دانشگاه صنعتی امیرکبیر

دانشگاه صنعتی امیرکبیر (پلی‌تکنیک تهران) با بیش از 6 دهه سابقه درخشان، همواره در زمره برترین دانشگاه‌های فنی و مهندسی ایران قرار داشته است. این دانشگاه با دارا بودن 560 عضو هیئت علمی، 700 کارمند و 12 هزار دانشجو، خدمات گسترده‌ای را به طیف متنوعی از مخاطبان ارائه می‌دهد. تنوع خدمات و گستردگی فعالیت‌ها، چالش‌هایی را در زمینه مدیریت فرآیندها و عملیات مالی به وجود آورده بود. پراکندگی اطلاعات، عدم شفافیت امور مالی، نیاز به تمرکزگرایی و یکپارچگی اطلاعات، از جمله این چالش‌ها بودند.

چالش‌های اولیه

حضور ۵۶۰ عضو هیات علمی، ۷۰۰ کارمند و ۱۲ هزار دانشجو در دانشگاه امیرکبیر، وسعت خدمات‌دهی به طیف‌ متنوع مخاطبان، فرآیندها و عملیات مالی متعددی را به همراه دارد. در دانشگاه نیاز جدی برای بازبینی ساختارهای اداری و مالی و دستیابی به اطلاعات شفاف و کارآمد وجود داشت که به اجرای طرح «بازبینی سیستم‌های اداری و مالی» منجر شد.

تمرکز مدیران دانشگاه در بازبینی سیستم‌های مالی و اداری بر ایجاد ساختاری مکانیزه بود که قبلاً در دانشگاه وجود نداشتند. ساختاری که در حوزه اموال و انبار با کمک چارگون، شکل گرفت.

راه‌حل‌ها

در راستای رفع چالش‌های موجود، دانشگاه صنعتی امیرکبیر با همکاری شرکت چارگون، اقدام به استقرار نرم‌افزارهای جامع دیدگاه نمود. این نرم‌افزارها با ایجاد ساختاری مکانیزه در حوزه‌های مختلف از جمله اموال و انبار، بودجه و اعتبارات، حسابداری، میز خدمت و پیشخوان ارباب رجوع، تحولات چشمگیری را در سیستم‌های اداری و مالی دانشگاه رقم زدند.

– تمرکزگرایی و یکپارچگی اطلاعات

نرم‌افزارهای دیدگاه با یکپارچه‌سازی اطلاعات امور اداری و مالی، گامی بلند در جهت رفع پراکندگی اطلاعات و شفاف‌سازی فرآیندها برداشتند. این امر منجر به سهولت دسترسی به اطلاعات، تسریع در انجام امور و ارتقای سطح تصمیم‌گیری در مدیریت دانشگاه شد.

– تسهیل ارتباط با دانشگاه

استقرار نرم‌افزار میز خدمت دیدگاه، ارتباطی هوشمند و سیستمی بین دانشگاه و طیف وسیعی از مخاطبان ایجاد کرد. سامانه پیشخوان ارباب رجوع نیز امکان ثبت و پیگیری درخواست‌ها به صورت غیرحضوری را فراهم نمود و از مراجعه حضوری افراد و صرف وقت و انرژی آنها جلوگیری کرد.

– بهینه‌سازی فرآیندها و افزایش کارایی

نرم‌افزارهای دیدگاه با خودکارسازی بسیاری از فرآیندها، گامی مهم در جهت حذف فرآیندهای زائد، صرفه‌جویی در زمان و افزایش کارایی بخش‌های مختلف دانشگاه برداشتند.

– کاهش هزینه‌ها و ارتقای رضایت‌مندی

هوشمندسازی فرآیندها و حذف واسطه‌ها، منجر به کاهش هزینه‌های عملیاتی و اداری دانشگاه شد. همچنین، سهولت دسترسی به خدمات و پاسخگویی سریع به درخواست‌ها، رضایت‌مندی مراجعان و ذینفعان را به طور قابل توجهی افزایش داد.

دستاوردها

استقرار نرم‌افزارهای جامع دیدگاه در دانشگاه صنعتی امیرکبیر، تحولی شگرف در نظام اداری و مالی این دانشگاه ایجاد کرد. این امر، زمینه‌ساز ارتقای کارایی، افزایش شفافیت، تسهیل ارتباط با دانشگاه، کاهش هزینه‌ها و ارتقای رضایت‌مندی ذینفعان شد. دانشگاه صنعتی امیرکبیر با اتکا به این فناوری نوین، گامی بلند در مسیر تحول و تعالی برداشته و الگویی موفق برای سایر دانشگاه‌ها و مراکز آموزشی به شمار می‌رود.