فرآیند صدور گواهی اشتغال به کار یکی از نیازهای پرکاربرد در سازمان‌هاست که به‌منظور معرفی کارکنان به نهادهایی مانند بانک‌ها، سفارتخانه‌ها و سایر ارگان‌های رسمی انجام می‌شود. در گذشته، این فرآیند به‌صورت دستی انجام شده و همواره با مشکلاتی نظیر کندی در صدور نامه، خطا در اطلاعات، عدم ثبت سوابق درخواست‌ها و دشواری در پیگیری روبه‌رو بود. در پروژه‌ای موفق، این فرآیند با بهره‌گیری از بستر BPMS به‌صورت کامل مکانیزه و به یکی از نمونه‌های موفق تحول دیجیتال در حوزه اداری شرکت تبدیل شد.
مراحل اجرای فرآیند و مزایای آن
فرآیند با ثبت درخواست توسط کارمند آغاز می‌شود. بلافاصله پس از آغاز، سیستم به‌طور خودکار اطلاعات پرسنلی متقاضی را از پایگاه داده منابع انسانی بازیابی کرده و در فرم الکترونیکی درج می‌کند. سپس درخواست به مدیر مستقیم فرد ارجاع می‌شود تا از منظر اداری بررسی و تأیید شود. در صورت تأیید، درخواست به رئیس اداره کارگزینی ارسال می‌شود که در این مرحله گزارش کاملی از درخواست‌های قبلی فرد نیز برای تصمیم‌گیری بهتر نمایش داده می‌شود. پس از بررسی و تأیید رئیس اداره کارگزینی، درخواست برای تأیید نهایی به مقام مسئول ارسال می‌شود. در مرحله پایانی و پس از تأیید نهایی، نامه گواهی اشتغال به کار برای چاپ و مهر به اداره کارگزینی بازمی‌گردد و هم‌زمان اطلاع‌رسانی به کارمند متقاضی انجام می‌شود. نسخه فیزیکی نامه نیز پس از چاپ و مهر، به متقاضی تحویل داده می‌شود.
این فرآیند مکانیزه ضمن افزایش دقت و سرعت، امکان پیگیری مرحله‌به‌مرحله، کاهش مراجعات حضوری و تولید گزارش‌های دقیق مدیریتی را نیز فراهم آورده و به‌عنوان یکی از فرآیندهای بهینه‌سازی‌شده در مسیر تحول دیجیتال سازمان شناخته می‌شود.
