فرآیند درخواست کالا یکی از فرآیندهای پشتیبانی حیاتی در سازمان‌ها، به‌ویژه در محیط‌های تولیدی و صنعتی است. این فرآیند با هدف تأمین کالاها و اقلام موردنیاز کارکنان یا خطوط تولید از طریق انبارهای سازمان اجرا می‌شود. پیش از مکانیزه شدن، این درخواست‌ها اغلب به‌صورت کاغذی و غیرشفاف انجام می‌شد و چالش‌هایی مانند تأخیر در تأمین، عدم ثبت دقیق سوابق، گردش ناکارآمد اسناد و نبود امکان پیگیری وضعیت درخواست‌ها را به همراه داشت. با استقرار موفق این فرآیند در بستر سیستم مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار (BPMS)، این مسائل برطرف شده و فرایند تأمین داخلی کالا ساختارمند و قابل ردیابی شده است.
مراحل اجرای فرآیند و مزایای آن
فرآیند با ثبت درخواست کالا توسط کاربر متقاضی آغاز می‌شود. وی با تکمیل فرم الکترونیکی، اطلاعات کالای موردنیاز، مقدار، واحد مصرف و علت مصرف را درج کرده و درخواست را برای تأیید مدیر یا سرپرست مربوطه ارسال می‌کند. پس از طی تأییدات لازم، درخواست به سرپرست انبار ارجاع می‌شود. در این مرحله، سرپرست انبار با بررسی موجودی، وضعیت اقلام درخواست‌شده را مشخص کرده و در صورت موجود بودن کالا، آن را برای تحویل به متقاضی آماده می‌سازد.
در صورتی که کالای درخواستی در انبار موجود نباشد، فرآیند «درخواست خرید کالا» به‌صورت مستقل آغاز شده و مراحل تأمین از مسیرهای تدارکات و خرید پیگیری می‌شود.
مکانیزاسیون این فرآیند، ضمن افزایش نظم، شفافیت و سرعت در گردش درخواست‌ها، باعث کاهش خطاهای دستی، حذف مکاتبات غیررسمی و امکان گزارش‌گیری دقیق از وضعیت مصرف، موجودی و نیازهای تکرارشونده کالاها شده است. این فرآیند نقشی کلیدی در تداوم بی‌وقفه عملیات پشتیبانی و تولید در سازمان دارد.