انبار و انبارداری یکی از مهم‌ترین بخش‌های سازمان‌های تولیدی به شمار می‌رود؛ چرا که از جمله بخش‌های تأثیرگذار در زنجیره تأمین است. به همین دلیل مدیریت انبار برای سازمان‌ها از اهمیت زیادی برخوردار است. انبارداران و مدیران انبار با استفاده از روش‌های نوین مدیریت انبار می‌توانند فرآیند انبارداری را با دقت و سرعت بیشتری انجام دهند و حتی کنترل کنند. در همین راستا تصمیم داریم تا در این مطلب ضمن معرفی انبار و انبارداری، کاربرد این سیستم‌ها را هم به شما توضیح دهیم. پس تا انتهای این مطلب همراه ما باشید.
انبار چیست؟
انبار به محلی گفته می‌شود که از آن برای نگهداری و مدیریت مواد اولیه و تولیدات یک سازمان استفاده می‌شود. در واقع تمام مواد اولیه مورد نیاز برای تولیدات یک مجموعه در انبار نگهداری می‌شوند تا زمان استفاده از آن‌ها فرا برسد. همچنین تولیدات نهایی سازمان‌ها تا زمانی که به فروش برسند و برای مشتری ارسال شوند، در انبار نگهداری می‌شوند.
تعریف انبارداری
در حالت کلی انبارداری به فرایندی گفته می‌شود که طی آن تمام کالاهای انبار شده سازمان (مواد اولیه و تولیدات نهایی) به روشی اصولی و قابل قبول ذخیره‌سازی شوند. بزرگی و کوچکی انبار ارتباط مستقیم با حجم فعالیت سازمان دارد؛ طبیعتاً هرچه سازمان شما بزرگ‌تر باشد و محصولات بیشتری تولید کند، به انبار بزرگ‌تری برای ذخیره کالاها نیاز خواهد داشت.
اهمیت انبارداری
مدیریت انبار و انبارداری صحیح برای هر سازمانی حائز اهمیت است. ایجاد هر مشکلی در این بخش از زنجیره تأمین می‌تواند مشکلات بزرگی را برای سازمان ایجاد کند. به عنوان مثل، در صورتی که انبارداران و سیستم مدیریت انبار در شرکت شما به خوبی کار نکند، وقفه‌های زیادی در فرایند تولید و حتی تحویل کالا به مشتری ایجاد خواهد شد. همچنین ممکن است با معضلاتی مانند گم شدن کالا در انبار مواجه شد که زیان مالی زیادی برای سازمان‌ها به همراه دارد. به همین دلیل گفته می‌شود که انبارداری یکی از مهم‌ترین بخش‌های زنجیره تأمین است و برای انجام صحیح فرایندهای آن باید از یک سیستم پیشرفته استفاده کرد تا ریسک روبه‌رو شدن با مشکلات ذکر شده به حداقل برسد.
مهم‌ترین وظایف انبارداران چیست؟
انبارداران وظایف متعددی را بر عهده دارند که باید به آن‌ها رسیدگی کنند اما بخش عمده وظایف آن‌ها در گزینه‌های زیر خلاصه می‌شود:
- ورود کالا به انبار
- جانمایی کالا و ابزار در انبار
- انبارگردانی
- بررسی درخواست‌های سایر تیم‌ها مبنی بر ورود و خروج هر گونه کالا از انبار
- کنترل خروجی‌های انبار
انجام تمام وظایف محوله به انبارداران به صورت دستی، زمان زیادی از انبارداران می‌گیرد. همچنین احتمال خطا را به شدت افزایش می‌دهد. به همین دلیل توصیه می‌شود برای انجام اصولی مراحل انبارداری از سیستم‌های نوین مدیریت عملیات انبار استفاده کرد.
مشکلات انبارداری به روش سنتی
مدیریت انبار کار ساده‌ای نیست و ممکن است انبارداران و مدیران آن را با مشکلات متعددی مواجه کند. برخی از این معضلات به شرح زیر هستند:
- سرعت پایین انجام شدن مراحل انبارگردانی
- نبود کنترل کافی بر جانمایی کالاها
- پیچیدگی و سختی کنترل داشتن روی ورود و خروج اجناس از انبار
- نیاز به وجود نیروی کار کافی برای نظارت و بررسی شرایط بازار به صورت روزانه
جالب است بدانید با استفاده از سیستم‌های WMS تمام فرایند مدیریت انبار به صورت هوشمند و با کمک نرم‌افزارهای مخصوص انجام می‌شود. در نتیجه احتمال ایجاد چنین مشکلاتی به کمترین میزان ممکن می‌رسد. در ادامه 3 مشکل اساسی انبارداری را به صورت کامل به شما توضیح می‌دهیم.
– استفاده بهینه از فضای انبار
چیدمان اجناس و کالاها در محیط انبار یکی از مهم‌ترین نکات مربوط به انبارداری است. ناتوانی در استفاده حداکثری از فضای انبار به معنای هدر دادن فضا و ضعف در فرایند مدیریت آن است. برای دستیابی به این هدف باید از ابزارها و امکانات سازگار با شرایط انبار استفاده کرد. به عنوان مثال، پالت‌هایی که برای طبقه‌بندی انبار به کار می‌روند باید با محیط انبار و اجناس موجود در آن هماهنگی داشته باشند.
– نظارت بر موقعیت کالاها
روزانه اجناس زیادی به انبار وارد و از آن خارج می‌شوند. بسیاری از مواد اولیه مورد نیاز شرکت‌ها با حجم بالا خریداری و در انبار نگهداری می‌شوند تا زمان استفاده از آن‌ها فرا برسد. در صورتی که مدت زیادی از خرید این اجناس بگذرد یا برای طولانی‌مدت مورد استفاده قرار نگیرند، ممکن است محل قرار گرفتن آن‌ها فراموش شود. در چنین شرایطی مدیران سازمان با چالش‌های بزرگی مواجه می‌شوند؛ چرا که خرید مجدد برخی از کالاها نیازمند صرف زمان و هزینه زیادی است و آسیبهای جدی به خط تولید وارد می‌کند.
– خطای انسانی
هیچ فردی کامل نیست و نمی‌تواند ادعا کند که هرگز اشتباه نمی‌کند. زمانی که تمام مراحل مدیریت انبار توسط اشخاص و به صورت دستی انجام شود، احتمال رخ دادن خطا در آن افزایش پیدا می‌کند. یکی از مواردی که باید همواره مورد توجه قرار بگیرد، موجودی انبار است. در صورتی که کارکنان انبار، کم شدن موجودی مواد اولیه را گزارش ندهند و سازمان در زمان مناسب برای خرید این مواد اولیه اقدام نکند، خط تولید متوقف شده و زیان سنگینی به سازمان وارد می‌شود.
سیستم مدیریت انبار (WMS) چیست و چه کاربردی دارد؟
سیستم مدیریت انبار یا Warehouse Management System به صورت خلاصه با نماد WMS نمایش داده می‌شود. فرایند مدیریت انبار شامل به اتمام رساندن تمام وظایفی می‌شود که قبلاً به آن‌ها اشاره کردیم. مهم‌ترین مزیت استفاده از سیستم انبار هوشمند، این مورد است که تمام موجودی انبار از زمان ورود به آن تا خروج از انبار به صورت دقیق کنترل می‌شود و احتمال خطا در آن به حداقل می‌رسد. به همین دلیل، مدیریت ریسک در انبار به عنوان یکی از مزایای اصلی این سیستم معرفی شده است.
لازم به ذکر است که با استفاده از این سیستم، سرعت انجام فرایند کنترل و بررسی موجودی انبار تا حد زیادی افزایش پیدا می‌کند.
مزایای استفاده از سیستم مدیریت انبار صنعتی
همان‌طور که پیش از این اشاره کردیم، انبارداری فرآیند پیچیده‌ای است و اگر فرایند انبارداری به درستی انجام نشود، تمام سازمان خسارت می‌بیند. در ادامه شماری از مهم‌ترین مزایای استفاده از سیستم‌های مدیریت انبار را به شما معرفی می‌کنیم. سازمان‌ها می‌توانند با استفاده از این سیستم‌ها، مشکلات ناشی از انبارداری غیراصولی را به حداقل برسانند.
- امکان دسترسی سریع به اطلاعات انبار
- استفاده از تکنولوژی روز دنیا
- امکان کنترل و نظارت دقیق بر تمام فرایند انبارداری
- مدیریت بهتر و اصولی‌تر انبار
- افزایش سرعت مراحل مدیریت انبار
- ساده‌سازی وظایف انبارداران
- افزایش دقت
- کاهش احتمال خطا
- امکان نظارت دقیق بر موجودی انبار
- ایجاد امکان تغییر استراتژی مدیریت انبار
- بی‌نیازی از استخدام تعداد زیادی نیروی کار برای کنترل و نظارت بر شرایط انبار
- کمک به کاهش هزینه‌های انبارداری
- کاهش ریسک کمبود موجودی در انبار
- ایجاد فضای بهینه برای ذخیره‌سازی محصولات در انبار
- استفاده بهینه و کارا از تجهیزات انبار
باید به این نکته اشاره کنیم که موارد مذکور تنها بخشی از مزایای استفاده از سیستم مدیریت انبار هستند.
یک مثال ساده برای درک بهتر کاربرد سیستم انبار:
تصور کنید که شما مدیر یک انبار هستید. روزانه اجناس متعددی به انبار، وارد و از آن خارج می‌شوند. بررسی دفترهای بزرگ برای کسب اطلاعات از موجودی هر کالا زمان زیادی از شما می‌گیرد و به خاطر سپردن موجودی تمام اجناس هم تقریباً غیرممکن است. در چنین شرایطی شما می‌توانید از اسکن بارکد برای پیدا کردن موقعیت کالاها استفاده کنید.
به این صورت که برای هر کالا در انبار، یک بارکد تعریف کنید و اطلاعات کالا را در زمان ورود و خروج از انبار در سیستم ذخیره کنید. از این به بعد با هر بار ورود و خروج کالای مذکور به انبار، تنها کافی است بارکد مربوط به آن را اسکن کنید تا اطلاعات به صورت خودکار در سیستم ذخیره شوند.
تفاوت مدیریت انبار با مدیریت انبار لجستیک
تعدادی از مدیران و کارشناسان سازمان‌ها به اشتباه تصور می‌کنند که مدیریت انبار و مدیریت لجستیک یکسان هستند. باید بدانید که این دو مفهوم با یکدیگر تفاوت دارند. یک سیستم مدیریت انبار به رفع مشکلات داخل انبار و مسائل درون سازمانی مرتبط با آن می‌پردازد. این در حالی است که مدیریت انبار لجستیک، مفهومی گسترده‌تر دارد.
مدیریت لجستیک شامل حمل و نقل، تأمین کالا، ثبت اطلاعات مربوط به کالاها، بیمه اجناس، روش‌های توزیع و تحویل کالا و… است. در مدیریت لجستیک توزیع‌کنندگان و تأمین‌کنندگان اجناس هم شناسایی می‌شوند.
به عبارت بهتر، لجستیک انبار تنها به داخل سازمان محدود نمی‌شود و مسائل برون‌سازمانی را هم در بر می‌گیرد.
سخن پایانی
در این مطلب تلاش کردیم شما را با مفهوم انبار، انبارداری و سیستم مدیریت انبار آشنا کنیم. همچنین اشاره کردیم که با استفاده از این سیستم‌ها احتمال رخ دادن خطا و زیان دیدن سازمان‌های تولیدی تا حد زیادی کاهش پیدا می‌کند. به همین دلیل به شما توصیه می‌کنیم از سیستم‌های روز دنیا برای تسهیل فرایند انبارداری و سرعت بخشیدن به مراحل آن استفاده کنید.
امیدواریم مطالب ذکر شده مورد استفاده شما قرار گرفته باشند. شما می‌توانید نظرات و پیشهادات خود را در رابطه با این صفحه از طریق بخش ارسال دیدگاه با ما و سایر خوانندگان آن به اشتراک بگذارید.