسانی شامل تمام افرادی می‌شود که در یک سازمان یا شرکت و کسب‌وکار مشغول به کار هستند. این افراد هر کدام وظایف، جایگاه و مشخصات فردی و شغلی معینی دارند. مدیریت منابع انسانی مجموعه‌ای از فرایندها، استراتژی‌ها و فعالیت‌هایی است که برای حفظ و بهبود عملکرد کارکنان در راستای دستیابی به اهداف سازمانی انجام می‌شود. این فرایندها شامل جذب و استخدام، آموزش و افزایش مهارت، ارزیابی عملکرد، تعاملات کاری، طراحی سیستم‌هایی برای پاداش و مزایا و محاسبه حقوق و دستمزد افراد و موارد متعدد دیگر می‌شود.
هدف مدیریت منابع انسانی
مدیریت منابع انسانی مجموعه‌ای از فرایندها، استراتژی‌ها و فعالیت‌هایی است که جهت حفظ و بهبود عملکرد کارکنان، افزایش رضایت شغلی، ارتقای مهارت‌ها و توانمندی‌ها، ایجاد فرهنگ سازمانی مثبت و رشد سازمانی انجام می‌شود. استفاده از ابزار کمکی در مدیریت منابع انسانی به کاهش صرف وقت و افزایش کارایی و همچنین دقت بیشتر در تصمیم‌گیری‌ها کمک می‌کند. داشبوردهای منابع انسانی به کمک مدیران و کارکنان می‌آیند تا با توجه به شاخص‌هایی که در این زمینه شناسایی و تعیین می‌شوند، نتایج مطلوب‌تری را در دستیابی به اهداف سازمانی ارائه کنند.
داشبوردهای منابع انسانی
داشبورد منابع انسانی ابزاری مدیریتی جهت ارزیابی و نمایش آمار و وضعیت فرایندهای جاری یک سازمان است. داشبوردهای منابع انسانی معمولاً نرم افزارهایی هستند که می‌توانند به صورت مستقل عمل کنند و همچنین قابلیت جمع‌آوری و استفاده از داده‌های منابع مختلف سازمان یا یکپارچه شدن با نرم افزارهای مورد استفاده مدیریتی و سازمانی را دارند. به این ترتیب داده‌های مدیریت نیروی انسانی از چندین منبع و پایگاه مختلف جمع‌آوری، پاکسازی و ارزیابی می‌شوند و یک خلاصه آنی، دقیق و سریع از وضعیت سازمان را به صورت بصری و قابل مقایسه و تنظیم ارائه می‌کنند.
انواع داشبوردهای منابع انسانی
سازمانها و کسب‌وکارهای مختلف با توجه به نوع فعالیت و اندازه سازمان نیازهای مختلفی در مدیریت منابع انسانی خواهند داشت. همچنین شاخص‌ها و معیارهای سنجش متفاوتی مبنای ارزیابی‌ها خواهند بود. اما به طور کلی می‌توان دسته‌بندی داشبوردهای منابع انسانی را به این صورت در نظر آورد.
- داشبورد استخدام: معیارهای استخدام شامل تعداد افراد مورد نیاز، هزینه لازم جهت جذب و استخدام کارکنان جدید، ساعت و شیفت کاری و … در داشبورد استخدام مشخص خواهد شد.
- داشبورد عملکرد: عملکرد کارکنان و بخش‌های مختلف بر اساس معیارهایی چون حضور و غیاب، ساعات کاری، میانگین ساعات اضافه کار، سابقه کار، میزان بهره‌وری و … برای هر کدام از افراد و گروه‌های کاری سنجیده و نمایش داده می‌شود.
- داشبورد KPI: شاخص‌های کلیدی عملکرد در منابع انسانی بررسی و ارزیابی می‌شوند. شاخص‌هایی نظیر تعداد کارکنان، میزان پیشرفت و مهارت، حضور و غیاب، حقوق و دستمزد و …. به این منظور در نظر گرفته می‌شوند.
- داشبورد آموزش: مواردی نظیر هزینه آموزش، تعداد کارکنان آموزش‌دیده، میزان رضایت کارکنان از دوره آموزشی، ارزیابی مدیران از کارکنان آموزش‌دیده و … در این داشبورد معین می‌شود.
- داشبورد آماری: اطلاعاتی نظیر سن کارکنان، جنسیت، حقوق دریافتی، سابقه کار، جایگاه و رتبه شغلی و … در این داشبورد نمایش داده می‌شود.
شاخص‌های کلیدی در داشبوردهای مدیریت منابع انسانی
داشبوردهای منابع انسانی معمولاً شامل طیف گسترده‌ای از شاخص‌های کلیدی عملکرد می شوند. برخی از آنها عبارتند از: جمعیت‌شناسی کارکنان، تعداد، جذب و استخدام، مدیریت عملکرد، ارزیابی عملکرد، مشارکت کارکنان، آموزش و توسعه، پاداش و مزایا، حضور و غیاب، غیبت، نرخ جابه‌جایی و خروج کارکنان و ….. بسته به سیاست‌های پیش‌گرفته‌شده ممکن است اهمیت برخی شاخص‌ها در اولویت قرار گیرد و تأکید بیشتری بر شناسایی و ارزیابی آنها در داده‌های سازمانی وجود داشته باشد. معمولاً سه موردی که در ادامه به توضیح آنها می‌پردازیم، از مهم‌ترین شاخص‌هایی هستند که در مدیریت منابع انسانی در نظر گرفته می‌شوند.
- عملکرد: داشبوردها می‌توانند شاخص‌هایی چون عملکرد فروش، میزان رضایت مشتریان و معیارهای بهره‌وری را پایش کنند. این پایش به مدیران کمک می‌کند تا سطح عملکردی کارکنان مشخص شود و مواردی که نیاز به بهبود دارند یا کارکنانی که نیازمند آموزش و مهارت‌آموزی بیشتر هستند را شناسایی کنند.
- جابه‌جایی کارکنان: در این شاخص تعداد کارکنانی که در یک دوره معین سازمان را ترک کرده‌اند، مشخص می‌شود. نرخ جابه‌جایی در صورتی که از میزان استاندارد بالاتر باشد به معنای وجود مشکل در فرایند حفظ و نگهداشت نیروی انسانی است.
- غیبت: در این شاخص تعداد روزهای غیبت کارکنان در یک دوره زمانی مشخص سنجش می‌شود. نرخ غیبت بالاتر از حد استاندارد نشان‌دهنده عدم علاقه کارکنان به انجام وظایف، وجود مشکلات سلامتی، حجم زیاد کار و موارد دیگری است که باید در مورد آنها ارزیابی‌های لازم به عمل آید.
- جمعیت‌شناسی: مواردی چون جنسیت، تحصیلات، برابری دستمزد، مشارکت کارکنان و موارد دیگری در این دسته قرار می‌گیرند که داشبوردهای مدیریتی این موارد را تحلیل می‌کنند تا زمینه‌های قابل بهبود را شناسایی کرده و برنامه‌های مناسبی جهت پیشرفت بیشتر در تسهیل و تعدد انجام امور را طراحی و استراتژی‌های لازم را پیاده‌سازی کنند.
وظایف داشبورد منابع انسانی
- در طراحی و انتخاب داشبورد منابع انسانی باید سه نکته بسیار مهم را نظر گرفت که از وظایف اصلی هر داشبوردی محسوب می‌شوند. این سه وظیفه عبارتند از:
- نظارت و کنترل: شاخص‌های کلیدی عملکرد منابع انسانی بر اساس داده‌هایی که وارد داشبورد شده‌اند نتایج را ارائه می‌دهند. پاکسازی داده‌ها از موارد تکراری و غیرضروری و نظارت و کنترل بر داده‌ها از وظایف اصلی هر داشبوردی است. در داشبورد منابع انسانی نیز برای این اقدام می‌توان ابزاری قدرتمند در مدیریت را در اختیار داشت که به درستی تمامی آمار، جدول‌ها و نمودارهای مورد نظر را تهیه و جهت تصمیم‌گیری به صورت گزارش به مدیران و کاربران ارائه می‌دهد.
- تحلیل: قدرت تحلیل در داشبوردهای منابع انسانی نتیجه به‌کارگیری هوش مصنوعی و قابلیت یادگیری ماشین در طراحی این داشبوردها است. داشبوردهای امروزی می‌توانند کلان داده‌ها و اطلاعات پیچیده و گسترده را تبدیل به نمودارهای قابل فهمی کنند که برای پیش‌بینی در امور مختلف مربوط به منابع انسانی نقش بسیار مهمی ایفا می‌کنند. تحلیل داده‌ها یکی از مواردی است که سازمانها را در مسیر درستی برای اصلاح و پیشرفت قرار می‌دهد.
- شفافیت و صراحت: داده‌های مختلف و پیچیده منابع انسانی در داشبوردهای تخصصی تبدیل به جداول و نمودارهایی قابل فهم و گویا می‌شوند. این شیوه انتقال اطلاعات در بررسی و ارزیابی موارد مختلف مدیریتی منابع انسانی بسیار کارگشاست. زمانی که نیازمندی‌ها و شاخص‌های کلیدی به صراحت بیان و به نمایش گذاشته شوند، تصمیم‌گیری بر مبنای آنها صورت می‌گیرد و نتیجه بسیار مطلوبی نیز حاصل خواهد شد.
ویژگی‌های داشبورد منابع انسانی
– تعاملی بودن (Interactive): گزارش‌های داشبوردهای منابع انسانی باید به گونه‌ای باشند که پویا عمل کنند. پویایی داشبورد در مقابل ایستایی داشبورد به این معنا است که گزارش‌های ارائه‌شده قابل تنظیم و قابل ارائه با توجه به آمار و داده‌های لحظه‌ای باشند.
– خودکار بودن (Automated): در گزارش‌گیری از داشبوردها لزومی به تهیه و تنظیم آنها نیست و تمامی بررسی‌های لازم به صورت خودکار به عمل می‌آیند و همیشه به‌روز و قابل استناد به آخرین داده‌ها هستند.
– شهودی بودن (Intuitive): منظور از شهودی بودن، معنادار بودن است. قابل مشاهده و بصری بودن داشبوردها از معنادار بودن یا شهودی بودن آنها متفاوت است. داشبوردهای منابع انسانی باید مفید و مختصر باشند و داده‌ها را به شکلی معنادار تحلیل کنند. صراحت و دقت داشبوردها موجب می‌شوند تا زمان کمتری از مسئولین و مدیران برای درک و تحلیل داده‌ها گرفته شود و در نتیجه وقت و انرژی بیشتری برای تعیین عملکردها و استراتژی‌های توسعه و بهبود داشته باشند.
معیارهای مهم منابع انسانی که در داشبوردها سنجیده می‌شوند کدامند؟
با استفاده از داشبوردهای منابع انسانی معیارهای کلیدی مدیریت نیروی انسانی ارزیابی می‌شوند. در ادامه برخی از مهم‌ترین معیارهای کلیدی حوزه منابع انسانی آورده شده‌اند.
- زمان استخدام
- گردش مالی استخدام
- هزینه به ازای هر استخدام
- درآمد هر کارمند
- میزان بهره‌وری
- محدوده کنترل
- گردش داوطلبانه
- رتبه‌بندی عملکرد
- نسبت مقایسه
- نرخ ارتقاء
- نفوذ محدوده حقوق و دستمزد
- نرخ کل هزینه غرامت
- نرخ تکمیل آموزش
- نرخ پذیرش پیشنهاد
- نرخ نگهداری
- نرخ ثبت نام مزایا
- غیبت
- ساعات اضافه‌کاری
- میزان رضایت کارکنان
- مشارکت کارکنان
- نرخ بازگشت هزینه یادگیری و توسعه
- نرخ پذیرش فناوری
و…
مزایای استفاده از داشبورد منابع انسانی
بهبود تصمیم‌گیری در مدیریت منابع انسانی
از مهم‌ترین مزایای داشبوردهای مدیریتی قابلیت نمایش تصویری آمار مربوط به شاخص‌های مختلف است. این قابلیت نمایش تصویری و بصری‌سازی که شامل نمودارهای میله‌ای، دایره‌ای، ستونی، گراف، جدول و … می‌شود. در تحلیل داده‌ها و طراحی استراتژی‌های منابع انسانی بسیار کاربردی هستند.
افزایش کیفیت و ضریب اطمینان از نتایج تصمیمگیریهای منابع انسانی
نمایش دقیق و لحظه‌ای داشبوردها، نتایج عملکرد فاکتورهای اصلی در مدیریت منابع انسانی را به طور کامل و دقیق نشان می‌دهند و به مدیران امکان تصمیم‌گیری مبتنی بر داده را می‌دهند. نتایج این تصمیم‌گیری‌ها تا حد بسیار زیادی قابل سنجش و اطمینان است.
قابلیت پیش‌بینی و برنامه‌ریزی فرایندهای مختلف
پیش‌بینی روندها در مدیریت منابع انسانی بسیار مؤثر خواهد بود. بر این اساس می‌توان فرایندهای مختلف نظیر تخصیص منابع، استخدام افراد جدید، آموزش کارکنان و … را با دقت و اطمینان بیشتری برنامه‌ریزی کرد.
افزایش بهره‌وری
مشاهده آمار مربوط به شاخص‌های کلیدی امکان بررسی و بهبود روندهای دچار اختلال را فراهم می‌آورد که نتیجه آن بهبود و ارتقاء عملکرد سازمان است. داشبوردها با کاهش زمان صرف‌شده جهت ورود و آنالیز دستی داده‌ها به بهبود بهره‌وری کمک می‌کنند.
تعامل و برقراری ارتباط بیشتر و بهتر بین کارکنان سازمان
با اشتراک‌گذاری اطلاعات بین بخش‌های مختلف سازمان، دسترسی همگان به این اطلاعات سریع‌تر خواهد بود و اتلاف وقت و دیرکرد عملکرد کارکنان به دلیل عدم دسترسی به اطلاعات از چرخه‌های اجرایی حذف خواهند شد. درنتیجه عملکرد کارکنان بهبود یافته و ایجاد ارتباط و تعامل بین بخش‌ها و سطح‌های مختلف تسهیل می‌شود.
قابلیت دریافت گزارش
یکی از مهم‌ترین نیازهای مدیریتی هر سازمان و کسب‌وکار، در دست داشتن گزارش‌هایی قابل فهم و دقیق از جریان کار و درآمدزایی آن سازمان است. تهیه گزارش به شکل سنتی امری وقت‌گیر و همراه با احتمال خطا است. اما داشبورد مدیریتی امکان گزارش‌گیری از وضعیت و شاخص‌های منابع انسانی را در کوتاه‌ترین زمان، انجام می‌دهد. با این امکان، بررسی وضعیت منابع انسانی به میزان قابل ملاحظه‌ای تسهیل شده و موجبات تصمیم‌گیری داده محور را فراهم می‌سازد.
شفافیت بیشتر
نمایش داده‌ها به سبک‌های مختلف آماری و نموداری تصویر واضحی از شرایط نیروی انسانی و افراد سازمان و فرایندهای جاری سازمان به وجود می‌آورد. می‌توان از جنبه‌های مختلف داده‌های سازمانی را مورد ارزیابی قرار داد. در نتیجه مدیران کاملاً از شرایط کارکنان آگاه می‌شوند و اعتماد و اطمینان کارکنان به سازمان و مدیران افزایش می‌یابد.
مدیریت پروژه‌ها و فضای کاری
داشبوردهای منابع انسانی نظارت بر بخش‌های مختلف و ایجاد نظم و هماهنگی بیشتر در سازمان را امکان‌پذیر می‌سازد. یکپارچگی اطلاعات نیز به مدیریت پروژه کمک می‌کند و امکان تعریف اهداف پروژه، نیازمندی‌های مالی، منابع انسانی، روند انجام کار و… را برای مدیران و مسئولان پروژه‌ها فراهم می‌آورد.
شناسایی مشکلات و ریسک‌ها
داشبوردهای منابع انسانی با ارزیابی‌های دقیقی که از داده‌ها به عمل می‌آورند می‌توانند مشکلات و خطاهای سازمان را نیز شناسایی کنند. همچنین با توجه به بررسی داده‌ها در تجارب مختلف می‌توان شیوه اصلاح و پیش‌گیری از خطاها و مشکلات را نیز به درستی انتخاب کرد.
نرم افزار هوش تجاری چارگون و مدیریت منابع انسانی
به کمک نرم افزار هوش تجاری چارگون اطلاعات کارکنان در تمامی سیستم‌ها و منابع اطلاعاتی به صورت یکپارچه و قابل تنظیم در دسترس خواهد بود. نگرش جامعی که در داشبوردهای منابع انسانی به دست می‌آید کمک می‌کند تا در یک برنامه تعاملی تمامی اطلاعات به صورت لحظه‌ای قابل مشاهده و مقایسه باشند. سنجش‌های دوره‌ای و لحظه‌ای بر اساس شاخص‌های مورد نظر سازمان صورت گیرد و بینش دقیق‌تری از سازمان را در مدیران به وجود آورد. به کمک این نرم افزارهای هوشمند مدیران می‌توانند در مسیر توسعه و پیشرفت یا اصلاح سازمان گام‌های استوارتر و تصمیمگیریهای داده‌محوری را ترتیب دهند و از موفقیت و نتیجه تا حد بسیار بالایی اطمینان داشته باشند.
سخن پایانی
داشبورهای منابع انسانی ابزاری قدرتمند در دست مدیران جهت بهبود شرایط سازمانی و کارکنان هستند. گزارش‌های قابل فهم و بصری لحظه‌ای داشبوردها شرایط تصمیم‌گیری داده‌محور، شناسایی ایرادها و بهبود بهره‌وری، افزایش ارتباطات و هماهنگی عملکردی با استراتژی‌های در نظر گرفته شده برای سازمان را فراهم می‌آورند. در حال حاضر استفاده از مزایای داشبوردهای منابع انسانی تبدیل به یک نیاز ضروری در بهبود کیفیت مدیریت منابع انسانی شده است.