پراکنده بودن اطلاعات و نبود بانک اطلاعاتی یکپارچه

چالش: در بسیاری از سازمان‌ها اطلاعات مربوط به هر ملک از جمله سند مالکیت، قراردادهای مختلف، بیمه‌نامه‌ها، گزارش‌های کارشناسی، نقشه‌ها و هزینه‌ها هر کدام در فایل‌ها و شاخه‌های جدا، اکسل‌ها یا حتی پوشه‌های فیزیکی نگهداری می‌شود. این پراکندگی باعث می‌شود هر زمان نیاز به یک مدرک یا داده خاص باشد، بازیابی آن به کاری سخت، زمان‌بر و پر از دوباره‌کاری تبدیل شود. حتی ممکن است اطلاعات گم شوند یا بین فایل‌های مختلف مغایرت‌هایی ایجاد شود.

راه‌حل: نرم‌افزار املاک دیدگاه، همه اطلاعات مربوط به یک ملک را در یک بانک داده متمرکز، ساختارمند و قابل جست‌وجو نگهداری می‌کند. هیچ داده‌ای گم یا فراموش نمی‌شود و همه چیز با چند کلیک و بدون سردرگمی همیشه در دسترس است.

نبود آگاهی از وضعیت به‌روز املاک

چالش: بسیاری از سازمان‌ها تصویری شفاف از دارایی‌های ملکی خود ندارند. پاسخ به پرسش‌هایی مانند “چه تعداد از املاک بلااستفاده هستند؟”، “کدام ملک‌ها در بهره‌برداری‌اند؟” یا “کدام‌ها درگیر پرونده قضایی‌اند؟” معمولاً با حدس و گمان یا تکیه بر داده‌های ناقص داده می‌شود.

این موضوع باعث می‌شود بسیاری از فرصت‌های فروش، اجاره یا بهره‌برداری بهینه از املاک به راحتی از دست برود و همچنین سازمان در معرض ریسک‌های مالی یا قانونی قرار گیرد.

راه‌حل: با تمرکز و یکپارچگی داده‌ها، ابزارهای گزارش‌گیری و داشبورد هوشمند، کاربران می‌توانند وضعیت تمام املاک را به‌روز، از هر نظر مشاهده کنند و تصمیم‌های دقیق‌تری در لحظه بگیرند.

یادآوری‌ نشدن رویدادهای کلیدی

چالش: وقتی ثبت موعدهای مهم مثل پایان قرارداد، تمدید بیمه، زمان اعتراض حقوقی، پرداخت قبوض یا ارزیابی‌های ادواری به‌صورت دستی یا پراکنده ثبت شود، به سادگی ممکن است برخی از این رویدادها فراموش شود یا از قلم بیفتد. این اتفاق باعث می‌شود قراردادها تمدید نشوند، املاک بلااستفاده باقی بمانند و سازمان با جریمه‌های مالی و حتی دعاوی حقوقی روبه‌رو شود.

راه‌حل: سیستم یادآور و هشداردهنده نرم‌افزار، همه رویدادهای مهم مربوط به املاک را به کاربر اعلام می‌کند. این قابلیت از فراموشی تمدیدها و رویدادهای مهم جلوگیری کرده و سازمان را از جریمه و خسارت‌های غیرضروری محافظت می‌کند.

نبود ارتباط بین اطلاعات ملکی و حسابداری/حقوقی

چالش: در بسیاری از سازمان‌ها، اطلاعات مالی و حقوقی ملک‌ها، مانند ثبت تراکنش‌ها، محاسبه استهلاک، صدور اسناد حسابداری یا پیگیری دعاوی ملکی، خلأ بزرگی در سیستم‌های جزیره‌ای دارد. وقتی این موارد به‌صورت جداگانه و پراکنده پیگیری می‌شود، مغایرت‌های جدی بین اطلاعات مالی و واقعیت عملی پیش می‌آید و تهیه گزارش دقیق مالی هم سخت یا حتی پرخطا خواهد بود و سازمان را با ریسک‌های مالیاتی و حسابرسی رو‌به‌رو می‌کند.

راه‌حل: با نرم افزار املاک دیدگاه همه تراکنش‌های مالی و پرونده‌های حقوقی ملک‌ها، مستقیماً با هم یکپارچه و در حال تعامل هستند. این یکپارچگی هم دقت حسابداری را بالا می‌برد و هم روند حقوقی املاک را قابل ‌اتکا و شفاف می‌کند.

نبود نگاه کلان و تحلیلی بر املاک سازمانی

چالش: در بسیاری از سازمان‌ها، املاک فقط یک دارایی ثابت و نگهداری‌شونده تلقی می‌شود، نه یک فرصت سرمایه‌گذاری یا منبع درآمد؛ در حالی که اگر ارزش لحظه‌ای و وضعیت مالی ملک مشخص نباشد، فرصت‌های سرمایه‌گذاری، ارزش‌آفرینی یا حتی شناسایی املاک مازاد یا بلااستفاده از بین می‌رود. نداشتن یک نگاه تحلیلی باعث می‌شود سازمان در تصمیم‌گیری‌های استراتژیک ملکی دچار ضعف شود.

راه‌حل: نرم افزار املاک دیدگاه با ارزش‌گذاری دقیق، محاسبه استهلاک، داشبوردهای BI و ابزارهای تحلیلی، شرایط را برای مدیریت داده‌محور دارایی‌های املاک فراهم می‌کند و راه را برای بهترین بهره‌وری و درآمدزایی باز می‌گذارد.

1. ثبت و مستندسازی اطلاعات ملک
در قدم اول، ساختار نرم‌افزار به شکلی طراحی شده که همه اطلاعات ثبتی، شناسنامه‌ای و موقعیتی ملک کاملاً ساختاریافته، ثبت‌، نگهداری و مستندسازی می‌شوند. این اطلاعات شامل ثبت داده‌های اولیه املاک غیرمنقول، اسناد و مدارک مالکیت، انواع مجوزها، انواع بیمه‌نامه‌ها و موقعیت جغرافیایی ملک (GIS) است و پایه‌ای برای مدیریت دقیق مالکیت، بهره‌برداری، تصمیم‌سازی و پاسخ‌دهی در سطوح سازمانی و نظارتی به حساب می‌آید. این مرحله مانع خطاهای انسانی و پراکندگی اطلاعات می‌شود و صرفه‌جویی در زمان را رقم می‌زند.
3. مدیریت قراردادها و اجاره‌ها
تمام مرحله‌های قراردادهای اجاره از عقد تا پایان تعهدو تمدید یا فسخ آن، با جزئیات، در محیطی یکپارچه، ثبت، پیگیری و به‌روزرسانی می‌شوند. امکان ثبت اطلاعات کامل قرارداد اجاره، مدیریت پرداخت‌ها و سررسیدها، هشدار خودکار سررسید قرارداد و پرداخت اجاره، تمدید، فسخ یا انتقال قرارداد و همچنین ارتباط مستقیم با سامانه‌های مالی و حسابداری فراهم است. این فرآیند احتمال دیرکرد در پرداخت اجاره یا مشکلات قانونی و مالی مربوط به تمدید قراردادها را از میان برمی‌دارد.
5. تعمیرات، نوسازی
قابلیت ثبت و مستندسازی همه پروژه‌های تعمیرات، نوسازی و بازسازی در نرم‌افزار قرار داده شده است. کاربران می‌توانند اطلاعات دقیق هر پروژه مانند نوع عملیات، بازه زمانی، پیمانکار، هزینه‌ها و وضعیت پیشرفت را مستندسازی و به‌روز کنند. نرم‌افزار این اطلاعات را به ملک مربوطه متصل می‌کند تا تمامی مراحل و اسناد پروژه قابل پیگیری، مستند و گزارش‌پذیر باشد و تاریخچه فنی و اجرایی هر ملک همیشه در دسترس قرار گیرد.
7. مزایده و فروش
با نرم افزار املاک دیدگاه، تمام فرآیندهای مزایده و فروش املاک به‌صورت کامل ثبت، مدیریت و مستندسازی می‌شوند. همه مراحل از ثبت تصمیم فروش، ارزیابی و کارشناسی ملک، اعلام مزایده، ثبت پیشنهادها تا تعیین برنده و انتقال نهایی ملک در نرم‌افزار انجام می‌شود. از این طریق، شفافیت بی‌نقص، سرعت‌دهی، انضباط اداری و کاهش شدید ریسک‌های حقوقی و مالی به دست می‌آید.
9. داشبوردها، گزارش‌گیری و تصمیم‌سازی
نرم‌افزار املاک دیدگاه چارگون، با داشتن داشبوردهای تحلیلی و ابزارهای پیشرفته گزارش‌گیری، مشاهده وضعیت به‌روز و تجمیعی املاک سازمان را در یک نگاه برای مدیران فراهم می‌کند. ارائه نمودارهای تحلیلی و گزارش‌های عملیاتی و مالی، تصمیم‌سازی را به ساده‌ترین و حداقل زمان ممکن می‌رساند و مدیریت را از سطح مشاهده به سطح تحلیل و اقدام حرفه‌ای هدایت می‌کند.
11. مدیریت تأسیسات
تمامی تأسیسات مربوط به هر ملک مانند آسانسور، موتورخانه، سیستم تهویه و پمپ‌ها با تمامی اطلاعات فنی و ریالی، زمان نصب، سوابق تعمیر و محاسبه استهلاک در سیستم ثبت می‌شود. این اقدام باعث افزایش عمر مفید و کاهش ریسک خرابی تأسیسات خواهد شد.
13. مدیریت اموال تملیکی و وثایق
در حوزه بانک‌ها و مؤسسات مالی، فرایند کامل مدیریت اموال تملیکی و وثایق از زمان تملیک، ثبت مشخصات و اسناد، کارشناسی و نگهداری تا واگذاری یا فروش در مزایده تحت کنترل خواهد بود. هدف از این ماژول ایجاد شفافیت و بازدهی بیشتر برای اموال وثیقه‌ای و تملیکی سازمان است.

2. مدیریت ارزش و وضعیت دارایی
نرم‌افزار املاک و مستغلات چارگون شرایطی ایجاد می‌کند که اطلاعات ریالی ملک، مثل بهای تمام‌شده و ارزش‌گذاری کارشناسی، به‌همراه اطلاعات فنی و ثبتی همواره ثبت، تحلیل و قابل پایش باشد. نه‌تنها امکان ثبت کارشناسی خرید، فروش یا اجاره ملک وجود دارد، بلکه محاسبه استهلاک هم کاملاً انجام و تحلیل می‌شود و اطلاعات مالی در هر لحظه برای تصمیم‌گیری سازمان، کنترل مالی و انطباق با مقررات در دسترس است.
4. مدیریت قبض‌ها، پرداخت‌ها و هزینه‌ها
این نرم‌افزار امکان ثبت و مدیریت همه انشعابات هر ملک (آب، برق، گاز و…)، با جزئیات کامل را دارد. اطلاعات قبوض هم می‌تواند به‌صورت دستی یا آنلاین توسط سرویس قبضینو ثبت و پیگیری شود. همچنین هزینه‌های ثابت یا دوره‌ای مانند شارژ، نگهداری و بیمه هم کاملاً ساختاریافته و قابل پیگیری خواهند بود تا زمان و انرژی سازمان هدر نرود و خسارت مالی اتفاق نیفتد.
6. مدیریت دعاوی حقوقی
در این نرم‌افزار، اطلاعات مربوط به دعاوی و پرونده‌های حقوقی ملک‌ها، شامل خواهان و خوانده، موضوع دعوی، مرجع رسیدگی، روند جلسات، آرا و مستندات، کامل ثبت و به ملک مربوطه متصل می‌شود. با فعال‌کردن یادآورهای سیستمی، زمان‌های رسیدگی، مهلت اعتراض یا سایر اقدامات لازم، دقیق و به‌موقع به مسئولان مرتبط اعلام می‌شود تا از بروز ریسک‌های حقوقی پیشگیری شود. این رویکرد باعث کنترل دقیق دعاوی ملکی و جلوگیری از خسارت‌های حقوقی خواهد شد.
8. ثبت اسناد مالی و اتصال به حسابداری
نرم‌افزار املاک چارگون، اسناد مالی املاک را مستقیماً با سیستم‌های حسابداری هماهنگ می‌کند؛ این یعنی شما می‌توانید الگوهای دلخواه اسناد را براساس مدل مالی سازمانتان بچینید تا تمام تراکنش‌های ملکی‌تان با دقت و سرعت بالا به بخش مالی منتقل شود.
این ارتباط هوشمند، اطلاعات مالی و ملکی را همیشه منظم و یکپارچه نگه می‌دارد، مغایرت‌های حسابرسی را به حداقل می‌رساند و شفافیت و سرعت در ثبت تراکنش‌ها را چند برابر می‌کند. این روند، علاوه بر نظم داخلی و کنترل مالی بهتر، پاسخگویی به نهادهای نظارتی و تطابق با الزامات قانونی را هم در هر زمان برای شما ساده‌تر می‌کند.
10. طراحی فرم‌ها و فیلدهای اختصاصی
این نرم‌افزار با فراهم‌کردن بستر طراحی فرم‌ها و فیلدهای اختصاصی، به سازمان‌ها این توانمندی را می‌دهد تا اطلاعات خاص موردنیاز خود را به روش دلخواه و فراتر از ساختار پیش‌فرض ثبت و مدیریت کنند. این امکان بزرگ‌ترین نقطه‌قوت برای سازمان‌های متنوع و پیچیده است که انعطاف بالا و پوشش کامل فرآیندها را می‌خواهند.
12. APIهای یکپارچه
نرم افزار املاک چارگون مجموعه‌ای کامل از APIهای امن و استاندارد را در اختیار شما قرار می‌دهد تا ارتباط نرم‌افزار با سایر سامانه‌های سازمان همچون مالی، مکاتبات، BPMS، نقشه و حتی سامانه‌های مناقصه و مزایده، ساده و سریع برقرار باشد. این توانمندی به سازمان دیدی جامع و بی‌واسطه درباره دارایی‌های غیرمنقول می‌دهد و از ایجاد سامانه‌های جزیره‌ای جلوگیری می‌کند.
14. مدیریت املاک استیجاری
برای املاکی که سازمان به عنوان مستأجر از آنها بهره‌برداری می‌کند، تمام قراردادهای اجاره، پرداخت اجاره‌بها، هشدار تمدید قرارداد، مدیریت هزینه‌های مرتبط و اسناد مربوط کاملاً به شیوه ساختاریافته ثبت و پیگیری می‌شود. این ظرفیت تضمین می‌کند که هیچ تعهدی دچار فراموشی، جریمه یا تأخیر نشود و مدیریت اجاره‌نامه‌ها همیشه قابل حسابرسی باشد.