BPMS دیدگاه با یکپارچه‌سازی گردش کار و نظارت متمرکز بر فرآیندها، تکه‌تکه بودن سیستم‌ها را حذف می‌کند. در نتیجه:

• از دوباره‌کاری پرهزینه جلوگیری می‌شود.
• شفافیت در وضعیت هر کارتابل و فرآیند به‌صورت لحظه‌ای فراهم می‌شود.
• تحلیل‌های داده‌محور امکان‌پذیر می‌شوند.

این ویژگی‌ها باعث افزایش سرعت، دقت و بهره‌وری در کل چرخه کسب‌وکار می‌شوند.

هر BPMS استاندارد باید قابلیت ارتباط از طریق API یا اتصال‌دهنده‌های (connectors) آماده به سیستم‌های رایج را داشته باشد. در مرحله ارزیابی ما می‌توانیم اسناد فنی و فهرست APIهای موجود را در اختیار شما قرار دهیم.

انعطاف‌پذیری یعنی توانایی تنظیم سریع گردش‌کارها، فرم‌ها و قوانین تصمیم‌گیری بدون نیاز به زمان طولانی یا نیروی فنی زیاد. برای سنجش این مورد:

• BPMS دیدگاه  از ابزار Low-Code/No-Code برای طراحی فرآیند پشتیبانی می‌کند.
• زمان موردنیاز برای تغییر یک سناریوی ساده، بسیار ناچیز است.
• BPMS دیدگاه از مدیریت نسخه‌گذاری (Versioning) پشتیبانی می‌کند.

این موضوع شامل چند زیرشاخه است:

• احراز هویت (Authentication): امکان یکپارچه‌سازی با LDAP/AD یا SSO فراهم است؟ آیا 2FA (احراز هویت دومرحله‌ای) پشتیبانی می‌شود؟
• کنترل دسترسی مبتنی بر نقش (RBAC): می‌توان دقیقاً سطح دسترسی را برای فرم‌ها، کارتابل‌ها و گزارش‌ها تعریف کرد.
• لاگ‌برداری و نظارت امنیتی: تمام رویدادهای مهم (مانند خروج‌ها و ورودهای ناموفق یا تغییرات در طراحی فرآیند) ثبت می‌شود تا در صورت نیاز بتوانید ممیزی (Audit) انجام دهید.
  

عوامل مؤثر بر موفقیت پروژه معمولاً به سه دسته تقسیم می‌شوند:

1. تعهد سازمانی و مدیریت ارشد: بدون حمایت و دغدغه‌مندی رهبری، احتمال مقاومت کاربران بالا می‌رود.
2. شفافیت در تعریف فرایندها: اگر سازمان پیش از استقرار، فرآیندها را مدل‌سازی و تحلیل نکرده باشد، ممکن است BPMS به‌درستی طراحی نشود یا کاربران سردرگم شوند.
3. تیم پیاده‌سازی و فرهنگ‌سازی: داشتن یک تیم تخصصی هم در حوزه BPM و هم در حوزه فناوری اطلاعات (IT) باعث می‌شود که ضمن آموزش کاربران، مشکلات فنی سریع‌تر رفع شوند.

با توجه به این سه فاکتور، می‌توان قبل از شروع پروژه یک «برنامه مدیریت تغییر» (Change Management) تدوین کرد که شامل جلسات آموزشی، مستندسازی و سنجش میزان پذیرش (User Adoption Metrics) باشد. در نهایت یک برنامه Proof of Concept (PoC) کوتاه، میزان تطبیق با نیازهای اصلی را روشن می‌کند و ریسک شکست را کاهش می‌دهد.

محیط کاربری باید:

• ساده و کم‌پیچیدگی باشد: کاربران غیرفنی باید بتوانند بدون آموزش زیاد فرم‌ها را تکمیل و کارتابل را مدیریت کنند.
• اطلاع‌رسانی هوشمند (Smart Notifications): اعلان‌ها باید مرتبط با نقش کاربر باشند و به‌موقع ارسال شوند (از طریق ایمیل، پیامک یا اعلان درون‌سیستمی).
  اگر محیط کاربری برای افراد گیج‌کننده یا پر از گزینه‌های غیرضروری باشد، نرخ پذیرش کاربران کاهش می‌یابد و پروژه بازگشت سرمایه (ROI) مطلوب نخواهد داشت.

یک بسته پشتیبانی استاندارد شامل موارد زیر است:

1. رفع اشکال (Bug Fix) و به‌روزرسانی نسخه‌ها (Upgrades): ممکن است باگ‌های جزئی گزارش شود یا نسخه‌های جدید قابلیت‌های بهبودیافته ارائه دهند.
2. پشتیبانی تلفنی/ایمیلی و تیکتینگ (Helpdesk) 
3. پایگاه دانش و مستندات آنلاین: شامل راهنماهای آموزشی، مقالات حل مسئله و FAQ که به کاربران امکان می‌دهد سریع‌تر مشکلات رایج را برطرف کنند.

علاوه بر مقایسه ویژگی‌های فنی نرم‌افزار، باید به موارد زیر توجه کنید:

1. تیم تخصصی BPM: صرف داشتن تیم فنی کافی نیست؛ تیم باید تجربه تحلیلی و مدل‌سازی فرآیند نیز داشته باشد تا هنگام استقرار چالش‌های کسب‌وکار را بفهمد.
2. پایگاه دانش و مستندات: چقدر مستندات و دروس‌آموخته (Lessons Learned) در اختیار دارید؟ آیا آموزش حضوری یا آنلاین ارائه می‌شود؟
3. تعهد به توسعه بلندمدت (Roadmap): نقشه راه توسعه نرم‌افزار چیست؟ آیا فروشنده به‌روزرسانی‌های منظم و قابلیت‌های جدید را در بازه‌های مشخص ارائه می‌کند؟
4. حمایت از استانداردها و چارچوب‌های BPMN/BPMS: اطمینان حاصل کنید که نرم‌افزار مبتنی بر استانداردهای بین‌المللی BPMN (نسخه ۲.۰ به بالا) است تا در آینده تعامل با سایر ابزارهای تحلیل فرآیند آسان باشد.

انتخاب فروشنده مناسب صرفاً به قیمت یا مارکتینگ بستگی ندارد؛ بلکه تجربه، تعهد به پشتیبانی بلندمدت و تطابق با نیازهای سازمان در بلندمدت اصلی‌ترین معیارها خواهند بود.