فرآیند درخواست پرداخت یکی از مهم‌ترین و حساس‌ترین فرآیندهای پشتیبانی مالی در سازمان‌هاست که به‌منظور اجرای پرداخت‌های مالی متنوع شرکت از جمله پرداخت به تأمین‌کنندگان، پیمانکاران، خدمات دریافتی یا هزینه‌های جاری انجام می‌شود. پیش از مکانیزه شدن، این فرآیند به‌صورت کاغذی انجام می‌شد و همواره با چالش‌هایی مانند تأخیر در گردش مکاتبات، عدم شفافیت در مراحل تأیید، احتمال بروز خطای انسانی و نبود ثبت و ردیابی کامل اطلاعات مواجه بود. با اجرای موفق این فرآیند در بستر سیستم BPMS، تمام این مشکلات برطرف شده و تحول قابل‌توجهی در مدیریت و کنترل پرداخت‌های سازمانی ایجاد شده است.
مراحل اجرای فرآیند و مزایای آن
فرآیند با ثبت درخواست پرداخت توسط کارشناس واحد ذی‌نفع آغاز می‌شود. در ادامه، درخواست به تأیید مدیر همان واحد می‌رسد و پس از آن به ترتیب به مدیر مالی، رئیس حسابداری و کارشناس مالی ارجاع می‌شود تا از منظر مالی، بودجه‌ای و انطباق با ضوابط مورد بررسی قرار گیرد. پس از تأییدهای اولیه، واحد حسابرسی درخواست را از نظر تطابق با رویه‌های سازمانی و مستندات بررسی کرده و آن را برای تصویب نهایی به معاونت ستادی، مدیرعامل و نهایتاً خزانه‌دار ارجاع می‌دهد. در مواردی که نیاز به تعامل با واحد بازرگانی باشد (مثلاً پرداخت‌های مربوط به خریدها یا قراردادها)، این واحد نیز در جریان تأیید قرار می‌گیرد.
در پایان و پس از طی تمامی مراحل، پرداخت انجام شده و نتیجه (اعم از تأیید یا رد) به‌صورت سیستمی به درخواست‌کننده اطلاع‌رسانی می‌شود. تمامی مراحل دارای ثبت سیستمی، تاریخچه تغییرات و گزارش‌های مدیریتی دقیق هستند.
این فرآیند مکانیزه با افزایش شفافیت، کاهش تأخیر، کنترل چندلایه و اطلاع‌رسانی هوشمند، نقش مهمی در ارتقای کارایی نظام مالی شرکت ایفا کرده و به عنوان نمونه‌ای موفق از تحول دیجیتال در سازمان شناخته می‌شود.
