فرآیند “درخواست مساعده کارکنان” پیش از این به‌صورت دستی و با استفاده از فرم‌های کاغذی انجام می‌گرفت و با مشکلاتی از جمله تأخیر در بررسی، نبود امکان پیگیری لحظه‌ای، عدم ثبت سوابق شفاف و دشواری در تهیه گزارش‌های مدیریتی مواجه بود. این فرآیند با هدف رفع این چالش‌ها در بستر سیستم مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار (BPMS) طراحی مجدد و مکانیزه شد. مکانیزاسیون این فرآیند نه‌تنها باعث افزایش سرعت، دقت و قابلیت پیگیری، بلکه زمینه‌ساز افزایش رضایت کارکنان و مدیران مالی نیز شد.
مراحل اجرا و دستاوردهای کلیدی فرآیند
فرآیند با ثبت درخواست مساعده توسط کاربر آغاز می‌شود، سپس اطلاعات پرسنلی به‌صورت خودکار بازیابی شده و درخواست به همراه مبلغ و علت آن به واحد مربوطه ارسال می‌شود. در صورت تجاوز مبلغ درخواست از سقف مجاز، فرآیند به شکل سیستمی به مرحله بررسی ویژه هدایت می‌شود. پس از دریافت تأییدیه نهایی از سوی رئیس اداره حسابداری کارکنان، مبلغ مصوب برای پرداخت به اطلاع متقاضی می‌رسد. تمامی این مراحل در محیطی یکپارچه و تحت نظارت کامل سیستمی انجام می‌گیرد و پیام‌های هشدار یا رد درخواست نیز به‌صورت خودکار از طریق سیستم صادر می‌شود. این بازطراحی منجر به افزایش چشمگیر شفافیت، قابلیت نظارت، و تولید گزارش‌های تحلیلی دقیق برای مدیران شده است.