فرآیند جابه‌جایی اموال یکی از فرآیندهای کلیدی در حوزه مدیریت دارایی‌های سازمانی است که به‌منظور انتقال تجهیزات، ماشین‌آلات یا سایر اموال بین واحدهای مختلف سازمان مورد استفاده قرار می‌گیرد. در روش سنتی، اجرای این فرآیند با چالش‌هایی مانند عدم ثبت دقیق سوابق نقل و انتقال، نبود شفافیت در زنجیره تأییدها، احتمال گم شدن اسناد و دشواری در پیگیری وضعیت درخواست همراه بود. در پروژه‌ای موفق، این فرآیند با بهره‌گیری از سامانه مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار (BPMS) بازطراحی و مکانیزه شد تا ضمن افزایش شفافیت، امنیت و دقت، ردیابی و کنترل دارایی‌ها در سازمان نیز تسهیل شود.
مراحل اجرای فرآیند و مزایای آن
فرآیند با ثبت درخواست توسط متقاضی و تکمیل فرم الکترونیکی “نقل و انتقال داخلی اموال” آغاز می‌شود. اگر مورد درخواست شامل تجهیزات فناوری اطلاعات یا ماشین‌آلات باشد، درخواست به تأیید مدیر نگهداری و تعمیرات (نت) ارسال می‌شود. پس از آن، درخواست به تأیید مدیرعامل رسیده و به دنبال آن، مدیر واحد تحویل‌دهنده و مدیر واحد تحویل‌گیرنده نیز نسبت به بررسی و تأیید آن اقدام می‌کنند. در مرحله بعد، جمع‌دار اموال سازمان وظیفه دارد انتقال دارایی را به‌صورت رسمی در سیستم اموال ثبت کند. در پایان، اطلاع‌رسانی خودکار به درخواست‌کننده در خصوص وضعیت نهایی درخواست انجام می‌شود.
این فرآیند مکانیزه، علاوه بر ثبت دقیق مسیر گردش اموال، باعث بهبود هماهنگی بین واحدها، حذف کاغذبازی، افزایش امنیت اطلاعات و فراهم شدن گزارش‌های مدیریتی در هر زمان شده و گامی مؤثر در راستای ارتقاء بهره‌وری و انضباط سازمانی به شمار می‌آید.