فرآیند درخواست نیروی انسانی یکی از فرآیندهای راهبردی در سازمان‌هاست که در مواقع نیاز به جذب نیروی جدید، چه به‌منظور جایگزینی نیروی قبلی و چه در راستای توسعه تیم‌ها، آغاز می‌شود. پیش از مکانیزه شدن، این فرآیند به‌صورت کاغذی و پراکنده انجام می‌شد و همواره با مشکلاتی از جمله نبود مسیر مشخص برای تأییدها، تأخیر در بررسی، ثبت نامنظم اطلاعات و دشواری در پیگیری وضعیت درخواست مواجه بود. با پیاده‌سازی موفق این فرآیند در سامانه مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار (BPMS)، جریان کاری درخواست جذب نیرو به‌صورت یکپارچه، دقیق و قابل ردیابی اجرا شده و کیفیت پاسخگویی به نیازهای منابع انسانی سازمان به‌طور چشمگیری افزایش یافته است.
مراحل اجرای فرآیند و مزایای آن
فرآیند با تکمیل فرم الکترونیکی درخواست نیروی انسانی توسط واحد متقاضی آغاز می‌شود. این فرم شامل اطلاعات مربوط به نوع نیاز (جایگزینی یا توسعه)، شرح شغل، شرایط احراز و سایر مشخصات موردنیاز است. پس از ثبت، درخواست برای بررسی به مدیر منابع انسانی ارجاع می‌شود. در صورت نیاز به تأییدات سطح بالاتر، درخواست به مدیرعامل، مدیر کارخانه یا مدیر اجرایی شعبه مربوطه ارسال می‌شود. پس از اخذ تأییدات لازم، مسئول جذب و استخدام فرآیند جذب را آغاز کرده و مشخصات فرد منتخب را در سیستم ثبت می‌کند. این اطلاعات برای تأیید نهایی به واحد درخواست‌کننده ارسال می‌شود و پس از تأیید نهایی، اطلاع‌رسانی به واحد حقوق و دستمزد برای صدور حکم و برقراری پرداخت‌های مرتبط انجام می‌گیرد.
مکانیزاسیون این فرآیند منجر به تسهیل گردش اطلاعات، حذف بروکراسی دستی، افزایش سرعت در جذب نیرو، ایجاد شفافیت در وضعیت استخدام‌ها و امکان تهیه گزارش‌های دقیق منابع انسانی شده و گامی مهم در حرفه‌ای‌سازی نظام جذب و نگهداشت سرمایه انسانی در سازمان به شمار می‌آید.